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Elektronische Rechnungen

e-Rechnung einfach implementieren

Regulierungen für den Austausch von Rechnungen stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. Mit intelligenten Technologien können Anforderungen an elektronische Rechnungen in Unternehmen einfach umgesetzt werden. Erfahren Sie mehr über aktuelle e-Rechnungsthemen und wie wir Sie bei der Implementierung unterstützen können.

e-Rechnung - Gesetzeskonform und effizient

Die zunehmende Internationalisierung von Geschäftsbeziehungen bringt neben neuen Möglichkeiten auch mehr Komplexität. Die Übermittlung von Rechnungen im elektronischen Format ist in vielen Ländern bereits verpflichtend, nicht nur für B2G sondern auch B2B.

Mit ecosio als Partner für alle EDI-Agenden und unserem weltweiten Partnernetzwerk erledigen Sie e-Rechnungen jederzeit und mit jedem Partner, gesetzeskonform und effizient.

White-Paper-XRechnung

White Paper XRechnung

Wie Sie XRechnung und PEPPOL einfach umsetzen

Spätestens ab dem 27.11.2020 müssen Unternehmen e-Rechnungen an deutsche Behörden übermitteln können. Dabei ist die XRechnung eines der gültigen standardisierten Formate. Ein weitverbreitetes Netzwerk zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist PEPPOL. Unser Praxisleitfaden zeigt wie Sie XRechnung und PEPPOL einfach in Ihrem Unternehmen einführen können.

  • Was ist das XRechnung-Format?
  • Die XRechnung im täglichen Betrieb
  • XRechnungen erstellen und verarbeiten
  • Versand von XRechnungen über PEPPOL
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Ausgehende Rechnungen

Erstellung und Versenden von e-Rechnungen

Ausgehende Rechnungen werden im ERP-System des Unternehmens erzeugt und von ecosio in einem strukturierten Exportformat entgegengenommen. Dabei kann jedes beliebige strukturierte Exportformat verwendet werden – beispielsweise CSV oder XML aber auch EDI-Formate wie EDIFACT oder ANSI X12.

Dann wird auf Basis von Sender, Empfänger und Dokumenttyp das gewünschte Zielformat und das Übertragungsprotokoll ermittelt und die Rechnung im richtigen Format an den Empfänger zugestellt.
Je nach Voraussetzungen auf Seiten des Rechnungsempfängers werden unter anderem die folgenden Zustellprozesse empfohlen:

  • vollautomatische Zustellung in strukturierten Formaten wie EDIFACT, XML, CSV etc.
  • direkte Zustellung über Drittnetzwerke wie PEPPOL

Eingehende Rechnungen

Empfang und Verarbeitung von e-Rechnungen

Eingehende Rechnungen werden von den verschiedenen Rechnungssendern entgegengenommen und von ecosio in das zentrale Importformat des ERP-Systems konvertiert. Dabei kann jedes beliebige Rechnungsformat von den Lieferanten entgegengenommen werden – EDIFACT, XML, ANSI X12, CSV, etc.

Je nach Voraussetzungen auf Seiten des Rechnungssenders werden unterschiedliche Prozesse unterstützt.

  • Strukturiertes Format: Lieferanten, welche vollautomatische Rechnungsprozesse unterstützen, können die Rechnungen in strukturierten Formaten wie EDIFACT, XML, CSV senden. Die Zustellung ist über die gängigen Protokolle wie X.400, OFTP2, AS2, SFTP, PEPPOL, Web Services, etc. möglich. Der gesamte Empfangs- und in weitere Folge Zustellstatus an das ERP-System wird von ecosio gespeichert, wodurch der Zustand einer Rechnung genau nachverfolgt werden kann. Über die ecosio API kann dieser Status auch im ERP-System angezeigt werden.
  • Senden über Web EDI: Lieferanten, welche keine vollautomatischen Rechnungsprozesse unterstützen, können elektronische Rechnungen über eine Weboberfläche erfassen. Die Daten werden in einem Webformular erfasst, validiert und auf Seiten von ecosio in das ERP-Importformat konvertiert. Dieser Prozess macht vor allem in Zusammenhang mit einer vorherigen elektronischen Bestellung Sinn, da in diesem Fall die meisten Daten vom Lieferanten semi-automatisch von der Bestellung in die Rechnung übernommen werden können. Das reduziert Eingabefehler und erhöht den Komfort. Auch bei diesem Szenario kann der Zustellstatus der Nachricht über den ecosio Integration Hub eingesehen werden.
  • Empfang über Drittnetzwerke

Direkte Zustellung und Empfang über PEPPOL und Drittnetzwerke

Für den Versand von e-Rechnungen an öffentliche Behörden müssen oft spezielle Übertragungsprotokolle verwendet werden. Die direkte Zustellung über Drittnetzwerke wie PEPPOL (weltweit), FatturaPA (Italien) wird mit den EDI Services von ecosio einfach umgesetzt.
Rechnungen können damit an jeden beliebigen Empfänger über jedes beliebige Protokoll zugestellt werden, ohne dass eigene Verträge abgeschlossen oder eigene technische Anbindungen realisiert werden müssen. Für die Zustellung werden alle gängigen Protokolle wie X.400, AS2, OFTP2, SFTP, PEPPOL, Web Services, etc. unterstützt.

Mit der ecosio API kann der Zustellstatus auch direkt im ERP-System angezeigt werden.

Archiv - Jederzeit Zugriff auf alle Rechnungen

Die Originaldatei von versendeten Rechnungen, alle konvertieren Zwischenzustände sowie die konvertierte finale Rechnungsdatei, welche an die Empfänger zustellt wurde, können über die Archiv-API abgerufen werden und in die lokale Archiv-Lösung des Unternehmens übernommen werden (zB per ArchiveLink im Falle von SAP).

e-Rechnung in verschiedenen Ländern

Deutschland

Der verpflichtende Austausch elektronischer Rechnungen im Format XRechnung bei öffentlichen Aufträgen in Deutschland läuft sicher und ressourcenschonend mit den ecosio Managed Services für e-Rechnung. ecosio übernimmt die XRechnungs-konforme Konvertierung und Übermittlung der Daten über PEPPOL. Mit nur einer Anbindung Ihres ERP-Systems an den Integration Hub können Sie elektronische Daten in allen Formaten und über alle Protokolle direkt aus dem User Interface Ihres ERP-Systems senden und von diesem empfangen.

Die ecosio Managed Services für e-Rechnung unterstützen auch das Format ZUGFeRD für den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern.

ÖSTERREICH

Die ecosio Managed Services für e-Rechnung ermöglichen den sicheren und ressourcenschonenden Austausch elektronischer Rechnungen mit der Verwaltung in Österreich. Die Integration der Anbindung an den ecosio Integration Hub in das User Interface Ihres ERP-Systems ermöglicht den regelkonformen Austausch von e-Rechnungen mit Österreich ohne eigene Registrierung am Unternehmensserviceportal (USP). Gleichzeitig ist das Senden und Empfangen von elektronischen Daten in allen Formaten und über alle Protokolle direkt aus Ihrem ERP-System möglich. ecosio übernimmt für Sie die Konvertierung und Übermittlung der Nachrichten.

ITALIEN

Die ecosio Managed Services für e-Rechnung ermöglichen Ihnen die elektronische Rechnungsstellung in Italien entsprechend den FatturaPA-Anforderungen. Mit nur einer Anbindung Ihres ERP-Systems an den ecosio Integration Hub können Sie elektronische Daten in allen Formaten und über alle Protokolle direkt aus dem User Interface Ihres ERP-Systems an das SdI-System senden und von diesem empfangen. ecosio übernimmt für Sie die Konvertierung und FatturaPA-konforme Übermittlung der Nachrichten.

UNGARN

In der Republik Ungarn gilt für Unternehmen, dass alle Rechnungen ab einem bestimmten Umsatzsteuerbetrag elektronisch über ein zentrales System gemeldet werden müssen. Dabei werden Rechnungsdaten elektronisch im XML-Format an das NAV-System von Ungarn übermittelt. Mit den Managed EDI-Services von ecosio erledigen Sie die verpflichtende elektronische Umsatzsteuermeldung an das ungarische NAV-System direkt aus Ihrem ERP-System.

TÜRKEI

Ähnlich wie die EU-Mitgliedsstaaten arbeitet auch die Türkei intensiv am gesetzlichen Regelwerk für den elektronischen Rechnungsaustausch. Trotz Ähnlichkeiten bringen diese Regeln für die Umsetzung der e-Rechnung auch deutliche Unterschiede für Unternehmen. Mit den Managed Services für e-Rechnung von ecosio erfüllen Sie auch die Anforderungen der türkischen Rechtslage.

Weitere EU/EWR LÄNDER

Als PEPPOL Access Point Provider sind alle ecosio Kunden automatisch PEPPOL-fähig und können an das europaweite PEPPOL-Netzwerk angebunden werden. Durch die Anbindung an PEPPOL können Sie PEPPOL-konforme Bestellungen, Rechnungen, etc. mit öffentlichen Einrichtungen und privatwirtschaftlichen Unternehmen im gesamten EU/EWR-Raum, rechtskonform und automatisiert austauschen.

Blog

Neues zur e-Rechnung

Alle Updates und Infos zu XRechnung, PEPPOL und weiteren e-Rechnungsthemen finden Sie in unserem Blog

Diese Kunden und Partner vertrauen auf ecosio
Success Stories

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