Die technische Lösung von ecosio im Detail
Mit den Managed-Lösungen von ecosio können die verschiedenen Anforderungen an ein- und ausgehende elektronische Rechnungen in Unternehmen einfach umgesetzt werden. Das zentrale Bindeglied zwischen dem ERP-System des Unternehmens und den Geschäftspartnern ist der ecosio MessagingHub. Über die verschiedenen Austauschprotokolle können elektronische Rechnungen in den unterschiedlichen Formaten verarbeitet werden.
Ausgehende Rechnungen
Ausgehende Rechnungen werden im ERP-System des Unternehmens erzeugt und vom ecosio.MessagingHub in einem strukturierten Exportformat entgegengenommen. Dabei kann jedes beliebige strukturierte Exportformat verwendet werden – beispielsweise CSV oder XML aber auch EDI-Formate wie EDIFACT oder ANSI X12 - sofern das ERP-System diese erzeugen kann.
Sobald die Exportdatei am ecosio.MessagingHub entgegengenommen wurde, wird auf Basis von Sender, Empfänger und Dokumenttyp das richtige Zielformat und das Übertragungsprotokoll ermittelt und die Rechnung im richtigen Format über den richtigen Übertragungskanal an den Empfänger zugestellt. Je nach Voraussetzungen auf Seiten des Rechnungsempfängers werden verschiedene Zustellprozesse unterstützt.
Kunden, welche vollautomatische Rechnungsprozesse unterstützen, erhalten die Rechnung in einem strukturierten Format wie EDIFACT, XML, CSV o.ä. zugestellt. Für die Zustellung werden alle gängigen Protokolle wie X.400, AS2, OFTP2, SFTP, PEPPOL, Web Services, etc. unterstützt. Der Zustellstatus einer Rechnung wird am ecosio.MessagingHub gespeichert, sodass die korrekte Zustellung der Nachricht nachverfolgt werden kann. Mit Hilfe der ecosio API kann der Zustellstatus auch im ERP-System angezeigt werden, was die Arbeit für den Fachbereich erleichtert.
Kunden, welche keine vollautomatischen Rechnungsprozesse unterstützen, erhalten die Rechnung als PDF-Attachment per Email zugestellt. Auch hier kann der Zustellstatus der Nachricht beim Empfänger auf Seiten von ecosio eingesehen werden.
Für Kunden aus dem öffentlichen Bereich, welche über Drittnetzwerke wie PEPPOL (weltweit), FatturaPA (Italien) u.ä. erreicht werden müssen, bietet ecosio eine direkte Zustellung in diese Netze an. Rechnungen können damit an jeden beliebigen Empfänger über jedes beliebige Protokoll zugestellt werden, ohne dass eigene Verträge abgeschlossen oder eigene technische Anbindungen realisiert werden müssen.
Die Originaldatei von versendeten Rechnungen, alle konvertieren Zwischenzustände sowie die konvertierte finale Rechnungsdatei, welche an die Empfänger zustellt wurde, können über die Archiv-API abgerufen werden und in die lokale Archiv-Lösung des Unternehmens übernommen werden (zB per ArchiveLink im Falle von SAP).
Eingehende Rechnungen
Eingehende Rechnungen werden von den verschiedenen Rechnungssendern entgegengenommen und vom ecosio.MessagingHub in das zentrale Importformat des ERP-Systems konvertiert. Dabei kann jedes beliebige Rechnungsformat von den Lieferanten entgegengenommen werden – EDIFACT, XML, ANSI X12, CSV, etc.
Je nach Voraussetzungen auf Seiten des Rechnungssenders werden unterschiedliche Prozesse unterstützt.
Lieferanten, welche vollautomatische Rechnungsprozesse unterstützen, können die Rechnungen in strukturierten Formaten wie EDIFACT, XML, CSV o.ä. senden. Die Zustellung ist über die gängigen Protokolle wie X.400, OFTP2, AS2, SFTP, PEPPOL, Web Services, etc. möglich. Der gesamte Empfangs- und in weitere Folge Zustellstatus an das ERP-System wird am ecosio.MessagingHub gespeichert, wodurch der Zustand einer Rechnung genau nachverfolgt werden kann. Über die ecosio API kann dieser Status auch im ERP-System angezeigt werden.
Lieferanten, welche keine vollautomatischen Rechnungsprozesse unterstützen, können elektronische Rechnungen über eine Weboberfläche mit Hilfe von ecosio.Web erfassen. Die Daten werden in einem Webformular erfasst, validiert und auf Seiten von ecosio in das ERP-Importformat konvertiert. Dieser Prozess macht vor allem in Zusammenhang mit einer vorherigen elektronischen Bestellung Sinn, da in diesem Fall die meisten Daten vom Lieferanten semi-automatisch von der Bestellung in die Rechnung übernommen werden können. Das reduziert Eingabefehler und erhöht den Komfort. Auch bei diesem Szenario kann der Zustellstatus der Nachricht über den ecosio.MessagingHub eingesehen werden.
Sofern Lieferanten elektronische Rechnungen über Drittnetzwerke wie PEPPOL, FatturaPA o.ä. senden, werden diese von ecosio ebenso entgegengenommen. Rechnungen können daher von jedem beliebigen Sender in jedem beliebigen strukturierten Format entgegengenommen werden.
Die Originaldatei von empfangenen Rechnungen, alle konvertierten Zwischenzustände sowie die konvertierte finale Rechnungsdatei, welche in das ERP-System importiert wurde, können über die Archiv-API abgerufen und in die lokale Archiv-Lösung des Unternehmens übernommen werden.
