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e-Rechnung in den Niederlanden

Wie andere EU-Länder haben auch die Niederlande in den letzten Jahren Gesetzesänderungen vorgenommen, um die EU-Richtlinie 2014/55/EU zu erfüllen und sicherzustellen, dass e-Rechnungen künftig für alle Business-to-Government-Beschaffungen (B2G) verwendet werden.

In diesem Artikel gehen wir auf den aktuellen Stand der e-Rechnung in den Niederlanden ein und erläutern, was Sie tun müssen, um die niederländischen Vorschriften für die e-Rechnung zu erfüllen.

Die Bedeutung der e-Rechnung in den Niederlanden

Aufgrund der Einführung neuer Gesetze, insbesondere für B2G-Transaktionen, ist die Zahl der Unternehmen, die auf e-Rechnung umstellen, in den letzten Jahren europaweit deutlich gestiegen.

Im Vergleich zu anderen europäischen Ländern waren die Niederlande bei der Einführung von e-Rechnungen und der Einführung entsprechender Gesetze etwas voraus. Nach dem Start des B2G-Projekts zur e-Rechnung im Jahr 2009 nutzten bereits 2011 rund 40 % der niederländischen Unternehmen e-Rechnung.

In dem Bestreben, die Steuerprozesse zu verbessern und administrative Zeit- und Kosteneinsparungen (schätzungsweise rund 10 Mio. EUR jährlich) zu erzielen, hat die niederländische Regierung die Richtlinie 2014/55/EU am 1. Juli 2016 mit dem nationalen Beschaffungsgesetz in niederländisches Recht umgesetzt. Ab dem 1. Januar 2017 waren die Lieferanten der niederländischen Zentralverwaltung verpflichtet, nur noch strukturierte elektronische Rechnungen zu versenden.

Die Niederlande konnten auch die ursprüngliche Frist von April 2019 einhalten, bis zu der alle lokalen Vergabestellen in der Lage sein sollten, e-Rechnungen zu verarbeiten. Darüber hinaus haben viele niederländische Kommunen trotz der Tatsache, dass das niederländische Gesetz nicht vorschreibt, dass alle Rechnungen, die diese Stellen erhalten, e-Rechnungen sein müssen (lediglich, dass sie in der Lage sind, sie zu akzeptieren), freiwillig Anforderungen in Verträge aufgenommen. Im November 2019 nutzten bereits beeindruckende 95 % dieser Einrichtungen e-Rechnungen.

Wie man e-Rechnungen in den Niederlanden versendet

Wie viele andere europäische Länder haben sich auch die Niederlande für das Peppol-Framework zum Dokumentenaustausch entschieden. Alle niederländischen Regierungsstellen sind nun an Peppol angeschlossen – entweder direkt oder indirekt. Für subzentrale Vergabestellen wird die Nutzung von Peppol empfohlen, ist aber nicht verpflichtend.

Die lokale Peppol-Behörde der Niederlande ist die Stiftung Simplerinvoicing, die sich aus einer Reihe von Anbietern von e-Rechnung, ERP- und Buchhaltungssoftware zusammensetzt.

Für Lieferanten von nicht-zentralen öffentlichen Einrichtungen gibt es drei Möglichkeiten, e-Rechnungen zu versenden:

  1. Über Peppol: Um Rechnungen über Peppol auszutauschen, benötigen Sie lediglich eine Verbindung zu einem Peppol-Accesspoint-Anbieter (z. B. ecosio).
  2. Über E-Mail: Für diejenigen, deren Buchhaltungssoftware in der Lage ist, XML e-Rechnungen zu erstellen, ist es möglich, diese als E-Mail-Anhang zu versenden. Es ist jedoch zu bedenken, dass die Durchführung dieses Prozesses im eigenen Haus Zeit und Ressourcen erfordert
  3. Über ein Online-Portal: Wer keinen Dienstleister oder keine EDI-Fähigkeit hat, kann Daten manuell in Online-Portale eingeben.

Für Lieferanten zentraler öffentlicher Einrichtungen gibt es ebenfalls drei Möglichkeiten, e-Rechnungen zu versenden:

  1. Über Peppol (Siehe oben)
  2. Über ein Online-Portal: Dieses Portal kann entweder von der Regierung oder einem Dienstanbieter bereitgestellt werden.
  3. Über Digipoort: Die direkte Verbindung zu Digipoort kann eine sinnvolle Option für Unternehmen mit umfangreichen internen IT-Ressourcen sein, die ein hohes Volumen an Rechnungen mit zentralen niederländischen öffentlichen Stellen austauschen.

Standards

Derzeit gibt es mehrere akzeptierte e-Rechnungs-Formate, die von öffentlichen Einrichtungen in den Niederlanden verwendet werden:

  1. UBL-OHNL
    Dieses Format basiert auf dem internationalen Standard UBL (oder Universal Business Language) und wird für Rechnungen in Bezug auf Waren und Dienstleistungen, aber nicht für Zeitarbeitskräfte verwendet. Es wird erwartet, dass dieses Format im Jahr 2021 durch das NLCIUS-Format ersetzt wird.
  2. SI-UBL
    Dieses Format wird von Simplerinvoicing verwendet und ist eine Untermenge der größeren UBL-Spezifikation, die 200 Elemente enthält. Wie bei UBL-OHNL wird erwartet, dass dieser Standard durch den neuen niederländischen CIUS (Core Invoice Usage Specification) der neuen europäischen Norm EN 16931 ersetzt wird.
  3. SETU (HR – XML)
    SETU ist ein XML-Standard und eine Erweiterung des niederländischen CIUS. Dieser Standard ist speziell für die Überlassung von Zeitarbeitskräften (und Dienstleistungen) konzipiert. Derzeit ist dies der in den Niederlanden am häufigsten verwendete Standard für e-Rechnungen im B2G-Bereich.

Was ist der NLCIUS?

Der NLCIUS ist ein Subset der europäischen Norm EN 16931 für die Verwendung in den Niederlanden.

Laut CEF plant die niederländische Regierung, den nationalen Standard an den europäischen Standard anzugleichen, „indem sie den NLCIUS auf dem PEPPOL BIS einrichtet und spätestens in der ersten Hälfte des Jahres 2021 implementieren lässt“.

Diese Norm sollte die Normen UBL-OHNL und SI-UBL ersetzen.

Die niederländischen Anforderungen an die e-Rechnung auf einen Blick

STANDARDS IST E-RECHNUNG PFLICHT ÜBERMITTLUNG
  • NLCIUS for EN 16931
  • PEPPOL BIS
  • SI-UBL
  • SETU (HR – XML)
  • UBL-OHNL (national UBL)
Lieferanten von zentralen Stellen:
  • Ja – seit Januar 2017

Lieferanten von nicht zentralen Stellen:

  • Abhängig vom jeweiligen Vertrag
  • Peppol (über Access Point Provider)
  • Manuelle Eingabe über Webportal
    Digipoort (nur für Lieferanten von zentralen Stellen)
  • Über XML-Anhang (nur für Lieferanten von nicht-zentralen Stellen)

Wie sieht die Zukunft von e-Rechnung und EDI in den Niederlanden aus?

Dank der flächendeckenden Einführung von e-Rechnungen haben die Niederlande nun die Rollout-Maßnahmen gestoppt.

Zwar gibt es noch keine konkreten Pläne, den automatisierten Austausch anderer wichtiger Dokumententypen vorzuschreiben, aber es ist wahrscheinlich, dass die Niederlande in den nächsten Jahren Ländern wie Italien und Belgien folgen werden, die bereits begonnen haben, die Einführung von Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung zu prüfen. Auch die Einführung von e-Rechnungen für B2B-Transaktionen könnte in naher Zukunft gesetzlich vorgeschrieben werden.

Da immer mehr Unternehmen in der Lage sind, strukturierte elektronische Dokumente auszutauschen, wird die e-Rechnung und die EDI-Fähigkeit im Allgemeinen immer mehr zu einem integralen Bestandteil der Lieferkette werden – auch bei Unternehmen, die nicht mit öffentlichen Einrichtungen zusammenarbeiten.

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