Mit der zunehmenden Ausweitung von E-Rechnungspflichten in immer mehr Ländern stehen Unternehmen vor der Aufgabe, ihre Rechnungsprozesse grundlegend neu auszurichten. Was früher primär ein operatives Thema war, ist heute eng mit Compliance-Anforderungen, Systemarchitektur und der Zusammenarbeit zwischen Finance, Tax und IT verknüpft. Eine Migration zur E-Rechnung geht daher weit über die Einführung eines neuen Tools hinaus: Entscheidend sind die Wahl des richtigen Anbieters, eine robuste Integration in bestehende Systeme sowie klar definierte Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens.
Um ein besseres Verständnis dafür zu vermitteln, wie ein erfolgreicher Ansatz in der Praxis aussieht, haben wir mit den Steuerexperten Almos Antolik (Indirect Tax Expert), Sándor Arany (Indirect Tax Senior Manager) und Sergio Avalos (Head of Tax Technology and Transformation) von KPMG Schweiz gesprochen. In diesem Interview teilen sie ihre Einschätzungen zur Rolle von Anbietern, zu typischen Herausforderungen in der Umsetzung und dazu, wie Unternehmen ihre interne Herangehensweise an die E-Rechnungs-Transformation strukturiert und zielführend gestalten können.
Die Rolle des Anbieters
Welche Rolle spielt ein E-Rechnungs-Anbieter im Finanzökosystem eines Unternehmens?
E-Rechnungs-Anbieter agieren an der Schnittstelle zwischen Finance, Tax und IT. Sie bilden die operative Ebene, die Transaktionsdaten in konforme, strukturierte Formate überführt und so den korrekten Austausch von Rechnungen sowohl mit Geschäftspartnern als auch mit Steuerbehörden ermöglicht. In der Praxis bedeutet das: Rechnungsdaten müssen nahtlos aus dem ERP-System in die jeweils erforderlichen Formate transformiert werden. Gleichzeitig übernehmen Anbieter – abhängig von Land und Modell – Validierungen, Übermittlungen sowie die Verarbeitung von Rückmeldungen aus Clearance-Plattformen.
Aus steuerlicher Perspektive entwickelt sich der Anbieter damit zu einem zentralen Kontrollpunkt: Er ermöglicht nicht nur den Datenaustausch, sondern verankert regulatorische Logik direkt in den zugrunde liegenden Transaktionsprozessen.
Was genau sollte in der Verantwortung eines E-Rechnungs-Anbieters liegen?
Die Kernaufgabe eines Anbieters ist es, Rechnungsdaten korrekt, im richtigen Format und im Einklang mit den jeweils geltenden regulatorischen Anforderungen zu übertragen – und zwar über alle relevanten Länder hinweg. Dazu gehören aktuelle Formatstandards, Validierungen sowie die Einreichung an Plattformen oder Behörden, sofern erforderlich. Darüber hinaus sollte ein Anbieter eine hohe Systemstabilität bieten und dir eine klare Transparenz über Status, Fehler und Ausnahmen entlang des gesamten Prozesses ermöglichen.
Inwieweit kann ein E-Rechnungs-Anbieter Unternehmen bei der Erfüllung regulatorischer Anforderungen unterstützen?
Ein E-Rechnungs-Anbieter trägt wesentlich dazu bei, dass Unternehmen Compliance-Anforderungen erfüllen – vor allem, indem er mit sich laufend ändernden Vorgaben Schritt hält und diese direkt in den Transaktionsprozess integriert.
Dazu gehört, landesspezifische Format- und Reportinganforderungen aktuell zu halten, Rechnungen vor der Übermittlung zu validieren und – je nach Land – die Interaktion mit Clearance-Plattformen zu steuern. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Rechnungen akzeptiert und ohne Verzögerungen verarbeitet werden, während die Compliance auch bei regulatorischen Änderungen gewahrt bleibt. Gleichzeitig unterstützt ein leistungsfähiger Anbieter die Skalierbarkeit – ein entscheidender Faktor für Unternehmen, die in zusätzliche Märkte expandieren.
Anbieter auswählen und den Wechsel managen
Wie können Unternehmen ihre Legacy-Systeme bewerten, um sich auf neue Reportinganforderungen vorzubereiten?
Ein sinnvoller erster Schritt besteht darin, bestehende Rechnungsprozesse detailliert zu dokumentieren. Ziel ist es, ein klares Verständnis darüber zu gewinnen, wie Daten in den Systemen entstehen, wie sie transformiert werden und wie die Übertragung erfolgt. Dabei werden häufig manuelle Prozessschritte, Dateninkonsistenzen und systemübergreifende Abhängigkeiten sichtbar.
Im nächsten Schritt kann bewertet werden, ob die vorhandenen ERP-Strukturen die für E-Rechnungen erforderlichen strukturierten Datenausgaben unterstützen. In vielen Fällen wurden Legacy-Systeme nicht für Echtzeit-Reporting konzipiert. In solchen Szenarien sind zusätzliche Maßnahmen wie Datenanreicherung, Mapping oder der Einsatz von Transformationsschichten erforderlich.
Ein explorativer Ansatz erweist sich hierbei als besonders wirkungsvoll, da Annahmen frühzeitig validiert werden können. Pilotprojekte oder Proof of Concepts liefern in kurzer Zeit wertvolle Erkenntnisse darüber, wo Datenqualität oder Systemkompatibilität einer späteren Skalierung im Weg stehen könnten.
Auf welche Kriterien sollte ein Unternehmen bei der Auswahl eines E-Rechnungs-Anbieters besonders achten?
Es gibt eine Vielzahl relevanter Kriterien, jedoch steht die regulatorische Abdeckung in der Regel an erster Stelle, insbesondere für Unternehmen mit internationaler Präsenz. Ein potenzieller Anbieter sollte klar darlegen können, wie er regulatorische Änderungen kontinuierlich umsetzt und welche Roadmap dieser Weiterentwicklung zugrunde liegt.
Ein weiterer zentraler Aspekt ist die Integrationsfähigkeit. Der Anbieter sollte sich nahtlos in die bestehende ERP-Landschaft einfügen, ohne umfangreiche Individualentwicklungen zu erfordern. Dazu gehört auch die Unterstützung verschiedener Datenformate und Kommunikationsprotokolle.
Ebenso entscheidend ist die operative Zuverlässigkeit. Dazu zählen Systemverfügbarkeit, Verarbeitungsgeschwindigkeit sowie die Fähigkeit, auch unter hoher Last stabil zu arbeiten. Ergänzend spielt das Support-Modell eine wichtige Rolle, insbesondere im Hinblick auf Reaktionszeiten bei Problemen und die transparente Kommunikation von regulatorischen Updates.
Was ist aus Ihrer Sicht der beste Prozess für den Wechsel von klassischer Rechnungsstellung zu vollständig digitaler E-Rechnung?
Ein strukturierter, schrittweiser Ansatz liefert in der Regel die zuverlässigsten Ergebnisse. In der Praxis beginnt dieser häufig mit einer umfassenden Readiness-Bewertung sowie der Priorisierung von Ländern oder Business Units – basierend auf Dringlichkeit und regulatorischem Druck.
Die Umsetzung erfolgt idealerweise in klar definierten Wellen: Zunächst wird ein begrenzter Scope umgesetzt, um Integrationen und Prozesse unter realen Bedingungen zu validieren und zu stabilisieren. Sobald diese Grundlage geschaffen ist, können weitere Regionen oder Transaktionstypen schrittweise angebunden werden.
Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist das Change Management. Interne Stakeholder müssen frühzeitig verstehen, wie sich bestehende Prozesse verändern – insbesondere im Umgang mit Ausnahmen sowie im Hinblick auf Compliance-Verantwortlichkeiten.
Implementierung
Welche technischen Integrationen sind nötig, um einen E-Rechnungs-Anbieter in bestehende Systeme einzubinden?
Grundvoraussetzung ist eine Integration zwischen dem ERP-System und der E-Rechnungs-Plattform. Dabei werden Rechnungsdaten aus dem ERP extrahiert, in die erforderlichen strukturierten Formate transformiert und anschließend an den Anbieter übermittelt.
Abhängig von der bestehenden Systemarchitektur kommen häufig Middleware-Schichten zum Einsatz, die Mapping- und Validierungsprozesse übernehmen. In komplexeren IT-Landschaften kann es zudem erforderlich sein, mehrere ERP-Instanzen oder Legacy-Systeme anzubinden.
Darüber hinaus ist in vielen Fällen eine Integration mit externen Plattformen notwendig – beispielsweise mit staatlichen Clearance-Systemen oder Business Networks. Idealerweise übernimmt der Anbieter die Anbindung und Orchestrierung dieser Schnittstellen, wodurch sich der Integrationsaufwand auf Unternehmensseite deutlich reduziert.
Inwieweit lässt sich E-Rechnung unabhängig von bestehenden Prozessen umsetzen?
In den meisten Fällen ist eine vollständige Entkopplung von bestehenden Prozessen nicht realistisch, da E-Rechnung eng mit zentralen Geschäftsprozessen wie Order-to-Cash und Procure-to-Pay verzahnt ist.
Dennoch können einzelne Komponenten schrittweise und mit minimaler Disruption eingeführt werden. So kann ein Anbieter beispielsweise zunächst die Formatkonvertierung und Übermittlung extern übernehmen, während bestehende interne Abläufe in der Anfangsphase weitgehend unverändert bleiben. Im weiteren Verlauf passen Unternehmen ihre Prozesse häufig gezielt an, um Automatisierungspotenziale zu realisieren und Echtzeit-Reporting umfassender zu nutzen.
Was sind die häufigsten Herausforderungen bei der Implementierung von E-Rechnungs-Lösungen?
Datenqualität ist vermutlich die häufigste Hürde. Unvollständige oder inkonsistente Daten führen fast zwangsläufig zu Validierungsfehlern und abgelehnten Rechnungen. Die Behebung dieser Probleme erfordert Zeit und macht oft Anpassungen an der Datenerfassung und -pflege notwendig.
Hinzu kommt die hohe Komplexität regulatorischer Anforderungen. Unterschiedliche Länder definieren eigene Formate, Übermittlungsprozesse und Fristen. Diese Vielfalt innerhalb eines zentral gesteuerten Implementierungsprogramms zu koordinieren, stellt eine erhebliche Herausforderung dar.
Und nicht zuletzt ist die organisatorische Abstimmung ein kritischer Erfolgsfaktor. Wenn IT, Tax und Finance unterschiedliche Prioritäten verfolgen, verzögert dies Entscheidungsprozesse und erschwert die Umsetzung. Erfolgreiche Projekte etablieren daher frühzeitig klare Governance-Strukturen sowie eindeutig definierte Verantwortlichkeiten.
Wie misst KPMG den Erfolg eines E-Rechnungs-Implementierungsprojekts?
Wir messen Erfolg typischerweise anhand einer Kombination aus operativen und Compliance-bezogenen Kennzahlen. Auf operativer Ebene zählen dazu unter anderem Durchlaufzeiten, Fehlerraten sowie der Anteil an Rechnungen, die vollständig ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden.
Aus Compliance-Sicht betrachten wir Akzeptanzquoten bei Plattformen oder Behörden, die Anzahl abgelehnter Einreichungen und die Fähigkeit, Reportingfristen zuverlässig einzuhalten.
Ein weiterer zentraler Indikator ist die Nutzerakzeptanz. Wenn interne Teams effizient mit den neuen Prozessen arbeiten können, zeigt dies deutlich, dass die Lösung nicht nur implementiert, sondern auch erfolgreich im operativen Alltag verankert wurde.
Internes Management und Verantwortung
Welche Abteilung führt ein E-Rechnungs-Projekt typischerweise – IT, Tax oder Finance?
Die Verantwortung variiert je nach Organisation. Erfolgreiche Implementierungen sind jedoch in der Regel als bereichsübergreifende Initiative zwischen Tax, Finance und IT aufgesetzt. Tax bringt das erforderliche Verständnis für regulatorische Anforderungen ein, Finance verantwortet die zugrunde liegenden Transaktionsprozesse, und IT stellt die technische Integration sicher.
In vielen Fällen übernimmt Tax eine federführende Rolle, da Compliance-Aspekte im Vordergrund stehen. Entscheidend ist jedoch, dass Governance-Strukturen so gestaltet sind, dass alle relevanten Funktionen eng abgestimmt bleiben und effektiv zusammenarbeiten können.
Wie können Unternehmen Konflikte lösen, wenn die Verantwortung für E-Rechnung intern umstritten ist?
Klare Governance ist essenziell. Dazu gehört, Rollen und Verantwortlichkeiten von Anfang an festzulegen und Entscheidungswege eindeutig zu definieren.
Darüber hinaus ist es hilfreich, E-Rechnung als bereichsübergreifende Transformation zu positionieren, anstatt sie einer einzelnen Abteilung zuzuordnen. Steering Committees oder Projektgremien schaffen hierfür einen strukturierten Rahmen, um Konflikte zu adressieren und Prioritäten abzustimmen.
Wie wirken sich E-Rechnungs-Projekte insbesondere auf Tax-Teams aus?
E-Rechnung erhöht den operativen Anteil in Tax-Teams deutlich. Statt Transaktionen nachträglich zu prüfen, wird Tax in Echtzeitprozesse integriert.
Dies erfordert ein vertieftes Verständnis von Datenflüssen und Systemkonfigurationen. Gleichzeitig eröffnet sich die Möglichkeit, Transparenz und Kontrolle über Transaktionsdaten signifikant zu verbessern – und damit übergeordnete Compliance- und Reportingziele gezielt zu unterstützen.
Strategie
Welche Rolle spielen Data Analytics und Echtzeit-Reporting in einer fortgeschrittenen E-Rechnungs-Strategie?
Data Analytics und Echtzeit-Reporting ermöglichen es, Transaktionsflüsse kontinuierlich zu überwachen, Anomalien frühzeitig zu erkennen und bei Abweichungen schnell zu reagieren.
Darüber hinaus entsprechen Echtzeit-Reporting-Fähigkeiten zunehmend den Anforderungen moderner regulatorischer Frameworks, die immer häufiger eine unmittelbare oder nahezu unmittelbare Meldung von Transaktionen verlangen. Unternehmen, die in diese Fähigkeiten investieren, positionieren sich daher frühzeitig für zukünftige regulatorische Entwicklungen.
Wie definiert KPMG eine effektive E-Rechnungs-Strategie?
Eine effektive E-Rechnungs-Strategie schafft ein Setup, in dem Compliance, Technologie und interne Prozesse nahtlos ineinandergreifen und gleichzeitig ausreichend flexibel bleiben, um auf neue regulatorische Anforderungen reagieren zu können. Dazu gehören ein Anbieter mit umfassender regulatorischer Abdeckung, skalierbare Integrationsarchitekturen sowie Governance-Strukturen, die eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit fördern.
Gleichzeitig ist ein hohes Maß an Transparenz entscheidend. Unternehmen müssen in der Lage sein, Rechnungsdaten konsistent und zuverlässig auszuwerten – sowohl zur Sicherstellung der Compliance als auch zur gezielten Steuerung operativer Prozesse.
Welche E-Rechnungs-Trends sollten Unternehmen im Blick behalten, und wie können sie sich vorbereiten?
Einer der zentralen Trends ist die fortschreitende Verbreitung von Clearance- und Echtzeit-Reporting-Modellen. Immer mehr Länder führen Systeme ein, in denen Rechnungen validiert oder gemeldet werden müssen, bevor sie rechtlich wirksam werden.
Ein weiterer wichtiger Trend ist die zunehmende Standardisierung von Formaten und Netzwerken, insbesondere in Regionen, die auf Frameworks wie Peppol setzen.
Zur Vorbereitung sollten Unternehmen auf flexible Architekturen setzen, die unterschiedliche regulatorische Modelle unterstützen, und gleichzeitig in Datenqualität sowie Data Governance investieren.
Welche Schritte sind aus Ihrer Sicht am wichtigsten, um die eigene Readiness zu verbessern?
Der erste Schritt besteht darin, Transparenz über bestehende Prozesse und Datenflüsse zu schaffen. Ohne diese Grundlage ist es schwierig, den eigenen Reifegrad realistisch zu bewerten oder bestehende Lücken zu identifizieren.
Außerdem sollten Unternehmen cross-funktionale Teams aufbauen, die Expertise aus Tax, Finance und IT bündeln. Das erleichtert Entscheidungen und beschleunigt die Umsetzung.
Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Auswahl der richtigen Technologiepartner. Anbieter mit umfassender regulatorischer Abdeckung, stabilen Integrationen und kontinuierlichem Support tragen maßgeblich dazu bei, die Komplexität der E-Rechnungs-Transformation zu reduzieren.
