Wie die meisten anderen Länder in Europa hat auch Frankreich in den letzten Jahren mehrere Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt. Wie wir in diesem Artikel behandeln werden, deuten die jüngsten Entwicklungen jedoch darauf hin, dass Frankreich weiter gehen wird als viele andere Länder, wenn es darum geht, die elektronische Rechnungsstellung für alle verbindlich zu machen.
Bevor wir uns jedoch mit den bevorstehenden Änderungen befassen, wollen wir zunächst einen Blick auf die aktuellen Vorschriften werfen.
e-Rechnung in Frankreich – der aktuelle Status
Derzeit müssen alle Business-to-Government-Transaktionen (B2G) in Frankreich per e-Rechnung abgewickelt werden. Seit Anfang 2020 müssen alle französischen Unternehmen, die eine öffentliche Einrichtung beliefern, strukturierte elektronische Rechnungen über das nationale Rechnungsportal Chorus Pro versenden.
Für Unternehmen, die derzeit nicht in der Lage sind, Nachrichten elektronisch über XML zu versenden, bietet Chorus Pro auch die Möglichkeit, e-Rechnungen zu erstellen und zu versenden, nachdem die Rechnungsdaten manuell über ein Webportal eingegeben wurden. Ebenso kann der Status der Rechnung und der Zahlung manuell über das Portal überprüft werden. Obwohl diese Methode zeit- und ressourcenintensiv ist und nicht mit der Effizienz des direkten Versands von e-Rechnungen konkurrieren kann (insbesondere über einen Dienstleister, der eine leistungsfähige API-Verbindung anbieten kann), ist sie sehr hilfreich für kleinere Lieferanten, die noch über keine EDI-Fähigkeit verfügen.
Welche Standards werden gefordert?
Die französischen Regeln verlangen, dass über Chorus Pro versendete e-Rechnungen einem der folgenden Standards entsprechen müssen:
- Universal Business Language (UBL) 2.1
- UNCEFACT XML CII 16B (auch über Factur-X – ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl von Menschen gelesen als auch von Maschinen verarbeitet werden kann)
e-Rechnung in Frankreich auf einen Blick
| Standards | Verpflichtend? | Plattform | Geforderter Archivierungszeitraum |
| UBL 2.1
UNCEFACT XML CII 16B (Factur-X gemäß EN 16931 erlaubt) |
Ja – für B2G-Rechnungen (bald für B2B-Rechnungen) | Chorus Pro | 10 Jahre |
Bevorstehende Änderungen
Im November 2020 veröffentlichte die französische Regierung Änderungen am Finanzgesetz für 2021. Diese stellen die Weichen dafür, dass Folgendes in naher Zukunft verpflichtend eingeführt wird:
- B2B e-Rechnung für alle inländischen Transaktionen
- e-Reporting für alle Transaktionen zwischen inländischen Unternehmen und Privatpersonen/ausländischen Unternehmen
Die Frist für die Einhaltung dieser neuen Anforderungen unterscheidet sich für Unternehmen unterschiedlicher Größe. Für große Unternehmen ist die Einhaltung ab dem 1. Januar 2023 erforderlich, für mittelgroße Unternehmen ist die Frist 2024, während kleinere Unternehmen bis 2025 Zeit haben.
Unabhängig von der Größe müssen jedoch alle französischen Unternehmen bis 2023 elektronische Rechnungen empfangen, unabhängig davon, ob sie zu diesem Zeitpunkt auch in der Lage sein müssen, diese auszustellen.
Wie kann ich die bestehenden und bevorstehenden Anforderungen für die e-Rechnung in Frankreich erfüllen?
Wie bei jedem Nachrichtenaustausch über elektronischen Datenaustausch (EDI) ist es möglich, dass interne Teams die elektronische Rechnungsstellung gemäß den französischen Vorschriften abwickeln. Dies kann jedoch schwierig sein. Dazu müssen interne Teams die Verbindung einrichten und sind auch dafür verantwortlich, dass alles reibungslos läuft, sowie für den notwendigen Support – all das kann mühsam und zeitaufwendig sein. Die Verwendung von Peppol anstelle von Web Services oder SFTP kann den Prozess zwar vereinfachen, aber auch diese Methode hat spezifische Anforderungen, wie z. B. eine Verbindung zu einem Peppol Access Point. Außerdem wird die interne Abwicklung vone-Rechnung zunehmend schwieriger, wenn Ihr Unternehmen viele Rechnungen austauscht, eine große Anzahl von Partnern hat oder auch in anderen europäischen Ländern tätig ist.
Während mehrere Jahre nach einer langen Vorbereitungszeit für eine solche Veränderung klingen mögen, erfordert die erfolgreiche Änderung von Prozessen, die integraler Bestandteil Ihrer Lieferkette sind, entsprechendes Wissen und Planung. Wenn eine effiziente Lösung ohne Unterbrechung Ihres Geschäftsbetriebs implementiert werden soll, muss der Prozess von jemandem geleitet werden, der genau weiß, was erforderlich ist, und sollte nicht in letzter Minute überstürzt werden. Für die meisten Unternehmen ist es daher die praktischste, kostengünstigste und zukunftssicherste Lösung, die Hilfe eines erfahrenen Dienstleisters wie ecosio in Anspruch zu nehmen, der die Umstellung vollständig abwickeln und Ihre Lösung in Zukunft verwalten kann.
Die Grafiken unten zeigen, wie der Import/Export von e-Rechnungen mit ecosio funktioniert.
e-Rechnungen exportieren mit ecosio
e-Rechnungen importieren mit ecosio
Und sonst?
Frankreich ist zwar das jüngste europäische Land, das versucht, die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen auf alle Geschäftstransaktionen auszuweiten (Italien war hier erster), aber es ist sehr unwahrscheinlich, dass es das letzte sein wird. Dank der zahlreichen Vorteile der e-Rechnung, zu denen eine erhöhte Geschwindigkeit der Zahlungen, eine Reduzierung des manuellen Aufwands und erhebliche betriebliche Einsparungen für Sender und Empfänger gehören, ist zu erwarten, dass eine wachsende Zahl von Ländern in den kommenden Monaten und Jahren ähnliche Pläne vorstellen wird (Polen und Ungarn sind zum Beispiel bereits auf dem besten Wege). Vor diesem Hintergrund macht es noch mehr Sinn, so schnell wie möglich in die Implementierung einer e-Rechnungs- oder einer umfassenderen EDI-Lösung zu investieren.
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Wir bei ecosio sind Experten für e-Rechnung und elektronischen Datenaustausch. Im Laufe der Jahre haben wir Tausenden von Unternehmen geholfen, wichtige Prozesse in der Lieferkette zu verbessern und gleichzeitig den Druck auf die internen IT-Teams zu minimieren. Mit unserer Fully Managed EDI-Lösung können sich Ihre internen Teams auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, in der Gewissheit, dass der Nachrichtenaustausch von Experten durchgeführt wird. Wir richten Ihre Verbindungen nicht nur ein, sondern sorgen auch dafür, dass sie jederzeit erfolgreich laufen, und arbeiten proaktiv an der Lösung von Problemen, wenn diese auftreten.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Ihnen helfen können, die Vorschriften zur e-Rechnung in Frankreich zu erfüllen, und wenn Sie wissen möchten, welche praktischen Schritte Sie in Richtung Automatisierung unternehmen können, kontaktieren Sie uns bitte. Wir freuen uns immer, Ihre Fragen zu beantworten.
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