Sistema di Interscambio (SdI) ersetzt Esterometro ab Juli 2022

Ende 2020 wurde von den italienischen Behörden ein neues Haushaltsgesetz für 2021 verabschiedet. Das Gesetz schlug Änderungen an der italienischen Steuererklärung vor, darunter die Abschaffung von Esterometro als obligatorische Methode für grenzüberschreitende Transaktionen. Die Deadline wurde nun verschoben: Ab Juli 2022 müssen alle Transaktionen – auch solche mit ausländischen Partnern – an das Sistema di Interscambio (SdI) übermittelt werden.

Übrigens: In diesem Artikel gehen wir außerdem auf die fünf wichtigsten aktuellen EDI-Trends ein, die Sie kennen sollten.

Sistema di Interscambio (SdI) und Esterometro kurz erklärt

Sistema di Interscambio (SdI) ist die offizielle Plattform für den Rechnungsaustausch in Italien. Seit dem 1. Januar 2019 sind italienische Unternehmen verpflichtet, Rechnungen für alle Transaktionen (B2C, B2B und B2G) über SdI zu übermitteln. Diese Daten werden dann gemäß den offiziellen Regeln der Agenzia delle Entrate (die italienische Steuerbehörde) validiert. Gültige Rechnungen werden an den vorgesehenen Empfänger übermittelt. Ungültige Rechnungen werden zurückgewiesen und der Absender wird via SdI informiert. Italien erlegt den Unternehmen also eine doppelte Verpflichtung auf: Sie müssen elektronische Rechnungen über SdI versenden und gleichzeitig alle Rechnungen über SdI empfangen – andernfalls ist eine Rechnung aus steuerrechtlicher Sicht nicht existent. Folglich werden also alle anderen Rechnungsformate, wie Papier, PDF, Fax usw., in Italien nicht mehr akzeptiert.

Da SdI ursprünglich nicht in der Lage war, Rechnungen über grenzüberschreitende Transaktionen zu verarbeiten, wurde 2019 die Esterometro-Regelung eingeführt, um auch solche Rechnungen zu erfassen. Im Rahmen von Esterometro mussten mehrwertsteuerlich registrierte Unternehmen in Italien der Agenzia delle Entrate vierteljährlich Rechnungen über Verkäufe und Einkäufe an oder von ausländischen Unternehmen bzw. nicht in Italien ansässigen Unternehmen melden. Zu den typischen Umsätzen auf diesen Rechnungen gehörten innergemeinschaftliche Erwerbe und Einfuhren/Ausfuhren.

Welche Änderungen kommen?

Da Esterometro ab Juli 2022 abgeschafft werden soll und das Sistema di Interscambio nun alle Rechnungen – auch die von ausländischen Partnern – empfangen kann, gibt es neue Regeln für die Meldung von grenzüberschreitenden Rechnungen, sowohl für eingehende als auch für ausgehende Rechnungen:

Ausgehende Rechnungen

Ab 2022 müssen alle ausgehenden Rechnungen an nicht-italienische Partner auch an das Sistema di Interscambio übermittelt werden. Die Übermittlung muss innerhalb des Ausstellungszeitraums der Rechnung erfolgen (in der Regel sofort, wie auch bei regulären Rechnungen an italienische Kunden). Wenn ein italienisches Unternehmen also beispielsweise eine Rechnung an ein deutsches Unternehmen stellt, muss einerseits das deutsche Unternehmen die Rechnung regulär bekommen (Papier, PDF, XML, EDIFACT, etc.) und parallel muss die Rechnung auch als XML-Datensatz an das SdI-System übermittelt werden. Dies ist notwendig, da deutsche Unternehmen typischerweise keinen Zugang zum SdI-System haben und von dort auch keine Eingangsrechnungen abrufen können.

Technische Aspekte

• Da nicht-italienische Partner nicht über einen Empfänger-Code (Codice Destinatario) verfügen, soll stattdessen „XXXXXXX“ verwendet werden
• Grenzüberschreitende Ausgangsrechnungen verwenden wie italienische SdI-Rechnungen reguläre Dokumentenarten-Codes (TipoDocumento) – z. B. TD01 (normale Rechnung) oder TD04 (Gutschrift).
• Wenn eine Postleitzahl (CAP) nicht dem fünfstelligen italienischen Modell entspricht (z. B. hat die Schweiz vierstellige Postleitzahlen, das Vereinigte Königreich hat Buchstaben und Ziffern usw.), sollte stattdessen „00000“ verwendet werden.

Eingehende Rechnungen

Ab 2022 müssen eingehende Rechnungen von nicht-italienischen Partnern auch an das SdI gesendet werden. Die Meldung muss vor dem 15. Tag des Monats nach dem Datum der Transaktion eingereicht werden.

Wie bisher müssen Unternehmen bis Ende 2021 auch einen vierteljährlichen Esterometro-Bericht für alle Rechnungen einreichen.

Technische Aspekte

• Die Meldung einer Eingangsrechnung erfolgt mit Hilfe einer Selbstrechnung, die auch Integrationsdokument genannt wird.
• Das Dokument hat dabei nur eine Rechnungszeile, in der die fakturierten Zeilen zusammengefasst sind.
• Für den Steuerbetrag soll die Steuer aus der Originalrechnung verwendet werden (normalerweise ist die Steuer bei grenzüberschreitenden Transaktionen Null).
• Als Empfänger-Code (Codice Destinatario) muss der Codice Destinatario „0000000“ verwendet werden, da es sich ja um eine Selbstrechnung, die man nicht noch einmal über das SdI bekommen möchte. Würde man seinen eigenen Codice Destinatario angeben, würde die Rechnung noch einmal als Eingangsrechnung über das SdI empfangen werden.
• Wenn eine Postleitzahl (CAP) nicht fünfstellig ist, soll „00000“ verwendet werden.
• Beispiele für Dokumentenarten (TipoDocumento):
  • Kauf von Dienstleistungen aus dem Ausland: TD17
    • Wenn ein italienisches Unternehmen eine Dienstleistung von einem Unternehmen im Ausland (z. B. in Deutschland) bezieht und eine Rechnung für diese Dienstleistung erhalten hat, muss diese Rechnung ebenfalls an das SdI-System übermittelt werden (von dem italienischen Unternehmen, das die Rechnung erhält).
    • Das Lieferantenfeld (CedentePrestatore oder C/P) muss mit den Daten der Partei gefüllt werden, die die Reverse-Charge-Rechnung ausstellt. Im obigen Beispiel ist dies der deutsche Lieferant.
    • Das Kundenfeld (CessionarioCommittente oder C/C) muss mit den Daten der Partei ausgefüllt werden, die die Reverse-Charge-Rechnung erhält. Im obigen Beispiel ist dies der italienische Kunde.
    • In das Feld 2.1.1.3 <Daten> ist das Datum des Eingangs der ursprünglichen Reverse-Charge-Rechnung einzutragen.
    • Die steuerpflichtigen Beträge sollen so angegeben werden, wie sie vom Lieferanten übermittelt werden. Die entsprechende Steuer muss so angegeben werden, wie sie vom Kunden berechnet wird, der die Rechnung auf Reverse-Charge-Basis erhält.
    • In Feld 2.1.6. (referenzierte Rechnungen) ist die Nummer der vom Lieferanten übermittelten Originalrechnung anzugeben. Falls vorhanden, ist auch die SdI-ID-Nummer anzugeben.
    • In Feld 2.1.1.4 muss eine eindeutige Nummer angegeben werden. Es ist ratsam, hier einen eigenen aufsteigenden Nummernkreis zu verwenden, um sicherzustellen, dass eindeutige und fortlaufende Nummern angegeben werden.
  • Innergemeinschaftlicher Erwerb von Waren: TD18
    • Wenn ein italienisches Unternehmen Waren von einem Unternehmen im Ausland (z. B. Deutschland) kauft und eine Rechnung für diese Waren erhalten hat, muss diese Rechnung ebenfalls an das SdI-System übermittelt werden (von dem italienischen Unternehmen, das die Rechnung erhält).
    • Hinsichtlich der Feldwerte gelten die gleichen Grundsätze wie für TD17.
  • Andere Käufe von Waren von ausländischen Verkäufern: TD19
    • Wenn ein italienisches Unternehmen Waren von einem Unternehmen im Ausland (z. B. Deutschland) kauft und diese Waren bereits in Italien vorhanden sind und eine Rechnung für diese Waren erhalten wurde, muss diese Rechnung ebenfalls an das SdI-System übermittelt werden (von dem italienischen Unternehmen, das die Rechnung erhält).
    • Hinsichtlich der Feldwerte gelten die gleichen Grundsätze wie für TD17.

Wie ist bei eingehenden Gutschriften zu verfahren?

Wenn Sie als italienisches Unternehmen eine Reverse-Charge-Gutschrift von einem ausländischen Lieferanten bekommen, mit der eine vorherige Rechnung korrigiert wird, dann ist diese auch an das SdI zu senden. Es darf hier allerdings nicht der TD04-Dokumenttyp verwendet werden, sondern es muss der Typ verwendet werden, der auch für die ursprüngliche Rechnung (die korrigiert wird) verwendet wurde. Sprich TD16 (bei internem Reverse-Charge in Italien), TD17, TD18 oder TD19. Wichtig ist, dass in diesem Fall die Beträge jeweils mit einem negativen Vorzeichen angegeben werden müssen.

Steuerbefreiungen

Ausgenommen sind lediglich Rechnungen, die dem Sistema di Interscambio bereits vorgelegt wurden oder die bereits mit einer Zollanmeldung registriert wurden (die Rechnung kann jedoch auch in diesem Fall an das SdI geschickt werden).

Wann ist die Übermittlung von grenzüberschreitenden Transaktionen an Sistema di Interscambio (SdI) möglich?

Dank einer kürzlich erfolgten Aktualisierung (FatturaPA-Version 1.6.1) können Unternehmen grenzüberschreitende Zahlungen bereits über SdI melden. Dies wird im Juli 2022 verpflichtend werden.

Wie melde ich grenzüberschreitende Transaktionen über Sistema di Interscambio?

Das Verfahren für die Meldung grenzüberschreitender Umsätze ist dasselbe wie für die Meldung von Umsätzen mit anderen in Italien mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen.

Weitere Informationen zum Versand von Rechnungen mit FatturaPA über SdI finden Sie in unserem Blogbeitrag hier.

Welche Strafen erwarten mich bei Nichteinhaltung der neuen Regelungen?

Wie bei Esterometro wird für jede versäumte Rechnung an Sistema di Interscambio eine Strafe von 2 € fällig, diesmal jedoch bis zu einem Höchstbetrag von 400 € pro Monat.

Gilt das auch für Unternehmen/Personen, die nicht in Italien steuerpflichtig sind?

Nein. Wenn Sie kein italienischer Steuerzahler sind, gelten die Vorschriften nicht für Sie. Die neuen Vorschriften gelten nur, wenn Sie ein in Italien registrierter Dienstleister oder Lieferant sind oder ein inländisches italienisches Unternehmen mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Werden weitere Änderungen kommen?

Ja – es ist zwar nicht möglich zu sagen, wie diese Änderungen aussehen könnten, aber es ist sicher, dass sich die Regeln und Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung mit der Zeit weiter ändern werden. Das gilt auch für andere Länder in Europa. Da immer mehr Länder zu einem Modell der kontinuierlichen Transaktionskontrolle (Continuous Transaction Controls – CTC) übergehen, sind weitere Änderungen nationaler E-Rechnungs-Vorschriften unvermeidlich.

Wie kann ich Compliance sicherstellen?

Angesichts der Vielzahl neuer E-Rechnungs-Vorschriften und der Geschwindigkeit, mit der sie von Ländern eingeführt werden, kann es schwierig werden, den Überblick zu behalten und die internen Prozesse entsprechend anzupassen. Die sinnvollste Option, um die Einhaltung der Vorschriften rund um den B2B-Nachrichtenaustausch zu gewährleisten, ist die Unterstützung durch einen erfahrenen E-Rechnungs-Lösungsanbieter wie ecosio.

Wie ecosio hilft

ecosio gestaltet E-Rechnung-Prozesse über das Sistema di Interscambio einfach. Als Teil unserer Rundum-Sorglos-Lösung bieten wir eine tiefe Integration in Ihr ERP-System (z. B. SAP® ERP oder SAP S/4HANA®). Sie müssen lediglich ein- und ausgehende Rechnungen zu uns exportieren (einfach über Ihre bestehende ERP-Benutzeroberfläche); wir kümmern uns dann um die korrekte Einreichung im richtigen Format usw. an SdI.

Die bevorstehende Änderung des italienischen Systems ist nur ein Beispiel dafür, wie sich rechtliche Entwicklungen auf alltägliche B2B-Prozesse auswirken können. Effiziente E-Rechnung ohne Frust und Risiken wegen intern zu ändernden Prozessen wird daher von einem Wettbewerbsvorteil zu einem erfolgskritischen Faktor in Unternehmen. ecosio stellt den reibungslosen und zukunftssicheren Ablauf Ihres automatisierten Nachrichtenaustausches sicher, indem wir alle EDI- und E-Rechnungs-Aufgaben übernehmen. Kurz gesagt: Wir kümmern uns um alles rund um EDI und E-Rechnung, damit Sie es nicht tun müssen.

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