Welche Möglichkeiten haben Unternehmen um elektronische Rechnungen im Rahmen des FatturaPA-Programms an die Republik Italien zu übermitteln? Wir stellen die verschiedenen Optionen im Rahmen des Sistema di Interscambio (SdI) vor.
Über FatturaPA
Die italienische Verwaltung akzeptiert seit März 2015 Rechnungen nur mehr in elektronischer Form über das Sistema di Interscambio (SdI). Dabei folgt Italien einem europaweiten und letztlich auch internationalen Trend zur elektronischen Rechnung im Bereich des Business-to-Government (B2G). In Ländern wie Dänemark ist dieses Vorgehen bereits seit über 10 Jahren verpflichtend und vor allem im latein- und südamerikanischen Raum setzt man verstärkt auf e-Invoicing.
In Italien geht man nun einen Schritt weiter und führt die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend auch für den Business-to-Business Bereich (B2B) ein. Ab dem 1.1.2019 muss jede Rechnung in Italien über das Sistema di Interscambio ausgetauscht werden.
Betroffen hiervon sind alle inländischen Unternehmen in Italien die über eine UID verfügen, sowie in Italien registrierte Dienstleister und Zulieferunternehmen, die an italienische Unternehmen Rechnungen stellen. D.h. jedes Unternehmen zB aus Deutschland, Schweiz, Österreich usw., das in Italien eine Niederlassung unterhält, ist von dieser Regelung betroffen.
Begriffsabgrenzung
Rund um FatturaPA existiert eine Reihe von Begriffen, die oft falsch verwendet oder interpretiert werden, was nicht oft zuletzt an der Tatsache liegt, dass viele der Dokumentationen nur in italienischer Sprache vorliegen.
Die wichtigsten Begriffe sind im Folgenden aufgelistet.
FatturaPA
Abkürzung für Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione – auf Deutsch Elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung. Das ist der Überbegriff für die technischen und organisatorischen Maßnahmen, welche in Italien rund um die elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung gesetzt wurden. Diese Maßnahmen werden per 1.1.2019 nun auch auf die Rechnungsübermittlung zwischen Unternehmen ausgeweitet. Weitere Informationen findet man auf der offiziellen Webseite http://www.fatturapa.gov.it/.
InvoicePA
Das XML-Format, in welchem Rechnungen im Rahmen von FatturaPA ausgetauscht werden müssen.
Sistema di Interscambio (SdI)
Die zentrale Datendrehschreibe, über welche der Rechnungsdatenaustausch erfolgen muss. Für die Einlieferung und Abholung von Rechnungen stehen verschiedene Kanäle zur Verfügung, wie beispielsweise Web-Interfaces oder Web Services.
AgID – Agenzia per l’Italia digitale
Eine öffentliche Einrichtung, eingerichtet unter der Regierung Monti im Jahr 2012, welche Digitalisierungsthemen in Italien vorantreibt.
Registrierungsprozess bei FatturaPA
Für die Rechnungsübermittlung im Rahmen von FatturaPA müssen organisatorische und technische Maßnahmen gesetzt werden, die wir im Folgenden kurz vorstellen.
Im ersten Schritt muss eine Anmeldung bei FatturaPA durch eine zeichnungsberechtigte Person der italienischen Niederlassung erfolgen. Man kann sich diese Registrierung auch ersparen, indem man für die Datenübermittlung an das SdI-Service auf einen autorisierten Dienstleister, wie zB ecosio, zurückgreift.
Möchte man die Anmeldung als Unternehmen selbst durchführen, so können folgende Arten von Zugangsdaten verwendet werden:
- Entratel
- Fisconline
- Carta Nazionale dei Servizi (italienische Bürgerkarte)
Hier empfiehlt sich eine Rücksprache mit der Kontaktperson bei der italienischen Niederlassung der eigenen Firma. Möglicherweise liegt bereits eine der oben genannten Möglichkeiten vor und diese kann wiederverwendet werden.
Nach der Anmeldung muss ein technischer Kontakt festgelegt werden, der die weitere Anbindung übernimmt. Hier wird üblicherweise der technische Kontakt eines EDI-Dienstleisters angegeben, der die weitere technische Koordination übernimmt.
Im nächsten Schritt muss ein technischer Übertragungskanal registriert werden. Für die Registrierung des technischen Kanals sind folgende Daten notwendig.
- Unternehmensname
- Italienische Steuernummer (11-stellig)
- PEC-Emailadresse
- Webseite
- Name, Email, Telefon der Kontaktperson im Unternehmen
Nach Abschluss der Registrierung werden die notwendigen technischen Details wie Zertifikate und Zugangsdaten an die PEC-Emailadresse gesendet, welche im Rahmen der Registrierung angegeben wurde.
Übermittlung von Rechnungsdaten
Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungsdaten an FatturaPA stehen die folgenden Kanäle zur Verfügung. Wir unterscheiden dabei zwischen manueller Übermittlung und automatischer Übermittlung.
Manuelle Übermittlung:
Bei der manuellen Übermittlung ist eine menschliche Interaktion notwendig – diese Kanäle sind für ein hohes Rechnungsvolumen und eine vollautomatische Übermittlung ungeeignet. Die folgenden beiden manuellen Kanäle stehen zur Verfügung.
- Übermittlung mittels zertifizierter Email (PEC)
- Eingabe der Rechnungsdaten über ein Webformular
Automatische Übermittlung
Bei der automatischen Übermittlung erfolgt die Übergabe der Rechnungsdaten in automatisierter Form, ohne jegliche menschliche Interaktion. Dabei können Daten direkt aus dem ERP-System des Unternehmens exportiert und an FatturaPA übermittelt werden. Diese Methode eignet sich auch für ein hohes Rechnungsvolumen. Die folgenden automatischen Kanäle stehen zur Verfügung.
- SDICoop Web Service
- SPCoop Web Service
- SDIFTP Service
ecosio unterstützt die Übermittlung mit Hilfe des SDICoop Web Services, wodurch eine tiefe Integration der Rechnungsübermittlung in das eigene ERP-System ermöglicht wird. Unter tiefer Integration versteht man dabei die Möglichkeit, Empfangsbestätigungen und Verarbeitungsbestätigungen des FatturaPA-Systems zurück in das ERP-System zu übermitteln.
Übernahme der Daten aus dem ERP-System
Das folgende Beispiel zeigt eine exemplarische Rechnungsübermittlung an FatturaPA per Web Service über ecosio.
Rechnungsdaten werden automatisch im ERP-System erzeugt und an ecosio übermittelt. Dabei kann ein beliebiges Austauschprotokoll gewählt werden und die Rechnungsdaten können in einem beliebigen ERP-Exportformat vorliegen. Voraussetzung ist, dass alle von FatturaPA geforderten Inhalte vorliegen.
Die ERP-Exportdaten werden von ecosio entgegengenommen und in das Zielformat InvoicePA übersetzt. Anschließend werden die Daten per Web Service über das System di Interscambio (SdI) übermittelt.
Rechnungsübermittlung im Rahmen von FatturaPA
Anschließend retourniert das Web Service von SdI eine Empfangsbestätigung, in welcher der Erhalt der Nachricht positiv oder negativ bestätigt wird. Eine negative Bestätigung erfolgt beispielsweise dann, wenn Rechnungsdaten unvollständig sind oder falsche Identifikations-IDs für den Empfänger verwendet werden. Sofern SdI eine positive Empfangsbestätigung retourniert, liegt die Bestätigung des technischen Rechnungserhalts vor. Dies bedeutet noch nicht, dass die Rechnung beim Empfänger auch akzeptiert und verarbeitet wurde. Dies erfolgt im Rahmen einer zweiten Bestätigung.
Das SdI-Service stellt die Rechnungsdaten für den Rechnungsempfänger bereit, sodass diese abgeholt werden können. Wenn in der ursprünglichen Übermittlung eine PEC-Emailadresse oder ein Codice Destinatario mit übergeben wurden, wird die Rechnung vom SdI-Service an den Empfänger weitergepusht. Sobald die Rechnung vom Empfänger abgeholt wurde bzw. weitergepusht wurde, retourniert das SdI-Service eine zweite „fachliche“ Bestätigung. Mit Hilfe dieser Bestätigung signalisiert das SdI-Service, dass die Rechnung vom Empfänger empfangen wurde. Sofern nach 15 Tagen keine Abholung durch den Empfänger erfolgt, versendet das SdI-Service automatisch eine Verfallsmeldung und die initiale Rechnungsübermittlung gilt als gescheitert. D.h. die ursprünglich versendete Rechnung gilt vor den Finanzbehörden als nicht existent.
ecosio nimmt die oben genannten technischen und fachlichen Bestätigungen von SdI entgegen und kann diese auf Wunsch in einem ERP-Importformat zur Verfügung stellen. Damit lässt sich der Empfangs- und Verarbeitungszustand einer elektronischen Rechnung zurück in das ERP-System ziehen.
Der Fachbereich kann damit in Echtzeit sagen, ob eine Rechnung bereits beim Empfänger angekommen ist oder nicht.
Rechnungsformat
Als elektronisches Rechnungsaustauschformat verwendet FatturaPA das InvoicePA XML-Format. Die entsprechenden XML-Schemadateien können unter folgendem Link abgerufen werden.
Vor der Übermittlung müssen die XML-Dateien mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Dabei sind die folgenden beiden Signaturformate zulässig:
- CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signature)
- XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signature)
Das Anbringen der elektronischen Signatur wird von ecosio im Namen des Auftragsgebers vor der Übermittlung der Rechnungsdaten erledigt.
Archivierung von Daten
Hinsichtlich der Aufbewahrung der über SdI ausgetauschten Rechnungen stellt die italienische Gesetzgebung bestimmte Anforderungen. So sind Rechnungen für mindestens 10 Jahre zu archivieren. Die archivierten Rechnungen sind dabei mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen.
Noch Fragen?
Sie haben noch Fragen zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen im Rahmen von FatturaPA? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf oder benutzen Sie unseren Chat – wir helfen Ihnen gerne weiter!
