Objektiv betrachtet, sind moderne B2B-Transaktionen schneller, sicherer und detaillierter als je zuvor. Allerdings ist das ständige Streben nach Effizienz nur zum Teil auf die organische Prozessverbesserung innerhalb von Unternehmen zurückzuführen. Hinzu kommt eine immer größere Zahl an Vorschriften, die von der Einhaltung von Steuervorschriften (Tax Compliance) bis hin zu Logistik-Dokumenten wie Frachtbriefen und E-Rechnungen reichen.
Auch wenn diese maßgeblich für die schnelle Verbesserung der B2B-Zahlungsprozesse weltweit verantwortlich sind, werden die immer komplexeren Anforderungen für viele Unternehmen zu einem ernsten Problem.
Da Regierungen weltweit die Vorschriften strenger machen und immer mehr Wert auf Transparenz legen, stehen Unternehmen heute unter wachsendem Druck. Sie müssen strikte Anforderungen erfüllen, die häufig scheinbar in entgegengesetzte Richtungen abzielen. Einerseits müssen sie sich auf Genauigkeit und Datentransparenz konzentrieren, um die neuen steuerlichen Verpflichtungen zu erfüllen, andererseits müssen sie ihre Systeme an die neuen Vorschriften für die E-Rechnung anpassen. Gleichzeitig gibt es einen ständigen internen Druck, die Automatisierung voranzutreiben, um die Effizienz zu steigern.
Folglich haben viele Unternehmen Probleme, mit diesen vielen Entwicklungen Schritt zu halten, da sie nicht wissen, wie sie die Kombination dieser unterschiedlichen Bereiche bewältigen sollen.
Im folgenden Artikel gehen wir auf genau diese Situation und die Folgen ein und zeigen Strategien auf, wie sich die Einhaltung von Steuer-Vorschriften und die Automatisierung in Zukunft effizient vereinbaren lassen.
Ehe wir jedoch die Verbindung zwischen diesen Vorschriften und der Automatisierung betrachten, wollen wir uns zunächst eingehender mit der aktuellen Flut von Mandaten in diesen Bereichen befassen.
Der steigende Bedarf der Regierungen an Daten
In den letzten Jahren hat sich die Art und Weise, wie Regierungen weltweit an die Steuererhebung herangehen, deutlich verändert. CTC-Mandate tauchen in rasantem Tempo auf, angetrieben durch einen immensen Hunger nach Echtzeitdaten. Regierungen geben sich nicht mehr nur mit den Basisinformationen zufrieden; sie wollen jedes Detail über jede Transaktion wissen.
Der mit Abstand deutlichste Beweis für den wachsenden Datenhunger in den letzten zehn Jahren ist das Tempo, mit dem Länder in ganz Europa und darüber hinaus die E-Rechnung für verschiedene Arten von Transaktionen eingeführt haben. Der Beginn dieser Welle lässt sich bis zur Verabschiedung der EU-Richtlinie 2014/55/EU am 16. April 2014 zurückverfolgen. Darin wurden Fristen festgelegt, innerhalb derer Rechnungsempfänger bei öffentlichen Auftragsvergaben in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu akzeptieren. Viele Länder sind seitdem aber auch noch einen Schritt weiter gegangen und haben die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung über B2G-Verbindungen hinaus auf viele (und manchmal alle) B2B-Transaktionen ausgeweitet.
Dieser Datenhunger macht jedoch nicht bei der Rechnungsstellung halt. Bereits jetzt gibt es Anzeichen dafür, dass diese Entwicklung auch bei Logistikprozessen der Fall sein wird: Rumänien, Indien und die Türkei haben kürzlich Frachtbriefsysteme eingeführt. Bei den B2G-Prozessen sehen wir ebenfalls einen Trend zu elektronischen Bestellungen, insbesondere in den skandinavischen Ländern. Da B2G-Prozesse oft den Weg für B2B-Mandate vorbereiten, ist es sehr wahrscheinlich, dass elektronische Bestellungen Teil künftiger Mandate sein werden.
Realistisch betrachtet ist es nur eine Frage der Zeit, bis der Bedarf an detaillierten Echtzeitdaten in allen Bereichen des Geschäftsverkehrs zur Norm wird.
Woher kommt diese steigende Nachfrage nach Daten?
Wenn wir verstehen wollen, warum die Nachfrage nach Daten so groß ist, müssen wir einen Blick auf das Gesamtbild werfen. Die Erhebung von Steuern ist im Kern ein Instrument für Regierungen, um Einnahmen für öffentliche Dienstleistungen zu generieren. Damit die Steuern jedoch korrekt berechnet und eingezogen werden können, muss ein sicheres System zur Prüfung der Legitimität der Transaktionen, auf denen diese Steuern beruhen, vorhanden sein.
Und hier kommen Daten ins Spiel. Um festzustellen, ob die mit einer Warenlieferung oder Dienstleistung verbundene Steuer legitim ist, muss man den Prüfungspfad dieser Transaktion verfolgen. Hierzu ist nicht nur die Rechnung zu prüfen, sondern auch ein Abgleich mit den zugehörigen Liefer- und Auftragsunterlagen.
Wenn zum Beispiel ein Unternehmen eine Rechnung für eine Warenlieferung meldet, nimmt die Steuerbehörde die Rechnung nicht einfach an, ohne zu hinterfragen. Vielmehr prüft sie, ob die Waren tatsächlich geliefert wurden und ob die Rechnungsbedingungen mit der ursprünglichen Bestellung übereinstimmen. Solche Überprüfungen erfolgen in der Regel auf der Grundlage von Stichproben.
Damit eine Echtzeitprüfung und ein genauer Abgleich der Rechnungsdokumente mit den zu Grunde liegenden Bestell- und Lieferdokumenten möglich ist, müssen Behörden über die entsprechenden Informationen in Echtzeit verfügen. Die nachfolgende Abbildung zeigt das Konzept des Datenabgleichs zwischen einem Rechnungsdokument und einem zu Grunde liegenden Bestell- und Lieferscheindokument.
Dementsprechend ist es wahrscheinlich, dass weitere Mandate, welche die Bereitstellung von Liefer- und Bestellinformationen für die Behörden vorschreiben (wie beispielsweise die aktuellen Mandate für Frachtbriefe in der Türkei), in größerem Umfang umgesetzt werden. Auch in China kann man sich ein Bild davon machen, was die Zukunft bringen könnte. Anstelle der Steuereinziehung über ein Rechnungsdokument will China die Steuern über Big Data verwalten. Obwohl der Datenschutz und die gesetzlichen Bestimmungen in den meisten Ländern einen solch umfassenden Ansatz verhindern könnten, ist klar, in welche Richtung sich die Steuereinziehung insgesamt entwickelt. Bei der Forderung nach größerer Datentransparenz geht es jedoch um mehr als nur die Sicherstellung einer korrekten Steuererhebung.
Die neueste Welle von E-Rechnungs-Mandaten wurde in erster Linie durch den Wunsch ausgelöst, Steuerbetrug zu bekämpfen und die Schattenwirtschaft zu begrenzen. (Dies wird durch die rigorose Vorgehensweise der EU bei der Schließung der Mehrwertsteuerlücke. VAT Gap, deutlich).
Wenn Unternehmen verpflichtet werden, detaillierte Echtzeitdaten zu übermitteln, können Regierungen verdächtige Aktivitäten, wie z. B. die Nichtangabe von Umsätzen oder überhöhte Ausgaben, leichter aufdecken. Auf diese Weise dient die erhöhte Datenanfrage sowohl als Maßnahme zur Sicherung der Einnahmen als auch als Instrument zur Erhaltung der Integrität des Steuersystems.
Die folgende Grafik zeigt den Unterschied zwischen der Mehrwertsteuerlücke in den EU-Ländern zwischen 2020 und 2021:
Quelle: https://taxation-customs.ec.europa.eu/system/files/2023-10/VAT%20Gap%20Report%202023_0.pdf
Was bringt die Zukunft?
Die Zukunft der Steuerberichterstattung und Datenerfassung wird, wie wir bereits erwähnt haben, voraussichtlich einen noch größeren Schwerpunkt auf detaillierte Echtzeitdaten legen. Betrachtet man die aktuellen Trends bei internationalen Mandaten, so wird deutlich, dass sich Regierungen nicht nur mit der Erfassung von Rechnungsdaten begnügen. Zunehmend interessieren sie sich auch für Daten aus den Bereichen Logistik und Bestellwesen.
„Peppol wurde nicht nur als Werkzeug zur Optimierung der E-Rechnung entwickelt, sondern vielmehr als umfassende Netzwerkinfrastruktur. Alle Technologien, die notwendig sind, um weitere Mandatsanforderungen für Bestellungen und Lieferavise zu erfüllen, sind bereits vorhanden und können genutzt werden.“
Philip Helger
Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass in den kommenden Jahren ein noch breiteres Spektrum an B2B-Kommunikation vorgeschrieben wird. Vor allem die Einreichung von Bestellungen und Logistikdokumenten in Echtzeit könnte in vielen Ländern zur Pflicht werden. Denn so könnten sich die Steuerbehörden ein umfassenderes Bild einer Transaktion machen, von der ersten Bestellung bis zur abschließenden Lieferung.
Was bedeutet das für Unternehmen?
Falls sich die derzeitigen Trends wie erwartet weiter entwickeln, müssen Unternehmen nicht nur darauf vorbereitet sein, ein wachsendes Datenvolumen zu bewältigen. Sie müssen auch sicherstellen, dass diese Daten korrekt, leicht zugänglich und angemessen archiviert sind.
Insbesondere müssen Unternehmen die folgenden drei Dinge beachten:
- Die Umsatzsteuer: Dies ist besonders wichtig für länderübergreifende Transaktionen sowie Dreieckstransaktionen.
- Umsatzsteuer-Berichterstattung: Dies wird durch die Tatsache erschwert, dass die Vorschriften in jedem Land unterschiedlich sind.
- E-Rechnung: Dies beinhaltet sowohl technische als auch praktische Herausforderungen. Dazu gehören die richtige Erfassung der Datenpunkte im ERP-System, die Übermittlung an die Behörden und die Rückmeldung der von der Regierung ausgestellten IDs.
Darüber hinaus müssen Unternehmen auch in eine stabile digitale Infrastruktur investieren. Diese muss den Datenaustausch in Echtzeit und die Integration von Systemen in der gesamten Lieferkette unterstützen.
Verständlicherweise bereitet all diese Arbeit großes Kopfzerbrechen. Vor allem, wenn es um knappe Fristen geht. Neue Datenvorschriften bieten jedoch auch Chancen für Unternehmen. Wenn sie richtig angepackt werden, können Steuer- und E-Rechnungsvorschriften als Katalysator für positive Veränderungen wirken. Sie bieten die Möglichkeit, die Einhaltung der Umsatzsteuer-Compliance mit weitergehenden Maßnahmen zur Automatisierung in Einklang zu bringen.
Statt die anstehenden Vorschriften als Belastung zu sehen, sollten Unternehmen sie lieber als Chance begreifen, die Effizienz ihrer Systeme und die Genauigkeit ihrer Daten langfristig zu verbessern. – Philipp Liegl
Warum tun sich dann so viele Unternehmen schwer?
Ein Hauptgrund dafür, dass viele moderne Unternehmen Schwierigkeiten haben, die Einhaltung von Vorschriften und Automatisierungsanforderungen unter einen Hut zu bringen, ist die Tatsache, dass Steuern, EDI und E- Rechnung in der Vergangenheit als völlig getrennte Bereiche mit jeweils eigenen Zielen und Denkweisen betrachtet wurden. Dieser isolierte Ansatz hat zu Ineffizienzen und Unklarheiten geführt. Denn Unternehmen versuchen nun, diese Bereiche zu integrieren, um moderne gesetzliche Standards zu erfüllen.
Des Weiteren haben viele Unternehmen noch wenig Erfahrung mit der E-Rechnung. In Deutschland zum Beispiel unterliegen Unternehmen, die nur mit deutschen Lieferanten und Kunden Geschäfte machen, noch keinen E-Rechnungs-Vorschriften. Selbst bei großen multinationalen Unternehmen, die in verschiedenen Ländern tätig sind, wurde die Verantwortung für den E-Rechnungs-Prozess bisher den örtlichen Einrichtungen überlassen – z. B. in Italien und Spanien -, ohne dass es eine zentrale Verwaltung oder Verantwortung gab.
Die traditionelle Denkweise im Steuerwesen
In der Welt des Steuerwesens, wie es ein Vortragender auf einer Steuerkonferenz kürzlich formulierte, „ist das wichtigste Ziel, nicht ins Gefängnis zu kommen“. Natürlich streben alle guten Anbieter von Steuerdienstleistungen danach, die Prozesseffizienz zu verbessern. Die Innovation und Entwicklung in dieser Richtung wird jedoch von zwei Schlüsselfaktoren vorangetrieben: Da wäre die Notwendigkeit, die sich ständig verändernden Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Und der Wunsch, die Genauigkeit der Steuerprozesse zu perfektionieren. Auch wenn Steuerprogramme und Add-ons zur Steuerermittlung für ERP-Systeme diesen Prozess in den letzten Jahrzehnten erheblich verbessert haben, ist die Steuerverwaltung weitgehend eine betriebsinterne Angelegenheit geblieben. Mit dem Aufkommen der E-Rechnung hat sich das jedoch verändert, da viele unterschiedliche technische Anforderungen (z. B. Austauschformate und Austauschprotokolle) berücksichtigt werden müssen. Dies fällt in der Regel nicht in den Kompetenzbereich des internen Steuerteams.
Die traditionelle Denkweise bei EDI
Für Experten, die sich mit EDI und E-Rechnung befassen, stehen die Automatisierung und der Datenaustausch mit externen Parteien schon lange im Mittelpunkt. Dokumentenstandards wie EDIFACT oder ANSI ASC X12 und Austauschprotokolle wie AS2, OFTP2 oder X.400 tragen wesentlich zur Verbesserung der automatisierten Kommunikation zwischen verschiedenen Geschäftspartnern entlang der Lieferkette bei. Diese Technologien wurden entwickelt, um manuelle Eingriffe zu reduzieren, die Geschwindigkeit zu erhöhen und Fehler beim Datenaustausch zu minimieren, was zu effizienteren Geschäftsprozessen führt. Zwar ist die Genauigkeit bei EDI und E-Rechnung nach wie vor von entscheidender Bedeutung, doch das Hauptziel in diesen Bereichen besteht darin, die Effizienz zu verbessern und die Betriebskosten der Lieferkettenprozesse durch Automatisierung zu senken. Natürlich ist die Rechnung ein Teil der Lieferkettenprozesse, aber sie ist nur ein Dokument. Der Großteil der in der Lieferkette ausgetauschten Dokumente sind Logistikdokumente wie Bestellungen, Bestellbestätigungen und Versandanzeigen.
Sind EDI, E-Rechnung und Steuererklärungen wirklich so unterschiedlich?
Auf den ersten Blick mögen EDI, E-Rechnung und Steuererklärung wie drei völlig unterschiedliche Bereiche erscheinen. Jeder Bereich hat seine eigenen Prozesse und Anforderungen. Wenn man jedoch etwas genauer hinschaut, sind sie in der Tat sehr eng miteinander verflochten.
Kurz gesagt: EDI ist eine Methode, mit der Unternehmen Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Lieferscheine und E-Rechnungen etc. in einem standardisierten elektronischen Format untereinander austauschen können. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass die erforderlichen Daten und Standards für E-Rechnungen in der Regel von den Behörden vorgegeben werden. Außerdem werden in vielen Ländern die Rechnungsdokumente nicht direkt zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht, sondern über einen zentralen Dienst, der von der Regierung bereitgestellt wird.
Ebenso gibt es große Überschneidungen zwischen der Einhaltung von Steuer-Compliance und der E-Rechnung. Eine Rechnung ist schließlich ein Beleg für eine Transaktion, und diese Transaktion ist direkt mit den zu erhebenden Steuern verknüpft.
Letztendlich gibt es immer noch Unterschiede zwischen diesen Bereichen, aber der generelle Trend ist eindeutig: EDI, E-Rechnung und Steuererklärung sind zunehmend miteinander verbunden. Daher macht es Sinn, diese Bereiche nicht zu trennen.
Regierungen fordern zunehmend nicht nur Rechnungen, sondern auch Logistikdokumente und andere transaktionsbezogene Daten. Darüber hinaus müssen in mehreren Ländern offizielle, von der Regierung herausgegebene Informationen in das ERP-System zurückgespielt werden. Dies geschieht in der Regel über spezielle APIs. In einigen Ländern mit CTC-Mandaten müssen Unternehmen beispielsweise Rechnungen in einem bestimmten XML-Format über einen Webdienst einreichen. Der Staat stellt im Gegenzug eine offizielle Rechnungsfreigabenummer bereit, um die Legitimität der Transaktion zu bestätigen. Diese amtliche Genehmigungsnummer muss im ERP-System gespeichert werden, damit sie verfügbar ist, wenn eine Gutschrift für die Rechnung ausgestellt wird (z. B. wenn die Rechnung storniert wird). In solchen Fällen muss die amtliche Genehmigungsnummer des Staates Teil der Bescheinigung sein.
Da diese Verfahren immer alltäglicher werden, müssen sich Unternehmen auf eine Umgebung einstellen, in der EDI, E-Rechnung und Steuererklärung nicht mehr getrennte Prozesse sind, sondern Teil eines einheitlichen Konzepts für die Verwaltung der Geschäftskommunikation und Compliance darstellen. Dies setzt voraus, dass Unternehmen ihre digitale Infrastruktur anders gestalten und den Schwerpunkt auf die Integration dieser Prozesse legen. Nur so können sie einen nahtlosen Datenaustausch und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gewährleisten.
Vorteile einer einheitlichen Lösung
Vor dem Hintergrund des wachsenden Datenbedarfs und der zunehmend verschwimmenden Grenzen zwischen EDI, E-Rechnung und Steuererklärung bietet ein einziger Anbieter, der alle damit zusammenhängenden Themen bearbeiten kann, eine Reihe wichtiger Vorteile:
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- Sorgenfreie Einhaltung der Compliance. Da sich die Steuer-, EDI- und E-Rechnungs-Vorschriften ständig ändern und überlappen, wird es zunehmend sinnvoller, einen Anbieter zu haben, der die länderspezifischen Anforderungen kennt und die notwendigen Aktualisierungen proaktiv umsetzt.
- Mehr Zeit für interne Teams. Die Übergabe wichtiger EDI-, E-Rechnungs- und Steuer-Compliance-Aufgaben an einen externen Lösungsanbieter entlastet die internen Teams erheblich. Dadurch haben Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf andere Tätigkeiten und Initiativen zu konzentrieren.
- Reduzierte Komplexität der Anbieter. Wenn ein einziger Anbieter Ihre EDI-, E-Rechnungs- und Steuererklärungen verwaltet, verringert sich der Verwaltungsaufwand, der durch mehrere Plattformen und Prozesse entsteht.
- Fachübergreifende Kompetenz. Mit einer einheitlichen EDI-, E-Rechnungs- und Steuererklärungslösung haben Sie einen Partner an der Hand, der die komplexen Zusammenhänge zwischen diesen Gebieten versteht und Sie bei deren effektiver Nutzung beraten kann.
- Erhöhte Flexibilität. Da die Nachfrage nach Daten immer weiter steigt, ist es für Ihr Unternehmen wichtig, dass es sich an neue Vorschriften und Anforderungen anpassen kann. Wenn Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der Erfahrung in den Bereichen EDI, E-Rechnung und Steuervorschriften hat, können Sie neue Herausforderungen meistern, ohne Ihr System grundlegend überarbeiten zu müssen.
- Geringeres Risiko. Durch die Optimierung von Steuererklärungsverfahren und die Automatisierung von E-Rechnungs-Workflows kann eine einheitliche Lösung zur Einhaltung von Steuer-Compliance und zur B2B-Integration die Genehmigungsprozesse beschleunigen und gleichzeitig die Häufigkeit von Fehlern und Verzögerungen erheblich reduzieren.
- Auditbereitschaft. Mit einem einzigen Anbieter, der die Steuereinhaltung und die B2B-Integrationsprozesse Ihres Unternehmens übernimmt, ist der Zugriff auf genaue, gesetzesspezifische Steuereinhaltungs- und E-Rechnungs-Daten einfach.
Wie die Zusammenarbeit von ecosio und Vertex das Blatt wendet
Trotz der zahlreichen Vorteile, die eine einheitliche EDI-, E-Rechnungs- und Steuer-Compliance-Lösung für multinationale Unternehmen bietet, gab es bis August 2024 keine derartige Lösung. Zu diesem Zeitpunkt wurde der EDI- und E-Rechnungsexperte ecosio offiziell vom Steuer-Compliance-Branchenriesen Vertex übernommen.
Das Ergebnis dieser außergewöhnlichen Zusammenarbeit? Eine weltweit einzigartige Lösung für indirekte Steuerberichte, E-Rechnung und Compliance.
Anstelle des Jonglierens mit mehreren Tools und Plattformen für die Steuerermittlung, die periodische Transaktionskontrolle (PTC), die kontinuierliche Transaktionskontrolle (CTC) und den elektronischen Datenaustausch (EDI) können Unternehmen nun erstmals all diese Themen an einen einzigen Anbieter auslagern.
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