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Die verpflichtende elektronische B2B-Rechnungsstellung in Polen kommt – alle Fakten und Deadlines

E-invoicing in Poland

Wie viele andere Länder in Europa macht auch Polen einen großen Schritt in Richtung Continuous Transaction Controls (CTC). In diesem Artikel informieren wir Sie über alle Fakten, Fristen und Details zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Polen. Wenn Sie einen allgemeinen Überblick über die elektronische Rechnungsstellung in Polen suchen, lesen Sie bitte diesen Artikel.

Update: Verschiebung des Starts der verpflichtenden elektronischen B2B-Rechnungsstellung in Polen auf Juli 2024

Aufgrund der jüngsten Entwicklungen beginnt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich für alle Unternehmen in Polen später als bisher angenommen.

Im April 2022 kündigte Polen an, dass die Ausstellung und der Empfang von B2B-Rechnungen über das nationale polnische E-Invoicing-System Krajowy System e-Faktur (KSeF) ab April 2023 verpflichtend werden würde. Im Dezember 2022 wurde der vorgeschlagene Einführungstermin auf Januar 2024 verschoben. Dieser Termin wurde jedoch dank einer kürzlich erfolgten Ankündigung des polnischen Finanzministeriums noch einmal um sechs Monate auf Juli 2024 verschoben.

E-Invoicing im B2B-Bereich in Polen – die aktuelle Situation

Ab Juli 2024 muss jede Transaktion, für die nach polnischem Mehrwertsteuerrecht eine Rechnung ausgestellt werden muss (mit Ausnahme der unten genannten Ausnahmen), über KSeF abgewickelt werden.

Um den Unternehmen den Übergang zu vereinfachen, bietet die KSeF seit dem 1. Januar 2022 die strukturierte elektronische Rechnungsstellung auf freiwilliger Basis an. Weitere Informationen finden Sie auf der offizielle Webseite der polnischen Regierung.

Wer ist betroffen?

Alle polnischen Unternehmen, die B2B-Transaktionen in Polen durchführen, sind von der neuen Verordnung betroffen. Dazu gehören auch Niederlassungen ausländischer Unternehmen in Polen.

Ausnahmen

  • B2C-Rechnungen müssen nun nicht mehr über KSeF eingereicht werden (obwohl dies Teil des ursprünglichen Plans war)
  • Einfache Rechnungslösungen (z.B. von Registrierkassen) müssen bis zum 1. Januar 2025 erfüllt werden
  • Mehrwertsteuerbefreite Unternehmen müssen ebenfalls bis Januar 2025 keine strukturierten Rechnungen austauschen
  • Rechnungen können offline ausgestellt werden, wenn sie am nächsten Tag an KSeF gesendet werden

Wichtige Termine für betroffene Unternehmen

  • 1. Januar 2022: Beginn einer freiwilligen Testphase für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich
  • 1. Juli 2024: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich für alle nicht von der Mehrwertsteuer befreiten Unternehmen in Polen
  • 1. Januar 2025: Beginn der Sanktionen für die Nichteinhaltung

Welche Standards werden verwendet und wie erfolgt die Zustellung?

Polen verwendet für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen ein eigenes, nationales E-Rechnungs-Format. Um die Umsetzung der E-Rechnung auf freiwilliger Basis zu ermöglichen, hat das polnische Finanzministerium bereits eine Reihe von technischen Unterlagen als Download zur Verfügung gestellt:

Die Erfahrung aus anderen Ländern wie Italien zeigt, dass die englische Übersetzung der Dokumentationen oft nicht auf dem aktuellsten Stand ist. Unternehmen, welche den Standard umsetzen, sollten sich daher immer auf die Originalversion verlassen und ggf. mit Übersetzungstools wie Google Translate oder DeepL arbeiten.

Die Rechnungen werden über eine spezielle API an KSeF übermittelt (und nicht über Peppol, wie es in anderen europäischen Ländern wie Kroatien der Fall ist). Die Verbraucher können die Rechnungen dann über eine spezielle Plattform einsehen, wobei KSeF die elektronischen Rechnungen für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt (wir werden diesen Artikel um weitere Informationen zur API-Spezifikation ergänzen, sobald sie offiziell ist).

Was ist noch unklar?

Da die Unternehmen bereits auf freiwilliger Basis elektronische B2B-Rechnungen austauschen können, sind alle wichtigen Punkte wie oben beschrieben geklärt – nur die genaue API-Spezifikation steht noch aus (Informationen dazu folgen in diesem Artikel, sobald sie verfügbar sind).

Allgemeine Informationen zur elektronischen B2B-Rechnung in Polen finden Sie unter der offiziellen Website der Regierung – mehr Details zu KSeF außerdem hier. Oben im Artikel finden Sie außerdem Links zu Schema-Dokumentationen sowie Beispieldateien.

Bitte beachten Sie, dass beide Links Polnischkenntnisse oder ein zuverlässiges Übersetzungstool erfordern.

Wie sichere ich mein Unternehmen ab, um technisch compliant zu bleiben?

In erster Linie müssen betroffene Unternehmen die neuen Regelungen der elektronischen Rechnung in Polen zeitnah umsetzen, um geschäftsfähig zu bleiben. Da sich Verordnungen bezüglich der E-Rechnung stetig und auch international weiterentwickeln, sollte ein Unternehmen aber vor allem eine zukunftssichere und flexible Lösung für die E-Rechnung umsetzen.

Um die technische Compliance sicherzustellen und die Anforderungen sowie Vorteile der E-Rechnung im eigenen Unternehmen umzusetzen, können E-Rechnungs-Prozesse intern entweder selbst eingeführt und betrieben werden oder aber an einen spezialisierten Dienstleister wie ecosio ausgelagert werden.

Intern selbst umsetzen und verwalten verlangt von Unternehmen jedoch in der Regel viel Zeit und Aufwand – nicht nur muss das technische Fachwissen rund um die E-Rechnung sowie den elektronischen Datenaustausch (EDI) vorhanden und aktuell sein, die schlussendlich eingesetzten E-Rechnungs-Prozesse müssen auch laufend überwacht werden. Sollten Fehler auftreten, ist eine rasche und proaktive Fehlerbehebung notwendig.

Wird ein spezialisierter Dienstleister in Anspruch genommen, so übernimmt dieser im besten Fall (das kommt auf den Dienstleister an) sämtliche Aufgaben rund um die E-Rechnung. Damit entlasten Unternehmen ihre internen Teams von allen mit der elektronischen Rechnungslegung verbundenen Aufgaben, wie beispielsweise das Monitoring ausgetauschter Rechnungen, technische Updates oder Anforderungsänderungen und bieten proaktive Fehlerbehebung bei nicht korrekten Rechnungsstellungen – nicht nur in Polen sondern auch in vielen anderen Ländern, in denen die E-Rechnung verpflichtend eingeführt wurde (oder noch eingeführt wird).

Entsprechend umgesetzt, bietet die E-Rechnung wichtige Vorteile (Näheres dazu finden Sie auch in unserer Infografik über die Vorteile der E-Rechnung).

Infografik Die Vorteile der e-Rechnung

Wie ecosio Unternehmen bei der Umsetzung der E-Rechnung hilft

ecosio bietet als EDI-as-a-Service-Dienstleister technische Compliance rund um die E-Rechnung als Rundum-Sorglos-Paket für Unternehmen, die die elektronische Rechnungsverarbeitung zukunftssicher und so einfach wie möglich umgesetzt haben möchten.

Mehr Informationen finden Sie auf unserer E-Rechnung Seite oder Sie schreiben uns einfach direkt eine unverbindliche Anfrage. Wir freuen uns, Ihnen bei der Umsetzung der E-Rechnung zu helfen!

Sie verstehen nur Bahnhof?

Die Welt der E-Rechnung ist voller Fachausdrücke und Akronyme. Niemand kann erwarten, dass sich jeder alle Begriffe merken kann. Wir wollen Ihnen dabei helfen, indem wir ein neues Glossar mit Fachbegriffen aus dem Bereich EDI und E-Invoicing erstellt haben. Schauen Sie doch einmal rein.

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E-invoicing in Europe: State of Play

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