Wie viele andere Länder in Europa macht auch Polen einen großen Schritt in Richtung Continuous Transaction Controls (CTC). In diesem Artikel informieren wir Sie über alle Fakten, Fristen und Details zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Polen. Wenn Sie einen allgemeinen Überblick über die elektronische Rechnungsstellung in Polen suchen, lesen Sie bitte diesen Artikel.
Update: Verschiebung des Starts der verpflichtenden elektronischen B2B-Rechnungsstellung in Polen auf 2026
Polen ist dabei, sein nationales E-Invoicing-System (Krajowy System e-Faktur, KSeF) weiter zu optimieren. Aktuelle Diskussionen und Ankündigungen haben wichtige Änderungen und Zeitpläne offenbart.
Das polnische Finanzministerium hat demnach einen stufenweisen Ansatz für die verbindliche Umsetzung des KSeF bestätigt:
- Februar 2026: Verbindlich für „große Steuerzahler“ (Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 200 Mio. PLN im Jahr 2025)
- April 2026: Verbindlich für alle anderen Steuerpflichtigen
Dieser überarbeitete Zeitplan gibt den Unternehmen mehr Zeit, sich auf die obligatorische elektronische Rechnungsstellung vorzubereiten.
Wer ist betroffen?
Alle polnischen Unternehmen, die B2B-Transaktionen in Polen durchführen, sind von der neuen Verordnung betroffen. Dazu gehören auch Niederlassungen ausländischer Unternehmen in Polen.
Welche Standards werden verwendet und wie erfolgt die Zustellung?
Polen verwendet für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen ein eigenes, nationales E-Rechnungs-Format. Um die Umsetzung der E-Rechnung auf freiwilliger Basis zu ermöglichen, hat das polnische Finanzministerium bereits eine Reihe von technischen Unterlagen als Download zur Verfügung gestellt:
- XML-Schema, das für die Rechnungen verwendet wird (auf Polnisch)
- Dokumentation des XML-Schemas (auf Polnisch)
- Dokumentation des XML-Schemas (auf Englisch)
- Beispieldateien (auf Polnisch)
Die Erfahrung aus anderen Ländern wie Italien zeigt, dass die englische Übersetzung der Dokumentationen oft nicht auf dem aktuellsten Stand ist. Unternehmen, welche den Standard umsetzen, sollten sich daher immer auf die Originalversion verlassen und ggf. mit Übersetzungstools wie Google Translate oder DeepL arbeiten.
Die Rechnungen werden über eine spezielle API an KSeF übermittelt (und nicht über Peppol, wie es in anderen europäischen Ländern wie Kroatien der Fall ist). Die Verbraucher können die Rechnungen dann über eine spezielle Plattform einsehen, wobei KSeF die elektronischen Rechnungen für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt (wir werden diesen Artikel um weitere Informationen zur API-Spezifikation ergänzen, sobald sie offiziell ist).
Was ist noch unklar?
Da die Unternehmen bereits auf freiwilliger Basis elektronische B2B-Rechnungen austauschen können, sind alle wichtigen Punkte wie oben beschrieben geklärt – nur die genaue API-Spezifikation steht noch aus (Informationen dazu folgen in diesem Artikel, sobald sie verfügbar sind).
Elektronische B2B-Rechnungsstellung in Polen – Hilfreiche Links
Allgemeine Informationen zur elektronischen B2B-Rechnung in Polen finden Sie unter der offiziellen Website der Regierung – mehr Details zu KSeF außerdem hier. Oben im Artikel finden Sie außerdem Links zu Schema-Dokumentationen sowie Beispieldateien.
Bitte beachten Sie, dass beide Links Polnischkenntnisse oder ein zuverlässiges Übersetzungstool erfordern.
Wie sichere ich mein Unternehmen ab, um technisch compliant zu bleiben?
In erster Linie müssen betroffene Unternehmen die neuen Regelungen der elektronischen Rechnung in Polen zeitnah umsetzen, um geschäftsfähig zu bleiben. Da sich Verordnungen bezüglich der E-Rechnung stetig und auch international weiterentwickeln, sollte ein Unternehmen aber vor allem eine zukunftssichere und flexible Lösung für die E-Rechnung umsetzen.
Um die technische Compliance sicherzustellen und die Anforderungen sowie Vorteile der E-Rechnung im eigenen Unternehmen umzusetzen, können E-Rechnungs-Prozesse intern entweder selbst eingeführt und betrieben werden oder aber an einen spezialisierten Dienstleister wie ecosio ausgelagert werden.
Intern selbst umsetzen und verwalten verlangt von Unternehmen jedoch in der Regel viel Zeit und Aufwand – nicht nur muss das technische Fachwissen rund um die E-Rechnung sowie den elektronischen Datenaustausch (EDI) vorhanden und aktuell sein, die schlussendlich eingesetzten E-Rechnungs-Prozesse müssen auch laufend überwacht werden. Sollten Fehler auftreten, ist eine rasche und proaktive Fehlerbehebung notwendig.
Wird ein spezialisierter Dienstleister in Anspruch genommen, so übernimmt dieser im besten Fall (das kommt auf den Dienstleister an) sämtliche Aufgaben rund um die E-Rechnung. Damit entlasten Unternehmen ihre internen Teams von allen mit der elektronischen Rechnungslegung verbundenen Aufgaben, wie beispielsweise das Monitoring ausgetauschter Rechnungen, technische Updates oder Anforderungsänderungen und bieten proaktive Fehlerbehebung bei nicht korrekten Rechnungsstellungen – nicht nur in Polen sondern auch in vielen anderen Ländern, in denen die E-Rechnung verpflichtend eingeführt wurde (oder noch eingeführt wird).
Entsprechend umgesetzt, bietet die E-Rechnung wichtige Vorteile (Näheres dazu finden Sie auch in unserer Infografik über die Vorteile der E-Rechnung).
Wie ecosio Unternehmen bei der Umsetzung der E-Rechnung hilft
ecosio bietet als EDI-as-a-Service-Dienstleister technische Compliance rund um die E-Rechnung als Rundum-Sorglos-Paket für Unternehmen, die die elektronische Rechnungsverarbeitung zukunftssicher und so einfach wie möglich umgesetzt haben möchten.
Mehr Informationen finden Sie auf unserer E-Rechnung Seite oder Sie schreiben uns einfach direkt eine unverbindliche Anfrage. Wir freuen uns, Ihnen bei der Umsetzung der E-Rechnung zu helfen!
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Die Welt der E-Rechnung ist voller Fachausdrücke und Akronyme. Niemand kann erwarten, dass sich jeder alle Begriffe merken kann. Wir wollen Ihnen dabei helfen, indem wir ein neues Glossar mit Fachbegriffen aus dem Bereich EDI und E-Invoicing erstellt haben. Schauen Sie doch einmal rein.
