Polen hat angekündigt, dass ab 1. Januar 2023 alle B2B-Rechnungen verpflichtend zur Genehmigung über das nationale elektronische Rechnungsstellungssystem „KSeF“ ausgestellt und empfangen werden müssen – Polen geht damit, wie einige andere Länder in Europa, einen weiteren Schritt hin zu Continuous Transaction Controls (CTC). In diesem Artikel bieten wir Ihnen alle Fakten, Deadlines und Details zum Thema elektronische B2B-Rechnung in Polen – wenn Sie einen generellen Überblick über die E-Rechnung in Polen in Bezug auf B2G und B2B möchten, empfehlen wir Ihnen auch diesen Artikel.
Update: Beginn der verpflichtenden elektronischen B2B-Rechnungsstellung in Polen verzögert sich
Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich für Unternehmen in Polen später verpflichtend werden als bisher angenommen.
Im April 2022 kündigte Polen an, Ausstellung und Empfang von B2B-Rechnungen über das nationale E-Invoicing-System Krajowy System e-Faktur (KSeF) ab April 2023 verpflichtend einzuführen. Die Europäische Kommission hat nun bestätigt, dass dieser Termin auf Januar 2024 verschoben wurde.
B2B-Rechnung in Polen – alle bevorstehenden Änderungen
Polen hat angekündigt, dass ab 01. Januar 2024 alle E-Rechnungen verpflichtend zur Genehmigung über das nationale elektronische Rechnungsstellungssystem „KSeF“ (mehr Informationen auch hier unter der offizielle Website der polnischen Regierung) ausgestellt und empfangen werden müssen. KSeF nimmt allerdings bereits ab dem 1. Januar 2022 den Betrieb auf und bietet ab diesem Zeitpunkt die strukturierte elektronische Rechnungsstellung erst auch auf freiwilliger Basis an.
Wer ist davon betroffen?
Von der neuen Regelung sind alle polnischen Unternehmen betroffen, die Transaktionen in Polen auf B2B und B2C-Basis vornehmen. Dies umfasst auch Niederlassungen von ausländischen Unternehmen in Polen.
Welche Deadlines haben betroffene Unternehmen einzuhalten?
Folgender Zeitplan wurde von der polnischen Regierung für die betroffenen Unternehmen vorgegeben:
- Ab 01.01.2022 beginnt eine freiwillige Testphase für elektronische B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen
- Ab 01.01.2024 ist die elektronische B2B-Rechnung verpflichtend für alle Unternehmen in Polen
Welche Standards werden verwendet und wie erfolgt die Zustellung?
Polen verwendet für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen ein eigenes, nationales E-Rechnungs-Format. Um die Umsetzung der E-Rechnung auf freiwilliger Basis ab dem 1.1.2022 zu ermöglichen, hat das polnische Finanzministerium bereits eine Reihe von technischen Unterlagen als Download zur Verfügung gestellt:
- XML-Schema, das für die Rechnungen verwendet wird (auf Polnisch)
- Dokumentation des XML-Schemas (auf Polnisch)
- Dokumentation des XML-Schemas (auf Englisch)
- Beispieldateien (auf Polnisch)
Die Erfahrung aus anderen Ländern wie Italien zeigt, dass die englische Übersetzung der Dokumentationen oft nicht auf dem aktuellsten Stand ist. Unternehmen, welche den Standard umsetzen, sollten sich daher immer auf die Originalversion verlassen und ggf. mit Übersetzungstools wie Google Translate arbeiten.
Die Übermittlung der Rechnungen an KSeF erfolgt über eine eigene API (nicht via Peppol, wie bei B2G-Rechnungen).
Was ist noch unklar?
Da Unternehmen bereits ab dem 1. Januar 2022 auf freiwilliger Basis elektronische B2B-Rechnungen austauschen können, sind alle wichtigen Punkte wie oben beschrieben geklärt – einzig die genaue API-Spezifikation ist noch ausständig (Informationen darüber folgen, sobald verfügbar, in diesem Artikel).
Welche offiziellen Stellen bzw. Links zur B2B-Rechnung in Polen gibt es für weitere Informationen?
Allgemeine Informationen zur elektronischen B2B-Rechnung in Polen finden Sie unter der offiziellen Website der Regierung – mehr Details zu KSeF außerdem hier. Beide Links erfordern allerdings Polnischkenntnisse oder ein zuverlässiges Übersetzungstool.
Oben im Artikel finden Sie außerdem Links zu Schema-Dokumentationen sowie Beispieldateien.
Wie sichere ich mein Unternehmen ab, um technisch compliant zu bleiben?
In erster Linie müssen betroffene Unternehmen die neuen Regelungen der elektronischen B2B-Rechnung in Polen freilich umsetzen, um geschäftsfähig zu bleiben – da sich Verordnungen bezüglich der E-Rechnung stetig und auch international weiterentwickeln, sollte ein Unternehmen aber vor allem eine zukunftssichere und flexible Lösung für die E-Rechnung umsetzen.
In erster Linie müssen betroffene Unternehmen die neuen Regelungen der elektronischen Rechnung in Polen zeitnah umsetzen, um geschäftsfähig zu bleiben. Da sich Verordnungen bezüglich der E-Rechnung stetig und auch international weiterentwickeln, sollte ein Unternehmen aber vor allem eine zukunftssichere und flexible Lösung für die E-Rechnung umsetzen.
Um die technische Compliance sicherzustellen und die Anforderungen sowie Vorteile der E-Rechnung im eigenen Unternehmen umzusetzen, können E-Rechnungs-Prozesse intern entweder selbst eingeführt und betrieben werden oder aber an einen spezialisierten Dienstleister wie ecosio ausgelagert werden.
Intern selbst umsetzen und verwalten verlangt von Unternehmen jedoch in der Regel viel Zeit und Aufwand – nicht nur muss das technische Fachwissen rund um die E-Rechnung sowie den elektronischen Datenaustausch (EDI) vorhanden und aktuell sein, die schlussendlich eingesetzten E-Rechnungs-Prozesse müssen auch laufend überwacht werden. Sollten Fehler auftreten, ist eine rasche und proaktive Fehlerbehebung notwendig.
Wird ein spezialisierter Dienstleister in Anspruch genommen, so übernimmt dieser im besten Fall (das kommt auf den Dienstleister an) sämtliche Aufgaben rund um die E-Rechnung. Damit entlasten Unternehmen ihre internen Teams von allen mit der elektronischen Rechnungslegung verbundenen Aufgaben, wie beispielsweise das Monitoring ausgetauschter Rechnungen, technische Updates oder Anforderungsänderungen und bieten proaktive Fehlerbehebung bei nicht korrekten Rechnungsstellungen – nicht nur in Polen sondern auch in vielen anderen Ländern, in denen die E-Rechnung verpflichtend eingeführt wurde (oder noch eingeführt wird).
Entsprechend umgesetzt, bietet die E-Rechnung wichtige Vorteile (näheres dazu finden Sie auch in unserer Infografik über die Vorteile der E-Rechnung).
Wie ecosio Unternehmen bei der Umsetzung der E-Rechnung hilft
ecosio bietet als EDI-as-a-Service-Dienstleister technische Compliance rund um die E-Rechnung als Rundum-Sorglos-Paket für Unternehmen, die die elektronische Rechnungsverarbeitung zukunftssicher und so einfach wie möglich umgesetzt haben möchten.
Mehr Informationen finden Sie unter diesem Link oder Sie schreiben uns einfach direkt eine unverbindliche Anfrage. Wir freuen uns, Ihnen bei der Umsetzung der E-Rechnung zu helfen!
