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EDI via API – die beste Lösung für mein Unternehmen?

In modernen Lieferketten ist ein effizienter Nachrichtenaustausch mit Lieferanten erfolgskritisch. Daher überrascht es nicht, dass die Nachfrage nach flexiblen und zuverlässigen Lösungen für den elektronischen Datenaustausch (EDI) wächst. Doch während die Vorteile leicht zu erkennen sind, sind sich viele Entscheidungsträger der wesentlichen Unterschiede zwischen EDI-Lösungen (und insbesondere der Vorteile von EDI via API) noch nicht bewusst und gehen oft fälschlicherweise davon aus, dass unterschiedliche Lösungen im Wesentlichen dieselben Funktionen bieten. 

In Wirklichkeit unterscheiden sich EDI-Lösungen jedoch stark voneinander. Beispielsweise gibt es unzählige Unterschiede zwischen lokalen EDI-Konvertern und Cloud-basierten Lösungen – wie wir in unserem entsprechenden White Paper im Detail erläutern. Auch der interne Arbeitsaufwand, der für die Einrichtung und den Betrieb verschiedener Lösungen erforderlich ist, ist je nach Anbieter sehr unterschiedlich. In diesem Artikel werden wir uns jedoch mit dem vielleicht wichtigsten technischen Faktor befassen, der gute EDI-Lösungen von ausgezeichneten Lösungen unterscheidet: der API-Integration.

EDI-Lösungen im schnellen Vergleich

EDI kennt im Wesentlichen zwei Lösungsansätze: lokale EDI-Konverter und Cloud-basierte Lösungen (für eine detaillierte Gegenüberstellung empfehlen wir Ihnen unser White Paper zum Thema):

Lokaler EDI-Konverter

Hier ist Ihr ERP-System mit einer lokalen Konvertersoftware verbunden, die für Mapping, Routing, das Hinzufügen von Signaturen und die Überwachung von Nachrichten zuständig ist. Solche lokalen Systeme erfordern in der Regel einen hohen internen Wartungsaufwand und können keine direkte Verbindung zu Lieferanten ohne eigene EDI-Möglichkeiten herstellen (lokale Konverter-Lösungen bieten kein Web EDI)

Auch die Verbindung zu externen Netzwerken wie VANs, Peppol usw. ist meist nicht ohne weiteres möglich. Wächst ein Unternehmen und sein B2B-Netzwerk, wird die EDI-Architektur aufgrund vieler einzelner Punkt-zu-Punkt-Verbindungen für interne Teams immer komplizierter und schwieriger umsetzbar.


EDI via API - Lokaler EDI-Konverter

Cloud-basierte EDI Lösungen

Wenn Unternehmen nicht über die notwendigen internen EDI-Ressourcen verfügen oder ihre internen Teams entlasten möchten, ist Cloud-basiertes EDI eine einfache Lösung. Zwar gibt es immer noch Unterschiede im Funktionsumfang verschiedener Anbieter, in der Regel wird jedoch der laufende Betrieb proaktiv überwacht, wobei einige Anbieter (wie ecosio) vollumfänglich alle Partnerverbindungen, 24/7-Monitoring und Fehlerbehandlung bzw. Support vollständig übernehmen.

Durch die starke Vereinfachung interner Prozesse stellt eine Cloud-basierte Lösung oft die langfristig kosteneffizienteste und zukunftssicherste Option dar. Darüber hinaus ist mit Web EDI auch die Anbindung von Lieferanten möglich, die selbst nicht über EDI-Funktionalitäten verfügen. Und: Drittnetzwerke wie VANs oder Peppol sind ebenfalls benutzerfertig mit dabei.

Wie Cloud-basiertes EDI funktioniert

Cloud-basiertes EDI ermöglicht, das Routing und Mapping von Nachrichten an einen EDI-Anbieter auszulagern. Dieser ist dann für den Austausch der Nachrichten mit Ihren Partnern verantwortlich – entweder direkt (wenn der Partner in der Lage ist, EDI intern durchzuführen) oder über den Anbieter des Partners (wie unten dargestellt).


EDI via API - Cloud-basierte Lösung

Beim Austausch der Nachrichten selbst sollte Ihr EDI-Anbieter in der Lage sein, alle benötigten EDI-Dateiformate zu konvertieren und gleichermaßen über jedes benötigte Protokoll zu senden und zu empfangen. 

White Paper – Lokaler EDI-Konverter vs. Managed EDI-Service

Aus Sicht des Unternehmens ist die wichtigste Verbindung die zwischen dem ERP-System und dem Anbieter (die sog. „letzte Meile“), da diese direkte Auswirkungen auf Datentransparenz und Benutzerfreundlichkeit hat.

Neben der Möglichkeit, EDI via API umzusetzen (darauf gehen wir unten im Detail noch ein), gibt es einige weitere übliche Methoden von Anbietern, sich mit dem Kunden zu verbinden, wie beispielsweise: 

  • AS2
  • OFTP2
  • SFTP/FTPS
  • andere (z. B. RFC bei SAP-Systemen)

Obwohl es auch bei diesen Unterschiede gibt, haben alle genannten die folgenden zwei Punkte gemeinsam:

  1. Kein Nachweis der Nichtabstreitbarkeit: Einige Protokolle, wie SFTP oder FTPS, erlauben es standardmäßig nicht, Bestätigungen vom Empfänger an den Absender zurückzuschicken. Somit hat der Sender keinen Beweis dafür, dass der Empfänger die gesendete Datei tatsächlich erhalten hat. Damit ist die Nachverfolgung eines bestimmten Nachrichtenaustauschs schwierig – insbesondere im Falle von Fehlern. Moderne Protokolle wie AS2 oder AS4 helfen, diese Einschränkung zu überwinden.
  2. Keine dieser Verbindungsarten bietet eine vollständige Rückverfolgbarkeit des Prozesses. Während des Versendens einer Nachricht, kann man nur den Zustellstatus der Nachricht bis zum nächsten Netzwerk, aber nicht darüber hinaus verfolgen. Im Falle von ausgehenden Nachrichten bedeutet dies, dass im ERP-System lediglich sichtbar ist, dass die Nachricht vom EDI-Dienstleister empfangen wurde. Ob die Nachricht beim wirklichen Empfänger eingegangen ist, ist jedoch nicht ersichtlich. Leider helfen hier auch moderne Protokolle wie AS2 oder AS4 nicht weiter.

EDI via API

Was ist eine Application-Programming-Interface (API)?

Kurz gesagt ist eine API eine Sammlung von Regeln und Protokollen, die angibt, wie die verschiedenen Komponenten von Anwendungen zusammenwirken sollen, indem Austauschformate, Austauschprotokolle, Sicherheitsanforderungen usw. definiert werden.

Wie unterscheidet sie sich von anderen Verbindungsmethoden?

API-Verbindungen unterscheiden sich von den oben genannten dadurch, dass der Datenzugriff zwischen ERP-System und EDI-Dienstleister direkt über eine integrierte Schnittstelle  (= die API) des EDI-Dienstleisters erfolgt. Aufgrund der Art der Verbindung gehen die Metadaten nicht verloren, d. h. Informationen wie z. B. ob eine Bestellung/Rechnung beim EDI-Dienstleister oder beim endgültigen Nachrichtenempfänger (Ihrem Partner) eingegangen ist, können bei EDI-Dienstleister automatisiert abgefragt und in der bestehenden Benutzeroberfläche Ihres ERP-Systems in Echtzeit eingesehen werden. Das Fehlerpotenzial entlang des B2B-Nachrichtenaustausches wird so drastisch minimiert.

EDI via API bietet eine besonders hohe Datentransparenz – damit ist es für den Nutzer sehr einfach, eventuell auftretende Fehler zu identifizieren und schnell zu beheben. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie warten auf eine Antwort von einem Lieferanten bezüglich einer von Ihnen gesendeten Bestellung. Mit EDI via API können Sie eindeutig feststellen, wenn eine Bestellung aufgrund eines Fehlers nicht vom Lieferanten empfangen wurde – damit kann die Bestellung überprüft, gegebenenfalls korrigiert und erneut gesendet werden.

Die Nutzung von EDI via API-Verbindung bietet auch die Möglichkeit der Volltextsuche in Ihrem ERP-System. Dadurch wird das Auffinden von Dokumenten wesentlich schneller

Wie in unserem vorherigen Artikel behandelt, gelten alle oben genannten Vorteile auch für Peppol-Verbindungen.

EDI via API mit ecosio

Bei ecosio sind wir uns der enormen Auswirkungen bewusst, die ein einfacher Zugang zu umfassenden Daten auf die Effizienz Ihrer Lieferkette haben kann. Wir setzen uns dafür ein, die B2B-Integration für Unternehmen so einfach und effizient wie möglich zu gestalten.

Im Mittelpunkt unserer EDI-Lösung steht unsere API, die eine beispiellose Datentransparenz und echtes Ende-zu-Ende-Monitoring innerhalb Ihrer bestehenden ERP-Benutzeroberfläche bietet – ohne zusätzliche Systeme oder frustrierende Engpässe.

In dem Bestreben, interne Teams bestmöglich zu entlasten, verwalten wir bei ecosio vollumfänglich alle Aspekte von EDI, von der Einrichtung bis zum Go-Live, 24/7-Monitoring und Wartung, das Onboarding bestehender und neuer B2B-Partner und die Fehlerbehebung – damit Sie sich wieder voll auf Ihr Kerngeschäft fokussieren können.

Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Umsetzung von EDI via API auch in Ihrem Unternehmen zu erfahren.

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