Dokumentenstandards sind ein wesentlicher Bestandteil des elektronischen Datenaustauschs (EDI). In aller Kürze sind EDI-Standards bzw. EDI-Dateiformate die spezifischen Richtlinien, die Inhalt und Format von B2B-Dokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Auftragsantworten regeln. In diesem Artikel wollen wir allerdings tiefer in die Thematik tauchen. Welcome to the World of EDI.
Was genau eine Message Implementation Guideline (MIG) ist und warum diese bei EDI-Standards wichtig ist, lesen Sie übrigens in diesem Artikel.
Wie EDI-Dateiformate funktionieren
Das Versenden von Dokumenten nach einem EDI-Standard stellt sicher, dass die Maschine, die die Nachricht empfängt, die Informationen korrekt interpretieren kann, da jedes Datenelement an seinem erwarteten Platz ist. Ohne solche Standards ist das System des Empfängers nicht in der Lage zu erkennen, welcher Teil der Nachricht was ist, was einen automatisierten Datenaustausch unmöglich macht.
Obwohl EDI-Dokumente wie eine zufällige Mischung aus Buchstaben und Symbolen erscheinen mögen, entsprechen alle EDI-Nachrichten sehr strengen Regeln. Typischerweise basieren EDI-Standards auf den folgenden vier Prinzipien:
Syntax
Die Syntaxregeln bestimmen, welche Zeichen in welcher Reihenfolge verwendet werden können.
Codes
Codes werden verwendet, um allgemeine Informationen wie Währungen, Ländernamen oder Datumsformate zu identifizieren.
Nachrichtendesign
Das Nachrichtendesign definiert, wie ein bestimmter Nachrichtentyp (z. B. Rechnung oder Bestellung) strukturiert ist und welche Teilmenge an Regeln aus der vorgeschriebenen Syntax er verwendet.
Identifizierungswerte
Das Mittel, mit dem Werte in einer EDI-Datei identifiziert werden (z. B. durch ihre Position in der Datei oder durch die Verwendung von Trennzeichen). Diese ändern sich von Standard zu Standard.
Die meisten EDI-Standards umfassen auch die folgenden drei Komponenten:
- Elemente: Der kleinste Teil einer Nachricht mit den übermittelten Werten (z. B. „50“, „KGM“ oder „Kartoffeln“)
- Segmente: Eine Sammlung von Elementen oder Werten, die logisch kombiniert werden, um eine Information zu liefern (z. B. Menge 50 Kilogramm Kartoffeln)
- Transaktionssätze: Eine Sammlung von Segmenten, die eine Nachricht zusammensetzen (z. B. eine Rechnung über den Verkauf von 50 Kilogramm Kartoffeln)
Im Wesentlichen sind verschiedene Formate wie verschiedene Sprachen, wobei die Elemente und Segmente eines bestimmten Standards die Wörter und Sätze einer regulären Sprache widerspiegeln.
Eine kurze Geschichte der EDI-Dokumentenstandards
In den frühen Tagen des EDI wurde schnell klar, dass Dokumentenstandards erforderlich waren, um Verwirrung zu vermeiden und die Effizienz papiergestützter Lieferkettenkommunikation zu verbessern. Nachdem der Dateitransfer zwischen Computern (FTP) möglich wurde, wurden 1975 die allerersten EDI-Standards vom Transportation Data Coordinating Committee (1968 von den US-Autotransportorganisationen gegründet) veröffentlicht. Im Jahr 1981 veröffentlichte das American National Standards Institute dann den ersten branchenübergreifenden nationalen Standard X12. Darauf folgte 1985 die Schaffung eines globalen Standards, EDIFACT, durch die UNO.
Keiner der Versuche, die Normen zu vereinheitlichen, war jedoch jemals völlig erfolgreich. Da sich die Technologie weiterentwickelt hat und die branchenspezifischen Bedürfnisse immer unterschiedlicher wurden, wurden im Laufe der Jahrzehnte ständig neue Standards eingeführt. Etwas kontraintuitiv ist daher, dass es heute keinen einzigen, allumfassenden EDI-Standard für jede Dokumentart gibt. Stattdessen wählen die Unternehmen ihren bevorzugten Dokumentstandard aus einer Reihe von Optionen aus (in der Regel entscheiden sie sich für den in ihrer Branche am häufigsten verwendeten Standard). Beim Handel mit Partnern, die unterschiedliche Standards verwenden, müssen Unternehmen dann sicherstellen, dass ihre Nachrichten korrekt in das erforderliche Format des Empfängers konvertiert werden. Dieser Prozess wird als Mapping bezeichnet.
Die 5 am häufigsten verwendeten EDI-Dateiformatstandards:
1) UN/EDIFACT
Der heute außerhalb Nordamerikas am weitesten verbreitete EDI-Dateiformatstandard ist UN/EDIFACT, das für die Regeln der Vereinten Nationen für den elektronischen Datenaustausch für Verwaltung, Handel und Transport steht. Diese internationalen Richtlinien für B2B-Nachrichten werden in vielen Branchen extrem häufig verwendet.
Angesichts des Umfangs der Einführung von EDIFACT haben mehrere Branchen Untermengen des Hauptstandards entwickelt, die eine Automatisierung von branchenspezifischen Informationen ermöglichen. Eine bekannte Untermenge ist z. B. EANCOM, die im Einzelhandel verwendet wird.
EDIFACT-Dokumentendateien werden durch einen sechsbuchstabigen Verweis gekennzeichnet. Drei der häufigsten dieser Referenzen sind beispielsweise:
- ORDERS (für Bestellungen)
- INVOIC (für Rechnungen)
- DESADV (für Liefermeldung)
(Natürlich gibt es noch weitere, wie beispielsweise die REMADV, auf die wir in diesem Artikel näher eingehen.)
Jede dieser EDIFACT-Nachrichten haben die gleiche Grundstruktur, die aus einer Folge von Segmenten besteht:
- UNA – Trenn- und Begrenzungszeichen sowie Sonderzeichen werden für die Interpretationssoftware definiert
- UNB – Dateikopf (mit dem Dateiende UNZ bildet dieser den „Umschlag“, der grundlegende Informationen enthält)
- UNG – Gruppenstart
- UNH – Nachrichtenkopf
- UNT – Ende der Nachricht
- UNE – Gruppenende
- UNZ – Dateiende
Beispiel für eine EDIFACT-Bestellung
[Segment-Bezeichnungen fettgedruckt dargestellt]
Neben dem Übertragungsformat definiert der EDIFACT-Standard auch die Anforderungen an die Lieferung. EDIFACT stellt beispielsweise feste Richtlinien für die genaue Struktur des spezifischen Nachrichtenaustauschs zur Verfügung, der wiederum mehrere einzelne EDIFACT-Dateien enthalten kann.
Für eine genauere Betrachtung der Struktur einer EDIFACT-Datei lesen Sie bitte unseren Blog-Beitrag zu diesem Thema hier.
2) TRADACOMS
Obwohl der TRADACOMS-Standard weniger weit verbreitet ist als EDIFACT, wurde er einige Jahre vor dem UN-Standard veröffentlicht. TRADACOMS wurde in erster Linie für den britischen Binnenhandel entwickelt (besonders im Einzelhandel beliebt) und besteht aus einer Hierarchie von 26 Nachrichten. Wie EDIFACT erhält auch jede Nachricht eine Referenz aus sechs Buchstaben.
TRADACOMS verwendet kein einheitliches Nachrichtenformat. Stattdessen besteht eine Übertragung an einen Handelspartner aus einer Reihe von Nachrichten. So enthält beispielsweise eine Bestellung oft einen Bestellkopf (ORDHDR), mehrere Bestellungen (ORDERS) und einen Bestellanhang (ORDTLR). Mehrere einzelne Bestellnachrichten können sich zwischen dem ORDHDR und dem ORDTLR wiederholen.
Wie bei den EDIFACT-Standards verwendet der TRADACOMS-Standard Segmente, um die Übersetzung zu erleichtern. Nachfolgend sind vier der am häufigsten verwendeten Segmente aufgeführt:
- STX – Beginn des Austauschs
- MHD – Beginn der Nachricht
- MTR – Ende der Nachricht
- END – Ende des Austauschs
Beispiel für eine TRADACOMS-Bestellung
[Segment-Bezeichnungen fettgedruckt dargestellt]
3) ANSI ASC X12
ANSI ASC X12 steht für American National Standards (ANSI) Accredited Standards Committee (ASC) X12, obwohl dies (aus offensichtlichen Gründen) meist einfach mit X12 abgekürzt wird. Obwohl X12 ursprünglich 1979 entwickelt wurde, um die Standardisierung von EDI-Dokumenten in ganz Nordamerika zu fördern, wurde X12 als bevorzugter Standard angenommen, der weltweit von einer halben Million Unternehmen verwendet wird.
Im Vergleich zu anderen EDI-Normenorganisationen verfügt X12 über einen besonders umfassenden Transaktionssatz. Es gibt über 300 X12-Standards, die alle durch eine dreistellige Nummer (z. B. 810 für Rechnungen) und nicht durch das von EDIFACT und TRADACOMS verwendete Sechs-Buchstaben-Code-System identifiziert werden. Diese EDI-Dateiformatstandards fallen unter die verschiedenen branchenspezifischen Untergruppen von X12:
- AIAG – Automotive Industry Action Group
- CIDX – Chemical Industry Data Exchange
- EIDX – Electronics Industry Data Exchange Group (CompTIA)
- HIPAA – Health Insurance Portability and Accountability Act
- PIDX – American Petroleum Institute
- UCS – Uniform Communication Standard
- VICS – Voluntary Interindustry Commerce Standards
Diese Untergruppen enthalten jeweils kleine Abweichungen und werden von verschiedenen Branchen verwendet (Bekleidungseinzelhandelsunternehmen verwenden z. B. VICS). Darüber hinaus sind die unzähligen Dokumenttypen in 16 hilfreiche Nachrichtenreihen von „Auftrag/order“ bis „Transport/transportation“ unterteilt, wobei jede die jeweiligen individuellen Nachrichtentypen enthält.
Die Dokumente bestehen wieder aus mehreren Segmenten, von denen einige optional und andere obligatorisch sind. Nachstehend finden Sie eine Liste der obligatorischen Segmente:
- ISA – Beginn des Austauschs
- GS – Beginn der Funktionsgruppe
- ST – Beginn des Transaktionssatzes
- SE – Transaktionsende-Set
- GE – Ende der Funktionsgruppe
- IEA – Ende des Austauschs
Wie bei allen EDI-Dokumenten setzen sich diese Segmente wiederum aus Elementen zusammen, wie aus dem folgenden X12-Beispieldokument ersichtlich ist:
Beispiel für eine X12-Bestellung
[Segment-Bezeichnungen fettgedruckt dargestellt]
4) VDA
Der Verband der Deutschen Automobilindustrie (kurz VDA) wurde 1901 von den deutschen Automobilunternehmen gegründet. Als einer der ersten Verbände entwickelte der VDA 1977 die EDI-Dateiformate, womit der VDA-Standard noch älter als EDIFACT ist. Wie die X12-Standards hat jeder VDA-Nachrichtenstandard eine eindeutige Identifikationsnummer (in diesem Fall vier Ziffern lang). Das VDA-EDI-Dateiformat 4905 ist zum Beispiel eine Lieferprognose.
Da bei der Entwicklung der Standards nicht mit einer weltweiten Nutzung gerechnet wurde, wurden alle VDA-Standards in deutscher Sprache veröffentlicht – was bis heute noch der Fall ist. Dies kann die Interpretation, insbesondere bei deutschen Geschäftsbegriffen, erschweren. Da der VDA auch keine Namenskonvention für jedes Element verwendet, sind zur Identifizierung der Elemente Deutschkenntnisse erforderlich.
Im Gegensatz zu EDIFACT- und X12-Standards werden in den VDA-Standards keine Segmente oder Trennzeichen verwendet. Stattdessen werden Datenelemente mit konstanter Länge, so genannte Fixed-Length-Format-Elemente, verwendet. Wenn die zu übertragenden Daten kürzer als die erforderliche Länge sind, werden Leerzeichen verwendet, um die Lücken zu füllen. Leider bedeutet dieses Format mit fester Länge, dass die Menge der zu übertragenden Daten begrenzt ist, so dass eine Konvertierung in/von anderen EDI-Standards schwierig sein kann.
Aufgrund dieser Probleme werden die VDA-Dokumentstandards mit fester Länge langsam durch EDIFACT-Dokumenttypen ersetzt. Heute sind die VDA-Standards praktisch eine Untermenge der EDIFACT-Standards, die von der Automobilindustrie weitgehend verwendet werden (ähnlich wie die EDIFACT-Untermenge CEFACT von Einzelhandelsgeschäften verwendet wird).
Um diejenigen zu unterstützen, die ihre Standards verwenden, hat der VDA eigens Vorschläge für den Übergang zu EDIFACT veröffentlicht.
Beispiel für eine VDA-delivery-forecast
[Segment-Bezeichnungen fettgedruckt dargestellt]
Tiefergehende Informationen zu den VDA-Standards finden Sie in unserem detailierten VDA-Blog-Post hier.
5) UBL
Die Universal Business Language (UBL) ist eine Bibliothek von Standard-XML-basierten Geschäftsdokumentenformaten. Die UBL ist Eigentum der Organisation zur Förderung von Standards für strukturierte Informationen (OASIS), die sie allen Unternehmen kostenlos zur Verfügung gestellt hat.
Da UBL eine XML-Struktur verwendet, unterscheidet es sich von anderen, traditionelleren EDI-Dokumentenformaten. Der vielleicht größte Unterschied ist die Tatsache, dass XML-basierte Übertragungen leichter zu lesen sind als andere EDI-Dateiformate. Allerdings sind die XML-Dateigrößen erheblich größer als die anderer EDI-Dateiformate, obwohl dies nach dem Aufkommen des Breitband-Internets kein Problem mehr darstellt.
Bei seiner Gründung im Jahr 2003 verfügte UBL über sieben EDI-Dateiformatstandards. Bis zur Veröffentlichung der Version 2.1 mehr als ein Jahrzehnt später war diese Zahl auf 65 gestiegen, und mit der Veröffentlichung der Version 2.2 im Jahr 2018 wurde die Anzahl der Dokumenttypen auf über 80 erhöht. Bezeichnenderweise nannte CEN/TC434 kürzlich UBL als eine von zwei EDI-Syntaxen, die den neuen EU-Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Mit der steigenden Nutzung von Peppol wird auch die Nutzung von UBL wahrscheinlich zunehmen.
Wie X12 sind auch die UBL-Nachrichtentypen in Kategorien höherer Ebenen unterteilt. Zu diesen Kategorien gehören die Beschaffung vor der Vergabe, die Beschaffung nach der Vergabe, die Beschaffung und der Transport. Zu den UBL-Nachrichten selbst gehören validators, generators, parser (Syntaxanalysierer) und authoring-software.
Beispiel für eine XML-Bestellung (ecosio ERPEL)
Wie Sie verschiedene EDI-Dateiformate mit Ihren Handelspartnern austauschen
Während alle erwähnten Standards, vor allem branchenspezifisch, eine weite Verbreitung haben, ist keiner davon „universal“ einsetzbar. Wenn Sie also Ihr Geschäft ausbauen und den B2B-Datenaustausch mit Ihrem Partnernetzwerk automatisieren möchten, müssen Sie die Möglichkeit haben, Daten zwischen zahlreichen Formaten zu übersetzen. Nur dann profitieren Sie von der Kosteneffizienz automatisierter Lösungen.
Das erfordert hohes technisches Fachwissen und Expertise – deshalb ist die richtige Wahl eines EDI-Anbieters maßgeblich. Neben der Möglichkeit, Dokumente in jedem gewünschten Format und über jedes EDI-Protokoll über eine einzige Verbindung mit der ecosio cloudbasierten EDI Lösung (unser Integration Hub) zu übertragen, entfällt mit den verwalteten Diensten von ecosio praktisch der gesamte interne Aufwand für EDI. So werden beispielsweise neue Onboardings von einem dezidiert eingesetzten Projektmanager betreut, um schnelle und erfolgreiche Verbindungen zu erreichen. In ähnlicher Weise stellt die einzigartige API von ecosio sicher, dass Benutzer Daten direkt von der bestehenden Benutzeroberfläche ihres ERP-Systems senden und empfangen können.
Für weitere Informationen über die ecosio EDI-as-a-Service-Lösung und um herauszufinden, wie wir Ihr Unternehmen beim nächsten Schritt unterstützen können, nehmen Sie noch heute Kontakt auf.
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