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EDI-Integration: Was ist das und wie kann sie Ihrem Unternehmen helfen?

Die Automatisierung der Nachrichtenübermittlung nimmt für den modernen Handel eine zunehmend wichtigere Rolle ein. Dabei gestalten sich nicht allein die Durchlaufzeiten für Bestellungen von Jahr zu Jahr kürzer. Auch die Forderung nach vollständiger Transparenz sämtlicher Prozesse durch die an einer Interaktion beteiligten Parteien wird stärker – und zwar von der ersten Bestellung bis hin zur Auftragserfüllung. Das zeigt: Ohne EDI-Integration geht es nicht (mehr).

Dieser Artikel untersucht, warum die EDI-Integration (Electronic Data Interchange) von zentraler Bedeutung für die Rationalisierung wichtiger Geschäftsprozesse ist und welche Rolle dabei eine cloudbasierte Integration spielt. Denn, so stellte das Marktforschungsunternehmen Gartner erst kürzlich fest, es gibt „keine Geschäftsstrategie ohne eine Cloud-Strategie“.

Doch bevor wir uns mit den verschiedenen Möglichkeiten der Integration befassen, sollten wir uns ansehen, was EDI-Integration überhaupt bedeutet.

EDI-Integration – das steckt hinter dem Begriff

EDI-Integration ist das Instrument, durch das die ERP-Systeme von Geschäftspartnern in der Lage sind, geschäftskritische und vertrauliche Nachrichten (z. B. Bestellungen oder Rechnungen) automatisch miteinander auszutauschen.

Sobald die EDI-Integration eingerichtet ist, können die ERP-Systeme der beteiligten Unternehmen über die vereinbarte gemeinsame EDI-Sprache direkt miteinander kommunizieren. Während beim Versand und Empfang einer Bestellung per E-Mail oder Post viele Schritte, wie z. B. das Warten auf die Zustellung der Nachricht, das Öffnen der Nachricht, das Extrahieren der relevanten Informationen und die Eingabe an anderer Stelle (auch als Medienbruch bezeichnet) erforderlich sind, erfolgt all das bei der EDI-Integration zeitnah und automatisch.

Das nachstehende Diagramm zeigt die typische Landschaft einer EDI-Integration. Hier werden elektronische Geschäftsdokumente zwischen verschiedenen Geschäftspartnern unter Verwendung bestimmter elektronischer Protokolle ausgetauscht. Dabei reihen sich die Geschäftspartner in einer EDI-Transaktion entlang der Wertschöpfungskette eines Unternehmens auf – Lieferanten auf der Beschaffungsseite und Kunden auf der Vertriebsseite. Weitere Partner sind Logistikdienstleister, Banken und ähnliche. Ein zusätzlicher stärker werdender Trend betrifft staatliche Einrichtungen, die die Übermittlung elektronischer Rechnungen über ein zentralisiertes System verlangen, wie z. B. FatturaPA in Italien oder NAV in Ungarn.

EDI Landscape

Was ist bei der Einrichtung einer EDI-Integration zu beachten?

Damit die EDI-Integration funktioniert, müssen sich die beteiligten Parteien zunächst über das zu verwendende Übertragungsprotokoll und das Nachrichtenformat einigen. Zudem müssen sie in der Lage sein, Nachrichten aus ihrem eigenen ERP-System zu exportieren und in das erforderliche EDI-Nachrichtenformat zu konvertieren. Umgekehrt müssen auch eine Konvertierung vom EDI-Format in das Importformat des ERP-Systems und der automatisierte Import in das ERP-System möglich sein.

Die nachstehende Abbildung zeigt die technische Aufschlüsselung einer typischen EDI-Verbindung zwischen einem Lieferanten und einem Kunden.

Typical EDI Connection

In der Praxis umfasst die EDI-Integration fünf Phasen:

  1. Identifizierung Ihrer Anforderungen: Bevor Sie sich für eine EDI-Integration entscheiden und die passende Lösung auswählen, müssen Sie zunächst herausfinden, welche Prozesse Sie automatisieren möchten, wie die technischen Parameter Ihres ERP-Systems aussehen, wie viel interne Kapazitäten Sie haben, wer Ihre EDI-Partner sind, welche Dokumentenformate benötigt werden und welches Volumen an Nachrichten Sie voraussichtlich austauschen werden.
  2. Auswahl des EDI-Anbieters: Mit dem Wissen über Ihre Anforderungen und die verfügbaren, internen Kapazitäten haben Sie die notwendige Basis gelegt, um einen Anbieter für Ihre EDI-Integration auszuwählen. In dieser Phase ist es wichtig, auch Ihr zukünftiges Wachstum im Hinterkopf zu haben und zu prüfen, was die Anbieter wirklich leisten – insbesondere in Bezug auf Support, Skalierbarkeit und Preise.
  3. Planung der Implementierung: Dieser Schritt beinhaltet die Erstellung eines Projektplans inklusive klarer Prioritäten und Zeitvorgaben. Eine wichtige Aufgabe in dieser Phase ist zum Beispiel die Festlegung der Reihenfolge, in der die Partner in die Einrichtung der EDI-Integration eingebunden werden sollen.
  4. Die technische Umsetzung: In dieser Phase vereinbaren Sie alle Übertragungskanäle, Protokolle und Nachrichtenformate mit Ihren Geschäftspartnern. Zudem umfasst sie die Organisation und die Überwachung von Tests, den Parallelbetrieb von EDI und bestehenden Prozessen (z. B. auf Papierbasis) sowie die anschließende Inbetriebnahme der EDI-Integration. Inwieweit Sie selbst für diese Schritte verantwortlich sind, hängt davon ab, für welchen Ansatz Sie sich entscheiden (mehr dazu im nächsten Abschnitt).
  5. Fortlaufender Betrieb: Sobald Ihr System in Betrieb ist, benötigt es ständiges Monitoring. Denn nur so können Sie sicherstellen, dass die Folgen möglicher auftretender Fehler nicht ausufern. Eventuell erfordert Ihre EDI-Integration entsprechende Aktualisierungen und Updates, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.

Wenn Sie eine umfassendere Übersicht über den Ablauf der EDI-Implementierung wünschen, finden Sie diese hier.

So können Sie die EDI-Integration umsetzen

Generell gibt es drei Wege, die Sie als Unternehmen bei der EDI-Integration einschlagen können. Diese sind:

1) Verwendung einer lokalen EDI-Software (auch EDI-Konverter genannt)

Für Unternehmen mit umfangreichem EDI-Fachwissen und ausreichend internen Ressourcen kann die Verwendung einer lokalen EDI-Software für die EDI-Integration eine praktikable Lösung sein. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um eine zusätzliche Software, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, Nachrichten in die verschiedenen erforderlichen strukturierten Formate umzuwandeln und sie über verschiedene Übertragungsprotokolle an Ihre Geschäftspartner weiterzuleiten.

Wichtig ist jedoch, zu wissen, dass dieser Ansatz für eine EDI-Integration eine interne Durchführung sämtlicher EDI-Aufgaben erfordert. Einrichten, testen, einführen, zuordnen, weiterleiten, Monitoring, Fehlerbehebung und aktualisieren – all das erfordert Zeit, Arbeitsaufwand sowie technisches Wissen. Und Ihr Unternehmen muss sich selbst darum kümmern.

In der Regel sind solche EDI-Softwarelösungen auch nicht direkt in Ihr ERP-System integriert. Das bedeutet, dass der Zugriff auf EDI-Informationen ein separates Login erfordert und oft auf IT-Teams beschränkt ist. Es gibt also keine End-to-End-Transparenz der Nachrichten direkt im ERP-System (d. h. Sie können nicht sehen, ob Ihre Nachrichten eingegangen sind oder nicht bzw. an welcher Stelle der Versand fehlgeschlagen ist).

Local EDI Software

2) Eine Integrationsplattform als Servicelösung nutzen

Mit einer EDI-Integrationsplattform als Dienstleistung behalten Sie die volle Kontrolle über alle EDI-Aspekte wie Routing und Mapping. Technisch gesehen, ähnelt diese Lösung einem lokalen EDI-Konverter – mit einem entscheidenden Unterschied. Dieser liegt darin, dass eine Integrationsplattform als Servicelösung die Funktionen eines EDI-Konverters in der Cloud bietet. Wie bei der Verwendung eines lokalen EDI-Konverters sind jedoch auch bei dieser Lösung ein erheblicher interner Input und Fachwissen erforderlich.

Wie bei lokalen Konvertern auch müssen interne Teams das Onboarding von Partnern, Tests und vielem mehr mit der bestehenden Arbeit synchronisieren. Denn selbst wenn die Plattform bereits mit einigen Funktionen ausgestattet ist, obliegen der laufende Betrieb und die Pflege der Verbindungen bei dieser Art von EDI-Integration wieder ausschließlich Ihrem Unternehmen

Der große Vorteil einer EDI-Integrationsplattform als Servicelösung im Vergleich zu einem lokalen Konverter ist die Tatsache, dass die Integrationsplattform als Servicelösung ständig aktualisiert wird. So nutzen Sie keine veralteten Technologien, wie es bei lokalen Konvertern der Fall ist, sofern Sie diese nicht regelmäßig aktualisieren (was in der Regel aus Gründen der Kosteneinsparung gerne „vergessen“ wird).

EDI Integration Platform Approach

3) EDI als Dienstleistung anwenden mit EDI as a Service

Für Unternehmen ohne umfangreiche interne Ressourcen ist die Entscheidung für EDI as a Service in der Regel die logischste Wahl. Bei dieser Option übernimmt ein externer Dienstleister die gesamte EDI-Arbeit über die Cloud – vom Projektmanagement und der technischen Einrichtung bis hin zur laufenden Überwachung und Unterstützung. Mit EDI as a Service entwickelt sich EDI von einer Zeit, Nerven und Mühe raubenden Arbeit zu einem Selbstläufer. Denn mit diesem Modell der EDI-Integration müssen Sie sich um nichts kümmern, da alle Prozesse ganz unkompliziert im Hintergrund ablaufen.

Entscheidend ist zudem, dass diese Option der EDI-Integration wesentlich zukunftssicherer ist als andere Lösungen, weil EDI-as-a-Service-Lösungen schnell auf mögliche Änderungen Ihrer Anforderungen reagieren können ¬¬– etwas, das schwierig ist, wenn einige oder alle EDI-Aufgaben intern erledigt werden.

EDI as a Service

Diese Vorteile bietet eine effiziente EDI-Integration Ihrem Unternehmen

Durch die Möglichkeit, automatisierte Nachrichten mit Ihren Geschäftspartnern auszutauschen und manuelle Prozesse zu reduzieren, bietet EDI Ihrem Unternehmen enorme Vorteile. Nach Recherche von GS1 konnte z. B. der britische Lebensmittelsektor durch den Einsatz einer EDI-Integration über 650 Millionen Pfund einsparen – und das in nur einem Jahr!

Der wahre Profit der Vorteile, die EDI bietet, hängt jedoch davon ab, für welche Art von Lösung Sie sich entscheiden. In den nächsten Abschnitten erfahren Sie alles über die möglichen zusätzlichen Pluspunkte für Unternehmen, die sich für ein EDI-as-a-Service-Modell entscheiden. Denn mit einer solchen EDI-Integration können Unternehmen nicht nur die Vorteile des automatisierten B2B-Nachrichtenaustauschs nutzen, sondern auch:

Zeit sparen

Durch ein externes Projektmanagement und den Einsatz intelligenter Werkzeuge reduzieren die besten Lösungen zur EDI-Integration nicht nur den Zeitaufwand für das Onboarding von Partnern, sondern verkürzen auch die Zeit für die Fehlerbehebung. Eine tiefe ERP-Integration und eine Volltextsuche über alle EDI-Nachrichten machen es möglich. Lösungen, bei denen der Großteil der EDI-Aufgaben extern erledigt wird, helfen internen Teams, sich stärker auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren zu können.

Geld sparen

EDI-Lösungen, die ein Pay-per-Use-Modell anbieten, können die Gesamtbetriebskosten der B2B-Verarbeitung senken. Außerdem können Sie auf diese Weise Geld sparen, wenn Sie zeitintensive EDI-Aufgaben wie das Onboarding von Partnern an Ihren EDI-Dienstleister abgeben. Und wenn Sie sich für eine flexible EDI-Integration entscheiden, die mit Ihren Anforderungen mitwachsen kann, profitieren Sie auch auf lange Sicht von den EDI-Vorteilen – und zwar ohne, dass Sie auf unzumutbare „Preisklippen“ stoßen.

Risiken minimieren

Die besten EDI-Lösungen gehen noch einen Schritt weiter und bieten 24/7-Monitoring Ihrer technischen Infrastruktur an. So ist sichergestellt, dass Fehler so schnell wie möglich erkannt und behoben werden. Professionelle EDI-Anbieter bieten zudem eine redundante Infrastruktur, um Sie vor schwerwiegenden Datenverlusten zu schützen. Bei EDI-as-a-Service-Lösungen wird Ihre EDI-Integration außerdem regelmäßig proaktiv aktualisiert, damit sie stets optimal und auf neuestem technischen Stand funktioniert.

Erlangen Sie echte Wettbewerbsvorteile durch Ihre EDI-Integration

Wenn externen Experten sämtliche alle EDI-Aufgaben übernehmen, können sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Die Chance, Anforderungen von Geschäftspartnern oder Kunden noch schneller und genauer erfüllen zu können, stärkt zudem die Geschäftsbeziehungen.

Die externe Verwaltung einer EDI-Integration ermöglicht es Unternehmen darüber hinaus, langfristig flexibel zu bleiben. Denn Änderungen wie die Erfüllung länderspezifischer e-invoicing-Anforderungen lassen sich bei Bedarf ganz einfach umsetzen.

Sie möchten mehr über die Vorteile von EDI und EDI-Integration erfahren? Laden Sie einfach unsere druckbare Infografik mit Statistiken herunter.

Infographic - The Business Benefits of EDI

Sie möchten wissen, wie Sie konkret von einer EDI-Integration profitieren können?

Wir bei ecosio sind Experten für EDI-Integration und bieten Ihnen eine Lösung, die Ihr bestehendes ERP-System voll EDI-fähig macht. Da wir EDI als Service anbieten, entfällt für Sie der Aufwand für das Einrichten, Testen und Überwachen Ihrer Lösung nahezu vollständig.

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