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Moderne EDI-Systeme – eine kurze Einführung

Ob Zeit- und Kosteneinsparungen, minimierte Risiken oder größere Wettbewerbsvorteile – ein modernes EDI-System kann Unternehmen als moderne Lösung für den elektronischen Datenaustausch (EDI) erhebliche Vorteile bieten. Trotzdem arbeiten etliche Betriebe nach wie vor mit veralteten und ineffizienten Systemen für den B2B-Nachrichtenaustausch. Ein Grund dafür ist die enorme Anzahl der Optionen, die Entscheidungsträgern heute zur Verfügung stehen: von lokalen EDI-Konvertern über teilweise verwaltete EDI-Lösungen bis hin zu cloudbasierten Lösungen, die vollständig extern verwaltet werden (EDI as a Service genannt), gibt es mehr als nur ein einziges EDI-System. Ein weiterer wichtiger Grund ist das mangelnde Bewusstsein dafür, was die besten modernen EDI-Lösungen konkret bieten können.

Glücklicherweise haben in den letzten Jahren zunehmend mehr Unternehmen die Vorteile erkannt, die ein modernes EDI-System bietet, und sich für die Einführung fortschrittlicher Lösungen entschieden. Insbesondere EDI-as-a-Service-Lösungen, bei denen ein externer Anbieter von der Ersteinrichtung bis zum laufenden Betrieb alles in der Cloud abgewickelt, erfreuen sich großer Beliebtheit.

Was hinter diesem neuen Trend steckt und wie ein solches EDI-System funktioniert, erfahren Sie in diesem Artikel.

Das moderne EDI-System – der Übergang zu EDI as a Service

Die meisten modernen Unternehmen stützen sich auf den Einsatz von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning), um ihre täglichen Geschäfte von der Bearbeitung von Kundenaufträgen bis zur Ausstellung von Rechnungen abzuwickeln. In diesen Systemen werden auch all die Daten erstellt und verarbeitet, die mit anderen Unternehmen ausgetauscht werden sollen.

Da jedes Unternehmen anders ist, erweist sich ein flexibles System für die meisten Unternehmen als das beste ERP-System. Daher setzen zukunftsorientierte Unternehmen zunehmend auf flexible ERP-Lösungen, bei denen maßgeschneiderte Systempakete von unabhängigen Anbietern ein Kern- oder Basis-ERP-System erweitern – sogenannte „postmoderne“ ERP-Systeme.

Wie die Abbildung unten zeigt, ist eines dieser speziell zugeschnittenen Systempakete ein vollständig verwaltetes EDI-System. Eine moderne EDI-Lösung wie diese lässt sich nahtlos in vor Ort installierte oder cloudbasierte ERP-Systeme integrieren.

A postmodern ERP system setup

A postmodern ERP system setup

EDI as a Service lässt sich in drei unterschiedliche, sich gegenseitig unterstützende Elemente unterteilen. Zusammen stellen sie ein möglichst umfassendes und erfolgreiches EDI-System dar (wie bei ecosio).

Die beiden grundlegenden Elemente eines solchen EDI-Systems sind dabei die technische Plattform und das B2B-Netzwerk. Während die technische Plattform alle notwendigen EDI-Funktionen wie das Mapping oder die Anbindung von Lieferanten über WebEDI bietet, stellt das B2B-Netzwerk alle Mittel zur Verfügung, die notwendig sind, um Geschäftspartner zu erreichen – sei es über eine direkte Verbindung oder über Netzwerke von Drittanbietern oder Value Added Networks (VANs).

Für ein modernes EDI-System sind Planung, Ausführung und Management das dritte und wichtigste Element. Denn dieses stellt nicht nur die schlüsselfertige Bereitstellung des gesamten EDI-Projekts sicher, sondern auch dessen verlässliches Funktionieren nach dem Go-Live. Bezeichnend ist dabei jedoch, dass genau dieser Teil des „EDI-System-Puzzles“ bei den meisten EDI-Lösungen vernachlässigt wird. Und dann kommt es auf die internen Teams eines Unternehmens an, die Schwerstarbeit leisten müssen, um die grundlegenden technischen Elemente in ein zuverlässiges, zukunftssicheres EDI-System zu verwandeln.

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Auf einen Blick: So funktioniert EDI as a Service

Mit einer vollständig verwalteten EDI-Lösung übernimmt Ihr Dienstleister alle EDI-bezogenen Aufgaben. Das ermöglicht es sowohl Ihren internen IT-Teams als auch dem gesamten Unternehmen, von einer Vielzahl an Vorteilen zu profitieren. Deswegen sollte eine nachhaltige IT-Strategie immer eng mit einem umfassenden, modernen EDI-System verknüpft sein, das geschäftskritische EDI-Prozesse vollständig verwaltet. Wenn Sie alle EDI-bezogenen Aufgaben (wie z. B. das Onboarding von Partnern, die Überwachung von EDI-Nachrichten und die proaktive Fehlerbehebung) in die Hände eines vertrauenswürdigen EDI-Dienstleisters legen, entlasten Sie Ihre internen Teams von den alltäglichen EDI-Aufgaben. Und das wirkt sich zusätzlich positiv auf Ihre allgemeinen Geschäftsziele aus, da der Umsatz zu einem großen Teil vom Warenhandel via EDI abhängt.

ecosio bietet Ihnen eine API-basierte Integration an, die es ermöglicht, EDI-Prozesse zu einem integralen Bestandteil des ERP-Systems zu machen. So ist der Status der Nachrichtenzustellung beim ecosio EDI-System direkt auf dem ERP-Beleg (z. B. der Kundenrechnung) sichtbar. Diese Sichtbarkeit gibt den internen Teams die Gewissheit, dass die EDI-Prozesse korrekt funktionieren. Darüber hinaus lässt sich das entsprechende Dokument im Fehlerfall über eine ausgefeilte Volltextsuche ganz leicht finden.

How fully managed EDI works

How fully managed EDI works

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Für weiterführende Informationen werfen Sie einen Blick in den umfangreichen Medienpool von ecosio – wir bieten Ihnen zahlreiche Infos in unserem Blog sowie Infografiken und detailliertes Wissen in White Papers und Webinaren. Direkt in die Praxis geht es in unseren Case Studies, die Ihnen einen hilfreichen Überblick über aktuelle EDI-Projekte bieten.

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