Für Unternehmen mit großen internen Teams und viel Know-how im Bereich elektronischer Datenaustausch (EDI) scheint die interne Abwicklung von EDI eine logische Entscheidung zu sein. Realistisch betrachtet, ist eine EDI inhouse-Lösung jedoch nur für sehr wenige Unternehmen sinnvoll.
Wie können Sie also feststellen, welcher Ansatz für Sie der richtige ist? Der Schlüssel zur Beantwortung dieser Frage liegt darin, einerseits die richtigen Fragen zu stellen und andererseits zu verstehen, was die Nutzung von EDI inhouse wirklich beinhaltet.
Beginnen wir also mit einigen wichtigen Fragen, die sich jedes Unternehmen stellen sollte, das eine EDI inhouse-Lösung implementieren möchte.
Diese vier Schlüsselfragen zum Thema EDI inhouse sollten Sie sich stellen
1 – Kann ich durch EDI inhouse tatsächlich Geld sparen?
Ironischerweise investieren die wenigsten CIOs in eine vollständig extern verwalteten EDI-Lösung (EDI as a Service). Vielmehr setzen sie auf lokale EDI-Konverter-Software, um Geld zu sparen. Wenn man jedoch Zeit- und Ressourcenkosten für die Dokumentenzuordnung, das Nachrichten-Monitoring, die Kommunikation mit den Partnern, die Installation von Updates, die Fehlerbehandlung usw. berücksichtigt, sind inhouse Lösungen im Allgemeinen viel teurer als EDI-as-a-Service-Lösungen.
2 – Verfügt mein IT-Team über das erforderliche Know-how, um EDI inhouse zu regeln?
Leider ist EDI-Fachwissen rar. Daher werden EDI-Aufgaben oft an Personen übertragen, die EDI nicht zu ihren Kernkompetenzen zählen. Hinzu kommt in der Regel, dass diese Personen die durch eine EDI inhouse Nutzung anfallenden Aufgaben zusätzlich zu ihren anderen Arbeitsaufgaben erledigen müssen. Mit der Zeit führt das zu Überlastung und verschlechtert auf lange Sicht die Effizienz des gesamten Unternehmens.
3 – Kann mein Team das Arbeitsaufkommen bewältigen?
Selbst wenn Ihr Team sehr erfahren im EDI-Bereich ist, können sich die Anforderungen durch eine EDI inhouse-Lösung ändern. Das führt zu einem Anstieg der Arbeitslast, was wiederum die Geschwindigkeit des potenziellen Wachstums verringert und gleichzeitig die Fehlerwahrscheinlichkeit vervielfacht.
4 – Könnten die Mitarbeiter an anderer Stelle möglicherweise einen größeren Mehrwert schaffen?
Um einige der oben gestellten Fragen beantworten zu können, muss man zunächst genau verstehen, was von den internen Teams für den Betrieb eines Inhouse-Systems verlangt wird. Bei einer EDI inhouse-Lösung liegt die Verantwortung für den reibungslosen Betrieb und den anhaltenden Erfolg von EDI vollständig bei den internen Teams.
Was bedeutet die Nutzung einer EDI inhouse-Lösung überhaupt?
Um einige der oben gestellten Fragen beantworten zu können, muss man zunächst genau verstehen, was von den internen Teams für den Betrieb eines Inhouse-Systems verlangt wird. Bei einer EDI inhouse-Lösung liegt die Verantwortung für den reibungslosen Betrieb und den anhaltenden Erfolg von EDI vollständig bei den internen Teams.
Die wichtigsten Aufgaben
Grob betrachtet sind die wichtigsten EDI-Aufgaben bei der Nutzung von EDI inhouse folgende:
- Die korrekte Verarbeitung der Daten zwischen dem ERP-System und dem lokalen EDI-Konverter. Im Falle von SAP®/ERP-Systemen bedeutet dies beispielsweise die Sicherstellung einer korrekten IDoc-Verarbeitung, sowohl im Eingang als auch im Ausgang.
- Die Einrichtung von Mappings zwischen Ihrem internen ERP-Format und den Formaten Ihrer Geschäftspartner.
- Der Betrieb des lokalen EDI-Konverters: EDI-Verbindungen müssen eingerichtet sowie gewartet und die gesamte Onboarding-/Wartungskommunikation mit den verschiedenen Geschäftspartnern und deren EDI/VAN-Anbietern abgewickelt werden. Die ausgetauschten EDI-Daten benötigen außerdem laufendes Monitoring.
- Verfolgung und Behebung von Fehlern bei Ihren Geschäftspartnern und deren EDI- oder VAN-Anbietern.
Denken Sie an die Redundanz!
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der internen Abwicklung solcher geschäftskritischer und datenintensiver IT-Prozesse ist die Absicherung Ihres Unternehmens gegen Systemausfälle und Datenverlust. Besorgniserregend ist nämlich, dass die meisten Unternehmen, die EDI inhouse nutzen, nicht daran denken, zur Sicherung des Nachrichtenaustauschs in redundante Server zu investieren. Auf diese Weise riskieren Unternehmen im Falle eines totalen Systemausfalls schwere finanzielle Verluste, da ein solches Ereignis Auswirkungen auf die gesamte Lieferkette haben kann. Aber: Wer EDI inhouse verwaltet, muss zusätzliche Kosten für die Unterhaltung redundanter Server einplanen.
Haben Sie schon einmal EDI as a Service in Betracht gezogen?
Aufgrund der zahlreichen Komplikationen, die mit einem EDI inhouse-Betrieb verbunden sind, entscheiden sich zunehmend mehr Unternehmen für EDI as a Service. Denn das stellt eine einfachere und kostengünstigere Lösung dar.
Im Gegensatz zu unternehmensinternen Szenarien beschränkt sich die Verantwortung der internen Teams bei EDI as a Service nur auf das ERP-System. Wie in der Abbildung unten dargestellt, übernimmt der EDI-Dienstleister alle weiteren anfallenden EDI-Aufgaben. Von Partneranbindung und Fehlerbehebung bis hin zur Umsetzung neuer Vorschriften und Installation von Updates – Ihr Anbieter kümmert sich um alles. So können sich Ihre Teams auf andere gewinnbringende Tätigkeiten konzentrieren.
EDI as a Service bietet Ihnen, im Unterschied zu einer EDI inhouse-Lösung, zudem Flexibilität und Skalierbarkeit, lässt sie sich doch bei Bedarf erweitern und anpassen. Obwohl nicht von jedem Anbieter angeboten, bieten die besten EDI-Lösungen (wie die von ecosio) auch eine tiefe Integration in Ihr ERP-System über eine API-Anbindung. Diese Anbindung ermöglicht die volle Transparenz aller Prozesse direkt in der Benutzeroberfläche Ihres ERP-Systems. Einen detaillierten Vergleich der Angebote verschiedener EDI-Anbieter finden Sie in unserer hilfreichen Infografik zu diesem Thema.
Sie möchten Ihren lokalen Konverter selbst warten?
Wie bereits erklärt, verfügen einige Unternehmen über spezialisierte interne Teams, die in der Lage sind, große EDI inhouse-Lösungen zu betreiben und zu warten. Dennoch bleibt die Verwaltung Hunderter verschiedener EDI-Verbindungen über eine lokale Konverterlösung eine große Herausforderung. In solchen Fällen kann EDI as a Service helfen, indem der Dienstleister alle Routing-Aufgaben übernimmt, während die Mappings auf der Seite des lokalen EDI-Konverters verbleiben.
Sie wünschen weitere Information zum Thema EDI inhouse und Fully Managed EDI-Lösungen?
Für weiterführende Informationen werfen Sie einen Blick in den umfangreichen Medienpool von ecosio – wir bieten Ihnen zahlreiche Infos in unserem Blog sowie Infografiken und detailliertes Wissen in White Papers und Webinaren. Direkt in die Praxis geht es in unseren Case Studies, die Ihnen einen hilfreichen Überblick über aktuelle EDI-Projekte bieten.
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