Für Unternehmen mit großen internen Teams und viel Know-how im Bereich elektronischer Datenaustausch (EDI) scheint die interne Abwicklung von EDI (EDI inhouse) eine logische Entscheidung zu sein. Realistisch betrachtet, ist diese Lösung jedoch nur für sehr wenige Unternehmen sinnvoll.
Wie können Sie also feststellen, ob EDI inhouse das Richtige für Sie ist? Entscheidend dafür ist, einerseits die richtigen Fragen zu stellen und andererseits zu verstehen, was die Nutzung von wirklich beinhaltet.
Beginnen wir also mit einigen wichtigen Fragen, die sich jedes Unternehmen stellen sollte, das eine solche Lösung implementieren möchte.
Vier zentrale Fragen zur Implementierung von EDI Inhouse
1 – Kann durch EDI Inhouse tatsächlich Geld gespart werden?
Ironischerweise setzen die wenigsten CIOs auf eine vollständig externe EDI-Lösung (EDI-as-a-Service). Stattdessen nutzen sie lokale EDI-Konverter-Software, um Kosten zu senken. Doch wenn Zeit- und Ressourcenkosten für Dokumentenzuordnung, Nachrichten-Monitoring, Kommunikation mit Partnern, Installation von Updates und Fehlerbehebung berücksichtigt werden, sind Inhouse-Lösungen im Allgemeinen teurer als EDI-as-a-Service-Lösungen.
2 – Verfügt mein IT-Team über das erforderliche Know-how, um EDI Inhouse zu handhaben?
EDI-Expertise ist selten. Häufig werden EDI-Aufgaben Personen übertragen, die EDI nicht zu ihren Kernkompetenzen zählen. Zusätzlich zu ihren anderen Aufgaben führt dies oft zu Überlastung und langfristiger Effizienzminderung des Unternehmens.
3 – Kann mein Team das Arbeitsvolumen bewältigen?
Selbst erfahrene Teams im EDI-Bereich könnten Schwierigkeiten mit den Anforderungen einer EDI Inhouse Lösung haben. Das erhöht die Arbeitslast, mindert das potenzielle Wachstumstempo und erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit.
4- Könnten Mitarbeiter an anderer Stelle möglicherweise einen größeren Mehrwert schaffen?
Bei einer EDI Inhouse Lösung liegt die vollständige Verantwortung für den reibungslosen Betrieb und den anhaltenden Erfolg des EDI bei den internen Teams.
Was bedeutet die Nutzung einer EDI inhouse Lösung überhaupt?
Um einige der oben gestellten Fragen beantworten zu können, muss man zunächst genau verstehen, was von den internen Teams für den Betrieb eines Inhouse-Systems verlangt wird.
EDI inhouse ganz einfach im Bild aufgezeigt.
Die zentralen Aufgaben bei der Nutzung von EDI inhouse
Grob betrachtet sind die wichtigsten EDI-Aufgaben bei der Nutzung von EDI inhouse folgende:
- Präzise Datenverarbeitung zwischen dem ERP-System und dem lokalen EDI-Konverter, einschließlich der sicheren IDoc-Verarbeitung bei SAP®/ERP-Systemen.
- Aufbau von Mappings zwischen Ihrem internen ERP-Format und den Formaten Ihrer Geschäftspartner.
- Der Betrieb des lokalen EDI-Konverters: EDI-Verbindungen müssen eingerichtet sowie gewartet und die gesamte Onboarding-/Wartungskommunikation mit den verschiedenen Geschäftspartnern und deren EDI/VAN-Anbietern abgewickelt werden. Die ausgetauschten EDI-Daten benötigen außerdem laufendes Monitoring.
- Identifizierung und Behebung von Fehlern bei Geschäftspartnern und deren EDI-/VAN-Anbietern.
Denken Sie an die Redundanz!
Eine kritische Herausforderung bei internem EDI ist die mangelnde Absicherung gegen Systemausfälle und Datenverlust. Viele Unternehmen vernachlässigen die Investition in redundante Server, was bei einem Totalausfall finanzielle Risiken für die gesamte Lieferkette birgt. Die Verwaltung von EDI inhouse Lösung erfordert daher zusätzliche Kosten für redundante Server.
Haben Sie schon einmal EDI-as-a-Service in Betracht gezogen?
Aufgrund der zahlreichen Komplikationen, die mit einem EDI inhouse Betrieb verbunden sind, entscheiden sich zunehmend mehr Unternehmen für EDI-as-a-Service. Denn das stellt eine einfachere und kostengünstigere Lösung dar.
Im Gegensatz zu unternehmensinternen Szenarien beschränkt sich die Verantwortung der internen Teams bei EDI-as-a-Service nur auf das ERP-System. Wie in der Abbildung unten dargestellt, übernimmt der EDI-Dienstleister alle weiteren anfallenden EDI-Aufgaben. Von Partneranbindung und Fehlerbehebung bis hin zur Umsetzung neuer Vorschriften und Installation von Updates – Ihr Anbieter kümmert sich um alles. So können sich Ihre Teams auf andere gewinnbringende Tätigkeiten konzentrieren.
Im Gegensatz zur EDI inhouse Lösung bietet EDI as a Service Flexibilität und Skalierbarkeit. Top-EDI-Lösungen wie die von ecosio ermöglichen eine nahtlose Integration in Ihr ERP-System über APIs, gewährleisten Transparenz in der Benutzeroberfläche. Eine ausführliche Vergleichsinformation zu verschiedenen EDI-Anbietern finden Sie in unserer hilfreichen Infografik zu diesem Thema.
Wissen Sie, wie viel Aufwand EDI-Lösungen ausmachen? Unsere Infografik gibt Auskunft.
Sie möchten Ihren lokalen Konverter selbst warten?
Wie bereits erklärt, verfügen einige Unternehmen über spezialisierte interne Teams, die in der Lage sind, große EDI inhouse Lösungen zu betreiben und zu warten. Dennoch bleibt die Verwaltung Hunderter verschiedener EDI-Verbindungen über eine lokale Konverterlösung eine große Herausforderung. In solchen Fällen kann EDI-as-a-Service helfen, indem der Dienstleister alle Routing-Aufgaben übernimmt, während die Mappings auf der Seite des lokalen EDI-Konverters verbleiben..
Infografik zu EDi Inhouse zur Selbstverwaltung Ihres Konverters.
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Für weiterführende Informationen werfen Sie einen Blick in den umfangreichen Medienpool von ecosio – wir bieten Ihnen zahlreiche Infos in unserem Blog sowie Infografiken und detailliertes Wissen in White Papers und Webinaren. Direkt in die Praxis geht es in unseren Case Studies, die Ihnen einen hilfreichen Überblick über aktuelle EDI-Projekte bieten.
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