Wenn es um den Austausch wichtiger Geschäftsdaten mit Partnern geht, sind exakte und effiziente Prozesse unerlässlich. Immer mehr Unternehmen nutzen den elektronischen Datenaustausch (EDI) und Application Programming Interfaces (API), um menschliche Fehler zu minimieren, die Automatisierung zu maximieren und die Geschwindigkeit zu erhöhen. Doch welcher von beiden wird letztendlich das Rennen machen? Und wie lassen sich beide zur Optimierung der B2B-Kommunikation einsetzen?
Zunächst sollen die Funktionsweise von EDI und API sowie die jeweiligen Vor- und Nachteile erläutert werden.
So funktioniert EDI
EDI ist eigentlich keine Technologie, sondern vielmehr eine Methode der B2B-Kommunikation. Auf den Punkt gebracht, ist EDI das Mittel, mit dem Geschäftspartner strukturierte Informationen wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine miteinander austauschen können.
Beim Versenden einer EDI-Nachricht werden die relevanten Daten in einem bestimmten computerlesbaren Dateiformat zusammengefasst. Diese einfache Datei wird anschließend über ein festgelegtes Übertragungsprotokoll an den Empfänger übermittelt, dessen System die Daten dann automatisch liest, extrahiert und speichert.
Eine genauere Beschreibung der Funktionsweise von EDI finden Sie in unserem Artikel „Was ist EDI“.
Die Vorteile von EDI
- Sicherheit. Es ist zwar möglich, EDI über weniger sichere Protokolle wie HTTP abzuwickeln, aber die am häufigsten verwendeten EDI-Protokolle wie AS2 und OFTP2 gewährleisten eine bessere Datensicherheit. Neben der Verschlüsselung von Nachrichten können auch Signaturen, Zertifikate und Empfangsbestätigungen verwendet werden, um ein Höchstmaß an Vertrauen während des Nachrichtenaustauschs zu gewährleisten.
- Beliebtheit. EDI gibt es schon seit Jahrzehnten und wird von Unternehmen weltweit und in allen Branchen eingesetzt. Heute ist es die mit Abstand beliebteste Methode für den Austausch geschäftskritischer Informationen mit Partnern und daher die logische Wahl für alle, bei denen EDI in Frage kommt.
- Zeitersparnis. Durch die erhebliche Reduzierung der manuellen Aufgaben, die mit dem Senden und Empfangen von B2B-Dokumenten verbunden sind, ermöglicht EDI internen Teams, sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren, während gleichzeitig die Gefahr von Fehlern durch Menschen verringert wird.
Geringe Nachrichtengröße. Im Vergleich zu anderen Methoden des Datenaustauschs, z. B. per E-Mail oder JSON, erfordert der Versand von Nachrichten über EDI-Standards (mit Ausnahme von XML) eine wesentlich geringere Bandbreite.
Die Grenzen von EDI
- Batch-Verarbeitung (Stapelverarbeitung). In den meisten EDI-Szenarien werden Nachrichten in mehreren Batches (z. B. einmal pro Tag) und nicht einzeln gesendet und empfangen. Auch wenn dies für manche kein großes Problem darstellt, so verhindert es dennoch eine Datentransparenz in Echtzeit. Dies wiederum wirkt sich auf die Fähigkeit von Unternehmen aus, schnell auf neue Informationen reagieren zu können – z. B. durch die Aktualisierung der Lagerbestände.
- Partnerspezifische Kommunikationskanäle. Obwohl Unternehmen über EDI mit Tausenden von Partnern in Verbindung treten können, muss jede Partnerverbindung einzeln eingerichtet werden. Für Kunden bedeutet dies in der Regel, dass sie ihren Lieferanten einen Message Implementation Guide (MIG) zur Verfügung stellen, in dem das gewünschte Dateiformat und das Übertragungsprotokoll festgelegt sind. Der Sender muss dann ein technisches Mapping durchführen, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt von seinem internen Format in das erforderliche EDI-Format des Empfängers konvertiert werden können. Sobald dies geschehen ist, muss er Testnachrichten über das vereinbarte Protokoll senden, bevor die Verbindung in Betrieb genommen wird.
- Eingeschränkte Rückverfolgung. Beim herkömmlichen EDI-Austausch ist es in der Regel nicht möglich festzustellen, ob eine Nachricht beim Empfänger angekommen ist oder nicht. Selbst wenn moderne Protokolle wie AS4 verwendet werden, kann der Sender in der Regel nur sehen, wann eine Nachricht den EDI-Dienstleister erreicht hat (Vergleichbar mit einem grauen Häkchen oder zwei blauen Häkchen bei Whatsapp als Zeichen, dass die Nachricht im ersten Fall gesendet, im zweiten auch gesehen wurde).
Was bedeutet REST API?
REST steht für Representational State Transfer. REST selbst ist kein Protokoll. Es ist eine verbreitete Methode zum Schreiben von APIs. APIs haben von Natur aus keinen standardisierten Aufbau. Stattdessen hängt ihre Struktur von Nachrichtenformaten wie JSON ab, wobei sich REST auf HTTP(S) stützt.
Die Vorteile von APIs
- Schnelligkeit. Mit APIs muss nicht gewartet werden, bis die andere Seite Informationen sendet; stattdessen können relevante Daten automatisch abgerufen werden, sobald sie verfügbar sind. In schnelllebigen Lieferketten kann dies von großem Nutzen sein.
- Flexibilität. APIs sind von Natur aus flexibel, da es nur wenige Regeln und Standards für die Verwendung von Daten gibt. Das macht APIs zu einem fantastischen Werkzeug für Softwareentwickler, da sie in bestehende und neu entstehende Lösungen integriert werden können, um die Leistung zu steigern. Dabei spielt es keine Rolle, ob es darum geht, relevante Daten regelmäßig abzurufen oder Daten sofort zu erhalten.
- Einfachheit. Anders als bei EDI müssen Daten bei APIs nicht in verschiedene verschlüsselte Formate umgewandelt werden. Stattdessen verbindet die API die Systeme (z. B. ERP-Systeme) direkt. Das bedeutet, dass Daten automatisch an der entsprechenden Stelle aktualisiert werden.
- Weniger Spezialisierung. Da APIs in unzähligen verschiedenen Szenarien eingesetzt werden, ist das Wissen über die Verwendung von APIs nicht auf Personen mit Erfahrung in bestimmten Branchen beschränkt. Das ist bei EDI anders, wo Fachwissen erforderlich ist. Alle Webentwickler sollten zumindest ein Grundverständnis für die Verwendung von APIs haben.
Die Grenzen von APIs
- Skalierbarkeit. Weil die Daten eines jeden Unternehmens anders strukturiert und gespeichert sind, gleicht keine API der anderen. Anders als bei EDI, wo Mappings zwischen gängigen EDI-Dateiformaten und dem internen Format wiederverwendet werden können, ist der Austausch von semantischen Daten nicht möglich. Jede API-basierte Verbindung erfordert eine individuelle technische Einrichtung. Außerdem gibt es keine standardisierte Methode zur Gestaltung von APIs, was bedeutet, dass es keinen einheitlichen Prozess gibt. Während ein Partner beispielsweise eine Antwort auf eine Bestellung anfordert, kann der andere eine erfolgreiche Auftragserteilung schlicht als Bestätigung ansehen – eine Situation, die leicht zu Problemen führen kann.
- Beliebtheit. In der Debatte zwischen EDI und API bei B2B-Interaktionen spielt diese Frage eine zentrale Rolle. Vor allem wegen der mangelnden Skalierbarkeit von APIs bevorzugt die überwiegende Mehrheit der Unternehmen in der Lieferkette den Informationsaustausch über EDI. Viele größere Kunden weigern sich darüber hinaus schlichtweg, mit Lieferanten zusammenzuarbeiten, die kein EDI nutzen können.
- Sicherheit. Eine API kann sich zwar in einigen Fällen als sehr hilfreich erweisen. So können z. B. alle potenziellen Partner die vollständigen Stammdaten Ihres Produktkatalogs einsehen. Für den Austausch sensibler Informationen ist eine API jedoch nicht geeignet.
- Fehlende Informationen. APIs enthalten in der Regel keine Informationen wie zum Beispiel die logische Absenderadresse, die Empfängeradresse oder Dokumenttyp-Definitionen. Obwohl diese in Punkt-zu-Punkt-Szenarien nicht erforderlich sind, kommt ihnen bei der Kommunikation mit den von großen Unternehmen genutzten Netzwerken von Drittanbietern besondere Bedeutung zu.
- Internet-Abhängigkeit. Da APIs von einer stabilen Internetverbindung abhängig sind, ist es bei Problemen mit der Internetverbindung nicht möglich, Informationen über die API abzurufen.
Warum APIs EDI nicht ersetzen werden
Nach der Betrachtung der Vorteile von APIs könnte man meinen, dass APIs EDI als Hauptmethode für den Informationsaustausch zwischen B2B-Partnern ablösen werden. Ohne Zweifel bieten APIs beträchtliche Vorteile, wenn es um die Optimierung von B2B-Interaktionen geht. Insbesondere kann EDI nicht mit der Geschwindigkeit konkurrieren, mit der APIs das Abrufen von Informationen gestatten. Ebenso wenig wie mit der Integrationstiefe, die APIs in bestehende Systeme bieten. Außerdem bieten APIs einen besseren Einblick in die Daten.
Allerdings gibt es einen wichtigen Grund, warum APIs nicht als Sieger beim Kampf zwischen EDI und API hervor gehen werden: die Notwendigkeit kundenspezifischer Prozesse.
Bis es allgemein anerkannte Regeln für APIs und ihre Verwendung in Lieferketten gibt, werden alle API-Integrationen spezifische technische Anforderungen mit sich bringen und daher individuell gehandhabt werden müssen. Auch wenn APIs für eine einzelne Punkt-zu-Punkt-Verbindung zwischen zwei Partnern großartig sind, ist es einfach nicht möglich, denselben Ansatz für eine breite Partner-Landschaft anzuwenden. Stellen Sie sich zum Beispiel einen Anbieter mit Hunderten von Kunden vor. Wenn für jede Verbindung APIs verwendet würden, dann könnte es sein, dass jeder Kunde vom Lieferanten einen anderen Prozess verlangen würde. Das wäre mit einem enormen Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden.
Demgegenüber hat die Nutzung von EDI im Laufe der Jahrzehnte immer weiter zugenommen, da die Verwendung von standardisierten Dateiformaten und Prozessen es ermöglicht, Verbindungen wesentlich schneller herzustellen und bekannte Mapping-Prozesse wieder zu verwenden. Die EDI-Methodik und der Fokus auf Standards stellen sicher, dass die korrekten Daten ausgetauscht werden und erleichtern das Testen verschiedener Geschäftsszenarien. Dies wiederum hilft, zukünftige Probleme zu vermeiden.
Warum die Zukunft EDI + API heißt, nicht EDI gegen API
Auch wenn API aus den oben genannten Gründen niemals EDI ersetzen wird, bedeutet dies nicht, dass API nicht dazu beitragen kann, die B2B-Kommunikation effizienter zu gestalten. Richtig eingesetzt, können APIs sogar EDI-Lösungen aufwerten, indem sie Funktionen bereitstellen, die für EDI-Nutzer bisher nicht zugänglich waren.
So können beispielsweise zwei der wichtigsten Einschränkungen von EDI (nämlich die eingeschränkte Datentransparenz und die Abhängigkeit von der Batch-Verarbeitung) durch den Einsatz von APIs im Großen und Ganzen beseitigt werden. Während die Konvertierung interner Daten in vereinbarte Formate und die Übermittlung dieser Daten an die Partner über sichere Protokolle immer noch die effizienteste Lösung für den Austausch wichtiger B2B-Informationen darstellt, können APIs den Prozess auf beiden Seiten optimieren, indem sie es den relevanten Systemen ermöglichen, miteinander zu kommunizieren. Durch die Einbindung von APIs in EDI-Prozesse erhalten die Benutzer eine durchgängige Nachrichten-Transparenz, so dass sie in Echtzeit einsehen können, ob die Partner eine Nachricht erhalten oder bestätigt haben. Durch die Integration einer EDI-Lösung in Ihr ERP-System über eine API können EDI-Daten für alle beteiligten Personen innerhalb Ihrer existierenden Benutzeroberfläche zugänglich gemacht werden. So wird sichergestellt, dass EDI nicht zu einer Blackbox wird.
Ähnlich verhält es sich mit der rasanten Zunahme länderspezifischer E-Invoicing-Anforderungen, die ein weiteres Feld darstellen, auf dem APIs die Effizienz von EDI-Lösungen verbessern können, wobei die Verwendung von APIs in einigen Ländern sogar von den staatlichen Behörden vorgeschrieben ist.
Abschließend lässt sich sagen, dass es sicherlich gewisse Überschneidungen bei den Aufgaben von API und EDI gibt. Beide haben jedoch jeweils ihre eigene Daseinsberechtigung. Es ist somit sinnlos, sich die Situation so vorzustellen, als sei es EDI gegen API. Sie sind keine Gegenspieler, sondern vielmehr Instrumente, die auf intelligente Weise kombiniert werden können, um flexible und dennoch sichere B2B-Integrationslösungen zu schaffen.
Die Funktionsweise der ecosio EDI-as-a-Service-Lösung
Bei ecosio sind wir uns der Vorteile der Kombination von EDI-Know-how und einer leistungsfähigen API bewusst und haben daher eine einzigartige Lösung unter Einbeziehung der API entwickelt, mit der unsere Kunden mit minimalem Aufwand ein Maximum an Automatisierung erreichen.
Das technische Herzstück der ecosio EDI-as-a-Sevice-Lösung ist der cloudbasierte ecosio Integration Hub. Die Cloud ist nämlich der Ort, an dem die EDI-Experten von ecosio alle technischen Mapping- und Routing-Arbeiten durchführen, um Sie mit Ihren Partnern zu verbinden. Das Entscheidende ist, dass Kunden ihre Daten nicht manuell an den Integration Hub senden müssen, sondern dass die ecosio EDI-as-a-Sevice-Lösung direkt in die ERP-Systeme der Kunden integriert ist.
Diese tiefe Integration erlaubt es Ihnen, in Ihrer bestehenden Benutzerschnittstelle von einer unübertroffenen Datentransparenz und Echtzeitüberwachung zu profitieren. Das Ergebnis? Sie benötigen keine weiteren Systeme, es gibt keine frustrierenden Engpässe und keine unbemerkten Nachrichtenausfälle mehr.
Dank der kontinuierlichen Nachrichtenüberwachung von ecosio werden auftretende Fehler proaktiv von unseren EDI-Experten identifiziert und behoben, so dass sich Ihr Team auf die eigentlichen wichtigen Aufgaben konzentrieren kann.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was effizientes API-basiertes EDI für Sie bedeuten kann, nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf.
Sie verstehen nur Bahnhof?
Die Welt von EDI ist voller Fachausdrücke und Akronyme. Niemand kann erwarten, dass sich jeder alle Begriffe merken kann. Wir wollen Ihnen dabei helfen, indem wir ein neues Glossar mit Fachbegriffen aus dem Bereich EDI und E-Invoicing erstellt haben. Schauen Sie doch einmal rein.
