Was ist EDI? EDI steht für Electronic Data Interchange (elektronischer Datenaustausch) und beschreibt, wie Unternehmen zusammenarbeiten und in der B2B-Welt miteinander kommunizieren. Der folgende Artikel beleuchtet EDI genauer und vermittelt Ihnen einen Überblick.
Kurz gesagt ist EDI eine Form der Kommunikation, mit der Geschäftspartner einander geschäftskritische Informationen automatisiert übermitteln können. Diese Informationen betreffen im Allgemeinen den Verkauf und den Transport von Waren und Dienstleistungen. Zu den Dokumenten, die üblicherweise über EDI ausgetauscht werden, gehören zum Beispiel Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine.
Hinter EDI verbirgt sich keine einzelne Technologie, sondern ein Konzept. EDI bezeichnetden Austausch strukturierter elektronischer Nachrichten zwischen den Softwaresystemen verschiedener Unternehmen mit einem Minimum an menschlichem Zutun.
Dieser Aspekt ist wichtig, da die Minimierung menschlicher Intervention die Geschwindigkeit, Genauigkeit, Sicherheit und Kosteneffizienz der B2B-Kommunikation erhöht.
Bis heute versenden und empfangen viele Unternehmen immer noch Dokumente in Papierform.
Typische Vorgänge bei einem Datenaustausch auf Papier
Das Versenden einer Papierrechnung umfasst mehrere Schritte sowohl auf der Seite des Senders als auch auf der des Empfängers. Der Lieferant muss die Rechnung erstellen, drucken und versenden. Anschließend muss der Lieferant warten, bis das Dokument bei seinem Partner eintrifft.
Der Empfänger wiederum muss zunächst auf den Eingang der Rechnung warten. Daraufhin müssen die erforderlichen Daten per Hand in das Buchhaltungssystem eingegeben werden.
Das alles dauert lange und ist kostspielig. Außerdem kann der händische Austausch von Papierdokumenten zu Fehlern und Unstimmigkeiten in den Daten führen – ein Übel, das in modernen, schnelllebigen Lieferketten schnell eskalieren kann.
Vermeiden von manuellem Aufwand
Zahlreiche Unternehmen tauschen Informationen digital per E-Mail in Form von PDF-Dateien, Textverarbeitungsdokumenten und Tabellenkalkulationen aus. So lassen sich einige Probleme vermeiden, die beim Austausch von Papierdokumenten auftreten. Diese Methode ist allerdings nur geringfügig effizienter als der Versand von Dokumenten in Papierform. Denn es bleiben die gleichen Kernprobleme bestehen. Der Absender muss das Dokument nach wie vor manuell versenden, und der Empfänger muss die relevanten Daten immer noch selbst extrahieren und protokollieren, was viel Zeit und Mühe in Anspruch nimmt.
Dank EDI entfällt das Problem der manuellen Dateneingabe und des manuellen Versands und Empfangs von Nachrichten vollständig, was zu wesentlich effizienteren Lieferketten führt.
EDI-Sprachen: Die Schlüssel zur reibungslosen Datenkommunikation
Innerhalb einer EDI-Lösung werden die relevanten Daten in eine einfache, computerlesbare Sprache übersetzt und direkt an das System Ihres Partners gesendet, welches die Daten automatisch extrahiert und an der entsprechenden Stelle speichert.
Bei diesen EDI-„Sprachen“ handelt es sich um Textdateien, die alle erforderlichen Informationen in einer möglichst einfachen und kleinen Nachricht zusammenfassen. Damit sowohl Absender als auch Empfänger verstehen, was gesendet und empfangen wird, folgt der Inhalt dieser EDI-Dateien strengen Regeln. Diese Regeln sind in EDI-Standards festgelegt. Die beiden gängigsten EDI-Standards sind UN/EDIFACT und ANSI ASC X12, die beide auf Begrenzungszeichen basieren (delimiter-based Standard). Zahlreiche EDI-Nachrichten werden auch über XML ausgetauscht. Weitere weit verbreitete Formate und Standards sind CSV-Dateien und TRADACOMS-Dokumente. (Besonders beliebt im Vereinigten Königreich.)
Was erstklassiges EDI im Unternehmen bewirken kann
Die besten EDI-Systeme bringen zusätzliche Vorteile mit sich, wie z. B. eine deutlich verbesserte Datentransparenz. Beispielsweise können Benutzer in Echtzeit auf hilfreiche Informationen zugreifen, etwa ob ihre Partner eine bestimmte Nachricht erhalten oder bestätigt haben.
Ebenso können Änderungen und Anpassungen an wichtigen B2B-Austauschvorgängen (zum Beispiel Bestellungen und Bestellungsantworten) schnell und einfach vorgenommen werden. Wenn der Sender einer bestimmten Nachricht beispielsweise eine Information ändert, kann das System des Empfängers den entsprechenden Datensatz automatisch in Form eines Protokolls aktualisieren und die betreffenden Benutzer sofort über die Änderung informieren. Rein technisch wäre dies mit einer EDI-Nachricht zur Änderung einer Bestellung möglich.
Die unschätzbaren Vorteile von EDI
Was sind nun die Vorteile von EDI? Um es kurz zu machen: Mit EDI können Sie Geld und Zeit sparen, Risiken verringern und Ihren Wettbewerbsvorteil erhöhen – und das alles bei gleichzeitiger Verbesserung der Nachhaltigkeit Ihrer Lieferkette.
Da wir nun verstanden haben, warum Unternehmen EDI nutzen, schauen wir uns einmal das Gesamtbild an.
EDI von heute: Innovationen und Chancen
Noch vor Jahrzehnten nutzten nur sehr große Unternehmen im Bereich der Lieferkette den elektronischen Datenaustausch. Denn die technische Einrichtung und Wartung von EDI-Verbindungen musste vollständig intern von spezialisierten Teams vorgenommen werden. Heutzutage können jedoch dank des Aufkommens cloudbasierter Software alle Unternehmen ungeachtet ihrer Größe oder ihres EDI-Know-hows von den Vorteilen von EDI profitieren.
Aufgrund der Vorteile, die EDI bietet, und seiner steigenden Verfügbarkeit nimmt die weltweite Nutzung von EDI beständig zu. Gartner prognostiziert, dass bis 2025 80% der B2B-Verkaufsinteraktionen zwischen Lieferanten und Käufern über digitale Kanäle erfolgen werden.
Nicht nur Privatunternehmen, sondern auch Regierungen setzen auf die Automatisierung des Datenaustauschs, um Kosten zu senken – vor allem bei der elektronischen Rechnungsstellung. Folglich bedeutet die neue Gesetzgebung insbesondere in Europa, dass eine zuverlässige EDI-Lösung schon bald nicht mehr nur eine Notwendigkeit für große Unternehmen, sondern für alle Unternehmen sein wird.
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