Transparenz und Genauigkeit von Daten sind für moderne Unternehmen entscheidend. Insbesondere bei Lieferketten, die sich zunehmend auf automatisierte Prozesse stützen, spielt die Konsistenz der Daten eine wichtige Rolle – Stichwort Master Data. Denn schon kleine Unstimmigkeiten im Informationsaustausch mit B2B-Partnern können zu ärgerlichen und kostspieligen Fehlern, wie z. B. falschen Auftragserfüllungen oder nicht zugestellten Nachrichten, führen.
Damit es gar nicht erst zu solchen oder ähnlichen Fehlern kommt, gibt es für Unternehmen eine einfache Lösung: Master Data. Aber was für Daten sind das genau? Wie können sie sich auf Ihre B2B-Prozesse auswirken? Und wie sieht ein gutes Stammdatensystem aus? Das erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist Master Data?
Master Data, oft auch Stammdaten genannt, sind die wichtigsten Daten in jedem Unternehmen. Dabei handelt es sich in der Regel um zustandsorientierte Informationen, die meist unverändert über einen längeren Zeitraum zur Verfügung stehen. Ihre Aufgabe ist es, Sachverhalte zu identifizieren, zu klassifizieren und zu charakterisieren. Auch als feste Daten bezeichnet, dienen sie sowohl der Berichterstattung als auch zur Festlegung unternehmerischer Strategien. Je nach Branche und Unternehmen lassen sich unterschiedliche Datenelemente als Master Data bezeichnen. Typische Beispiele für Stammdatenelemente sind allerdings meist grundlegende Informationen wie der Name eines Lieferanten bzw. Kunden oder Produktreferenznummern.
In Unternehmen werden Master Data oft abteilungsübergreifend und über mehrere Plattformen sowie Softwareprogramme hinweg verwendet. Um Unstimmigkeiten und Verwirrung zu vermeiden, ist es wichtig, dass für die jeweiligen Stammdatenelemente einheitliche Kennungen zum Einsatz kommen – unabhängig davon, ob es sich dabei um Zahlen, Buchstaben, Wörter, Codes oder ähnliches handelt. Für eine gute Verwaltung von Master Data ist es deswegen entscheidend, dass es einen einzigen zentralen Datensatz für bestimmte Datenelemente (z. B. den Namen des Lieferanten) gibt, aus dem sich die Daten bei der Verwendung in Transaktionen, Nachrichten etc. direkt ziehen lassen. Bei einer Änderung von Informationen muss so nur das Stammdatenelement aktualisiert werden. Damit ist sichergestellt, dass die neuen, korrekten Daten im gesamten Unternehmen verwendet werden.
Schlechte Stammdaten und Prozesse – das sind die Schwierigkeiten
Obwohl jedes Unternehmen in der Lieferkette auf den erfolgreichen Datenaustausch mit seinen Partnern angewiesen ist, verfügen viele trotzdem nicht über zuverlässige Listen ihrer Master Data. Eine Reihe von Faktoren kann dafür die Ursache sein: die Existenz mehrerer Datenlisten, die konsolidiert werden müssen (häufig nach Fusionen oder Übernahmen), mangelnde Priorisierung der Datenverwaltung durch die IT-Teams oder die fehlende Prozesse zur Sicherstellung einer korrekten Verwendung gut gepflegter Stammdatenlisten
1) Fehler
Das offensichtlichste Problem im Zusammenhang mit schlechten oder inkonsistenten Master Data ist die erhöhte Fehleranfälligkeit. So kann beispielsweise eine falsche Adresse zu Verzögerungen und Frustration auf beiden Seiten einer Transaktion führen, da Nachrichten bzw. Bestellungen den vorgesehenen Empfänger nicht erreichen. Ebenso können fehlerhafte Artikelpreise oder Kontonummern enorme negative Auswirkungen auf ein Unternehmen und die betroffenen Personen haben.
2) Geringere Kapazität für Leistungsanalysen
Mit einer mangelhaften Verwaltung von Master Data können sich auch scheinbar einfache Aufgaben schwierig gestalten. Ob nun die Feststellung, welche Kunden für ein Unternehmen am wertvollsten oder welche Produkte am beliebtesten sind – ohne die Möglichkeit, verlässliche Berichte über B2B-Informationen und KPIs (Key Performance Indicators) zu erstellen, ist es schwierig, zu erkennen, wie die aktuelle Leistung eines Unternehmens aussieht und was getan werden kann, um diese zu verbessern.
3) Ineffizienz
Mit zuverlässigen Master Data sind Dateneingabe und Datenverarbeitung schnell und einfach. Leider ist dies in Unternehmen ohne gute Datenprozesse nicht der Fall. Hier ist eine Automatisierung äußerst schwierig, da die Informationen in den einzelnen Transaktionen in der Regel manuell überprüft, interpretiert und eingegeben werden müssen, um kostspielige Fehler zu vermeiden. Für wachsende Unternehmen ist die manuelle Datenverarbeitung allerdings keine langfristige Lösung, weil menschliche Fehler unvermeidlich sind – und weil die Personalkosten die Kosten für die Investition in ein automatisiertes System schnell in den Schatten stellen.
Master Data: Ein entscheidender erster Schritt für eine umfassendere Automatisierung
In den letzten Jahrzehnten hat sich die Automatisierung von einem „nice to have“ zu einem wesentlichen Bestandteil moderner Lieferketten entwickelt. Von der Automatisierung interner Systeme bis zum Austausch strukturierter elektronischer Nachrichten zwischen Partnern (elektronischer Datenaustausch oder einfach EDI) lässt sich mittlerweile praktisch jede Phase des Handelszyklus durch intelligente Technologie verbessern. Denn das heutige Geschäftstempo ist so hoch, dass manuelle Prozesse in Bezug auf Effizienz und Kostenwirksamkeit einfach nicht mehr mit automatisierten Prozessen mithalten können.
Aber: Ohne verlässliche Master Data ist es schwierig, eine Automatisierung der Lieferketten auf jeder Ebene umzusetzen. Warum? Stellen Sie sich die idealen, kosten- und zeiteffizienten Geschäftsprozesse einmal wie ein Haus vor, das Sie bauen wollen. In einem solchen Szenario sind Ihre Stammdatenelemente die Ziegelsteine. Und wenn diese inkonsistent oder schlecht gegossen sind, wirkt sich das auf die Stabilität Ihres gesamten Bauwerks aus.
Daher ist es für jedes Zulieferunternehmen, das sich für eine Automatisierung entscheidet, ein wichtiger erster Schritt, sich die Zeit zu nehmen, um eine zuverlässige Liste seiner Master Data und aller begleitende Prozesse aufzubauen. Da der Aufbau von Master Data sowie die Durchführung von Stammdatensynchronisationen zeitaufwendig sein können, schieben viele Unternehmen diese Aufgaben jedoch auf, bis sie tatsächlich unumgänglich sind. Doch wenn sie dann eine EDI-Lösung implementieren wollen, führt dies zu unnötig zeitaufwändigen Migrationen und Einführungen Ihrer Kunden.
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