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Electronic Data Interchange (elektronischer Datenaustausch) oder EDI beschreibt, wie Unternehmen zusammenarbeiten und in der B2B-Welt miteinander kommunizieren. Kurz gesagt ist Electronic Data Interchange eine Form der Kommunikation, mit der Geschäftspartner geschäftskritische Informationen automatisiert übermitteln können. Diese Informationen betreffen im Allgemeinen den Verkauf und den Transport von Waren und Dienstleistungen. Zu den Dokumenten, die üblicherweise über EDI ausgetauscht werden, gehören Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine.
EDI bezeichnet den Austausch strukturierter elektronischer Nachrichten zwischen den Softwaresystemen verschiedener Unternehmen mit einem Minimum an menschlichem Zutun. Diese Automatisierung erhöht die Geschwindigkeit, Genauigkeit, Sicherheit und Kosteneffizienz der B2B-Kommunikation.
Bis heute versenden und empfangen viele Unternehmen Dokumente in Papierform, was lange dauert, fehleranfällig ist und hohe Kosten verursacht. Die manuelle Eingabe von Daten entfällt bei Electronic Data Interchange vollständig, was zu wesentlich effizienteren Lieferketten führt.
Wie funktioniert Electronic Data Interchange (EDI)?
Die Infrastruktur
Für Electronic Data Interchange ist eine bestimmte Infrastruktur notwendig, die aus den folgenden Komponenten besteht:
- Austauschprotokolle: Standardisierte Austauschprotokolle wie AS2, X.400, SFTP, OFTP oder SMTP gewährleisten die zuverlässige Übertragung von Daten zwischen den Geschäftspartnern. Automatische Empfangsbestätigungen stellen sicher, dass Nachrichten sicher zugestellt werden.
- Nachrichtenstandards: Um Missverständnisse bei der Datenübertragung zu vermeiden, folgen die Daten strikten Regeln, die in Nachrichtenstandards wie UN/EDIFACT, ANSI X12, TRADACOMS oder XML festgelegt sind.
- ERP-Software: Geschäftsdaten werden meist in Warenwirtschaftssystemen (ERP-Systemen) erstellt und verarbeitet. Bekannte ERP-Systeme wie SAP, proALPHA oder ABAS verfügen über spezifische Import- und Exportformate wie IDoc oder CSV.
- EDI-Dienstleister: Ähnlich wie Mobilfunkanbieter stellen EDI-Dienstleister die Infrastruktur für den Datenaustausch bereit. Sie übernehmen die Konvertierung von Daten in standardisierte Formate und ermöglichen den zuverlässigen Versand und Empfang.
Typischer Ablauf einer EDI-Datenübertragung
- Mitarbeiter eines Unternehmens erzeugen die zu versendenden Daten (z. B. Bestellungen) in ihrem ERP-System.
- Diese Daten werden automatisch in einem Exportformat wie IDoc bereitgestellt. Der Export erfolgt oft in regelmäßigen Zeitintervallen.
- Ein EDI-Dienstleister holt die Daten ab und konvertiert sie in ein einheitliches Format wie EDIFACT, das vom Geschäftspartner vorgegeben sein kann.
- Auf der Empfängerseite nimmt der EDI-Dienstleister die Daten entgegen, konvertiert sie in ein für das ERP-System des Empfängers lesbares Format (z. B. CSV), und importiert sie in das System.
- Die Daten stehen im System des Empfängers unmittelbar nach dem Versand bereit.
Diese Schritte geschehen in Sekundenschnelle und können in beide Richtungen ausgeführt werden – ein Unternehmen kann sowohl Sender als auch Empfänger sein.
Die Vorteile von Electronic Data Interchange (EDI)
Der elektronische Datenaustausch bietet zahlreiche Vorteile:
- Effizienz: Manuelle Dateneingabe und Dokumentenversand entfallen vollständig.
- Schnelligkeit: Geschäftsdaten wie Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine werden in Sekundenschnelle übermittelt.
- Kostensenkung: Durch die Reduktion von Papier, Druck und manuellen Prozessen werden Kosten gesenkt.
- Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler.
- Nachhaltigkeit: Der digitale Datenaustausch trägt zur Reduktion von Papierverbrauch und damit zu einer nachhaltigen Lieferkette bei.
- Datentransparenz: Echtzeit-Informationen, wie der Empfang oder die Bearbeitung von Nachrichten, sind jederzeit abrufbar.
- Skalierbarkeit: Auch kleine und mittelständische Unternehmen können dank cloudbasierter EDI-Lösungen profitieren.
EDI-Standards und Technologien
Innerhalb einer EDI-Lösung werden die relevanten Daten in eine einfache, computerlesbare Sprache übersetzt und direkt an das System des Geschäftspartners gesendet, welches die Daten automatisch extrahiert und speichert.
- Standards: Bekannte Standards wie UN/EDIFACT, ANSI X12, TRADACOMS, XML oder VDA basieren auf klaren Regeln, die eine eindeutige Interpretation der Daten sicherstellen.
- Protokolle: Austauschprotokolle wie AS2 oder X.400 sorgen für die zuverlässige Übertragung der Daten und bieten zusätzliche Funktionen wie Empfangsbestätigungen.
Innovationen und die Zukunft von EDI
In der Vergangenheit war EDI vor allem für große Unternehmen zugänglich, da die Einrichtung und Wartung der notwendigen Systeme komplex und kostspielig war. Spezialisierte Teams waren erforderlich, um EDI-Verbindungen intern aufzubauen und zu betreiben. Dies hat sich jedoch grundlegend verändert.
Dank moderner cloud-basierter EDI-Lösungen können heute Unternehmen jeder Größe – vom kleinen Start-up bis zum internationalen Konzern – die Vorteile des elektronischen Datenaustauschs nutzen. Cloud-Technologien ermöglichen eine einfachere Implementierung, geringere Kosten und eine schnellere Anpassung an individuelle Anforderungen.
Die Zukunft von B2B-Kommunikation
Laut einer Gartner-Prognose wird bis 2025 rund 80 % der B2B-Verkaufsinteraktionen über digitale Kanäle abgewickelt werden. Diese Entwicklung zeigt, wie zentral der elektronische Datenaustausch in der Geschäftswelt wird. Unternehmen, die auf digitale Lösungen wie EDI setzen, sind besser aufgestellt, um mit diesem Wandel Schritt zu halten und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Gesetzliche Vorgaben fördern die EDI-Nutzung
Nicht nur Unternehmen treiben die Verbreitung von Electronic Data Interchange voran – auch Regierungen erkennen die Vorteile automatisierter Datenaustauschsysteme. Besonders im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) wird der Einsatz von EDI zunehmend gesetzlich vorgeschrieben.
In Europa und anderen Regionen der Welt werden Unternehmen bald gesetzlich dazu verpflichtet sein, elektronische Rechnungen zu nutzen. Diese Vorschriften zielen darauf ab, die Verwaltungskosten zu senken, die Transparenz zu erhöhen und Prozesse effizienter zu gestalten. Damit wird EDI nicht länger nur eine Option für große Unternehmen sein, sondern ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen jeder Größe.
Mehr dazu finden Sie auch auf unserer E-Rechnungsseite.
Fazit
Electronic Data Interchange oder EDI ist ein Konzept, das eine Vielzahl von Technologien, Standards und Prozessen umfasst. Es ermöglicht den nahtlosen, schnellen und sicheren Austausch geschäftskritischer Daten zwischen Unternehmen. Mit der Unterstützung von EDI-Dienstleistern können Unternehmen die Vorteile voll ausschöpfen und ihre Lieferketten nachhaltig und effizient gestalten.
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