10 min Lesezeit

Was ist Electronic Data Interchange (EDI)?

Was ist EDI? Lernen Sie alles zum Einsatz von elektronischem Datenaustausch

Klicken Sie hier um die Video-Abschrift zu lesen. 

Electronic Data Interchange (elektronischer Datenaustausch) oder EDI beschreibt, wie Unternehmen zusammenarbeiten und in der B2B-Welt miteinander kommunizieren. Kurz gesagt ist Electronic Data Interchange eine Form der Kommunikation, mit der Geschäftspartner geschäftskritische Informationen automatisiert übermitteln können. Diese Informationen betreffen im Allgemeinen den Verkauf und den Transport von Waren und Dienstleistungen. Zu den Dokumenten, die üblicherweise über EDI ausgetauscht werden, gehören Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine.

EDI bezeichnet den Austausch strukturierter elektronischer Nachrichten zwischen den Softwaresystemen verschiedener Unternehmen mit einem Minimum an menschlichem Zutun. Diese Automatisierung erhöht die Geschwindigkeit, Genauigkeit, Sicherheit und Kosteneffizienz der B2B-Kommunikation.

Bis heute versenden und empfangen viele Unternehmen Dokumente in Papierform, was lange dauert, fehleranfällig ist und hohe Kosten verursacht. Die manuelle Eingabe von Daten entfällt bei Electronic Data Interchange vollständig, was zu wesentlich effizienteren Lieferketten führt.

Wie funktioniert Electronic Data Interchange (EDI)?

Die Infrastruktur

Für Electronic Data Interchange ist eine bestimmte Infrastruktur notwendig, die aus den folgenden Komponenten besteht:

  • Austauschprotokolle: Standardisierte Austauschprotokolle wie AS2, X.400, SFTP, OFTP oder SMTP gewährleisten die zuverlässige Übertragung von Daten zwischen den Geschäftspartnern. Automatische Empfangsbestätigungen stellen sicher, dass Nachrichten sicher zugestellt werden.
  • Nachrichtenstandards: Um Missverständnisse bei der Datenübertragung zu vermeiden, folgen die Daten strikten Regeln, die in Nachrichtenstandards wie UN/EDIFACT, ANSI X12, TRADACOMS oder XML festgelegt sind.
  • ERP-Software: Geschäftsdaten werden meist in Warenwirtschaftssystemen (ERP-Systemen) erstellt und verarbeitet. Bekannte ERP-Systeme wie SAP, proALPHA oder ABAS verfügen über spezifische Import- und Exportformate wie IDoc oder CSV.
  • EDI-Dienstleister: Ähnlich wie Mobilfunkanbieter stellen EDI-Dienstleister die Infrastruktur für den Datenaustausch bereit. Sie übernehmen die Konvertierung von Daten in standardisierte Formate und ermöglichen den zuverlässigen Versand und Empfang.

Typischer Ablauf einer EDI-Datenübertragung

  1. Mitarbeiter eines Unternehmens erzeugen die zu versendenden Daten (z. B. Bestellungen) in ihrem ERP-System.
  2. Diese Daten werden automatisch in einem Exportformat wie IDoc bereitgestellt. Der Export erfolgt oft in regelmäßigen Zeitintervallen.
  3. Ein EDI-Dienstleister holt die Daten ab und konvertiert sie in ein einheitliches Format wie EDIFACT, das vom Geschäftspartner vorgegeben sein kann.
  4. Auf der Empfängerseite nimmt der EDI-Dienstleister die Daten entgegen, konvertiert sie in ein für das ERP-System des Empfängers lesbares Format (z. B. CSV), und importiert sie in das System.
  5. Die Daten stehen im System des Empfängers unmittelbar nach dem Versand bereit.

Diese Schritte geschehen in Sekundenschnelle und können in beide Richtungen ausgeführt werden – ein Unternehmen kann sowohl Sender als auch Empfänger sein.

Die Vorteile von Electronic Data Interchange (EDI)

Der elektronische Datenaustausch bietet zahlreiche Vorteile:

  • Effizienz: Manuelle Dateneingabe und Dokumentenversand entfallen vollständig.
  • Schnelligkeit: Geschäftsdaten wie Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine werden in Sekundenschnelle übermittelt.
  • Kostensenkung: Durch die Reduktion von Papier, Druck und manuellen Prozessen werden Kosten gesenkt.
  • Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler.
  • Nachhaltigkeit: Der digitale Datenaustausch trägt zur Reduktion von Papierverbrauch und damit zu einer nachhaltigen Lieferkette bei.
  • Datentransparenz: Echtzeit-Informationen, wie der Empfang oder die Bearbeitung von Nachrichten, sind jederzeit abrufbar.
  • Skalierbarkeit: Auch kleine und mittelständische Unternehmen können dank cloudbasierter EDI-Lösungen profitieren.

EDI-Standards und Technologien

Innerhalb einer EDI-Lösung werden die relevanten Daten in eine einfache, computerlesbare Sprache übersetzt und direkt an das System des Geschäftspartners gesendet, welches die Daten automatisch extrahiert und speichert.

  • Standards: Bekannte Standards wie UN/EDIFACT, ANSI X12, TRADACOMS, XML oder VDA basieren auf klaren Regeln, die eine eindeutige Interpretation der Daten sicherstellen.
  • Protokolle: Austauschprotokolle wie AS2 oder X.400 sorgen für die zuverlässige Übertragung der Daten und bieten zusätzliche Funktionen wie Empfangsbestätigungen.

Innovationen und die Zukunft von EDI

In der Vergangenheit war EDI vor allem für große Unternehmen zugänglich, da die Einrichtung und Wartung der notwendigen Systeme komplex und kostspielig war. Spezialisierte Teams waren erforderlich, um EDI-Verbindungen intern aufzubauen und zu betreiben. Dies hat sich jedoch grundlegend verändert.

Dank moderner cloud-basierter EDI-Lösungen können heute Unternehmen jeder Größe – vom kleinen Start-up bis zum internationalen Konzern – die Vorteile des elektronischen Datenaustauschs nutzen. Cloud-Technologien ermöglichen eine einfachere Implementierung, geringere Kosten und eine schnellere Anpassung an individuelle Anforderungen.

Die Zukunft von B2B-Kommunikation

Laut einer Gartner-Prognose wird bis 2025 rund 80 % der B2B-Verkaufsinteraktionen über digitale Kanäle abgewickelt werden. Diese Entwicklung zeigt, wie zentral der elektronische Datenaustausch in der Geschäftswelt wird. Unternehmen, die auf digitale Lösungen wie EDI setzen, sind besser aufgestellt, um mit diesem Wandel Schritt zu halten und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Gesetzliche Vorgaben fördern die EDI-Nutzung

Nicht nur Unternehmen treiben die Verbreitung von Electronic Data Interchange voran – auch Regierungen erkennen die Vorteile automatisierter Datenaustauschsysteme. Besonders im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) wird der Einsatz von EDI zunehmend gesetzlich vorgeschrieben.

In Europa und anderen Regionen der Welt werden Unternehmen bald gesetzlich dazu verpflichtet sein, elektronische Rechnungen zu nutzen. Diese Vorschriften zielen darauf ab, die Verwaltungskosten zu senken, die Transparenz zu erhöhen und Prozesse effizienter zu gestalten. Damit wird EDI nicht länger nur eine Option für große Unternehmen sein, sondern ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen jeder Größe.

Mehr dazu finden Sie auch auf unserer E-Rechnungsseite.

Fazit

Electronic Data Interchange oder EDI ist ein Konzept, das eine Vielzahl von Technologien, Standards und Prozessen umfasst. Es ermöglicht den nahtlosen, schnellen und sicheren Austausch geschäftskritischer Daten zwischen Unternehmen. Mit der Unterstützung von EDI-Dienstleistern können Unternehmen die Vorteile voll ausschöpfen und ihre Lieferketten nachhaltig und effizient gestalten.

Mehr erfahren

Möchten Sie mehr über die ecosio EDI-as-a-Service-Lösung wissen und erfahren, wie wir Ihnen helfen können, die Vorteile von EDI zu erleben, dann nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf! Weitere hilfreiche Infos in Form von Artikeln, Whitepapers, Webinaren, Fallstudien und Infografiken finden Sie auch in unserem Ressourcen-Center.

Sie verstehen nur Bahnhof?

Die Welt der Electronic Data Interchange oder EDI ist voller Fachausdrücke und Akronyme. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir ein Glossar mit Fachbegriffen aus dem Bereich EDI und E-Invoicing erstellt. Dieses Glossar bietet Ihnen eine schnelle und einfache Orientierung, um Begriffe wie „IDoc“, „EDIFACT“ oder „AS2“ besser zu verstehen. Schauen Sie doch einmal rein.

Video-Abschrift:

Der elektronische Datenaustausch (kurz EDI) ist ein Verfahren, mit dem Geschäftspartner sich gegenseitig geschäftskritische Informationen automatisch übermitteln können. Diese Informationen betreffen im Allgemeinen den Verkauf und den Transport von Waren und Dienstleistungen. Zu den Dokumenten, die üblicherweise über EDI ausgetauscht werden, gehören zum Beispiel Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine.

Bei EDI handelt es sich nicht um eine einzelne Technologie, sondern vielmehr um ein Konzept. EDI bezieht sich auf den Austausch strukturierter elektronischer Nachrichten zwischen den Softwaresystemen verschiedener Unternehmen mit minimalem Eingriff durch den Menschen.

Dieser Punkt ist wichtig, da die Minimierung von menschlichen Eingaben die Geschwindigkeit, Genauigkeit, Sicherheit und Kosteneffizienz der B2B-Kommunikation erhöht.

Auch heute noch versenden und empfangen viele Unternehmen Papierdokumente. Nehmen wir als Beispiel die Rechnungen…

Das Versenden einer Papierrechnung erfordert sowohl auf Seiten des Lieferanten als auch auf Seiten des Empfängers mehrere Schritte. Für den Lieferanten muss die Rechnung erstellt, gedruckt und versandt werden. Anschließend muss der Lieferant warten, bis das Dokument bei seinem Partner eintrifft.

Auf der Empfängerseite muss er zunächst auf den Eingang der Rechnung warten. Anschließend müssen die erforderlichen Daten manuell in sein Buchhaltungssystem eingegeben werden.

Diese Methode ist nicht nur kostspielig und zeitaufwändig, sondern der manuelle Aufwand für den Austausch von Papierdokumenten kann auch zu Fehlern und Unstimmigkeiten in den Daten führen. Ein Problem, das in modernen, schnelllebigen Lieferketten schnell zur Eskalation führen kann.

Um einige der Probleme beim Austausch von Papierdokumenten zu vermeiden, tauschen viele Unternehmen Informationen digital per E-Mail in Form von PDF-Dateien, Textverarbeitungsdokumenten und Tabellenkalkulationen aus. Dies ist etwas effizienter als der Versand von Dokumenten in Papierform, aber die gleichen Probleme bleiben bestehen. Der Absender muss das Dokument möglicherweise immer noch manuell versenden, und der Empfänger muss die relevanten Daten immer noch selbst extrahieren und protokollieren, was viel Zeit und Mühe erfordert.

Mit EDI entfällt das Problem der manuellen Dateneingabe und des Nachrichtenversands und -empfangs vollständig. Dies führt zu weitaus schlankeren Lieferketten.

Bei einer EDI-Lösung werden die relevanten Daten in eine einfache, computerlesbare Sprache übersetzt und direkt an das System Ihres Partners gesendet, der die Daten automatisch extrahiert und an der entsprechenden Stelle speichert.

Diese EDI-„Sprachen“ sind Textdateien, die alle erforderlichen Informationen in einer möglichst einfachen und kleinen Nachricht zusammenfassen. Um zu gewährleisten, dass sowohl Sender als auch Empfänger verstehen, was gesendet und empfangen wird, folgt der Inhalt dieser EDI-Dateien strengen Regeln. Diese Regeln sind in EDI-Standards festgelegt. Die beiden gängigsten EDI-Standards sind UN/EDIFACT und ANSI ASC X12, die beide auf Begrenzungszeichen basieren. Viele EDI-Nachrichten werden auch über XML ausgetauscht. Weitere weit verbreitete Formate und Standards sind CSV-Dateien und TRADACOMS-Dokumente (die besonders im Vereinigten Königreich beliebt sind).

Die besten EDI-Systeme bringen zusätzliche Vorteile mit sich, wie z. B. eine deutlich verbesserte Datentransparenz. So können die Benutzer beispielsweise in Echtzeit auf hilfreiche Informationen zugreifen, etwa ob ihre Partner eine bestimmte Nachricht erhalten oder bestätigt haben.

Auch Änderungen und Anpassungen wichtiger B2B-Austauschvorgänge (z. B. Aufträge und Auftragsantworten) können schnell und einfach abgewickelt werden. Ändert beispielsweise der Absender einer bestimmten Nachricht eine Information, kann das System des Empfängers den entsprechenden Datensatz automatisch in Form eines Protokolls (wie ein Hauptbuch) aktualisieren und die betreffenden Benutzer sofort über die Änderung informieren. Technisch würde dies durch eine EDI-Nachricht zur Änderung einer Bestellung erreicht.

Was sind nun die Vorteile von EDI, zusammengefasst? Ganz einfach: Mit EDI können Sie Geld und Zeit sparen, Risiken verringern und Ihren Wettbewerbsvorteil ausbauen. Und das alles, während Sie gleichzeitig Ihre Lieferkette umweltfreundlicher gestalten.

Da wir nun wissen, warum Unternehmen EDI nutzen, sollten wir uns kurz das Gesamtbild ansehen.

Vor Jahrzehnten wurde der elektronische Datenaustausch nur von sehr großen Unternehmen in der Lieferkette genutzt, da die technische Einrichtung und Wartung von EDI-Verbindungen vollständig intern von spezialisierten Teams vorgenommen werden musste. Heute jedoch können dank der Entwicklung cloud-basierter Software alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe und ihrem EDI-Know-how von den Vorteilen von EDI profitieren.

Durch die Vorteile, die EDI mitbringt, und seine zunehmende Verfügbarkeit nimmt die weltweite Nutzung von EDI stetig zu. Gartner prognostiziert, dass bis 2025 80 % der B2B-Verkaufsinteraktionen zwischen Lieferanten und Käufern über digitale Kanäle erfolgen werden.

Nicht nur private Unternehmen, sondern auch Regierungen setzen auf die Automatisierung des Datenaustauschs, um Kosten zu senken. Vor allem die Kosten für die elektronische Rechnungsstellung. Insbesondere in Europa bedeuten neue Rechtsvorschriften, dass eine zuverlässige EDI-Lösung bald nicht mehr nur eine Notwendigkeit für große Unternehmen, sondern für jedes Unternehmen sein könnte.

Wenn Sie mehr über die ecosio-Lösung erfahren möchten und wie wir Ihnen helfen können, die Vorteile der E-Rechnung zu nutzen, nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf! Alternativ finden Sie weitere hilfreiche Informationen in Form von Artikeln, Whitepapers, Webinaren, Fallstudien und Infografiken in unserem Ressourcencenter.

Meistgelesen

Weiterlesen

3 min Lesezeit

Ist die Cloud-Migration die Zukunft der B2B-Integration?

Wenn Flexibilität, Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit Ihre Prioritäten sind, sollten Sie Ihrer B2B-Prozesse in die Cloud verlagern

8 min Lesezeit

EDI-Bestellungen: Einblicke in die Funktionsweise und Vorteile für Ihr Unternehmen

Entdecken Sie die Rolle von EDI im Bestellwesen! Automatisierte Prozesse und standardisierte Formate maximieren Effizienz und Genauigkeit.

6 min Lesezeit

EDI-Software: Finden Sie die passende für Ihr Unternehmen!

EDI-Software ist der Schlüssel zum Erfolg in der heutigen Geschäftswelt: Automatisierter Datenaustausch steigert Effizienz und Agilität in der Lieferkette. Doch welche Lösung passt zu Ihnen? Unser Artikel bietet Orientierung.

11 min Lesezeit

EDI gegen API: Eine Vergleichsanalyse zweier Datenübertragungsmethoden

Entdecken Sie die Rolle von EDI und APIs im modernen B2B-Datenaustausch und wie sie dabei helfen, die Automatisierung zu maximieren.

6 min Lesezeit

CEO Christoph Ebm im Interview: "Als IT-Verantwortlicher möchte ich mir über EDI keine Gedanken machen müssen"

Christoph Ebm spricht über die Widerstandsfähigkeit von Lieferketten und die Rolle von EDI in der Wirtschaft nach Covid-19.

8 min Lesezeit

Effiziente EDI-Systeme – ein Leitfaden

In diesem Artikel zeigen wir, was ein EDI-System ist, was ein effizientes EDI-System ausmacht und was bei der Auswahl einer EDI-Lösung zu beachten ist.

8 min Lesezeit

Die EDI-Plattform – so finden Sie das passende EDI-System für Ihre Anforderungen

In diesem Artikel klären wir auf, was eine EDI-Plattform ist, mit welchen Vorteilen verschiedene EDI-Plattformen überzeugen, wo die Unterschiede liegen.

10 min Lesezeit

EDI-Integration: Was ist das und wie kann sie Ihrem Unternehmen helfen?

Eine effiziente EDI-Integration kann sich positiv auf Ihr Unternehmen auswirken. Lesen Sie unseren Artikel, um herauszufinden, wie Sie davon profitieren können.

11 min Lesezeit

Moderne EDI-Systeme – eine kurze Einführung

Sind Sie sich darüber im Klaren, was moderne EDI-Systeme bieten können? In diesem Artikel gehen wir auf den jüngsten Trend zu EDI as a Service ein.

4 min Lesezeit

Fünf EDI-Trends, die man nicht verschlafen sollte

Welche EDI-Trends bieten aktuell Wettbewerbsvorteile – und werden in Zukunft erfolgskritisch werden? Die fünf wichtigsten in diesem Artikel.

5 min Lesezeit

EDI inhouse – wie einfach ist der Umgang mit elektronischem Datenaustausch wirklich

EDI inhouse - Wer den elektronischen Datenaustausch integriert, profitiert langfristig von vielen Vorteilen

3 min Lesezeit

Wie Sie ein EDI-Projekt richtig planen

Warum Sie die Planungsphase in Ihrem nächsten EDI-Projekt nicht unterschätzen sollten und wie diese gelingt.

White paper

Die 7 teuersten EDI-Fehler

Nutzen Sie unsere Expertise, um die ideale EDI-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden

White paper

The 7 most expensive mistakes to avoid

Our white paper will help you ensure EDI integration is a success.

Subscribe to the e-Invoicing newsletters