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Ist Web EDI der Schlüssel zu optimierter Lieferantenanbindung?

In modernen und immer komplexer werdenden Lieferketten ist der elektronische Datenaustausch (EDI) nicht mehr nur ein „Nice-to-have“, sondern vielmehr ein wesentliches Element, mit dem Unternehmen erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen können. Während die Nutzung von EDI und elektronischer Rechnungsstellung im Laufe der Jahre stetig zugenommen hat, sind trotzdem immer noch wenige Unternehmen in Lieferketten in der Lage, klassisches EDI mit allen Lieferanten zu betreiben, während einige noch dazu mit ineffizienten Prozessen bei der Lieferantenanbindung zu kämpfen haben – Web EDI kann dabei helfen.

Während Unternehmen zwar in der Lage sind, EDI mit größeren Lieferanten zu nutzen, erweist sich die Automatisierung mit kleineren oft als schwierig, da viele nicht in der Lage sind, automatisierte Nachrichten zu senden oder zu empfangen.  Selbst wenn das Handelsvolumen mit diesen Lieferanten begrenzt ist, summieren sich die Kosten der manuellen Verarbeitung schnell.

Web EDI bietet eine einfache und effektive Lösung für dieses Problem in der Lieferantenanbindung. In diesem Artikel betrachten wir deshalb, wie Web EDI funktioniert, welche Vorteile bestehen und wie Unternehmen die beste Web EDI-Lösung auswählen.

Was ist Web EDI?

Web EDI ermöglicht die Übertragung von EDI-Dokumenten über ein Web-Portal. Dieses Portal bietet eine alternative Methode für kleinere Unternehmen zum Austausch automatisierter Nachrichten. Lieferanten sind dadurch in der Lage, strukturierte EDI-Nachrichten über eine Web-Oberfläche einzusehen und auf Basis der empfangenen Bestellungen, z. B. Bestellbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen, an den Kunden zu retournieren. Indem Lieferanten Zugang zu einem solchen Portal erhalten, können Unternehmen die Automatisierung auf ihre gesamte Lieferkette ausdehnen.

Wie sieht Web EDI in der Praxis aus?

Für Ihr Unternehmen:

Sobald kleinere Lieferanten Zugang zum Web EDI-Portal erhalten haben, macht es für Ihr ERP-System keinen Unterschied mehr, ob Nachrichten über Web EDI oder herkömmliches EDI empfangenen werden. Der gesamte B2B-Nachrichtenaustausch ist automatisiert, wobei alle eingehenden Nachrichten direkt in Ihrem ERP-System ankommen und alle ausgehenden Nachrichten direkt von Ihrem ERP-System gesendet werden.

Ihre Vorteile

  • Ein optimiertes Lieferantennetzwerk
  • Kosten- und Zeiteinsparungen durch verstärkte Automatisierung
  • Entlastung interner Teams
  • Sobald die Verbindung über Web EDI hergestellt ist, können alle technischen Fragen  des Lieferanten direkt mit dem EDI-Anbieter abgeklärt werden – Ihr Unternehmen braucht dabei nicht aktiv zu werden
  • Web EDI kann als Ausgangspunkt für eine noch tiefere Integration mit Modulen des Supplier Relationship Management dienen

Für Ihre Lieferanten:

Sobald die Web EDI-Plattform für Ihr Unternehmen konfiguriert und bereitgestellt ist, erhält Ihr Lieferant einen Login. Innerhalb des Portals kann dieser Zugriffsrechte und Benachrichtigungen nach Wunsch einstellen.

Eingehende Nachrichten: Der Lieferant wird per E-Mail informiert, wenn eine neue Nachricht eintrifft, d. h. es wird keine Nachricht versäumt. Strukturierte Daten wie Bestellungen werden in einem menschenlesbaren Format dargestellt und können als PDF heruntergeladen werden.

Ausgehende Nachrichten: Diese können auf Grundlage der eingehenden Nachrichten halbautomatisiert erstellt werden (z. B. Turnaround-Prozess von der Bestellung zur Bestellbestätigung).

Nachfolgend finden Sie ein Schritt-für-Schritt-Beispiel einer typischen Interaktion zwischen einem Lieferanten und seinem Web EDI-Portal:

  1. Per E-Mail kommt die Benachrichtigung, dass eine Bestellung eingegangen ist
  2. Der enthaltene Link in der E-Mail führt den Lieferanten zur Bestellung (diese kann auf Wunsch auch ausgedruckt werden)
  3. Bestellbestätigung wird auf Basis der Bestelldaten generiert
  4. Lieferavis wird auf Basis der Bestellbestätigung  generiert
  5. Rechnung wird auf Basis des Lieferavis generiert
  6. Einmal geprüft, können diese Dokumente mit einem einzigen Klick versendet werden

Vorteile für die Lieferanten

  • Zugang zu Echtzeit-Bestellinformationen und Bestelländerungen (gute Systeme können relevante Änderungen zusammenführen, so dass dem Lieferanten immer die aktuellsten Informationen zur Verfügung stehen)
  • Semi-automatische Erstellung von Dokumenten – zB Übernahme aller Daten aus der Bestellung in die Bestellbestätigung
  • Die Fähigkeit, mit größeren Unternehmen zu handeln

Die Vorteile für die Lieferanten zählen auch für Ihr Unternehmen

Auch wenn die Benutzerfreundlichkeit Ihres Web EDI-Portals für die Lieferanten auf den ersten Blick nicht unbedingt ein zentrales Anliegen zu sein scheint, profitiert auch Ihr Unternehmen davon.

Je weniger Informationen Ihr Lieferant eingeben muss, desto weniger potenzielle Fehler entstehen. Wenn das Web EDI-Portal in der Lage ist, den Turnaround-Prozess teilweise zu automatisieren, indem es Dokumente für Ihre Lieferanten generiert, ist die Wahrscheinlichkeit, dass falsche Informationen eingegeben werden, gering. Darüber hinaus gilt: Je einfacher Ihre Web-EDI-Anwendung zu erlernen ist, desto schneller kann jede neue Lieferantenanbindung abgeschlossen werden. Ihre Lieferanten werden es Ihnen danken.

Ganz gleich, wie benutzerfreundlich das Portal ist, für den Lieferanten ist Web EDI nie ganz so reibungslos wie klassisches EDI. Wenn also die Bestellungen bei einem bestimmten Lieferanten erheblich zunehmen, möchte dieser möglicherweise auch auf traditionelles EDI umsteigen, um den manuellen Aufwand ebenfalls zu reduzieren. Als  Fully Managed EDI-Anbieter kann ecosio diesen Übergang von Anfang bis Ende abwickeln und dabei für beide Parteien minimale Unterbrechungen im Nachrichtenaustausch gewährleisten.

Infografik 5 Schritte zu einer erfolgreichen EDI-Umsetzung und Lieferantenanbindung

Ist die Lieferantenanbindung über Web EDI kompliziert?

Im Gegensatz zum traditionellen EDI, bei dem jede Verbindung einen gewissen technischen Aufwand (Mapping, Testen usw.) erfordert, wird beim Web EDI der Großteil bereits vor der Lieferantenanbindung erledigt. Zwei Aufgaben gilt es zu erledigen:

  1. Die Verbindung zwischen Ihrem ERP-System und der Web EDI-Lösung wird implementiert
  2. Das Web EDI-Portal wird von ecosio Ihren spezifischen Prozessanforderungen entsprechend konfiguriert

Danach ist die Lieferantenanbindung vergleichsweise einfach. Es muss lediglich ein Login und eine kurze Einschulung in das Portal gegeben werden. Jede weitere Lieferantenanbindung ist somit schnell erledigt.

Was nach dem Go-Live noch zu erledigen ist

Sobald der laufende Betrieb bei der Lieferantenanbindung über das Web EDI-Portal hergestellt wurde, gibt es noch folgende Szenarien, um die sich Ihr Unternehmen potenziell kümmern muss (Anm.: Falls Sie sich für eine Fully Managed EDI-Lösung, wie von ecosio, entschieden haben, werden diese ebenfalls vom Anbieter übernommen):

  1. Ihre Lieferanten haben Fragen zum Prozess
    Wenn sich Ihre Lieferanten bei Fragen nicht direkt an Ihren EDI-Anbieter wenden können, werden diese möglicherweise auf Sie zukommen.
  2. Lieferanten müssen neue Mitarbeiter schulen
    Wenn Ihr EDI-Anbieter keine Schulungsvideos und Walkthroughs bietet (ecosio stellt diese standardmäßig zur Verfügung), kann dies bei neuen Mitarbeitern Ihrer Lieferanten zu abnehmender Qualität bei der Nutzung des Web EDI-Portals führen.
  3. Stark wachsende Bestellmenge, manuelle Prozesse kommen nicht mehr nach
    In diesem Szenario kann Ihr EDI-Anbieter helfen, Lieferanten in klassische EDI-Partner umzuwandeln.
  4. Sie möchten Anforderungen auf Ihrer Seite ändern
    Wenn Sie z. B. eine Chargennummer zu Bestellungen hinzufügen möchten, ist eine Aktualisierung der Web EDI-Konfiguration erforderlich.
  5. Sie möchten neue Funktionen testen oder Mitarbeiter mit Schulungen versorgen
    Der beste Weg ist eine dedizierte Testumgebung, wie sie ecosio allen Kunden zur Verfügung stellt.

Für Unternehmen, die ihren internen Aufwand auf ein Minimum reduzieren und gleichzeitig ein Maximum an B2B-Automatisierung genießen möchten, ist es daher sinnvoll, einen EDI-Anbieter zu wählen, der in der Lage ist, den laufenden Betrieb der Lösung zu übernehmen. Mit der Unterstützung eines Fully Managed EDI-Anbieters können sich die internen Teams auf wertschöpfendere Aktivitäten konzentrieren, in der Gewissheit, dass der B2B-Nachrichtenaustausch in sicheren Händen ist.

Web EDI von ecosio

Bei ecosio haben wir Hunderten von Unternehmen ermöglicht, ihre Prozesse in der Lieferantenanbindung und im Nachrichtenaustausch zu optimieren (wie beispielsweise Fuba Automotive und HORSCH).

Mit ecosio steht unseren Kunden ein einzigartiges Web EDI-Portal zur Verfügung:

  • Maßgeschneidertes Marken-Branding
  • Anpassbare Geschäftsprozesse und -dokumente
  • Intuitive Benutzeroberfläche und hohe Benutzerfreundlichkeit
  • Erweiterbarkeit um zusätzliche SRM-Funktionen (Supplier Relationship Management)
  • Dokumente können für Lieferanten automatisch auf Grundlage eingehender Nachrichten erstellt werden, um manuelle Eingaben (und daraus resultierende Fehler) zu minimieren
  • Dedizierte Testumgebung (mit allen Funktionen)

Es wird keine teure Software und kein internes Fachwissen benötigt. Um sicherzustellen, dass die Lieferantenanbindung schnell und erfolgreich verläuft, wird allen Kunden ein dedizierter Projektmanager zugewiesen. Darüber hinaus umfasst unser Fully Managed Service laufendes Monitoring und Fehlerbehebung sowie die konstante Weiterentwicklung des ecosio B2B Integration Hubs, sodass Sie sich voll auf Ihr Kerngeschäft fokussieren können.

Lassen Sie uns Ihnen bei der Automatisierung Ihrer gesamten Lieferkette helfen!

Wenn Sie mehr über intelligente Lieferantenanbindung und die Web EDI Lösung von ecosio erfahren möchten und darüber, wie sie Ihre B2B-Prozesse verbessern kann, kontaktieren Sie uns noch heute. Wir stehen für Ihre Fragen gerne zur Verfügung.

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