Wann lohnt sich der Einsatz von Web EDI?

Die Überlegung hinter Web EDI

In den Lieferketten des Handels, der produzierenden Industrie, der Auto­mobilindustrie usw. geht heute so gut wie nichts mehr ohne den Austausch von struktur­ierten elektronischen Daten. Die beteiligten Unternehmen verfügen über entsprechende EDI-Infra­strukturen zur Übertragung, Konvertierung und Archivierung von EDI-Daten.

Kleine und mittlere Unternehmen verfügen oft nicht über diese Art von EDI-Infrastruktur. Um den­noch eine Anbindung per EDI an andere Han­dels­partner zu ermög­lichen, kann Web EDI eingesetzt werden.

GS1 Germany definiert Web EDI dabei wie folgt:

Web EDI ist ein internetbasiertes Übertragungs­verfahren zur Anbindung von Geschäfts­partnern mit geringem Daten­volumen, die keine eigene EDI-Infrastruktur besitzen.

Sprich, der Web EDI-Benutzer braucht lediglich einen Web­browser um EDI-Nachrichten zu empfangen und zu senden. Eine direkte Anbindung an das eigene ERP-System ist dabei nicht notwendig.

Web EDI vs. klassisches EDI

Bei der Überlegung ob Web EDI eingesetzt werden soll, oder nicht, muss vor allem der Aufwand genau betrachtet werden, der durch Web EDI verursacht wird.

Eine der Hauptideen hinter dem Einsatz von EDI ist die Auto­matis­ierung der verschiedenen Beleg­stufen über Unternehmens­grenzen hinweg. Konkret be­deutet dies zum Beispiel, dass eine Bestellung automatisch aus dem ERP-System des einen Unternehmen exportiert wird und ohne menschliches Zutun direkt in das ERP-System des anderen Unternehmen übernommen werden kann. Die folgende Ab­bildung veranschaulicht dieses Prinzip.

Belegübernahme bei klassischem EDI

Auf Basis der Bestelldaten werden dann im ERP-System Liefer­schein- und Rechnungs­daten erfasst und die entsprechenden Belege werden wiederum automatisch an das andere Unternehmen gesendet. Diese Prozess­auto­matis­ierung hilft nicht nur Fehler zu vermeiden, sondern erfordert auch keinen manuellen Aufwand. Die einzelnen Belege sind ohne menschliches Zutun auto­matisch im ERP-System vorhanden und können bearbeitet werden.

Bei Web EDI ist keine nahtlose Integration möglich, da in diesem Fall zwei Systeme unabhängig voneinander koexistieren — das ERP-System und das Web EDI-System. So gut wie jedes Unter­nehmen setzt heute auf irgendeine Art von ERP-Software. Dies kann in der einfachsten Form eine Excelliste sein, bis hin zu vorgefertigten ERP-Software­lösungen von der Stange oder selbst entwickelten Lösungen. In diesen ERP-Lösungen werden die Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine des Unternehmens bearbeitet. Die result­ierenden Belege liegen zumeist in Papier- oder PDF-Form vor und werden per Post oder per Email an die Kunden und Lieferanten versendet.

Mit einer Web EDI-Lösung kommt zu dieser ERP-Lösung eine zweite Belegverwaltungslösung hinzu, die jedoch entkoppelt von der ERP-Lösung betrieben wird. Wie in der folgenden Abbildung dargestellt, ist keine automatische Belegübernahme aus dem Web EDI-­System in das ERP-System und umgekehrt möglich. Stattdessen müssen die Belege manuell durch einen Benutzer zwischen den Systemen abgeglichen werden.

Belegübernahme bei WebEDI

Genau diese manuelle Beleg­übernahme zwischen ERP-System und Web EDI-System muss bei einer Einführung einer Web EDI-Lösung berücksichtigt werden. Steigt das EDI-Belegvolumen, welches über Web EDI abge­wickelt werden soll, so steigt auch der manuelle Aufwand für den Belegabgleich zwischen ERP-System und Web EDI-System.

WebEDI vs. EDI

Wie in der oben angeführten Abbildung dargestellt, wird der Einsatz von Web EDI ab einem gewissen Belegvolumen unwirt­schaftlich und der Einsatz einer klassischen EDI-Lösung sollte vorgezogen werden.

Web EDI oder doch klassisches EDI?

Generell ist eine klassische EDI-Lösung einer Web EDI-Lösung immer vorzuziehen, da sich nur bei klassischem EDI das volle Auto­matisierungs­potential des elektronischen Datenaustausches entfalten kann.

Es gibt jedoch Situationen, in denen sich der Einsatz von Web EDI auszahlt. Wenn nur sehr wenige Belege mit wenigen Geschäftspartnern per EDI ausgetauscht werden sollen und alle andere Prozesse unverändert auf Papier bzw. PDF-Basis weiterbetrieben werden, dann lohnt sich der Einsatz von Web EDI.

Auch wenn die eingesetzte ERP-Lösung über keine Import- oder Exportschnittstellen verfügt, welche für den Einsatz von klassischem EDI unbedingt notwendig sind, muss auf eine Web EDI-Lösung zurückgegriffen werden.

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