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EDI-Onboarding von Lieferanten in 7 Schritten

Die erfolgreiche Implementierung einer Lösung für elektronischen Datenaustausch (EDI) ist das Ziel jeder Organisation, die eine Automatisierung ihrer gesamten Lieferkette anstrebt. Von zentraler Bedeutung für das Erreichen eines solchen Ergebnisses ist ein erprobtes und bewährtes EDI-Onboarding für Lieferanten. Leider sind Informationen darüber, was der Onboarding-Prozess beinhaltet, oft schwer zu finden – gleichermaßen wie der interne Aufwand, der bei den verschiedenen EDI-Lösungen tatsächlich notwendig ist. 

In diesem Sinne möchten wir Sie in diesem Artikel durch den korrekten EDI-Onboarding-Prozess für Lieferanten führen und betrachten dabei, was von Ihnen und Ihren Lieferanten benötigt wird. Nach dieser Lektüre kennen Sie den Onboarding-Prozess und können bei der Auswahl einer EDI-Lösung die passende Entscheidung treffen.

Schritt 1 – Kick-off und Definition Ihrer EDI-Anforderungen

Im ersten Schritt ermitteln Sie, gemeinsam mit Ihrem EDI-Dienstleister, Ihre genauen Anforderungen im EDI-Onboarding Ihrer Lieferanten. Hier hilft es, wenn auf beiden Seiten klare Ansprechpartner bestimmt werden – das beschleunigt die Kommunikation und stellt die Effizienz über das ganze Projekt sicher.

Sobald Sie die Verantwortlichen bzw. Ansprechpartner intern bestimmt haben, können diese mit dem EDI-Dienstleister in Verbindung treten. Dabei sollte zuerst geklärt werden:

    • Prozesse: Wie werden Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen im ERP-System bearbeitet und welche dieser Prozesse sollen automatisiert werden?
    • Dokumenttypen: Welche Dokumenttypen müssen realisiert werden? Wollen Sie
      z. B. nur Rechnungen oder auch andere gängige Dokumenttypen wie Bestellungen und Lieferavise austauschen. Welche EDI-Dokumenttypen sollen verwenden werden –  beispielsweise INVOIC, ORDERS sowie DESADV für EDIFACT-Nachrichten oder 810, 850 und 856 für X12-Nachrichten? Fortgeschrittene EDI-Integrationen ermöglichen auch die automatisierte Übertragung von Verkaufsdatenberichten (SLSRPT/818), Bestandsberichten (INVRPT/846) und Empfangsavis-Nachrichten (RECADV/861).
    • Dateninhalte der Nachrichten: Welche Datenelemente sollen in jeder Nachricht enthalten sein? Benötigen Sie neben den Grundlagen (Preis, Menge, Artikelnummer) zusätzliche Informationen, wie Beschreibungen oder Mindesthaltbarkeitsdaten?
    • ERP-Exportformat: Wie ist die ERP-interne Struktur Ihrer Nachrichten? In der Regel hat das ERP-System ein bevorzugtes Import- und Export-Format. Dieses muss dem EDI-Dienstleister für die Erstellung der Mappings mitgeteilt werden.  
    • Nachrichtenprotokolle: Wie werden Ihre EDI-Daten mit Ihrem ERP-System ausgetauscht? Dies kann über eine Reihe verschiedener Protokolle wie AS2, SFTP und HTTPs (für API-Anbindungen) erfolgen.
  • Art der Anbindung: Soll nur “klassisches” EDI verwendet werden? Oder wollen/müssen Sie auch Partner ohne eigene EDI-Infrastruktur via WebEDI anbinden? 
  • Testing: Hat der EDI-Dienstleister auch eine TEST-Umgebung oder nur eine PRODUKTIV-Umgebung? 

Die Dauer dieses ersten Schrittes ist schwierig abzuschätzen, da sich die Anforderungen im EDI-Onboarding von Lieferanten sehr unterscheiden können. Haben Sie jedoch vorab Ihre Anforderungen klar definiert und intern einen Verantwortlichen bestimmt, kann dieser Teil innerhalb weniger Tage erledigt werden.

Schritt 2 – Erstellung einer Message Implementation Guide (MIG)

Nachdem Sie im ersten Schritt die Anforderungen definiert haben, wird Ihr EDI-Dienstleister Ihre Message Implementation Guideline (oder MIG) erstellen. Ein MIG ist im Grunde genommen der Leitfaden für Ihre Partner, der die EDI-Anforderungen Ihres Unternehmens und die Besonderheiten Ihrer bevorzugten Nachrichtenformate usw. im Detail beschreibt. 

Dieser Schritt beeinflusst direkt, wie reibungslos der Prozess des EDI-Onboarding weiter verläuft. Um die Zuverlässigkeit der MIG zu gewährleisten, werden Fully Managed EDI-Dienstleister wie ecosio Testnachrichten an Ihr ERP-System senden. Dort können die Nachrichten dann auch von Ihrem Fachbereich auf fachlicher Ebene geprüft werden. Damit wird sichergestellt, dass alle für den korrekten Prozess notwendigen Daten vorhanden sind und der EDI-Prozess in Ihrem Unternehmen reibungslos funktioniert.  Oft wird auch einer Ihrer wichtigsten Lieferanten hinzugezogen, um parallel einen Testbetrieb durchzuführen – bis der korrekte Nachrichtenaustausch garantiert werden kann. Von Ihrer Seite ist lediglich eine Überprüfung der Nachrichten und eine Kennzeichnung erforderlich, wenn etwas geändert werden muss.

Bietet der EDI-Dienstleister kein Fully Managed EDI, werden diese Tests kaum oder gar nicht durchgeführt, was später zu Fehlern führt – stellen Sie also unbedingt sicher, dass der Testbetrieb Teil Ihrer EDI-Lösung ist. 

Schritt 3 – Erstellung der WebEDI-Plattform

Wenn Sie den Dokumentenaustausch entlang Ihrer Lieferkette so umfassend wie möglich automatisieren möchten (also auch jene Lieferanten anbinden wollen, die über keine eigene EDI-Infrastruktur verfügen), ist WebEDI ebenfalls wichtig (alle Details über WebEDI lesen Sie in unserem White Paper).

Hier ist es bedeutsam, dass die Fähigkeiten Ihrer WebEDI-Plattform mit den Anforderungen Ihrer Nachrichtentypen übereinstimmt. Beispielsweise kann es erforderlich sein, dass Sie neben Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen auch speziellere Dokumente austauschen müssen – in diesem Fall sollten Sie darauf achten, einen EDI-Dienstleister wie ecosio auszuwählen, der dies im WebEDI-Portal auch unterstützt (diese Funktionalität ist derzeit noch selten).

Ihre WebEDI-Plattform wird parallel zur Einführung von klassischem EDI aufgebaut. Dieser Prozess umfasst eine einmalige Verbindung der EDI-Lösung mit Ihrem ERP-System und die anschließende Konfiguration der Plattform entsprechend Ihren Anforderungen. Ihr Lieferant ist dann in der Lage, Testdokumente über die Plattform entsprechend Ihrer EDI-Anforderungen zu versenden (damit Sie diese dann auf Korrektheit überprüfen können). Wie bei klassischem EDI können Sie auch hier die Hilfe eines Lieferanten Ihres Vertrauens in Anspruch nehmen, der Ihnen hilft, die Plattform vor einer breiteren Einführung zu testen.

Ihr Unternehmen erreicht durch WebEDI nun die vollumfängliche Automatisierung, für die Lieferanten bedeutet das aber einen einen gewissen manuellen Aufwand – deshalb sind WebEDI Plattformen manchmal nicht allzu beliebt bei Lieferanten. Ein WebEDI-System auszuwählen, das es den Lieferanten so einfach wie möglich macht, kann deshalb ebenfalls helfen. WebEDI von ecosio bietet den Lieferanten beispielsweise Funktionen, wie die automatische Erstellung von Dokumenten auf Basis von einlangenden Nachrichten, PDF-Druck und Batch-Support. Das erhöht die Akzeptanz von WebEDI entlang Ihrer Lieferkette und im gesamten EDI-Onboarding-Prozess erheblich. 

Schritt 4 – Priorisierung und Miteinbeziehung Ihrer Partner

Sobald Ihre MIG und Web-EDI-Plattform erstellt ist, beginnt das EDI-Onboarding Ihrer Partner. Es kann eine Weile dauern, bis alle Partner angebunden sind, deshalb ist es sinnvoll, die für Ihr Unternehmen wichtigsten Partner zuerst zu erledigen. Dazu vereinbaren Sie am besten zuerst eine Strategie mit Ihrem EDI-Dienstleister. Ihr EDI-Dienstleister kann Ihnen mit entsprechender Erfahrung bei der Priorisierung helfen.

Sobald die Lieferantenstrategie für Ihr EDI-Onboarding steht, wird Ihr Dienstleister mit jedem Lieferanten Kontakt aufnehmen, um Details wie Identifikatoren (z.B. GLN-Nummer), aktuelle EDI-Fähigkeiten (z. B. welche Arten von Dokumenten sie über EDI austauschen können) und die Art der Verbindung, die sie bevorzugen (z. B. AS2, X.400, VAN usw.), zu klären.

Während dieses Prozesses wird Ihr EDI-Dienstleister auch neue Message Implementation Guidelines an Ihre Lieferanten weitergeben, damit diese wissen, was Ihr System benötigt und wie gültige ausgehende Dokumente erstellt werden können, was uns zu Schritt 5 bringt.

Schritt 5 – Test des Nachrichtenaustausches/Validierung

In der Testphase sendet Ihr EDI-Dienstleister Ihren Lieferanten Dokumente zu, damit diese die notwendigen Antworten (z. B. Bestellantwort) zurücksenden können. Wenn Ihr Lieferant eine fehlerhafte Nachricht zurück schickt, sollte er von Ihrem Dienstleister über die Fehler informiert werden, damit diese korrigiert werden können. Dies wird als Validierung bezeichnet.

Die Validierung kann manuell durchgeführt werden, indem die Nachricht gegen die Nachrichtenspezifikation (MIG) MIG geprüft wird. Dies ist jedoch eine eher mühsame und fehleranfällige Methode. Stattdessen sollte die Validierung automatisch durchgeführt werden, indem integrierte Validierungsprüfungen verwendet werden.

Automatische Prüfungen (z. B. beim ecosio Integration Hub) können Fehlerberichte sofort per E-Mail oder Webportal an den Sender des fehlerhaften Dokuments zurücksenden. Manuelle Prüfungen sind dagegen mit einem viel höheren Aufwand verbunden, und brauchen mehr Zeit, bis ein entsprechender Fehlerbericht fertig ist.

Sobald alle Fehler korrigiert wurden und Ihr Lieferant in der Lage ist, Nachrichten zu senden, die mit Ihrem MIG übereinstimmen, werden die Testnachrichten auch an Ihr internes Team zur Überprüfung gesendet. Wenn Sie sich für einen Fully Managed EDI-Dienstleister entschieden haben, müssen diese lediglich die Formatierung auf Korrektheit überprüfen.

Step 6 – Go-live

Wenn der Nachrichtenverkehr mit Ihren Lieferanten einwandfrei funktioniert, kann die Verbindung in den dauerhaften Betrieb geschalten werden. In einigen Fällen möchten Sie vielleicht zusätzlich noch eine Parallel-Phase (Nachrichtenaustausch über EDI und Ihrer bisherigen Austauschmethode) über mehrere Monate durchführen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.

Bei Lieferanten, die über WebEDI angeschlossen sind, ist der Prozess noch einfacher, da diese für das EDI-Onboarding lediglich auf der Plattform aktiviert werden müssen. Ist Ihr WebEDI-Portal entsprechend benutzerfreundlich, ist möglicherweise nicht einmal eine Schulung erforderlich. Alternativ kann eine solche in Form von vorab aufgezeichneten Videos/Dokumentationen angeboten werden.

Step 7 – Post go-live

Das Go-live ist jedoch noch nicht das Ende im EDI-Onboarding. Beispielsweise möchte Ihr Lieferant vielleicht laufend die ausgetauschten Nachrichten automatisch überprüfen, um die Übereinstimmung mit dem MIG zu gewährleisten und etwaige Komplikationen zu vermeiden.

Um das Lieferanten-Onboarding zukunftssicher zu gestalten, sollten auch Monitoring und Fehlerbehandlung bedacht werden. Gerade hier endet der Support bei vielen EDI-Dienstleistern. Fully Managed EDI-Dienstleister wie ecosio garantieren jedoch laufend 24/7 Monitoring und proaktive Fehlerbehandlung. 

Im Idealfall überwacht Ihr EDI-Anbieter also weiterhin die EDI-Verbindungen Ihres Unternehmens, fungiert als Ansprechpartner für Ihre Lieferanten (sowohl für diejenigen, die klassisches EDI als auch Web-EDI verwenden) und arbeitet proaktiv daran, Fehler zu korrigieren sowie sicherzustellen, dass die Verbindungen mit maximaler Effizienz funktionieren. 

Da sich Ihre EDI-Bedürfnisse im Laufe der Zeit auch ändern können, ist es sinnvoll, in eine flexibel skalierbare Lösung zu investieren. Beispielsweise können Kunden von ecosio je nach Bedarf zusätzliche Supplier Relationship Management- (SRM-) Module hinzufügen.

Fully Managed EDI-Onboarding mit ecosio

Da jede Lieferkette anders ist, steht jedes Unternehmen vor einzigartigen Herausforderungen, wenn es um die Verbindung zu Lieferanten geht. Um erfolgreich zu sein, erfordert der elektronische Datenaustausch nicht nur technisches Fachwissen während der Einrichtung und des Onboardings, sondern auch kontinuierlichen Zeit- und Arbeitsaufwand in Form von Nachrichtenüberwachung, Fehlerbehandlung und Installation von Updates usw. nach dem Go-Live. Jeder Schritt, den Sie in diesem Artikel gelernt haben ist also für den reibungslosen und zukunftssicheren Betrieb Ihrer EDI-Verbindungen wichtig.

Bei ecosio sind wir uns des Aufwands bewusst, der mit dem Aufbau und der Aufrechterhaltung eines effizienten EDI verbunden ist. Deshalb möchten wir Unternehmen dabei helfen, Zeit und Stress zu vermeiden, indem wir deren internen Aufwand minimieren. Die EDI-Experten von ecosio stellen nicht nur sicher, dass die Verbindungen durch gründliche Tests so zuverlässig wie möglich funktionieren, sondern verwalten auch den gesamten EDI-Onboarding-Prozess, vom Kick-off bis zum laufenden Betrieb. Das Ergebnis ist ein kostengünstigeres Ergebnis, schnellere Verbindungen und die Entlastung Ihrer internen Teams. 

Wenn Sie mehr über Fully Managed EDI von ecosio erfahren möchten und darüber, wie wir Ihnen helfen können, von einer einfachen, effizienten und intelligenten EDI-Lösung zu profitieren, kontaktieren Sie uns noch heute! Wir beantworten Ihre Fragen jederzeit gerne.

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