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7 Anforderungen an ein ERP-Import- und Exportformat

ERP-Datenaustausch­format

ERP-Systeme unterstützen Unternehmen bei der Abwicklung der geschäftskritischen Prozesse wie Beschaffung, Vertrieb, Rechnungswesen, Personalwesen, etc. Um Daten aus einem ERP-System zu exportieren oder in das ERP-System zu importieren, bieten ERP-Systeme üblicherweise Schnittstellen an.

Wie in der folgenden Abbildung dargestellt, können über diese Schnittstellen unterschiedlichste Daten aus dem System exportiert und in dieses importiert werden. Die verwendeten Formate können dabei z.B. XML, Flat-Text, CSV, o.ä. sein.


ERP-Datenaustauschformat
ERP-Datenaustauschformat

Viele ERP-Systeme, wie beispielsweise SAP ERP, bieten standardisierte Formate für den Import- und Export von ERP-Daten. Im Falle von SAP heißt das Format Intermediate Document oder kurz IDoc. Es gibt jedoch sehr viele ERP-Systeme, die zwar einen prinzipiellen Export und Import von Daten zulassen, bei denen aber die verwendeten Formate für den Einsatz in einem unter­nehmens­über­greif­enden Szenario ungeeignet sind, da zwingend notwendige Datenfelder fehlen.

Zweck des Datenimports und -exports

Der Datenaustausch mit einem ERP-System kann verschiedenen Zwecken dienen. So können Daten beispielsweise an andere unternehmensinterne Systeme übergeben werden oder von diesen importiert werden — beispielsweise Personal­verrechnungssysteme, Maschinen­steuerungen, Archivierungs­systeme, etc.

Sollen Daten mit einem anderen Geschäftspartner über die eigenen Unternehmensgrenzen hinweg ausgetauscht werden, kommt zumeist elektronischer Datenaustausch zum Einsatz. Wie im Folgenden dargestellt, müssen die Exportdaten aus dem ERP-System vor dem Versand an den Geschäftspartner zuerst in das gewünschte Zielformat übersetzt werden.


ERP-Datenaustauschszenario mit einem EDI-Dienstleister
ERP-Datenaustauschszenario mit einem EDI-Dienstleister

Umgekehrt müssen vom Geschäftspartner empfangene Daten in das ERP-Importformat übersetzt werden, bevor diese in das ERP-System übernommen werden können.

Die Übersetzung der Daten kann dabei entweder mit einer lokalen Konvertierungssoftware erfolgen, oder wird an einen externen EDI-Dienstleister übergeben. Den Unterschied zwischen den beiden Ansätzen haben wir in einem früheren Beitrag zum Thema Warenwirtschaft mit EDI-Anbindung detailliert dargestellt. Vor allem beim Versand von Daten an externe Geschäftspartner muss das Exportformat des ERP-Systems gewisse Grundinformationen beinhalten, damit eine korrekte Übersetzung und Weiterleitung möglich ist.

Anforderungen an ein ERP-­Daten­austausch­format

Um die Anforderungen an ein ERP-Datenaustauschformat aufzuzeigen, wird das folgende Szenario angenommen. Bestelldaten werden aus dem ERP-System exportiert und anschließend an einen EDI-Dienstleister übergeben. Dieser konvertiert die Bestelldaten in ein EDIFACT ORDERS-Format und leitet die Daten anschließend weiter.


ERP-Datenexport am Beispiel einer Bestellung
ERP-Datenexport am Beispiel einer Bestellung

Die Grundanforderung an das ERP-Exportformat ist in diesem Fall: alles was im Ziel EDIFACT ORDERS-Format als Pflichtinformation erforderlich ist, muss im Exportformat enthalten sein. Der EDI-Dienstleister kann keine Information "dazuerfinden" oder ein Content-Enrichment vornehmen. Content-Enrichment ist eine unternehmensinterne Aufgabe und wird üblicherweise im Rahmen einer unternehmensinternen Enterprise Application Integration (EAI) Lösung realisiert. Vergleiche hierzu folgenden EAI-Pattern.

Neben den eigentlichen Bestelldaten wie Besteller, Lieferant, Warenempfänger, Produkte, Menge, etc. sind noch weitere Daten erforderlich. Diese müssen nicht direkt mit der Bestellung zusammenhängen, sind jedoch für das korrekte Routing der Bestellnachricht in einem EDI-Umfeld zwingend notwendig.

EDI-relevante Daten im Export­format

Um ein korrektes Routing der erzeugten EDI-Nachrichten zu ermöglichen, muss ein ERP-Exportformat eine Reihe von Datenfeldern zur Verfügung stellen. Die Notwendigkeit dieser Felder ergibt sich aus dem Zielformat — im Folgenden EDIFACT. Die Anforderungen bei anderen Zielformaten wie VDA, UBL, etc. sind ähnlich. Der folgende Codeausschnitt zeigt den Kopfteil einer EDIFACT ORDERS-Datei.

UNB+UNOC:3+4304449000000:14+4260304620007:14+161021:1050+4711++++++1'
UNH+1+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'

Die einzelnen Felder sind für das korrekte Erkennen des Nachrichtentyps und für die korrekte Zustellung der EDI-Nachricht von Bedeutung. Alle im Folgenden angeführten sieben Felder müssen daher auch zwingend im ERP-Exportformat vorhanden sein, damit eine korrekte Übersetzung auf das Ziel-EDIFACT-Format möglich ist.

1 – Sender der Nachricht

UNB+UNOC:3+4304449000000:14+4260304620007:14+161021:1050+4711++++++1'
UNH+1+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'

Der Sender der Nachricht wird anhand einer eindeutigen ID identifiziert, welche ein Routing der Nachricht zulässt. Beispiel für IDs sind Global Location Numbers (GLN) oder DUNS-Nummern. Es können aber auch bilateral vereinbarte IDs zur Anwendung kommen — z.B. VW oder BMW-AG. Im Bereich des Handels werden vor allem GLNs verwendet. In der Automobilindustrie kommen vor allem DUNS-Nummern und bilateral vereinbarte IDs zur Anwendung.

2 – Empfänger der Nachricht

UNB+UNOC:3+4304449000000:14+4260304620007:14+161021:1050+4711++++++1'
UNH+1+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'

Wie der Sender, muss auch der Empfänger anhand einer eindeutigen ID identifiziert werden. Die verwendeten Identifikations­nummern­konzepte sind dabei gleich wie beim Sender.

3 – Datum der Erstellung des Exports

UNB+UNOC:3+4304449000000:14+4260304620007:14+161021:1050+4711++++++1'
UNH+1+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'

Um eine spätere Nachverfolgung der Nachricht zu ermöglichen, wird in einer EDI-Nachricht das Datum der Erstellung der Nachricht mitgesendet. Dieses Datum muss nicht notwendigerweise mit dem Dokumentendatum (z.B. Datum der Bestellung) übereinstimmen.

4 – Uhrzeit der Erstellung des Exports

UNB+UNOC:3+4304449000000:14+4260304620007:14+161021:1050+4711++++++1'
UNH+1+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'

Neben dem oben erwähnten Datum wird zur genauen Nachverfolgung auch die Uhrzeit der Dokumentenerstellung mitgesendet.

5 – Eindeutige fortlaufende Nummer des Exports

UNB+UNOC:3+4304449000000:14+4260304620007:14+161021:1050+4711++++++1'
UNH+1+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'

Um eine eindeutige Identifikation eines EDI-Nachrichtenaustausches zu ermöglichen, werden EDI-Dokumente mit einer fortlaufenden Nummer versehen. Diese Nummer kann im Fehlerfall zum Auffinden einer bestimmten EDI-Übermittlung herangezogen werden.

Eine EDI-Nachrichtendatei beinhaltet typischerweise nicht ein einzelnes Dokument (z.B. eine Bestellung), sondern ein Vielzahl von Dokumenten (z.B. Bestellungen). Dabei ist es üblich, dass Dokumente in einem EDI-Interchange sortenrein sein — sprich, z.B. nicht Bestellungen und Rechnungen gemischt. Im Rahmen von EDIFACT wird für die EDI-Nachrichtendatei der Begriff EDI-Interchange verwendet.


EDI-Interchange-Nummer
EDI-Interchange-Nummer

Für die Nummerierung eines EDI-Interchange kann daher nicht die Nummer eines einzelnen Dokuments (z.B. einer Bestellung) verwendet werden, sondern es muss ein eigener Nummernkreis gebildet werden. Dieser Nummernkreis muss im ERP-System gepflegt werden, sodass z.B. für das Tupel <Empfänger, Dokumenttyp> eindeutige und fortlaufend nummerierte Nummern vergeben werden.

6 – Testnachricht ja/nein

UNB+UNOC:3+4304449000000:14+4260304620007:14+161021:1050+4711++++++1'
UNH+1+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'

Eine EDI-Nachricht kann entweder als produktive Nachricht oder als Testnachricht versendet werden. Eine als Testnachricht markierte Nachricht wird vom Empfänger nicht in das Produktivsystem übernommen, sondern entweder verworfen oder an ein Testsystem weitergeleitet. Auch diese Kennzeichnung muss im Exportformat eines ERP-Systems enthalten sein.

7 – Nachrichtenart

UNB+UNOC:3+4304449000000:14+4260304620007:14+161021:1050+4711++++++1'
UNH+1+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'

Ein ERP-System wird im Normalfall eine Vielzahl von unterschiedlichen Belegstufen exportieren können — Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, usw. Um eine Unterscheidung zwischen den verschiedenen Belegstufen zu erlauben, muss die Belegstufe im Exportformat mit angegeben werden. Oftmals werden hier die in EDIFACT gebräuchlichen Bezeichnungen auch in den ERP-Exportformaten verwendet — z.B. DESADV für Lieferschein, ORDERS für Bestellung, usw.

Zusammenfassung

Der Einsatz von elektronischem Datenaustausch stellt eine Reihe von Anforderungen — vor allem an ein ERP-Exportformat. Obwohl bereits viele ERP-Systeme passende Exportformate zur Verfügung stellen, gibt es noch eine Vielzahl an ERP-Systemen, die keine für EDI passenden Import- und Exportformate anbieten. Wird ein Exportformat bzw. Importformat in einem ERP-System neu realisiert, so müssen die oben angeführten Punkte zwingend beachtet werden, um einen reibungslosen Einsatz von EDI zu garantieren.

Noch Fragen?

Sie haben noch Fragen zu ERP-Import- und Exportformaten oder zum Einsatz von EDI? Zögern Sie nicht, und nehmen Sie mit uns Kontakt auf oder benutzen Sie unseren Chat — wir helfen Ihnen gerne weiter.

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