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Was eine EDI-Implementierung wirklich braucht

Sie möchten mit einer EDI-Implementierung die Lieferkette Ihres Unternehmens optimieren? Dieser Artikel zeigt Ihnen, welche Schritte dazu erforderlich sind.

Der Übergang zu einer B2B-Integrationslösung, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens besser entspricht, kann die Effizienz und die Kosten langfristig drastisch verbessern. Selbst wenn die Vorteile der Modernisierung bestehender B2B-Prozesse und -Anbieter bekannt sind, schieben viele Entscheidungsträger die EDI-Implementierung auf, da sie fälschlicherweise glauben, dass der Prozess langwierig und frustrierend sein wird. Wie wir untersuchen werden, muss dies nicht der Fall sein. 

In diesem Artikel gehen wir durch die verschiedenen Phasen einer EDI-Implementierung und beleuchten die einzelnen Schritte im Detail. Hoffentlich haben Sie am Ende ein klareres Bild davon, was erforderlich ist, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen.

Übrigens: Was EDI genau ist und welche Vorteile damit im Unternehmen umsetzbar sind lesen Sie in diesem Artikel.

Den richtigen Service Provider auswählen

Wenig überraschend ist der erste Schritt in jeder erfolgreichen EDI-Implementierung: die Auswahl des richtigen Anbieters. Da EDI-Verträge in der Regel langfristig abgeschlossen werden und EDI für den Erfolg von Lieferketten-Unternehmen unerlässlich ist, sollte dieser Prozess nicht überstürzt werden.

Folgende Fragen helfen Ihnen bei der Auswahl:

  • Wie viel Aufwand können Sie intern übernehmen?
  • Verfügen Sie über internes EDI-Fachwissen?
  • Was sind Ihre möglichen zukünftigen Anforderungen?
  • Gibt es eine Anbindung via API?
  • Kann der Anbieter helfen, VAN-Kosten zu reduzieren?
  • Verfügen der Anbieter über notwendige Zertifizierungen?
  • Verfügen der Anbieter über ausreichendes technisches Fachwissen?
  • Ist die Lösung benutzerfreundlich?
  • Bietet der Anbieter 24/7-Nachrichten-Monitoring?
  • Wie schnell kann der Anbieter bei Fehlern erreicht werden?
  • Ist die Lösung zukunftssicher?
  • Gibt es versteckte Kosten?

Die passende Strategie ausarbeiten

Nachdem Sie Ihren Provider ausgewählt haben, ist es notwendig, die am besten geeignete Strategie für die EDI-Implementierung zu ermitteln (idealerweise mit der Hilfe Ihres neuen Anbieters). In den meisten Fällen besteht die effektivste Methode der EDI-Implementierung in einem schrittweisen Vorgehen bei der Anbindung Ihrer Partner, auch wenn dies nicht immer möglich ist.

In dieser Phase helfen folgende drei Schlüsselfragen: 

  • Was ist der vorgesehene Zeitrahmen?
  • Gibt es externe Faktoren, die den Zeitrahmen beeinflussen könnten und die berücksichtigt werden sollten?
  • Was ist das gewünschte Ergebnis?

Wenn Sie sich auf den Zeitrahmen und das gewünschte Ergebnis geeinigt haben, müssen Sie sich im nächsten Schritt darauf einigen, in welcher Reihenfolge Ihre Partner angebunden werden sollen. Dazu müssen in der Regel eine Reihe verschiedener Faktoren berücksichtigt werden:

  • Die Bedeutung eines Partners für Ihr Unternehmen (z. B. Schlüssellieferanten oder große Key-Accounts
  • Anzahl der ausgetauschten Nachrichten pro Monat
  • Das Kostenreduzierungspotenzial (z. B. könnte das Anbinden bestimmter Partner unnötige VAN-Kosten beseitigen)
  • Dringlichkeit (z. B. wenn ein Geschäftspartner die EDI-Anforderungen geändert hat und schnellstmöglich eine neue Verbindung implementiert werden muss)
  • Standort (z. B. nach Land)
  • Derzeitiger Anbieter/Lösung

Auch wenn Ihr EDI-Anbieter wertvolle Tipps und Vorschläge geben kann, um Ihre Partner in sinnvolle Onboarding-Cluster einzuteilen, sollte dieser Prozess idealerweise von einer internen Person mit guten Kenntnissen des B2B-Partnernetzwerks geleitet werden. Niemand kennt Ihre Partner und deren Interaktion mit Ihrem Unternehmen besser als Sie!

Der erfolgreiche Abschluss dieser Phase stellt sicher, dass Sie in möglichst kurzer Zeit den maximalen Nutzen aus der EDI-Implementierung erzielen.

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Verbindung zu Ihrem ERP-System

Obwohl dieser Schritt nicht für alle Lösungen notwendig ist, ist er doch unerlässlich, wenn Sie von hoher Datentransparenz profitieren wollen. Eine API-Verbindung (wie die von ecosio angebotene) ermöglicht eine Ende-zu-Ende-Nachrichtenüberwachung zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten – alles in Ihrer bestehendem ERP-Benutzeroberfläche.

Abgesehen von einer API-Verbindung kann jedes andere Protokoll Ihrer Wahl für den Datenaustausch zwischen Ihrem ERP-System und Ihrem Provider verwendet werden. In solchen Fällen sind AS2 oder SFTP im Allgemeinen die bevorzugten Methoden. Bei der einmaligen Einrichtung wird die Verbindung zwischen Ihnen und Ihrem Provider aufgebaut und getestet.

Setup von Testing und Mapping

Diese Phase erfordert Erfahrung und technisches Fachwissen. Im Wesentlichen hängt der Erfolg hier von der Zuverlässigkeit Ihrer Partnerverbindungen ab und bestimmt, wie viel Arbeit nach der Inbetriebnahme erforderlich ist, um Fehler und Nachrichtenausfälle zu korrigieren.

Um sicherzustellen, dass Ihre Verbindungen zu Ihren Partnern zuverlässig sind, müssen Mappings eingerichtet und gründlich getestet werden – bevor etwas in Betrieb genommen wird. Dazu gehört das Testen jeder möglichen Iteration aller relevanten Dokumenttypen. 

Wie in unserer Infografik erläutert, ist der Umfang der von den Lösungsanbietern in dieser Phase angebotenen Unterstützung sehr unterschiedlich. Während diejenigen mit On-Premise-Lösungen alle Mapping- und Testverfahren intern durchführen müssen, erhalten diejenigen, die sich für so genannte „Managed“ EDI-Lösungen entscheiden, möglicherweise nur ein Basis-Mapping, das mehrere Standarddokumenttypen abdeckt. Auf der anderen Seite werden Anbieter von Fully Managed EDI Lösungen nur minimalen Input von ihren Kunden benötigen, um einen gründlichen Testprozess durchzuführen. Hier müssen lediglich Testdaten bereitgestellt und geprüft werden, ob die Informationen aus geschäftlicher (nicht technischer) Sicht korrekt sind.

Das ideale Onboarding – alle technischen Schritte

Nachfolgend finden Sie eine Aufschlüsselung der technischen Schritte, die mit dem Onboarding eines Partners verbunden sind. Es ist jedoch zu bedenken, dass der Umfang der Unterstützung hier je nach gewählter Lösung und Anbieter stark variieren können.

Abgleich von Kommunikationsprotokollen
  • Bestimmung des bevorzugten Protokolls, z. B. AS2, X.400, OFTP2, SFTP etc.
  • Austausch von Kommunikationsparametern (z. B. AS2-Parameter) mit dem EDI-Partner
  • Herstellung und Prüfung der Verbindung
Abgleich des Nachrichtenformats
  • Vereinbarung über die Austauschsyntax (XML, EDIFACT, Flat-Text, CSV)
  • Vereinbarung über Standard oder Subset – z.B. EDIFACT D96A nach EDILEKTRO/EANCOM, ANSI ASC X12, VDA, ODETTE etc.
Austausch von Testnachrichten
  • Für alle Dokumenttypen – Erstellung realistischer Exportdaten (Absender)
  • Konvertierung und Verarbeitung von Dokumenten im jeweiligen System des Empfängers
  • Validierung der importierten Nachricht durch internes Team
Parallel-Phase
  • Paralleler Austausch von Nachrichten sowohl über EDI als auch über den alten Kanal (z. B. PDF)
  • Vergleich der vom internen Team abgewickelten Nachrichten
  • Korrektur von Fehlern
Live-Betrieb
  • Sobald die EDI-Implementierung einwandfrei funktioniert, kann der alte Kanal abgeschaltet werden

Die Frage nach dem laufenden Support

Obwohl eine EDI-Implementierung als „abgeschlossen“ betrachtet werden kann, wenn alle Verbindungen in Betrieb genommen wurden und erwartungsgemäß funktionieren, sollte nicht vergessen werden, dass EDI ein fortlaufender Prozess ist. Um sicherzustellen, dass die Verbindungen weiterhin mit maximaler Effizienz funktionieren, ist die Überwachung der Nachrichten unerlässlich, während von Zeit zu Zeit auch Unterstützung und Fehlerbehebung erforderlich sein werden.

Wenn Ihr Provider keinen ausreichenden Support bietet, müssen interne Prozesse eingerichtet werden, um Probleme schnell und effizient lösen zu können, bevor diese geschäftsschädigend werden.

EDI-Implementierung mit ecosio

Bei ecosio verfolgen wir einen stufenweisen Ansatz, der sich bereits bei vielen EDI-Anbindungsprojekten bewährt hat. Das untenstehende Diagramm zeigt die Schritte, die bei der Anbindung durchgeführt werden.Das untenstehende Diagramm zeigt die Schritte, die bei der Anbindung durchgeführt werden.

Wie unten dargestellt (zum Vergrößern anklicken), reduziert der ecosio-Prozess den von Kunden benötigten Input sowohl während als auch nach dem Go-Live auf das absolute Minimum. Wir kümmern uns um alles, sodass sich die Unternehmen auch während der EDI-Implementierung weiter auf ihr Kerngeschäft fokussieren können.

ecosio Prozess Diagramm EDI Implementierung Onboarding

Während der EDI-Implementierung

Damit Sie nicht als Vermittler zwischen uns und Ihren Partnern agieren müssen, stellen wir allen Kunden einen dedizierten Projektmanager zur Verfügung. Dieser fungiert nicht nur als Ansprechpartner für das Unternehmen, sondern holt auch bei Ihren Partnern die notwendigen Informationen ein, um eine zuverlässige Verbindung zu gewährleisten. Alles, was Sie tun müssen, ist uns Testdaten zur Verfügung zu stellen.

Nach der Inbetriebnahme

Mit ecosio endet EDI nicht mit der Übergabe der schlüsselfertigen Verbindung – für uns ist EDI ein kontinuierlicher Prozess. Kryptische Fehlermeldungen und Frust bei der Fehlersuche sind nicht mehr notwendig. Das Operations-Team von ecosio ist immer zur Stelle, um Fehler proaktiv zu identifizieren und zu beheben.

Was zeichnet ecosio aus?

  • Engagierte Experten, die sich EDI voll und ganz verschrieben haben.
  • Tiefgehendes EDI-Prozess-Know-how – nicht nur EDI-Nachrichten-Jongleure, sondern Experten, die eine EDI-Nachricht bei Bedarf im Detail hinterfragen können.
  • Ausgezeichnetes, auf EDI-Projekte zugeschnittenes Projektmanagement sowie entsprechender Tool-Support. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen allen EDI-Partnern und auch zwischen den EDI-Projektmanagern und Document-Mappern bei ecosio.
  • Dedizierte Testumgebung und voll funktionsfähiger Prüfstand, in dem Verbindungen bis zur Produktionsreife getestet werden können.

Mehr zu ecosio und EDI

Eine einfache Checkliste für die Umsetzung eines EDI-Projekts finden Sie übrigens hier. Sie möchten die Lieferkette Ihres Unternehmens mit ecosio und Fully Managed EDI optimieren? Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf.

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