4 min Lesezeit

Was ist Elektronischer Datenaustausch (EDI) und welche Vorteile entstehen durch EDI

Der Begriff EDI

Unter dem Begriff des elektronischen Datenaustausches (EDI) versteht man den Austausch von strukturierten elektronischen Geschäftsdokumenten zwischen verschiedenen Geschäftspartnern. EDI ist dabei keine bestimmte Technologie, sondern ein Zusammenspiel von elektronischen Prozessen, Austauschprotokollen und Geschäfts­dokumenten­standards mit letztlich einem zentralen Ziel:

„Automatisierte Kommunikation von Information in Form von Geschäftsdokumenten direkt zwischen zwei IT-Systemen, ohne dass dabei ein Mensch eingreifen muss“.

Diese nahtlose und medienbruchfreie Kommunikation ermöglicht eine hohe Prozessautomatisierung, da Geschäftsinformation papierlos und schnell zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden kann. Medienbruchfrei bedeutet dabei, dass kein Wechsel des informationstragenden Mediums während des Austausches notwendig ist (wie z.B. das manuelle Abtippen einer Papierrechnung). Die Daten werden direkt von einem System in das anderen System übertragen, ohne dass manuell eingegriffen werden muss — ohne „Medienbruch“ also.

Was wird im Rahmen von EDI nun zwischen Systemen ausgetauscht? Je nach Anwendungsfall können dies elektronische Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen sein, aber auch Stammdaten oder branchen- bzw. industriespezifische Daten wie Überweisungen, Lieferabrufe, Zeitlisten, Personaldaten, etc.

Ohne EDI keine automatisierte Supply-Chain

Vor allem im Bereich des Supply-Chain-Managements spielt der Einsatz von EDI eine sehr wichtige Rolle. Die folgende Abbildung zeigt eine vereinfachte Darstellung eines typischen Supply-Chain-Szenarios. Bei einer Lieferkette denkt man in erster Linie an den Waren- und Zahlungsfluss. Es ist jedoch erst der Informationsfluss, der die Lieferkette überhaupt erst ermöglicht.


Einfache Supply-Chain
Einfache Supply-Chain

Dieser Informationsfluss war in klassischen Supply-Chains von Papier und Telefon dominiert. Später kamen neue Medien wie Fax oder Email hinzu.

Wenn es um die zu bestellende Menge ging, so spielte die Erfahrung der beteiligten Partner eine Rolle — wie beispielsweise in einem klassischen Tante-Emma-Laden der 50er-Jahre.


Tante-Emma-Laden
Tante-Emma-Laden

Die Eigentümer wussten ungefähr über den zu erwartenden Absatz Bescheid und steuerten die Nachbestellung entsprechend. Dabei kam es auch regelmässig zu Fehleinschätzungen — dann war das Produkt eben nicht verfügbar und der Konsument musste warten, bis die Ware wieder verfügbar war. Für den modernen Handel von heute ein undenkbares Szenario.

Aber auch im Industriebereich stiegen die Anforderungen an Supply-Chains laufend. Supply-Chains von heute haben mittlerweile eine so hohe Komplexität und Schnelligkeit erreicht, dass der Einsatz von manuellem und unstrukturiertem Informationsaustausch nicht mehr möglich ist.

Frühere Supply-Chains waren von dem Motto „Sell what you buy“ geprägt. Produzierende Betriebe kauften Produktionsmittel, erzeugen Produkte und lieferten diese an Abnehmer weiter. Diese Prozesse waren von einem „Schieben (push)“ geprägt, da die Vorlieferanten Produkte an die Abnehmer weiterschoben. Hatten diese keinen Bedarf, so blieben die Vorlieferanten auf ihren Lagerbeständen sitzen. Umgekehrt trat auch der Fall ein, dass die Nachfrage der Abnehmer durch das Angebot der Produzenten nicht befriedigt werden konnte, weil zuwenig produziert wurde.


Supply-Chains gestern und heute
Supply-Chains gestern und heute

Moderne Supply-Chains sind von einer sehr engen Verzahnung der beteiligten Partner geprägt, bei der Abnehmer detaillierte Prognosen über den erwarteten Bedarf an die Vorlieferanten kommunizieren. Das Kernmotto lautet daher „Buy what you sell“. Produkte werden nicht mehr von den Produzenten „geschoben (push)“, sondern von den Abnehmern „gezogen (pull)“. Die Produzenten können dadurch die Produktion entsprechend planen und zu große Lagerbestände oder Fehllieferungen aufgrund von fehlenden Beständen vermeiden.

Moderne Lieferketten, wie sie beispielsweise im Handel oder der Automobilindustrie (hier vor allem Just-in-Time und Just-in-Sequence) zu finden sind, wären ohne den Einsatz von elektronischem Datenaustausch gar nicht realisierbar.

Vorteile von EDI

Die Automatisierung der Geschäftsprozesse durch EDI bringt eine Reihe von Vorteilen im täglichen operativen Geschäft mit sich. Beispielsweise:

  • Schnellere Übertragungszeiten
  • Geringere Übertragungskosten
  • Reduktion von wiederholter Eingabe
  • Reduktion von Dateneingabefehlern
  • Erhöhung der Genauigkeit der Information
  • Reduktion des papiergebundenen Dokumentenflusses
  • Kosteneinsparungen bei Tätigkeiten zum Datenhandling
  • Erhöhung der Abwicklungsgeschwindigkeit
  • Reduktion von Lagerhaltungskosten (z.B. durch Just-in-Time bzw. Just-in-Sequence)
  • Vermeiden von Doppelarbeit
  • Reduktion von Durchlaufzeiten
  • Zeitliches Verkürzen von Vorgängen

Aber auch für die Unternehmensleitung ergibt sich durch den Einsatz von EDI ein breites Spektrum an Vorteilen, da geschäftsrelevante Information schneller und vor allem strukturiert vorliegt. Die Auswertung dieser Daten durch entsprechende Business Intelligence-Methoden ermöglicht eine verbesserte Prozesssteuerung durch ständig verfügbare und aktuelle Daten.

Im Bereich der Planung, Entscheidung und Kontrolle sind dies beispielsweise

  • Einfachere Soll-/Ist-Vergleiche
  • Abweichungsanalysen
  • Neue Prognoseverfahren
  • Neugewonnene statistische Erkenntnisse
  • Schneller verfügbare Information
  • Simulationen
  • Produktivitätsauswertungen
  • Verbessertes Cash-Management
  • Bessere Bestandsübersicht

Kein EDI? Auch keine Option…

Beim Nichteinsatz von EDI müssen die dadurch entstehenden Nachteile in Form von Opportunitätskosten berücksichtigt werden.

So kann der Nichteinsatz von EDI zum Verlust von Geschäftspartnern führen (da diese auf den Einsatz von EDI bestehen), sowie zu einem Imageverlust, da der Nichteinsatz mangelnde Innovationsbereitschaft signalisiert. Weitere Nachteile des Nichteinsatzes sind der Verlust des Wettbewerbsvorsprunges, sowie beeinträchtigte Planung, Entscheidung und Kontrolle, da entsprechende — aus den EDI-Daten gewonnene — Managementinformation fehlt.

Image credits

  • Lebensmitteleinzelhandel in den 1950iger Jahren: GNU Free Documentation License, Version 1.2, via Wikimedia Commons

Meistgelesen

Weiterlesen

21 min Lesezeit

Was ist eine e-Rechnung und wie funktioniert diese?

Die elektronische Rechnung, meist als E-Rechnung bezeichnet, gewinnt international bei der Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr zunehmend an Bedeutung. Da sich das Verständnis der elektronischen Rechnung je nach Betrachtungsweise und Grundlagen unterscheiden...

4 min Lesezeit

ecosio Kundentag – viel Event, noch mehr Orientierung

Am 20. April 2023 fand in Wien der ecosio Kundentag statt – ein EDI-Event, das zu einem Erfolg wurde. Ein ecosio Nachbericht.

4 min Lesezeit

Branchen-Erfolg EDI Solutions Summit 2023

Am 19. April 2023 versammelten sich Top-EDI-Experten in Wien, um auf dem ecosio EDI Solutions Summit zusammen zu kommen. Die Zusammenfassung.

1 min Lesezeit

Elektronische Rechnungsstellung in Serbien

In Serbien ist die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen vorgeschrieben. Wie Sie rechtskonform bleiben, erfahren Sie hier.

6 min Lesezeit

CEO Christoph Ebm im Interview: "Als IT-Verantwortlicher möchte ich mir über EDI keine Gedanken machen müssen"

Christoph Ebm spricht über die Widerstandsfähigkeit von Lieferketten und die Rolle von EDI in der Wirtschaft nach Covid-19.

8 min Lesezeit

Effiziente EDI-Systeme – ein Leitfaden

In diesem Artikel zeigen wir, was ein EDI-System ist, was ein effizientes EDI-System ausmacht und was bei der Auswahl einer EDI-Lösung zu beachten ist.

2 min Lesezeit

Mit ecosio “auf der Suche nach Erfolg” beim DSAG-Jahreskongress 2022

Die ecosio GmbH ist vom 11.-13. Oktober 2022 als einer der vier Hauptsponsoren auf dem DSAG-Jahreskongress.

8 min Lesezeit

Effiziente EDI-Systeme – ein Leitfaden

In diesem Artikel zeigen wir, was ein EDI-System ist, was ein effizientes EDI-System ausmacht und was bei der Auswahl einer EDI-Lösung zu beachten ist.

8 min Lesezeit

Die EDI-Plattform – so finden Sie das passende EDI-System für Ihre Anforderungen

8 min Lesezeit

Häufige EDI-Fehler und wie sie behoben werden können

Erfahren Sie, wie die häufigsten 5 EDI-Fehler entstehen und wie Ihr System sicher vor ihnen geschützt werden kann.

9 min Lesezeit

EDI-Integration: Was ist das und wie kann sie Ihrem Unternehmen helfen?

Eine effiziente EDI-Integration kann sich positiv auf Ihr Unternehmen auswirken. Lesen Sie unseren Artikel, um herauszufinden, wie Sie davon profitieren können.

5 min Lesezeit

Die verpflichtende elektronische B2B-Rechnungsstellung in Polen kommt – alle Fakten und Deadlines

Alle Neuerungen zur elektronischen B2B-Rechnung in Polen laufend aktualisiert im praktischen Frage/Antwort-Format.

Wir verwenden Cookies, um ein optimales Website-Erlebnis zu bieten. Sie entscheiden, welche Sie zulassen möchten. Je nach Einstellung stehen Ihnen aber womöglich nicht alle Funktionalitäten zur Verfügung. Datenschutzhinweise & Impressum.