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Business Continuity Management & EDI: Ein Kernprozess der Kernprozesse

Aus gegebenem Anlass möchten wir diesen Blogartikel einem Thema widmen, das medial in den letzten Wochen als Konsequenz von Covid-19 indirekt, aber doch vermehrt behandelt wurde: Business-Continuity-Management (BCM), oder wie Unternehmen und Gesellschaften überlebenswichtige (Geschäfts-)Prozesse sicherstellen.

Ein wichtiger Teil des BCM ist die Aufrechterhaltung von Lieferketten. Je nach Geschäftsfeld haben Unterbrechungen in der Lieferkette auch kritische Auswirkungen auf gesellschaftliche Prozesse – am Beispiel des Lebensmittelhandels wird die hohe Bedeutung einer unterbrechungsfreien Lieferkette klar. ecosio ist als EDI- und B2B-Integrationsdienstleister bei vielen Unternehmen in verschiedensten Branchen mitverantwortlich für das reibungslose Funktionieren solcher Lieferketten. EDI spielt eine wesentliche Rolle im BCM – auch abseits von Krisen. Wir stellen im Folgenden EDI als Teil von BCM genauer vor.

Der automatisierte Nachrichtenaustausch als Kernprozess des Business Continuity Management

BCM möchte in erster Linie erreichen, dass der Betrieb der Kernprozesse eines Unternehmens stets sichergestellt ist. Das ist während alltäglicher Zeiten wichtig, im Falle von Krisen wirtschaftlich noch umso wichtiger. Welche die Kernprozesse genau sind, ist branchenabhängig – die Bereiche Beschaffung, Produktion und/oder Vertrieb sind jedoch in sehr vielen Unternehmen Kernprozesse. Diesen Bereichen liegen B2B-Partnerschaften mit anderen Unternehmen (als Lieferant oder Kunde) zugrunde. Die Kommunikation in solchen Partnerschaften ist ein essenzieller Teil, dabei der Austausch zahlloser Dokumente wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen ein betriebliches und teilweise sogar gesetzliches Muss – also ein eigener Kernprozess in den drei genannten Kernprozessen.

Der Nachrichten- und Datenaustausch mit den Partnern führt aufgrund einer hohen Diversität an Anforderungen zu einer komplexen Systemstruktur. Um diese effizienter, ausfallsicherer und resilienter zu gestalten, automatisieren Unternehmen ihren Nachrichtenaustausch mit EDI. Eine verlässliche EDI-Infrastruktur im B2B-Netzwerk ermöglicht es, bei Fehlern oder unvorhersehbaren Ereignissen schneller und effizienter kommunizieren zu können und die Lieferkette damit betriebsfähig zu halten. Ein wichtiges Thema hier ist auch die Redundanz von essentiellen IT-Prozessen. Hochwertige Cloud-basierte EDI-Lösungen werden auf Basis von gespiegelten Servern an unterschiedlichen Standorten betrieben und können so bei partiellen Ausfällen den EDI-Betrieb entlang der Lieferkette unterbrechungsfrei weiterführen.

Betrieb und Monitoring vom Home Office

BCM hat drei Aufgaben zu erfüllen, auf neudeutsch lauten diese Protect, Sustain und Recover/Resume. Die Kernprozesse sollen im alltäglichen Betrieb also sichergestellt und geschützt, im Krisenfall aufrechterhalten und nach der Krise wieder in den Normalbetrieb zurückgeführt werden. Hier ist das IT-Team eines Unternehmens besonders gefordert. EDI kann dieses dabei in allen drei Aufgaben unterstützen.

Um den alltäglichen Betrieb zu schützen, ist eine konstante Überwachung der Beschaffungs- und Vertriebsprozesse notwendig. Dazu gehört auch das Monitoring und die Fehlerbehandlung des Daten- bzw. Nachrichtenverkehrs. Unternehmen mit intensiven B2B-Netzwerken unterstützen ihre internen Teams deshalb mit EDI-Lösungen, die das Monitoring transparent und Fehlerbehebungsprozesse einfach gestalten. Damit kann der alltägliche Betrieb jederzeit, auch unabhängig von der IT-Abteilung, sichergestellt werden. So ist es dann gleichermaßen bei besonderen Ereignissen möglich, die Überwachung der Kernprozesse aufrechtzuerhalten – wenn beispielsweise eine Heimquarantäne für eingeschränkte Team-Kapazitäten sorgt.

Cloudbasierte EDI-Lösungen ermöglichen außerdem über Remote-Zugriffe, unabhängig von lokalen Gegebenheiten, den Nachrichtenaustausch und -prozess zu überprüfen. Bei lokalen EDI-Konvertern ist dies schwieriger, da ein Zugriff von außerhalb des Unternehmensnetzwerks oft nicht für alle Mitarbeiter gleichermaßen möglich ist.

Der Gesetzgeber als höhere Gewalt

Neben Krankheiten und Naturkatastrophen gilt es allerdings auch eine andere Art der „höheren Gewalt“ zu beachten – nämlich jene des Gesetzgebers. Gerade im Bereich der Rechnungslegung werden laufend neue Gesetze bzw. EU-Richtlinien eingeführt und bestehende aktualisiert – aktuell vor allem die Pflicht zur elektronischen Rechnung. Die Aufrechterhaltung der Compliance mit der aktuellen Gesetzgebung im nationalen sowie internationalen B2B- und B2G-Handel ist ein zwingend erforderlicher Teil der genannten drei Kernprozesse.

Gesetzliche Anforderungen, wie beispielsweise aktuell die EU-Richtlinie 2014/55/EU gelten unabhängig von externen Umständen bzw. Faktoren und sind dementsprechend umzusetzen. Hier werden EDI-Technologien genutzt, um gesetzeskonforme e-Rechnungen in den unterschiedlichen Ländern stellen zu können. Auch damit werden die Kernprozesse und schlussendlich der Betrieb der Lieferkette gesichert.

Übrigens: Gerade angesichts der e-Rechnung wird während den Ereignissen rund um Covid-19 klar, dass die Digitalisierung bzw. Automatisierung von vormals physikalischen Dokumenten nicht nur eine wesentliche Stütze des BCM ist. Sie hilft außerdem, langfristig die Anforderungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer in unterschiedlichen Situationen zu vereinbaren. Wer in Heimquarantäne Rechnungen und Bestellungen bearbeiten möchte (oder muss), der freut sich, wenn er nicht auf einen Aktenschrank am geschlossenen Firmenstandort angewiesen ist.

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Fazit: Die Rolle von EDI im Business Continuity Management

Man könnte abschließend sagen: EDI ist ein Kernprozess der Kernprozesse in einem andauernden Business-Continuity-Management. Unternehmen brauchen den automatisierten Datenaustausch, um effizient und ausfallsicher entlang der Lieferkette Nachrichten austauschen zu können. Das effiziente und laufende Monitoring dieser EDI-Prozesse und die Möglichkeit zur raschen Fehlerbehebung sind dabei kritische Faktoren für den reibungslosen Betrieb des Unternehmens. 

Schließlich hilft EDI auch bei der Einhaltung gesetzlicher Compliance-Anforderungen und der Erfüllung internationaler Regelungen – beispielsweise im Bereich der elektronischen Rechnungsabwicklung. EDI ist, mit oder ohne Krise, notwendig, um die B2B-Kommunikation entlang einer Lieferkette zu optimieren, aufrechtzuerhalten und diese in ihrem dauerhaften Betrieb zu schützen.

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