Die Umsetzung der EN 16931 in Deutschland mit dem Format XRechnung wird auch auf föderaler Ebene immer konkreter, wobei einige Bundesländer weiter sind als andere. Wie ist der aktuelle XRechnung Umsetzungsstand in den 16 Ländern? Was müssen Unternehmen wo und wann beachten? Welche Übertragungswege sind erlaubt? Welche Ausnahmen gibt es? Hier gibt es alle Antworten. Wie es mit der e-Rechnung weltweit steht und welche Auswirkungen die Geschehnisse rund um Covid-19 auf die Umsetzungsspläne in verschiedenen Ländern hat, lesen Sie übrigens in diesem Artikel.
Grundsätzliche Deadlines
Grundsätzlich galt für die deutschen Bundesbehörden bereits mit 18. April 2019 die verpflichtende Annahme von e-Rechnungen. Spätestens mit 18. April 2020 müssen nun alle Verwaltungsbehörden e-Rechnungen annehmen können. Ab 27. November 2020 wird abschließend die Übermittlung von e-Rechnungen für Lieferanten auf Bundesebene verpflichtend.
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Wer ist betroffen?
- Zentralregierung und alle Bundes- sowie Gemeindeeinrichtungen
- Unternehmen öffentlichen Eigentums
- Alle Unternehmen, die die Zentralregierung des Bundes mit Dienstleistungen oder Gütern beliefern
Welche Formate sind derzeit möglich?
- XRechnung, als offiziell kompatibles Format für e-Rechnungen anerkannt
- ZUGFeRD 2.0, als mögliches Hybridformat (PDF und XML-Teil), ist zwar noch nicht offiziell anerkannt, aber kompatibel mit EN 16931
- Sonstige CEN-konforme Formate
Welche Übertragungswege können verwendet werden?
- Manuelle Dateneingabe in ein Web-Formular
- Manueller Upload der Rechnung über ein Web-Portal
- Per E-Mail
- Per De-Mail
- Automatisiert und direkt über einen Webservice wie Peppol
Was muss ich sonst noch wissen?
Verantwortlich für die Umsetzung der EN 16931 sind in Deutschland drei Stellen: Der IT-Planungsrat koordiniert auf Bundesebene, die zentrale Koordinationsstelle für IT-Standards verantwortet die Entwicklung der IT-Standards und das BMI (Bundesministerium für Innern, für Bau und Heimat) überwacht die Umsetzung der Richtlinie.
Eine Leitweg-ID ist dabei notwendig, um eine gestellte Rechnung eindeutig zuordnen zu können. Wird eine e-Rechnung über die ZRE (Zentrale Rechnungslegungsplattform des Bundes) entgegengenommen, wird anhand der Leitweg-ID diese an die betroffene Empfangsstelle geleitet. Dazu braucht man ein aktives Konto bei der ZRE – die Anmeldung dazu ist online hier möglich.
Im Fall des Falles können deutsche Behörden eine Inspektion der Rechnungen durchführen – die elektronische Originaldatei muss also gespeichert bzw. aufbewahrt werden. Das gilt für einen Zeitraum von 10+1 Jahren (ab Ausstellungsdatum, bis Ende Geschäftsjahr des Kunden).
Die Länder im Detail
Mit 18. April müssen alle Bundesländer in der Lage sein, e-Rechnungen entgegenzunehmen. Wie die EU-Richtlinie umgesetzt wird, bleibt jedem Land selbst überlassen, es müssen jedoch die definierten Systeme und Formate angewandt werden (in Richtlinie 2014/55/EU).
Einige Länder haben die Planung für die Umsetzung bereits fertig:
- Baden-Württemberg
- Berlin
- Brandenburg
- Bremen
- Nordrhein-Westfalen
- Schleswig-Holstein
- Thüringen
Die übrigen Länder haben bereits teilweise oder noch gar keine Informationen bezüglich ihrer Umsetzung veröffentlicht.
Folgend eine alphabetische Auflistung der Bundesländer mit allen bereits verfügbaren Informationen (Stand der Gesetzeslage 9. April 2020 – mögliche weitere Änderungen durch den Gesetzgeber können wir leider nicht ausschließen).
Baden-Württemberg
Gesetz: Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung des Landes Baden-Württemberg (E-Government-Gesetz Baden-Württemberg – EGovG BW)
Gültig ab: 18. April 2020
Annahmepflicht: bzgl. Gemeinden / Gemeindeverbände: nur oberschwellig,
im Übrigen: ober- und unterschwellig
Ausstellungspflicht: Ab 1. Januar 2022, Ausnahme für Rechnungen bis 1.000 €.
Format: XRechnung, CEN-konforme Formate
Übertragung: Zentrales Rechnungseingangsportal des Landes „service-bw.de“ (E-Mail, DE-Mail, Weberfassung, Webservice, Peppol)
Adressierung: Eindeutiges Zuordnungsmuster in BT-10 (ggf. Leitweg-ID)
Bayern
Gesetz: Gesetz über die elektronische Verwaltung in Bayern (Bayerisches E-Government-Gesetz – BayEGovG)
Gültig ab: noch nicht bekannt
Annahmepflicht: noch nicht bekannt
Ausstellungspflicht: keine Verpflichtung
Format: XRechnung, CEN-konforme Formate
Übertragung: noch nicht fixiert, aktueller Stand: E-Mail, Teilnahme an der Evaluierung bzgl. Peppol, keine Ablehnung von EGVP/DE-MAIL
Adressierung: Eindeutiges Kriterium, wird noch festgelegt
Berlin
Gesetz: Vorlage – zur Beschlussfassung – Berliner Gesetz zum Umgang mit elektronischen Rechnungen (Berliner E-Rechnungsgesetz – BERG)
Gültig ab: 16. April 2020
Annahmepflicht: Oberschwellig gemäß EU-Richtlinie. Ausnahmen bei Organleihe.
Ausstellungspflicht: keine Verpflichtung
Format: XRechnung, CEN-konforme Formate
Übertragung: Verwaltungsportal des Landes (Webservice, Peppol, E-Mail, DE-Mail, Webupload)
Adressierung: Leitweg-ID (BT-10)
Brandenburg
Gesetz: Gesetz über die elektronische Verwaltung im Land Brandenburg (Brandenburgisches E-Government-Gesetz – BbgEGovG)
Gültig ab: 1. April 2020
Annahmepflicht: Oberschwellig gemäß EU-Richtlinie. Unterschwellig für Landesbehörden ab 1. April 2020, für kommunale Behörden ab 1. Januar 2025 verpflichtend. Ausnahmen bei geheimhaltungsbedürftigen Aufträgen.
Ausstellungspflicht: keine Verpflichtung
Format: XRechnung, CEN-konforme Formate
Übertragung: Zentrales Rechnungseingangsportal des Landes (E-Mail, DE-Mail, Peppol)
Adressierung: Vorgegebene Adresse bei der Auftragsvergabe
Bremen
Gesetz: Verordnung über die elektronische Rechnung (E-Rechnungs-VO) vom 10. Juli 2018 (Brem.GBl. 2018, 316)
Gültig ab: 27. November 2018 für Landesbehörden, 27. November 2020 für Lieferanten
Annahmepflicht: Oberschwellig seit November 2018 für Gebietskörperschaften Land und Stadt Bremen und Bremerhaven. Unterschwellig ab November 2019 für Betriebe und Gesellschaften der FHB
Ausstellungspflicht: ab 27. November 2020. Ausnahmen bei Bar- und Sofortzahlung, Direktaufträgen, geheimhaltungsbedürftigen Aufträgen und der Härtefallregelung (Befreiung auf Antrag)
Format: XRechnung, CEN-konforme Formate
Übertragung: Zentrales Rechnungseingangsportal des Landes (E-Mail, DE-Mail, Peppol noch in Umsetzung)
Adressierung: Vorgegebene Adresse bei der Auftragsvergabe
Hamburg
Gesetz: noch nicht bekannt
Hessen
Gesetz: noch nicht bekannt
Mecklenburg-Vorpommern
Gesetz: noch nicht bekannt
Niedersachsen
Gesetz: noch nicht bekannt
Nordrhein-Westfalen
Gesetz: noch nicht bekannt
Rheinland-Pfalz
Gesetz: noch nicht bekannt
Saarland
Gesetz: Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung im Saarland (E-Government-Gesetz Saarland – E-GovG SL)
Gültig ab: April 2020
Annahmepflicht: Oberschwellig gemäß EU-Richtline. Unterschwellig ja. Ausnahmen noch nicht bekannt.
Ausstellungspflicht: Oberschwellig ja. Unterschwellig bei Auftragswert von über 1.000 €.
Format: XRechnung
Übertragung: Peppol, E-Mail, Webupload
Adressierung: Leitweg-ID (BT-10)
Sachsen
Gesetz: Sächsisches E-Government-Gesetz (SächsEGovG)
Gültig ab: April 2020
Annahmepflicht: Oberschwellig gemäß EU-Richtline. Unterschwellig oder Ausnahmen noch nicht bekannt.
Ausstellungspflicht: noch nicht bekannt
Format: noch nicht bekannt
Übertragung: Webservice, Peppol, E-Mail, DE-Mail, Webupload
Adressierung: Leitweg-ID (BT-10)
Sachsen-Anhalt
Gesetz: noch nicht bekannt
Schleswig-Holstein
Gesetz: Allgemeines Verwaltungsgesetz für das Land Schleswig-Holstein (Landesverwaltungsgesetz – LVwG)
Gültig ab: 27. November 2018 (Land), 18. April 2020 (Kommunen)
Annahmepflicht: Oberschwellig gemäß EU-Richtline. Unterschwellig für Landesbehörden, nicht für Kommunen. Ausnahmen bei geheimhaltungsbedürftigen Aufträgen.
Ausstellungspflicht: keine Verpflichtung
Format: XRechnung, ZUGFeRD 2.0
Übertragung: Zentrales Rechnungseingangsportal des Landes (E-Mail, DE-Mail, Webservice, Peppol)
Adressierung: Leitweg-ID (BT-10)
Thüringen
Gesetz: Thüringer Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (Thüringer E-Government-Gesetz -ThürEGovG)
Gültig ab: 27. November 2019
Annahmepflicht: Oberschwellig gemäß EU-Richtline. Unterschwellig ja. Ausnahmen noch nicht bekannt.
Ausstellungspflicht: keine Verpflichtung
Format: XRechnung, CEN-konforme Formate
Übertragung: Zentrales Rechnungseingangsportal „OZG-RE“ (Weberfassung, Peppol, E-Mail, DE-Mail, Webupload)
Adressierung: Leitweg-ID (BT-10)
