Die Einführung des e-Rechnungsstandards XRechnung mit 27.11.2020 stellt deutsche Unternehmen vor einige Hürden in der Umsetzung. Vor allem wenn diese das SAP-spezifische IDoc-Format verwenden, ist eine konforme e-Rechung ohne Konvertierung nicht möglich. Warum sich ZUGFeRD 2.0 hier auch ganz wunderbar anbietet und wie Ihnen ein EDI-Anbieter dabei helfen kann, IDoc und XRechnung zu vereinen, lesen Sie in diesem Beitrag.
Die EU ist streng – Deutschland ist strenger
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber in Europa dazu, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Das deutsche Ergebnis ist die XRechnung, die als CIUS (Core-Invoice-Usage-Specification) voll kompatibel mit der EN 16931 ist, jedoch auch einige spezifische Vorgaben für Deutschland enthält.
Die XRechnung als verpflichtender Standard betrifft nämlich alle öffentlichen Einrichtungen und Behörden in Deutschland – sowie alle deutschen Unternehmen, die als deren Auftragnehmer Rechnungen an die Verwaltung stellen. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) bietet übrigens viele nützliche Links und Ressourcen rund um die XRechnung.
Das stellt nun insbesondere Unternehmen vor Probleme, die auf SAP ECC 6.0 oder SAP-S/4HANA setzen – diese Systeme unterstützen als Standard Import- und Exportformat in den meisten Fällen nur das klassische SAP IDoc, die erst nach XRechnung konvertiert müssen. Warum IDoc allgemein kein gutes EDI-Format ist, lesen Sie übrigens hier.
IDoc als Problem – ZUGFeRD 2.0 als Lösung – XRechnung als Ergebnis
IDoc als Datenaustauschformat ist nun weder XRechnung-konform noch für Lieferanten bzw. Kunden lesbar, die andere oder keine ERP-Systeme verwenden. So müssen sich von XRechnung betroffene Unternehmen nun um verschiedenste EDI-Formate und Übertragungswege (bspw. Peppol für Behörden, Email für kleine Lieferanten, X.400 für Großkunden etc.) kümmern und diese zusammenführen. Das bedeutet viel Druck für interne Teams.
Hier kommt allerdings das Hybrid-Format ZUGFeRD 2.0 ins Spiel. Ein Dokument im Hybrid-Format (bspw. eine Rechnung) besteht aus einem PDF-Teil, der menschenlesbar ist (wie eine Papierrechnung), und einem XML-Teil, der automatisiert von ERP-Systemen und Behörden verarbeitbar ist (bspw. e-Rechnung) – das Schöne: Der XML-Teil ist XRechnung-konform, sofern das ZUGFeRD Profil EN16931 verwendet wird!
Eine automatisierte Konvertierung in ZUGFeRD 2.0 bietet sich deshalb als perfekte Lösung an. Damit können sowohl rechtskonforme XRechnungen an deutsche Behörden gestellt werden als auch Unternehmen jeglicher Größe, die andere oder keine SAP bzw. ERP-Systeme nutzen, Rechnungen empfangen.
Wie kann das funktionieren?
Für Erstellung und Versand von ZUGFeRD-Rechnungen benötigen Unternehmen eine eigene Software, da ERP-Systeme die Dokumente in den erforderlichen Standards (CII und PDF/A-3) nicht nativ erstellen können. Auch müssen die Inhalte der visuellen und strukturierten Version der Rechnung zu 100 % übereinstimmen, da diese ansonsten nicht valide ist.
Um diesen Anforderungen ressourcenschonend gerecht zu werden, kann ein EDI-Dienstleister mit der Durchführung beauftragt werden. Dieser kann die Erstellung, Validierung und Übermittlung von ZUGFeRD-Rechnungen übernehmen. Somit können Firmen sich wieder auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und interne Ressourcen an anderen Stellen einsetzen.
Für die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung übermittelt das Unternehmen die exportierte Rechnung, beispielsweise SAP IDoc, an den Dienstleister, welcher das Dokument dann in CII umwandelt und auf Richtigkeit prüft. Anschließend wird ein PDF mit dem eingebetteten XML erstellt und als PDF/A-3 gespeichert. Das Unternehmen kann dabei das genaue Rechnungslayout vorgeben, sodass das ZUGFeRD PDF vollkommen identisch zu den bisherigen Rechnungen – z. B. auf Basis einer SAP Smart Form – aussieht. Im Falle eines Fehlers kann dank der steten Prozess-Überwachung rasch eingegriffen und das Problem zeitnah behoben werden.
Zu guter Letzt übermittelt der Dienstleister die e-Rechnung an den Empfänger. EDI-Dienstleister haben zumeist alle gängigen Protokolle und Netzwerke im Einsatz, über welche Dokumente versendet und empfangen werden können. So können problemlos ein IDoc als XRechnung verschickt werden.
Möchte ein Unternehmen die Konvertierung lieber selbst vornehmen, kann auch Open Source Software genutzt werden – beispielsweise Mustang.
Übrigens: Wie Sie ein IDoc allgemein als XML exportieren können, lesen Sie in diesem Artikel.
Die ecosio cloudbasierte EDI Lösung (unser Integration Hub) als zukunftssichere Lösung für XRechnung
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Die ecosio cloudbasierte EDI Lösung (unser Integration Hub) bietet dafür eine umfassende Cloud-Lösung. Nach Konfiguration und ausgiebigen Tests werden alle EDI-Nachrichten sowie e-Rechnungen automatisiert von jedem beliebigem Format, wie bspw. IDoc nach ZUGFeRD 2.0 und XRechnung oder jedes andere benötigte Format konvertiert und zugestellt. Gleichzeitig wird das Senden und Empfangen 24/7 überprüft und Fehler werden sofort behoben.
Sie möchten Ihr Unternehmen für XRechnung bereit machen? Sie interessieren sich für den automatisieren Austausch Ihrer IDoc-Nachrichten? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf oder benutzen Sie unseren Chat. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
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