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Wie kann ich eine XRechnung validieren?

Unternehmen sollten e-Rechnungen nicht ohne vorherige Prüfung versenden. Wir erläutern im Folgenden, wie elektronische Rechnungen für die öffentliche Verwaltung in Deutschland auf ihre Korrektheit hin überprüft werden können – also wie Sie Dokumente im Format XRechnung validieren können.

Warum XRechnung?

Die XRechnung ist das Ergebnis der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU, welche besagt, dass öffentliche Auftraggeber in Europa, e-Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen.
Das Europäische Komitee für Normung (CEN) hat daraus die EN 16931 entwickelt, welche die grundlegenden Bestandteile einer elektronischen Rechnung definiert. Jeder Mitgliedsstaat kann anhand dieser Norm eine verfeinerte Richtlinie schaffen, die auf die besonderen Bedürfnisse der jeweiligen Verwaltung eingeht. Dies wird als Core Invoice Usage Specification (CIUS) bezeichnet und die XRechnung ist die deutsche Variante hiervon.

Übrigens: ecosio bietet einen schnellen Sofort-Check Ihrer XML- und Peppol-Nachrichten nach Korrektheit und Konformität mit verschiedenen Formaten wie XRechnung, OpenPEPPOL und vielen weiteren.

 VALIDIERUNG IHRER PEPPOL- UND XML-DOKUMENTE

Erstellung und Übermittlung von XRechnungen

Zur Umsetzung sind UBL und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) als Syntaxen zulässig. Das heißt, Unternehmen müssen ihre Rechnungen in einer der beiden Syntaxen übermitteln und Behörden müssen diese annehmen und verarbeiten können.
Zum Massenversand von Rechnungen wird vermehrt das Übertragungsprotokoll Peppol (Pan-European Public Procurement Online) eingesetzt, welches entwickelt wurde, um Daten sicher und verlässlich austauschen zu können.
Mehr Details zur Entwicklung, Erstellung und Übermittlung von XRechnungen, können in unseren Beiträgen Was ist das XRechnungs-Format und Anbindung von SAP an Peppol zum Austausch von XRechnung nachgelesen werden.

White Paper - Ein Praxisleitfaden zur Einführung von XRechnung und Peppol

Warum sollte ich XRechnungen validieren?

Die meisten Unternehmen verwenden ein ERP-System um Prozesse abbilden und automatisieren zu können. Diese Systeme können im Normalfall Rechnungen in bestimmten Formaten exportieren (z. B. IDoc im Falle von SAP). Dieses Export-Format entspricht aber nicht den Anforderungen der XRechnung und muss in Folge in UBL oder UN/CEFACT CII umgewandelt werden. In Zusammenhang mit dem elektronischen Datenaustausch spricht man auch von Konvertierung oder Mapping.


Ausschnitt einer XRechnung in UBL (Anklicken für größere Darstellung
Ausschnitt einer XRechnung in UBL (Anklicken für größere Darstellung

Diese Konvertierung geht im Idealfall automatisiert vonstatten – dies allein kann aber nicht die Korrektheit des Dokuments garantieren.

Dabei gibt es zwei primäre Fehlerquellen:

  • bei der Eingabe der Daten in das ERP-System, z. B. verpflichtende Felder fehlen
  • bei der Umwandlung selbst, z. B. durch einen Fehler im Programmcode

Durch die Validierung des Dokuments, bevor dieses übermittelt wird, können Fehler frühzeitig entdeckt werden. Wurden beispielsweise verpflichtende Daten nicht angegeben, muss dies dem Rechnungs­steller mitgeteilt werden. Daraufhin hat dieser die Möglichkeit, die Rechnung zu korrigieren und erneut zu exportieren.

Grundsätzlich sollten Rechnungen nur versendet werden, wenn sie einwandfrei und von einem Validierungstool als korrekt erkannt wurden, denn eine fehlerhafte Rechnung ist ein Grund zur Beeinspruchung der Rechnung.

Wie kann ich XRechnungen validieren?

Um XRechnungen schnell und einfach auf Korrektheit zu überprüfen, haben wir ein kostenloses Online-Tool entwickelt, mit dem verschiedenste Peppol- oder XML-Dokumente umgehend validieren können. Hier gelangen Sie direkt zu unserem Tool.
XRechnung schnell überprüfen
XRechnung schnell überprüfen

Unser Tool kann Ihre XML-Dokumente nach allen weltweit gängigen Vorgaben validieren, von EN 16931 (z. B. XRechnung in Deutschland) über das A-NZ PEPPOL BIS3 für Australien und Neuseeland, verschiedene UBL-Typen, OpenPEPPOL-Formate, CII Croos Industry Invoice und viele mehr – für unterschiedliche Versionen und Dokumenttypen.

Wenn Sie eine erstellte e-Rechnung oder sonstige XML-Dokumente in Zukunft direkt in Ihrer eigenen IT-Umgebung validieren möchten, kann unser Tool als RESTful Web Service integriert werden. Für mehr Informationen, kontaktieren Sie uns gerne.

Automatische Validierung durch einen Dienstleister

Wenn ein Unternehmen für die Konvertierung und Übertragung von XRechnungen einen Dienstleister beauftragt, kümmert sich dieser auch um die Validierung der Dokumente. Der Datenaustausch mit dem Dienstleister funktioniert dabei wie folgt.

Die Exportdatei aus dem ERP-System des Unternehmens wird an den Dienstleister übermittelt, wo das Dokument automatisch in das XRechnungs-Format umgewandelt wird.
Bevor die Rechnung an den Empfänger gesendet wird, wird sie auf Richtigkeit geprüft, woraufhin es zu zwei Szenarien kommen kann:

  1. Bei der Validierung sind keine Fehler aufgetreten und die Erstellung einer validen XRechnung wird somit bestätigt. In diesem Fall kann die Rechnung sicher an den Empfänger gesendet werden.
  2. Die Prüfung verlief nicht erfolgreich und die vorliegende e-Rechnung entspricht nicht dem XRechnung-Standard. Fehlerhafte Rechnungen werden nicht verschickt, stattdessen wird eine Statusmeldung mit einer detaillierten Fehler­be­schreibung an das ERP-System des Unternehmens retourniert. Fehlen beispielsweise Daten, kann der Rechnungssteller diese nun noch ergänzen, das Dokument erneut exportieren und wieder vom Dienstleister konvertieren und validieren lassen.


Konvertierung
Konvertierung

Durch diesen Prozess können Unternehmen sicher gehen, dass nur dem Standard entsprechende Rechnungen an Auftraggeber versendet werden. Somit können Unternehmen einen Rechnungseinspruch aufgrund nicht-konformer XRechnungen vermeiden.

Fazit

Dank der von der KoSIT bereitgestellten Software und Tools, erhalten Unternehmen und Dienstleister Hilfe bei der Erstellung und Über­mittlung von XRechnungen. Wird ein Dienstleister beauftragt, stellt dieser sicher, nur dem Standard entsprechende Rechnungen an die Behörden zu übermitteln. Fehler werden an das ERP-System des Unternehmens gemeldet und können korrigiert werden.

Noch Fragen?

Sie haben noch Fragen zum Thema XRechnung? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf oder benutzen Sie unseren Chat – wir helfen Ihnen gerne weiter!

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