Chat with us, powered by LiveChat
5 min Lesezeit

Was ist Factur-X und wie hängt dieser Standard mit ZUGFeRD und XRechnung zusammen?

Die europäische e-Rechnung

Die Europäische Norm 16931 definiert, wie eine e-Rechnung aufgebaut sein muss, und gibt weitere Empfehlungen zur Umsetzung. Diese Norm wurde im Zuge der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelt und verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber in Europa, e-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Zudem müssen Auftragnehmer bis 2020 e-Rechnungen anhand dieser Bestimmungen ausstellen.

Anhand der EN16931, die nur die Basis für die geforderten strukturierten Rechnungen vorgibt, kann jeder EU-Mitgliedsstaat eine eigene Spezifikation erarbeiten: die sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specification). In unserem Blog haben wir bereits über verschiedene CIUS-Umsetzungen wie die deutsche XRechnung berichtet.
Um e-Rechnungen für alle Unternehmen unabhängig ihrer Größe und verfügbaren Ressourcen umsetzbar zu machen, hat Deutschland zusammen mit Frankreich ein Hybridformat entwickelt: ZUGFeRD 2.0 bzw. Factur-X. Mithilfe dieses Standards werden die beiden verbreitetsten Rechnungsformate XML und PDF vereint. ZUGFeRD 2.0 und Factur-X sind identisch, allerdings wird international die Bezeichnung Factur-X verwendet.

e-Rechnungen in Frankreich

Seit Anfang 2017 wird die Umsetzung der EN16931 nach und nach für Auftragnehmer der französischen Verwaltung verpflichtend. So müssen beispielsweise Firmen mit mehr als 5.000 Arbeitnehmern bereits seit Januar 2017 e-Rechnungen entsprechend der Norm übermitteln. Spätestens ab 1.1.2020, der letzten Umsetzungswelle, müssen auch die kleinsten Unternehmen (< 10 Mitarbeiter) e-Rechnungen an ihre öffentlichen Auftraggeber ausstellen können.

Eine Möglichkeit, valide Rechnungen zu erstellen, ist der Standard Factur-X, welcher keine vorherige Vereinbarung zwischen Absender und Empfänger benötigt und auch nicht branchenspezifisch ist. Um eine Rechnung dem Standard entsprechend zu generieren, werden eine strukturierte Rechnung (XML) und eine visuelle Rechnung (das PDF) in einem PDF zusammengefasst. Dadurch können Rechnungen von Maschinen und von Menschen gelesen und verarbeitet werden.

Die EN16931 sieht zur Erstellung strukturierter Rechnungen die XML-Standards UBL und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) vor – für Factur-X bzw. ZUGFeRD hat man sich auf CII geeinigt. Da auch die XRechnung in diesem Format erstellt werden kann, ist das XML in einem Factur-X-PDF-Dokument auch eine gültige XRechnung.


Factur-X ist ein PDF mit eingebettetem XML und stellt Rechnungsdaten visuell und strukturiert zur Verfügung.
Factur-X ist ein PDF mit eingebettetem XML und stellt Rechnungsdaten visuell und strukturiert zur Verfügung.

Zudem muss der Rechnungsversand an Behörden über das französische Service Chorus Pro abgewickelt werden.

Factur-X unterstützt mehrere Anwendungsprofile:

  • MNIMUM: Entspricht den in Chorus Pro geforderten Mindest­rechnungs­informationen.
  • BASIC WL und BASIC: Entsprechen den Rechnungsinformationen, die für Prozessautomatisierungen am häufigsten benötigt werden.
  • EN16931: Entspricht allen in der EN16931 enthaltenen Rechnungsinformationen.
  • EXTENDED: Entspricht dem Profil EN16931 und beinhaltet einige zusätzliche Rechnungsdaten.

e-Rechnungen müssen mindestens dem Profil „Basic“ entsprechen, können jedoch über weitere CII-Elemente verfügen, solange diese im Profil „Extended“ enthalten sind.

Beispiel einer Rechnung die dem Standard Factur-X entspricht

Auf folgenden Abbildungen ist eine Rechnung, die dem Anwendungsprofil EN16931 entspricht, zu sehen. Auf der Webseite des französischen Forums für elektronische Rechnungen (FNFE-MPE – Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques) kann die gesamte Spezifikation samt Beispielrechnungen heruntergeladen werden.


Ein Ausschnitt aus einem Factur-X-PDF
Ein Ausschnitt aus einem Factur-X-PDF


Das in das PDF eingebettete XML (factur-x.xml
Das in das PDF eingebettete XML (factur-x.xml

Konforme Rechnungen als Factur-X erzeugen

Um Rechnungen als Factur-X generieren zu können, muss ein PDF A/3 erstellt werden, denn nur dieser PDF-Standard genügt den Anforderungen dieses Hybridformats.

Für die Erstellung einer Factur-X-Rechnung kann ein EDI-Dienstleister beauftragt werden. In diesem Fall senden Unternehmen eine Exportdatei aus dem ERP-System an die Softwareschnittstelle des Dienstleisters. Zumeist haben ERP-Systeme eigene Schnittstellen, über die nur bestimmte Dateiformate exportiert werden können (z. B.: SAP IDoc). Das heißt, dass nativ keine Dokumente in CII erstellt werden können – allerdings bilden diese Dateien die notwendige Grundlage für die weitere Verarbeitung und Konvertierung in die benötigten Formate durch den Dienstleister. Zudem kümmert sich der EDI-Dienstleister um die Validierung der erstellten XML-Dateien, um sicherzugehen, dass die Rechnungen gültig sind und somit auch vom Empfänger angenommen werden.
Anhand der erhaltenen Daten wird dann ein Dokument entsprechend dem Standard PDF/A-1 generiert, das Grundvoraussetzung für die Generierung eines PDF/A-3 ist. Das zuvor generierte XML in der Datei factur-x.xml wird als Attachment eingebettet und das finale Dokument als PDF/A-3 gespeichert. Anschließend kann die fertige e-Rechnung vom Unternehmen, beispielsweise über Chorus Pro, an den Empfänger übermittelt werden.


Der EDI-Dienstleister kümmert sich um Konvertierung
Der EDI-Dienstleister kümmert sich um Konvertierung

Wenn gewünscht, können Rechnungen auch direkt vom Dienstleister über die erforderlichen Protokolle oder Services übermittelt werden. Somit müssen Unternehmen sich nicht selbst um die Erstellung und den Versand von e-Rechnungen kümmern und können sich ganz ihrem Tagesgeschäft widmen.
Der beschriebene Prozess funktioniert auch in die andere Richtung: Der Dienstleister kann Rechnungen, die an das Unternehmen adressiert sind, empfangen, konvertieren und an das ERP-System weiterleiten, wo es dann nahtlos importiert und eingesehen werden kann.

Zusammen­fassung

Alle Unternehmen die einen Sitz in Frankreich haben und Auftragnehmer der dortigen öffentlichen Verwaltung sind, müssen bis 2020 in der Lage sein, e-Rechnungen entsprechend der EN16931 zu stellen. Dazu können Firmen das Hybridformat Factur-X einsetzen, welches Rechnungen für Maschinen als auch für Menschen lesbar und verarbeitbar macht. Kann ein Unternehmen keine dem Standard entsprechenden e-Rechnungen erstellen, kann es sich eines externen EDI-Dienstleisters bedienen.

Noch Fragen?

Sie haben noch Fragen zum Thema Factur-X oder ZUGFeRD? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf oder benutzen Sie unseren Chat – wir helfen Ihnen gerne weiter!

Themen

Meistgelesen

Weiterlesen

Cookie Einstellungen

Hier sind alle Cookies aufgelistet die für Marketing Zwecke eingesetzt werden
LinkedIn (cn_LinkedINActive)
LinkedIn verwendet Cookies unter anderem um Ihre Einstellungen zu nutzen, Ihnen eine personalisierte Nutzererfahrung bieten zu können, und Ihnen auf Sie zugeschnittene Werbung anzeigen zu können.
Google Analytics (cn_AnalyticsActive)
Wird verwendet um Daten über das Nutzerverhalten und das Gerät des Nutzers an Google Analytics zu senden. Trackt den Besucher über verschiedene Geräte und Marketing Kanäle
Facebook (cn_FacebookActive)
Wird von Facebook genutzt, um eine Reihe von Werbeprodukten anzuzeigen, zum Beispiel Echtzeitgebote dritter Werbetreibender.
Google Adwords (cn_AddWordsActive)
Wird verwendet um Benutzer zu identifizieren, die die Website via Google Werbeanzeigen besuchen.
Pardot (cn_PardotActive)
Pardot verwendet Cookies, um Ihre Interaktion mit unserer Website sinnvoller zu gestalten. Sie helfen uns, die Nutzung unserer Websites besser zu verstehen, damit wir die Inhalte für Sie maßschneidern können.