Durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU werden öffentliche Auftraggeber zur Annahme von elektronischen Rechnungen verpflichtet. In Deutschland geht der Gesetzgeber noch weiter und verpflichtet mit spätestens 27. November 2020 auch die Auftragnehmer von öffentlichen Einrichtungen zur elektronischen Rechnungslegung. Rechnungen werden dabei nicht mehr in Papier oder PDF-Form übermittelt, sondern in einem strukturierten elektronischen Format ausgetauscht. Das dabei zur Anwendung kommende Format basiert auf XML und heißt XRechnung.
Damit eine XRechnung korrekt vom Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger zugestellt werden kann, muss der Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert werden. Die Leitweg-ID dient zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers.
Durch die eindeutige Adressierung mittels Leitweg-ID ist nicht nur die Identifikation des Rechnungsempfängers möglich, sondern auch die Weiterleitung der eingegangenen Rechnungen über den zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) hin zu den angeschlossenen Verwaltungseinheiten und den darin aufgebauten Rechnungsfreigabesystemen. Ähnlich erfolgt auch die Zustellung auf Länderebene bzw. im kommunalen Bereich.
Benötige ich als Rechnungssteller eine eigene Leitweg-ID?
Rechnungssteller benötigen KEINE Leitweg-ID. Diese dient einzig zur Adressierung von öffentlichen Rechnungsempfängern.
Wie erfahre ich die Leitweg-ID eines Rechnungsempfängers?
Die Leitweg-ID wird an den Rechnungssteller vorab übermittelt (z. B. bei der Vergabe oder der Bestellung).
Gibt es denn keine bundesweite Datenbank mit den verfügbaren Leitweg-IDs?
Aktuell existiert eine solche Datenbank nicht, da alle Leitweg-IDs dezentral von Bund und Ländern vergeben werden.
Aufbau der Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist eine zusammengesetzte Nummer und besteht aus der Grobadressierung (alle Teile vor dem ersten Trennzeichen), der Feinadressierung und der Prüfziffer.
Grobadressierung und Prüfziffer sind dabei verpflichtende Bestandteile. Die Feinadressierung ist optional, unterliegt keiner allgemeinen Regelung und kann von Bund und Ländern nach deren eigenen Systemen vergeben werden.
1 – Kennzahl des Bundeslandes
Die Kennzahl des Bundeslandes ist eine zweistellige numerische Identifikationsnummer. Die folgenden Identifikationsnummern kommen zur Anwendung:
- 01 – Schleswig-Holstein
- 02 – Hamburg
- 03 – Niedersachsen
- 04 – Bremen
- 05 – Nordrhein-Westfalen
- 06 – Hessen
- 07 – Rheinland-Pfalz
- 08 – Baden-Württemberg
- 09 – Bayern
- 10 – Saarland
- 11 – Berlin
- 12 – Brandenburg
- 13 – Mecklenburg-Vorpommern
- 14 – Sachsen
- 15 – Sachsen-Anhalt
- 16 – Thüringen
Für die Verwaltungseinheiten des Bundes wird 99 angegeben
2 – Kennzahl des Regierungsbezirks
Die Kennzahl des Regierungsbezirks ist eine einstellige numerische Identifikationsnummer. Diese ist optional, außer wenn die Kennzahl des Landkreises angegeben wird. Hier kann auch eine Ordnungszahl des Bundes enthalten sein (Zahlenraum 0-9).
3 – Kennzahl des Landkreises
Die Kennzahl des Landkreises ist eine zweistellige numerische Identifikationsnummer. Auch deren Angabe ist optional, es sei denn, der Gemeindeverband oder die Gemeindekennzahl wird angegeben.
4 – Gemeindekennzahl
Die Gemeindekennzahl ist eine dreistellige numerische Identifikationsnummer. Dabei gibt es drei mögliche Festlegungen:
- Sieben Ziffern, wenn Gemeindeverband und -kennzahl angegeben werden
- Vier Ziffern, wenn der Gemeindeverband angegeben wird
- Drei Ziffern, wenn nur die Gemeindezahl angegeben wird
5 – Trennzeichen
Das Trennzeichen - leitet die Feinadressierung ein (entspricht dem Bindestrich Minus „-“ bzw. U+002D in Unicode).
6 – Feinadressierung
Die Feinadressierung besteht aus maximal 30 alphanumerischen Zeichen, also aus den Ziffern 0-9 und aus den Buchstaben des lateinischen Alphabets A-Z (zwischen Groß-/Kleinschreibung wird nicht unterschieden). Die Feinadressierung unterliegt im Gegensatz zur Grobadressierung keinen allgemein gültigen Vorgaben – Bund und Länder können eigene Systeme bei der Nutzung anwenden.
Es ist aber zu empfehlen, die Feinadressierung mit einem Buchstaben beginnen zu lassen, um diese eindeutig von der Grobadressierung abzugrenzen und potentielle Eingabefehler zu vermeiden.
7 – Trennzeichen
Das Trennzeichen - beendet die Feinadressierung (entspricht ebenfalls dem Bindestrich Minus „-“ bzw. U+002D in Unicode).
8 – Prüfziffer
Die Prüfziffer ist eine zweistellige numerische Prüfsumme, die sich aus den vorherigen Stellen errechnet.
Die Leitweg-ID in der XRechnung
In der XRechnung muss die Leitweg-ID in der Buyer Reference (BT-10) angegeben werden. Für die Darstellung der elektronischen Rechnung sind laut dem XRechnung-Standard zwei Syntaxen zulässig: Universal Business Language (UBL) und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
In einer UBL-Nachricht wird die Leitweg-ID in folgendem Element gespeichert:
/ Invoice / BuyerReference
Leitweg-ID in einer UBL-Nachricht
In einer CII-Nachricht wird die Leitweg-ID in folgendem Element gespeichert:
/ CrossIndustryInvoice / SupplyChainTradeTransaction / ApplicableHeaderTradeAgreement / BuyerReference
Leitweg-ID in UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII
Noch Fragen?
Detaillierte Informationen zu XRechnung und Leitweg-ID bietet außerdem die Koordinierungsstelle für IT-Standards.
Sie haben noch Fragen zum Thema Leitweg-ID oder der Übermittlung von XRechnungs-Nachrichten an öffentliche Auftraggeber? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf oder benutzen Sie unseren Chat – wir helfen Ihnen gerne weiter!
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