Angesichts der Vorteile, die der elektronische Datenaustausch (EDI) in der Supply Chain Automatisierung eines Unternehmen bringen kann, scheint die Implementierung einer EDI-Lösung eine logische Angelegenheit zu sein. Die EDI-Integration in moderne ERP-Systeme ist jedoch ein komplizierter Prozess. Infolgedessen werden Setup und Betrieb firmeninterner lokaler EDI-Lösungen für diejenigen, die eine verbesserte Automatisierung der Lieferkette anstreben, immer unattraktiver – und immer mehr entscheiden sich stattdessen für eine Fully Managed EDI Lösung. Der Grund? Hauptsächlich, weil Fully Managed EDI-Lösungen die einfachste Möglichkeit für Unternehmen bieten, die vier großen Herausforderungen der EDI-Integration zu überwinden…
Herausforderung 1: Standards
Dokumentenstandards wurden geschaffen, um den automatisierten Datenaustausch mit einer festen Struktur für häufig verwendete B2B-Dokumente zu erleichtern. Über die Jahrzehnte wurden allerdings immer mehr Standards geschaffen – teils um spezifische Anforderungen einzelner Branchen zu erfüllen, teils aufgrund geographischer Unterschiede. Die folgende Abbildung veranschaulicht z. B., wie der Bedarf an immer spezifischeren Formaten zur Schaffung einer Vielzahl von Sekundärstandards unter dem Dach des UN/EDIFACT-Kernstandards geführt hat.
Angesichts dieses ständig wachsenden Labyrinths von Standards und Formaten benötigen Unternehmen die Möglichkeit, Nachrichten über verschiedene Protokolle zu versenden und Nachrichten problemlos von einem Format in ein anderes zu konvertieren.
Supply Chain Automatisierung: Standards
Herausforderung 2: Technologie
Dank jüngster Innovationen wie APIs und gemeinsamer Import- und Exportschnittstellenstandards von ERP-Systemen (z. B. auf der Basis von XML oder JSON) sind Lieferketten nun scheinbar gut für eine weitgehende Automatisierung aufgestellt.
Leider hemmen veraltete und komplizierte IT-Landschaften die Vorteile einer effizienten EDI-Umsetzung. Wie folgendes Diagramm zeigt (IT-Landschaft eines großen Retail-Unternehmens vor einem Upgrade), haben Alt-Systeme oft verschiedene separate Middleware-Komponenten und Verbindungen zu mehreren Service-Anbietern. Ohne eine zentrale Verwaltung und aufgrund hoher Fehleranfälligkeiten der verschiedenen Elemente laufen interne Teams Gefahr, bei Veränderungen geschäftskritische Prozesse zu unterbrechen.
Ebenso sind einige ERP-Systeme so simpel, dass sie gar nicht in der Lage sind, strukturierte Dateien auszutauschen. Diese Fähigkeit muss daher erst integriert werden, bevor EDI umgesetzt werden kann.
Supply Chain Automatisierung: Technologie
Herausforderung 3: Prozesse
Genauso wichtig wie die Auswahl einer Middleware, die die technischen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt, ist die Umsetzung der richtigen Prozesse – ohne diese ist eine dauerhaft erfolgreiche Umsetzung nicht möglich. Obwohl die Integration natürlich bestimmtes Expertenwissen erfordert, ist der technische Aspekt der Integration oft der einfachste Teil, wie Gartner feststellt:
“Nur 5% der Schnittstelle ist eine Funktion der gewählten Middleware. Die restlichen 95% sind eine Funktion der Anwendungssemantik.”
Unterstützungsprozesse sind daher unerlässlich, wenn Fehler erkannt und behoben werden sollen, bevor sie sich auf das Partnernetzwerk auswirken.
Im Allgemeinen beruhen erfolgreiche EDI-Prozesse auf den folgenden Schlüsselfaktoren:
- Umfassendes Know-How über Anwendung und Domäne der Geschäftsfelder
- Technische Fähigkeiten
- Zur Verfügung stehende Ressourcen
- 24/7 Monitoring und rasche Fehlerbehebung
- Projektmanagement-Skills
- Projektmanagement-Support (z. B. für das Onboarding von Partnern)
Herausforderung 4: Gesetzliche Anforderungen
Um Kosten zu sparen und mehr Transparenz bei B2G-Rechnungen zu erreichen, haben viele Regierungen begonnen, Gesetze einzuführen, wie Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen formatieren und übermitteln sollen.
Ab April 2020 wird beispielsweise die Mehrheit der europäischen Regierungsbehörden verpflichtet sein, elektronische Rechnungen zu akzeptieren. Außerdem dürfen Lieferanten ab November 2020 keine unstrukturierten Rechnungen (wie PDF- oder Papierrechnungen) mehr an deutsche öffentliche Einrichtungen senden. Auch die Einführung von Vorschriften für die Übermittlung von elektronischen B2B-Rechnungen und Bestellungen ist in einigen Ländern nicht allzu weit entfernt.
Solche Regulierungen, insbesondere für elektronische Rechnungen, werden immer rascher eingeführt und angepasst. Angesichts der geografischen Reichweite moderner Supply-Chain-Unternehmen ist die internationale Einhaltung dieser Regelungen keine leichte Aufgabe – auch weil bei Nichteinhaltung hohe Geldstrafen drohen können.
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