Zeit ist Geld, so lautet ein uraltes Sprichwort – und nirgendwo bedeutet es so viel wie in der Welt der B2B-Transaktionen. Von Dateneingabefehlern über Nachrichtenfehler bis hin zu Verzögerungen können ineffiziente B2B-Prozesse Unternehmen teuer zu stehen kommen. Es sei denn, sie setzen auf elektronischen Datenaustausch (EDI). Denn EDI-Schnittstellen bieten die Möglichkeit, die B2B-Kommunikation zu automatisieren, damit Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern. Und das wiederum ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen!
Entgegen dem (noch) oft vertretenen Vorurteil, ist das Einrichten einer erfolgreichen EDI-Schnittstelle auch keine Raketenwissenschaft. Mit der Unterstützung des richtigen EDI-Anbieters können Sie die Vorteile einer EDI-Schnittstelle nämlich im Handumdrehen nutzen. Aber was genau macht eine gute EDI-Schnittstelle aus? Wie funktioniert eine EDI-Schnittstelle? Und welche Vorteile bietet eine gute EDI-Schnittstelle? In diesem Artikel beantworten wir all diese Fragen und mehr.
Was ist eine EDI-Schnittstelle?
Eine EDI-Schnittstelle ist eine technische Plattform, die den elektronischen Austausch von strukturierten Geschäftsdaten zwischen verschiedenen Systemen ermöglicht. EDI steht dabei kurz für Electronic Data Interchange. EDI-Schnittstellen sind in der Geschäftskommunikation von entscheidender Bedeutung, indem sie den manuellen Austausch von Dokumenten (wie z.B. Bestellungen, Rechnungen und Lieferavisen) automatisieren.
Einfach erklärt, wandelt eine EDI-Schnittstelle Daten aus internen Systemen (z.B. einer Buchhaltungssoftware) in ein standardisiertes Format um – und umgekehrt. Sobald die Daten im standardisierten Format vorliegen, werden sie automatisch an die entsprechende externe Partei (z. B. einen Kunden oder einen Lieferanten) weitergesendet. Dieser automatisierte Prozess spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine erhebliche Verringerung des Fehlerpotenzials, weil die manuelle Dateneingabe sowohl auf der Seite des Absenders als auch auf der Seite des Empfängers wegfällt.
Wie funktioniert eine EDI-Schnittstelle?
Eine EDI-Schnittstelle lässt sich über verschiedene Kommunikationswege einrichten: über das Internet, über direkte Verbindungen zwischen den Systemen oder über spezielle EDI-Netzwerke. Die Datenübertragung zwischen Sender und Empfänger erfolgt dabei auf Basis der drei „K“: Konnektivität, Konvertierung und Kommunikation.
- Konnektivität: Zunächst müssen Sender und Empfänger ein gemeinsames, strukturiertes Datenformat definieren, z.B. EDIFACT oder XML, das dann für den gesamten Austausch über die EDI-Schnittstelle zum Einsatz kommt. In den meisten Fällen gibt der Kunde das zu verwendende Format über eine Message Implementation Guideline (MIG) vor.
- Konvertierung: Nach der Wahl des Formats steht die Einrichtung eines Mappings an, um sicherzustellen, dass die Daten aus dem verwendeten internen Format (z.B. IDocs in SAP-Systemen) korrekt in das vereinbarte EDI-Format konvertiert werden. Dieser Schritt erfordert ein hohes Maß an technischem Fachwissen und eingehenden Prüfungen.
- Kommunikation: Sobald das Mapping eingerichtet ist, geht es im nächsten Schritt darum, wie die Daten übertragen werden, also welches Übertragungsprotokoll zum Einsatz kommen soll. Protokolle sind dabei das Mittel, das eine sichere Datenübertragung zum Empfänger gewährleistet. Zu den gängigsten Protokollen gehören AS2, HTTP, OFTP2, REST API und Webdienste.
Auf der Empfängerseite findet der ganze Prozess dann rückwärts statt: Er nimmt die Daten über seine EDI-Schnittstelle entgegen und konvertiert sie in sein internes Format, bevor er sie dann validiert und verarbeitet. Nach der Verarbeitung sendet der Empfänger eine Rückmeldung an den Absender, um den erfolgreichen Empfang der Daten sowie deren Verarbeitung zu bestätigen. Im Fall, dass Verarbeitungsprobleme auftreten, kann die Rückmeldung auch Fehlermeldungen beinhalten.
Die vier häufigsten Probleme mit EDI-Schnittstellen
Wie Sie bereits wissen, kann eine gut implementierte EDI-Schnittstelle viele Vorteile bieten: Sie hilft Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen, Risiken zu verringern und die Attraktivität für Partner zu erhöhen. Gleichzeitig gibt es jedoch viele Dinge, die verhindern können, dass eine EDI-Schnittstelle den maximalen Nutzen bringt. Dazu gehören vor allem die folgenden vier Probleme.
- Mangelnde Benutzerfreundlichkeit: Angesichts des hohen technischen Aufwands, der für das Senden und Empfangen von EDI-Nachrichten erforderlich ist, sind EDI-Schnittstellen oft kompliziert zu bedienen und die Daten sind nur für IT-Mitarbeiter zugänglich. Ist das der Fall, kann die IT-Abteilung leicht einen Engpass darstellen – der potenzielle Wert, den EDI bieten kann, ist damit um ein Vielfaches begrenzter.
- Mangelnde Flexibilität: Sei es wegen interner oder wegen externer Faktoren – EDI-Anforderungen ändern sich im Laufe der Zeit unweigerlich. Doch leider ist nicht jede EDI-Schnittstelle für schnelle Anpassungen geeignet. Wird eine EDI-Schnittstelle beispielsweise nicht von externen Experten, sondern von internen Mitarbeitern gepflegt, die normalerweise andere Aufgaben haben, können Aufgaben wie die Anbindung neuer Partner oder die Änderung komplizierter Mappings viel Zeit in Anspruch nehmen.
- Mangelndes internes Fachwissen: Die Implementierung einer guten EDI-Schnittstelle erfordert eine hohe technische Expertise – und das sowohl bei der Einrichtung als auch im laufenden Betrieb. Sollen EDI-Aufgaben intern erledigt werden, während es gleichzeitig an internen Ressourcen mangelt, kann dies ein echtes Problem darstellen.
- Mangelnde Zeit bei der Implementierung: Obwohl EDI in moderner B2B-Kommunikation unverzichtbar ist, wird es bei ERP-Migrationsprojekten selten ausreichend berücksichtigt und es kommt zu einer überstürzten Implementierung. So werden EDI-Schnittstellen meist erst ganz am Ende von Migrationsprojekten eingerichtet, wobei Anbieter, deren Dienstleitung die Anpassung von ERP-Systemen an die jeweiligen Kundenbedürfnisse ist, oft ohne große Recherche die erstbeste Lösung wählen, die die Anforderungen irgendwie erfüllen kann – anstatt sich die Zeit zu nehmen, eine gut geeignete, zukunftssichere Lösung zu finden.
Was sind die Merkmale einer guten EDI-Schnittstelle?
Eine gute EDI-Schnittstelle zeichnet sich durch verschiedene Merkmale aus.
- Sie sollte eine nahtlose Integration ermöglichen, um einen reibungslosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen zu gewährleisten.
- Sie sollte flexibel sein und verschiedene Datenformate unterstützen, um den Anforderungen unterschiedlicher Geschäftspartner gerecht zu werden.
- Sie sollte sicher sein und Mechanismen zur Datenverschlüsselung und Authentifizierung bieten, um die Vertraulichkeit und Integrität der übertragenen Daten zu gewährleisten.
- Sie sollte skalierbar sein und sich an die sich im Laufe der Zeit ändernden EDI-Anforderungen anpassen können.
- Sie sollte über umfangreiche Funktionen zur Nachrichtenüberwachung und Fehlerbehandlung verfügen, damit Fehler schnell erkannt und behoben werden können.
Das vielleicht wichtigste Merkmal einer erfolgreichen EDI-Schnittstelle ist jedoch die Transparenz der Daten. Angesichts der großen Bedeutung, die über EDI ausgetauschte Daten haben, ist es für die zuständigen Abteilungen äußerst wichtig, dass sie in Echtzeit Einblick in wichtige Informationen bekommen und z.B. prüfen können, ob ein Partner eine Rechnung erhalten oder diese geöffnet hat. Außerdem kann der Zugriff auf ein EDI-Dashboard, das einen hilfreichen Überblick über den EDI-Nachrichtenfluss gibt, die Überwachung der Nachrichten erheblich erleichtern.
Trotzdem bietet nur eine Minderheit der EDI-Schnittstellen eine solche Funktionalität an – es sei denn, sie setzen auf API-Verbindung…
Effizientere EDI-Schnittstelle dank API-Verbindungen
Als eine Art Sammlung von Regeln und Protokollen, legt eine API-Verbindung fest, wie die verschiedenen Austauschformate, Austauschprotokolle, Sicherheitsanforderungen etc. einer EDI-Schnittstelle zusammenwirken sollen. Der Vorteil von EDI-Schnittstellen, die auf API-Verbindungen basieren, ist dabei, dass der Zugriff auf die Daten direkt erfolgt. So gehen keine Metadaten verloren und wichtige Informationen wie beispielsweise der Hinweis, ob eine Rechnung beim EDI-Dienstleister oder aber beim endgültigen Nachrichtenempfänger eingegangen ist, lassen sich in der bestehenden Benutzeroberfläche Ihres ERP-Systems in Echtzeit anzeigen. Dies verbessert einerseits die Effizienz Ihrer Lieferkette und minimiert andererseits das Auftreten von Fehlern.
Und sollte es doch einmal dazu kommen, dass ein Fehler auftritt, bieten API-Verbindungen eine umfassende Datentransparenz, mit deren Hilfe der Nutzer der EDI-Schnittstelle direkt feststellen kann, wo das Problem liegt und was für die Fehlerbehebung notwendig ist. Und: Die Nutzung einer EDI-Schnittstelle über eine API-Verbindung ermöglicht eine Volltextsuche in Ihrem ERP-System. So können Sie Dokumente wesentlich schneller finden und eine Menge Zeit sparen.
Auf diese Weise sorgt eine EDI-Schnittstelle dafür, manuelle Prozesse im Datenaustausch zu minimieren, Fehler zu reduzieren und sämtliche Geschäftsprozesse zu beschleunigen – für mehr Effizienz, mehr Zeit und mehr Kostenersparnis.
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