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EDI-Fehler schnell und einfach beheben: Gängige Probleme und ihre Lösungen

So erkennen sie häufige EDI-Fehler und vermeiden diese.

EDI bietet Unternehmen unterschiedliche Vorteile. Der elektronische Datenaustausch erspart Zeit und Geld, minimiert Risiken, verbessert Wettbewerbsvorteile. Eine erfolgreiche EDI-Lösung einzurichten und sie zu betreiben erfordert allerdings viel technisches Know-How. Schleichen sich bei der Einrichtung der Verbindungen Fehler ein, ist es wahrscheinlich, dass EDI-Fehler auftreten.

Doch wir können Sie beruhigen. EDI-Fehler müssen keineswegs Teil Ihres Alltags sein. In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, warum EDI-Fehler auftreten, wie Fehler behoben werden können und was Sie tun können, um Ihr System vor typischen EDI-Fehlern zu schützen.

Die Architektur einer klassischen EDI-Umgebung

Die klassische EDI-Umgebung besteht aus vier Eckpunkten. Wie in Bild 1 dargestellt, sind diese vier Punkte …

  1. Ihr ERP-System
  2. Ihr EDI-System und/oder Value Added Network (VAN)
  3. das EDI-System Ihres Partners und/oder VANs
  4. das ERP-System Ihres EDI-Partners

Diese Architektur bietet die effizienteste und einfachste Möglichkeit, Verbindungen herzustellen. Allerdings erfordert sie für die Übermittlung von Nachrichten mehrere Schritte, was potenzielle Risiken für EDI-Fehler an verschiedenen Stellen birgt.

Die vier Eckpunkte der typischen EDI-Umgebung

Die vier Eckpunkte der typischen EDI-Umgebung.

Im nächsten Abschnitt blicken wir auf die fünf häufigsten Arten von EDI-Fehlern und erklären, wo die einzelnen EDI-Fehler in diesem EDI-Architekturdiagramm auftreten.

Die fünf häufigsten EDI-Fehler

EDI-Fehler #1: Fehler im Nachrichten-Inhalt

Was sind Fehler im Nachrichten-Inhalt?

Fehler im Nachrichten-Inhalt treten auf, wenn der betreffenden EDI-Nachricht Informationen fehlen oder die EDI-Nachricht falsche Informationen enthält. Die Nachricht kann eine falsche Produktnummer (z. B. GTIN) enthalten oder ohne die GLN des Rechnungsempfängers (NAD+IV im Falle von EDIFACT) versandt worden sein.

EDI Fehler im Nachrichten-Inhalt

EDI Fehler im Nachrichten-Inhalt.

Wie kann ich Fehler im Nachrichten-Inhalt beheben?

Um Fehler im Inhalt der Nachricht zu korrigieren, erfordert es die Lokalisierung der Fehlerquelle im Ursprungssystem des EDI. Dies erfordert oft manuelle Anpassungen, wobei das Ursprungssystem in den meisten Fällen das ERP-System ist.

Wie vermeide ich Fehler im Nachrichten-Inhalt?

Die Vermeidung von Fehlern im Nachrichteninhalt beginnt mit einem korrekten EDI-Onboarding. Hierbei ist es entscheidend, nicht nur die Stammdaten ordnungsgemäß zu pflegen, sondern auch umfassende Tests für potenzielle Nachrichtenvarianten (z. B. bei Rechnungen) durchzuführen. Automatisierte Validierungen, die im Rahmen des Dokumenten-Mappings implementiert werden, sind dabei eine wertvolle Unterstützung. Sie tragen maßgeblich dazu bei, typische EDI-Fehler zu verhindern.

Sobald ein Fehler im Nachrichten-Inhalt entdeckt wurde, ist es wichtig zu prüfen, ob das Problem nicht auf ungenaue Stammdaten zurückzuführen ist. Andernfalls tritt derselbe Fehler in Zukunft erneut auf, wenn ungenaue Stammdaten die Ursache waren und die Stammdaten unverändert bleiben.

EDI-Fehler #2: Fehler in der Nachrichten-Sequenz

Was sind Fehler in der Nachrichten-Sequenz?

Von einem Fehler in der Nachrichten-Sequenz sprechen wir, wenn eine EDI-Nachricht zurückgewiesen wird, weil der adressierte Empfänger eine vorhergehende Nachricht noch nicht erhalten hat. Hat ein Käufer zum Beispiel noch keine Auftragsbestätigung (ORDRSP) erhalten, kann er auch die Liefermeldung (DESADV) nicht akzeptieren.

EDI-Fehler in der Nachrichten-Sequenz

EDI-Fehler in der Nachrichten-Sequenz.

Wie kann ich Fehler in der Nachrichten-Sequenz beheben?

Um einen Fehler in der Nachrichten-Sequenz zu beheben, muss die vorherige Nachricht im EDI-Prozess erfolgreich gesendet werden. Hierzu kann es erforderlich sein, einen zweiten EDI-Fehler zu identifizieren und zu beheben, je nachdem, warum die vorherige Nachricht nicht empfangen wurde.

Wie vermeide ich Fehler in der Nachrichten-Sequenz?

Effektive Fehlerbehebung in Nachrichten-Sequenzen ist entscheidend. Ihre EDI-Lösung sollte so konfiguriert sein, dass sie fehlende vorherige Nachrichten erkennt und die Übermittlung weiterer Nachrichten unterbricht, um Fehler zu vermeiden. Diese Unterbrechung lässt sich durch entsprechende Regeln im ERP-System steuern. Diese Regeln gewährleisten, dass das System keine Nachrichten zur Weiterleitung freigibt, solange erforderliche Vorgängerdokumente nicht freigegeben wurden.

EDI-Fehler #3: Verbindungsfehler

Was sind Verbindungsfehler?

Verbindungsfehler treten zwischen Ihrem EDI-Anbieter/VAN und dem EDI-Anbieter/VAN Ihres Partners auf. Zum Beispiel kann Ihre EDI-Nachricht hängen bleiben, weil ein AS2- oder X.400-Server nicht funktioniert.

EDI-Verbindungsfehler in mehreren Schritten

EDI-Verbindungsfehler in mehreren Schritten.

Wie kann ich Verbindungsfehler beheben?

Normalerweise ist es für interne Teams nicht möglich, Verbindungsfehler direkt zu beheben, da gewöhnlich ein Dienstleister oder VAN den Nachrichtenaustausch abwickelt. Allerdings stellen geeignete Prozesse zur Nachrichten-Überwachung sicher, dass die Teams frühestmöglich auf den EDI-Fehler aufmerksam werden. Das erlaubt es ihnen, die zuständigen internen Abteilungen über den Verbindungsausfall zu informieren. Außerdem wird Ihr EDI-Dienstleister versuchen, die Verbindung wiederherzustellen und alle noch ausstehenden Dokumente erneut zu versenden, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

Wie vermeide ich Verbindungsfehler?

Angesichts der dezentralen Natur von EDI-Systemen und der begrenzten Kontrolle über jeden einzelnen Knoten sind Verbindungsfehler unvermeidlich. Jedoch lässt sich ihre Auswirkung durch die Zusammenarbeit mit einem EDI-Dienstleister minimieren, der proaktives Verbindungs-Monitoring und umfassende Fehlerbehebung anbietet. Bei auftretenden Verbindungsfehlern ergreift der Dienstleister umgehend alle erforderlichen Maßnahmen zur Wiederherstellung der Verbindung. Oftmals sind Verbindungsprobleme bereits gelöst, bevor interne Teams und Fachabteilungen überhaupt davon Kenntnis erlangen.

Darüber hinaus ist es hilfreich, sich auf die Sichtbarkeit der EDI-Daten zu konzentrieren – z. B. durch die Integration einer EDI-Lösung, die eine API nutzt. Mit Hilfe der Datensichtbarkeit können relevante interne Teams wie die Beschaffung oder der Vertrieb Verbindungsprobleme identifizieren und werden proaktiv über das Problem informiert.

EDI-Fehler #4: EDI-Routing-Fehler

Was sind EDI-Routing-Fehler?

EDI-Routing-Fehler entstehen, wenn falsche EDI-Sender/-Empfänger-Konfigurationen vorliegen. So kann etwa eine Nachricht aufgrund falscher UNB-Sender/Empfänger-IDs im Falle von EDIFACT hängen bleiben.

EDI-Routing-Fehler

EDI-Routing-Fehler bildlich aufgezeigt.

Wie kann ich EDI-Routing-Fehler beheben?

Um einen EDI-Routing-Fehler zu beheben, müssen unter Umständen die Stammdaten korrigiert und die Nachricht erneut von Ihrem ERP-System gesendet werden.

Wie vermeide ich EDI-Routing-Fehler?

Eine effiziente EDI-Lösung kann EDI-Routing-Fehler vermeiden, indem die Lösung den EDI-Fehler direkt im ERP-System anzeigt. Das System informiert die System-Anwender sofort über die fehlerhafte Konfiguration, was ihnen ermöglicht, die Konfiguration zu korrigieren und die Nachricht erneut zu versenden. Ein proaktiver EDI-Dienstleister – wie etwa ecosio– spürt selbst hängengebliebene Nachrichten auf und informiert Sie proaktiv.

EDI-Fehler #5: Konfigurationsfehler

Was sind Konfigurationsfehler?

Konfigurationsfehler entstehen, wenn wesentliche Einstellungen im ERP-System fehlen. Ohne die korrekten Logiken besteht das Risiko, dass Nachrichten stecken bleiben und wichtige Informationen nicht empfangen werden. Im Allgemeinen resultiert dies daraus, dass erforderliche EDI-Nachrichten nicht im ERP-System ausgelöst werden, beispielsweise aufgrund fehlender Konfigurationen für einen neuen Auftraggeber.

EDI-Konfigurationsfehler

EDI-Konfigurationsfehler im Detail.

Wie kann ich Konfigurationsfehler beheben?

Konfigurationsfehler zu beheben erfordert in vielen Fällen eine Aktualisierung der Stammdaten. Darüber hinaus können technische Arbeiten erforderlich werden, um sicherzustellen, dass die EDI-Lösung vollständig in Ihr ERP-System integriert ist. Üblich sind etwa Validierungs-Routinen, die auf fehlende EDI-Konfigurationen prüfen.

Wie vermeide ich Konfigurationsfehler?

Sie sollten die Stammdaten-Protokolle gut pflegen. Außerdem können Sie Konfigurationsfehler vermeiden, indem Sie automatische Konfigurations-Routinen implementieren. Auf diese Weise können System-Anwender keine neuen Partner-Datensätze speichern, wie etwa Rechnungsempfänger oder Auftraggeber, wenn sie nicht die erforderliche EDI-Konfiguration bereitgestellt haben.

Was kann ich generell tun, um EDI-Fehler zu meiden?

Für Unternehmen, die ein System aufbauen wollen, das gegen EDI-Fehler resilient ist, gibt es zwei essentielle Schritte:

1) Machen Sie den internen EDI-Verkehr sichtbar

Wenn Sie EDI-Fehler meiden wollen, sollte Ihr EDI-Prozess für die Geschäftsabteilungen sichtbar sein. Anstatt EDI als Black-Box zu betrachten, bei der Vertrieb und Beschaffung keinen Datenzugriff haben, sollten Ihre EDI-Ströme bis zum EDI-System und/oder VAN des EDI-Partners für diejenigen sichtbar sein, die Einsicht benötigen.

Gute interne EDI-Datentransparenz erlaubt System-Anwendern, EDI-Fehler einfach zu erkennen und entsprechend zu reagieren, um Störungen und schließlich Frustration zu vermeiden.

2) Richten Sie zuverlässige Prozesse zur Nachrichtenüberwachung ein

Egal für welche Art von EDI-Lösung Sie sich entscheiden, ist es entscheidend, dass erfahrene EDI-Experten Ihre EDI-Ströme überwachen und steuern.

Unternehmen mit umfassenden internen Ressourcen und EDI-Know-how können möglicherweise das Monitoring selbst durchführen. Doch für Unternehmen, die nicht über diese Kapazitäten verfügen, bietet der Ansatz des EDI-as-a-Service die ideale Lösung. Hierbei konfiguriert Ihr EDI-Dienstleister die Verbindungen und übernimmt das umfassende Monitoring sowie die Wartung. Diese Herangehensweise ermöglicht es Ihren internen Teams, sich voll und ganz auf Ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren

Die 7 teuersten EDI-Fehler - und wie man sie vermeidet.

Zum kostenlosen Download: 7 typische EDI-Fehler … und wie man sie vermeidet.

Möchten Sie Ihre EDI-Probleme ein für alle Mal loswerden?

EDI ist ein Trumpf, der nicht zum Hindernis werden sollte! Wenn Ihre internen Teams jedoch viel Zeit mit der Behebung von EDI-Fehlern verbringen, bleibt weniger Raum für wertschöpfende Tätigkeiten.

Bei ecosio verstehen wir die Herausforderungen, denen interne Teams im Umgang mit EDI gegenüberstehen können. Unser Ziel ist es, Unternehmen mit minimalen Anstrengungen auf dem Weg zur maximalen Automatisierung zu unterstützen.

Von der Ersteinrichtung bis zum laufenden Betrieb und der Behebung von Fehlern übernehmen unsere EDI-Experten alle EDI-Aufgaben, damit Sie sich nicht damit beschäftigen müssen. Dank der modularen, cloudbasierten Architektur unserer Lösung brauchen Sie sich keine Sorgen um die Zukunft zu machen, denn wir können Ihre Lösung problemlos an wechselnde Anforderungen anpassen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie mit ecosio Zeit und Geld sparen können, Risiken reduzieren und Ihren Wettbewerbsvorteil steigern, schauen Sie sich unser umfassendes EDI-as-a-Service-Angebot an oder kontaktieren Sie uns!

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Die Welt von EDI ist voller Fachausdrücke und Akronyme. Niemand kann erwarten, dass sich jeder alle Begriffe merken kann. Wir wollen Ihnen dabei helfen, indem wir ein neues Glossar mit Fachbegriffen aus dem Bereich EDI und E-Invoicing erstellt haben. Schauen Sie doch einmal rein.

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