EDI kann Unternehmen unterschiedliche Vorteile verschaffen. Der elektronische Datenaustausch erspart Zeit und Geld, minimiert Risiken, verbessert Wettbewerbsvorteile. Eine erfolgreiche EDI-Lösung einzurichten und sie zu betreiben erfordert allerdings viel technisches Know-How. Schleichen sich bei der Einrichtung der Verbindungen Fehler ein, ist es wahrscheinlich, dass EDI-Fehler auftreten.
Doch wir können Sie beruhigen. EDI-Fehler müssen keineswegs Teil Ihres Alltags sein. In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, warum EDI-Fehler auftreten und was Sie tun können, um Ihr System vor typischen EDI-Fehlern zu schützen.
Die Architektur einer klassischen EDI-Umgebung
Die klassische EDI-Umgebung besteht aus vier Eckpunkten. Wie in Bild 1 dargestellt, sind diese vier Punkte …
- Ihr ERP-System
- Ihr EDI-System und/oder Value Added Network (VAN)
- das EDI-System Ihres Partners und/oder VANs
- das ERP-System Ihres EDI-Partners
Um Verbindungen einzurichten, ist dies die effizienteste und denkbar einfachste EDI-Architektur. Sie hat jedoch den Nachteil, dass sie für die Nachrichtenübermittlung mehrere Schritte benötigt. Das birgt die Gefahr von EDI-Fehlern an mehreren Stellen.
Im nächsten Abschnitt blicken wir auf die fünf häufigsten EDI-Fehlertypen und erklären, wo die einzelnen EDI-Fehler in diesem EDI-Architekturdiagramm auftreten.
Die fünf häufigsten EDI-Fehler
EDI-Fehler #1: Fehler im Nachrichten-Inhalt
Was sind Fehler im Nachrichten-Inhalt?
Fehler im Nachrichten-Inhalt treten auf, wenn der betreffenden EDI-Nachricht Informationen fehlen oder die EDI-Nachricht falsche Informationen enthält. Die Nachricht kann eine falsche Produktnummer (z. B. GTIN) enthalten oder ohne die GLN des Rechnungsempfängers (NAD+IV im Falle von EDIFACT) versandt worden sein.
Wie kann ich Fehler im Nachrichten-Inhalt beheben?
Um Fehler im Nachrichten-Inhalt zu beheben, muss die Quelle des EDI-Fehlers im Ursprungssystem gefunden und manuell aktualisiert werden. Wobei das Ursprungssystem in der Regel das ERP-System ist.
Wie vermeide ich Fehler im Nachrichten-Inhalt?
Fehler im Nachrichten-Inhalt können vermieden werden, indem das EDI-Onboarding korrekt durchgeführt wird. Dabei ist es ebenso wichtig, die Stammdaten ordnungsgemäß zu pflegen wie die potenziellen Nachrichten-Varianten (z. B. bei Rechnungen) ausführlich zu testen. Zusätzlich unterstützen automatisierte Validierungen, die im Zuge des Dokumenten-Mappings durchlaufen werden. Automatisierte Validierungen tragen ebenfalls dazu bei, typische EDI-Fehler zu vermeiden.
Sobald ein Fehler im Nachrichten-Inhalt entdeckt wurde, ist es wichtig zu prüfen, ob das Problem nicht auf ungenaue Stammdaten zurückzuführen ist. Andernfalls tritt derselbe Fehler in Zukunft erneut auf, wenn ungenaue Stammdaten die Ursache waren und die Stammdaten unverändert bleiben.
EDI-Fehler #2: Fehler in der Nachrichten-Sequenz
Was sind Fehler in der Nachrichten-Sequenz?
Von einem Fehler in der Nachrichten-Sequenz sprechen wir, wenn eine EDI-Nachricht zurückgewiesen wird, weil der adressierte Empfänger eine vorhergehende Nachricht noch nicht erhalten hat. Hat ein Käufer zum Beispiel noch keine Auftragsbestätigung (ORDRSP) erhalten, kann er auch die Liefermeldung (DESADV) nicht akzeptieren.
Wie kann ich Fehler in der Nachrichten-Sequenz beheben?
Um einen Fehler in der Nachrichten-Sequenz zu beheben, muss die vorherige Nachricht im EDI-Prozess erfolgreich gesendet werden. Hierzu kann es erforderlich sein, einen zweiten EDI-Fehler zu identifizieren und zu beheben, je nachdem, warum die vorherige Nachricht nicht empfangen wurde.
Wie vermeide ich Fehler in der Nachrichten-Sequenz?
Um Fehler in der Nachrichten-Sequenz zu vermeiden, muss Ihre EDI-Lösung so konfiguriert sein, dass das System erkennt, wenn es eine erforderliche, vorherige Nachricht noch nicht empfangen hat – und die Übertragung weiterer Nachrichten unterbrechen. Die Übertragung weiterer Nachrichten lässt sich unterbinden, indem man entsprechende Regeln im ERP-System einrichtet, die verhindern, dass das System Nachrichten zur Weiterleitung freigibt, wenn erforderliche Vorgängerdokumente noch nicht freigegeben wurden.
EDI-Fehler #3: Verbindungsfehler
Was sind Verbindungsfehler?
Verbindungsfehler treten zwischen Ihrem EDI-Anbieter/VAN und dem EDI-Anbieter/VAN Ihres Partners auf. Zum Beispiel kann Ihre EDI-Nachricht hängen bleiben, weil ein AS2- oder X.400-Server nicht funktioniert.
Wie kann ich Verbindungsfehler beheben?
Normalerweise ist es für interne Teams nicht möglich, Verbindungsfehler direkt zu beheben, da gewöhnlich ein Dienstleister oder VAN den Nachrichtenaustausch abwickelt. Allerdings stellen geeignete Prozesse zur Nachrichten-Überwachung sicher, dass die Teams frühestmöglich auf den EDI-Fehler aufmerksam werden. Das erlaubt es ihnen, die zuständigen internen Abteilungen über den Verbindungsausfall zu informieren. Außerdem wird Ihr EDI-Dienstleister versuchen, die Verbindung wiederherzustellen und alle noch ausstehenden Dokumente erneut zu versenden, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.
Wie vermeide ich Verbindungsfehler?
Da es sich bei EDI um dezentrale Systeme handelt, bei denen Sie nicht die Kontrolle über jeden einzelnen Knoten haben, lassen sich Verbindungsfehler nicht vollständig vermeiden. Der beste Weg, die Folgen von EDI-Verbindungsfehlern zu verringern, ist, mit einem EDI-Dienstleister zusammenzuarbeiten, der proaktives Verbindungs-Monitoring und Fehlerbehebung anbietet. Im Falle eines Verbindungsfehlers unternimmt der EDI-Dienstleister alle notwendigen Schritte, um die Verbindung wiederherzustellen. In den meisten Fällen ist ein Verbindungsproblem bereits wieder behoben, bevor es Ihren internen Teams und Fachabteilungen überhaupt auffällt.
Darüber hinaus ist es hilfreich, sich auf die Sichtbarkeit der EDI-Daten zu konzentrieren – z. B. durch die Integration einer EDI-Lösung, die eine API nutzt. Mit Hilfe der Datensichtbarkeit können relevante interne Teams wie die Beschaffung oder der Vertrieb Verbindungsprobleme identifizieren und werden proaktiv über das Problem informiert.
EDI-Fehler #4: EDI-Routing-Fehler
Was sind EDI-Routing-Fehler?
EDI-Routing-Fehler entstehen, wenn falsche EDI-Sender/-Empfänger-Konfigurationen vorliegen. So kann etwa eine Nachricht aufgrund falscher UNB-Sender/Empfänger-IDs im Falle von EDIFACT hängen bleiben.
Wie kann ich EDI-Routing-Fehler beheben?
Um einen EDI-Routing-Fehler zu beheben, müssen unter Umständen die Stammdaten korrigiert und die Nachricht erneut von Ihrem ERP-System gesendet werden.
Wie vermeide ich EDI-Routing-Fehler?
ine effiziente EDI-Lösung kann EDI-Routing-Fehler vermeiden, indem die Lösung den EDI-Fehler direkt im ERP-System anzeigt. Das System informiert die System-Anwender sofort über die fehlerhafte Konfiguration, was ihnen ermöglicht, die Konfiguration zu korrigieren und die Nachricht erneut zu versenden. Ein proaktiver EDI-Dienstleister – wie etwa ecosio– spürt selbst hängengebliebene Nachrichten auf und informiert Sie proaktiv.
EDI-Fehler #5: Konfigurationsfehler
Was sind Konfigurationsfehler?
Konfigurationsfehler ergeben sich, wenn wichtige Einstellungen im ERP-System fehlen. Ohne die richtigen Logiken kann es passieren, dass Nachrichten hängen bleiben. Die Folge: Sie empfangen potenziell wichtige Informationen nicht. In der Regel bedeutet dies, dass die erforderlichen EDI-Nachrichten im ERP-System nicht ausgelöst werden, z. B. weil die Konfiguration für einen neuen Auftraggeber fehlt.
Wie kann ich Konfigurationsfehler beheben?
Konfigurationsfehler zu beheben erfordert in vielen Fällen eine Aktualisierung der Stammdaten. Darüber hinaus können technische Arbeiten erforderlich werden, um sicherzustellen, dass die EDI-Lösung vollständig in Ihr ERP-System integriert ist. Üblich sind etwa Validierungs-Routinen, die auf fehlende EDI-Konfigurationen prüfen.
Wie vermeide ich Konfigurationsfehler?
Sie sollten die Stammdaten-Protokolle gut pflegen. Außerdem können Sie Konfigurationsfehler vermeiden, indem Sie automatische Konfigurations-Routinen implementieren. Auf diese Weise können System-Anwender keine neuen Partner-Datensätze speichern, wie etwa Rechnungsempfänger oder Auftraggeber, wenn sie nicht die erforderliche EDI-Konfiguration bereitgestellt haben.
Was kann ich generell tun, um EDI-Fehler zu meiden?
Für Unternehmen, die ein System aufbauen wollen, das gegen EDI-Fehler resilient ist, gibt es zwei essentielle Schritte:
1) Machen Sie den internen EDI-Verkehr sichtbar
Wenn Sie EDI-Fehler meiden wollen, sollte Ihr EDI-Prozess für die Geschäftsabteilungen sichtbar sein. Anstatt EDI als Black-Box zu betrachten, bei der Vertrieb und Beschaffung keinen Datenzugriff haben, sollten Ihre EDI-Ströme bis zum EDI-System und/oder VAN des EDI-Partners für diejenigen sichtbar sein, die Einsicht benötigen.
Gute interne EDI-Datentransparenz erlaubt System-Anwendern, EDI-Fehler einfach zu erkennen und entsprechend zu reagieren, um Störungen und schließlich Frustration zu vermeiden.
2) Richten Sie zuverlässige Prozesse zur Nachrichtenüberwachung ein
Unabhängig davon, für welche Art von EDI-Lösung Sie sich entscheiden, sollte sichergestellt sein, dass erfahrene EDI-Experten Ihre EDI-Ströme überwachen und kontrollieren.
Unternehmen, die über umfangreiche interne Ressourcen und EDI-Kenntnisse verfügen, können das Monitoring möglicherweise intern erledigen. Für Unternehmen, die sich nicht in dieser Situation befinden, ist der EDI-as-a-Service-Ansatz die sinnvollste Lösung. Bei diesem Ansatz richtet Ihr EDI-Anbieter die Verbindungen ein und übernimmt das Monitoring und die Wartung, so dass sich Ihre internen Teams auf Ihre Kernthemen konzentrieren können.
Möchten Sie Ihre EDI-Probleme ein für alle Mal loswerden?
EDI ist ein Trumpf und sollte kein Hindernis sein! Je mehr Zeit Ihre internen Teams jedoch mit der Lösung von EDI-Problemen verbringen müssen, desto weniger können sie sich wertschöpfenden Tätigkeiten widmen.
Wir bei ecosio wissen, wie schwierig der Umgang mit EDI für interne Teams sein kann. Deshalb haben wir uns der Aufgabe verschrieben, Unternehmen mit minimalem Aufwand zu maximaler Automatisierung zu verhelfen.
Von der Ersteinrichtung bis zum laufenden Betrieb und der Fehlerbehebung übernehmen unsere EDI-Experten alle EDI-Aufgaben, damit Sie sich nicht damit beschäftigen müssen. Dank der modularen, cloudbasierten Architektur unserer Lösung brauchen Sie sich keine Sorgen um die Zukunft zu machen, denn wir können Ihre Lösung problemlos an wechselnde Anforderungen anpassen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie mit ecosio Zeit und Geld sparen können, Risiken reduzieren und Ihren Wettbewerbsvorteil steigern, schauen Sie sich unser umfassendes EDI-as-a-Service-Angebot an oder kontaktieren Sie uns!
