Die automatisierte Rechnung, auch bekannt als EDI-Rechnung, wird im modernen Handel immer wichtiger. Die Unternehmen erwarten heutzutage immer detailliertere Daten. Zugleich steigen weltweit die Erwartungen in Bezug auf Datentransparenz und Schnelligkeit rapide an. Des Weiteren führen Regierungen komplexe E-Invoicing-Gesetze ein. Aber was genau ist eine EDI-Rechnung, wie funktioniert sie und was macht eine erfolgreiche Lösung aus?
Dieser Artikel beantwortet die am häufigsten gestellten Fragen, damit Sie die richtigen Entscheidungen für die Zukunft treffen können.
Was ist eine EDI-Rechnung?
Unter EDI-Rechnung versteht man den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Geschäftspartnern unter Verwendung standardisierter elektronischer Dateiformate.
Im Gegensatz zur herkömmlichen Rechnungsstellung in Papierform oder als PDF-Rechnung per E-Mail ist die EDI-Rechnungsstellung ein vollständig automatisierter Prozess. Die relevanten Daten werden zunächst in ein vereinbartes, computerlesbares Format umgewandelt und über ein sicheres Protokoll an den Empfänger gesendet. Das System des Empfängers entschlüsselt anschließend die Nachricht und speichert die Daten an der entsprechenden Stelle in seinem ERP-System. Entscheidend ist, dass dieser Prozess sofort erfolgt und keine manuelle Dateneingabe erfordert. Er ist damit sowohl schnell als auch zuverlässig.
Wie schwierig ist die Einführung der EDI-Rechnung?
Die Einrichtung der EDI-Rechnung ist mit verschiedenen Herausforderungen verbunden und erfordert daher sorgfältige Überlegung und Planung.
Die technisch anspruchsvollste Hürde ist die Einrichtung der technischen Verbindungen, da dies Fachwissen über elektronische Kommunikationsprotokolle und Datenformate erfordert. Um das Fehlerpotenzial zu minimieren, ist es wichtig, dass vor allem die Mapping-Phase gründlich ist und umfassende Tests beinhaltet. Wird diese Phase überhastet durchgeführt oder von unerfahrenen Personen überwacht, leidet letztendlich die Effizienz der Lösung.
Ein weiterer herausfordernder Aspekt der EDI-Rechnung ist die Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften. Die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung unterscheiden sich nicht nur von Land zu Land, sondern werden auch ständig geändert. Da die Konsequenzen einer Nichteinhaltung schwerwiegend sein können, ist es wichtig, dass Ihr System immer auf dem neuesten Stand ist.
Die Integration der Lösung in das vorhandene ERP-System ist eine weitere Hürde. Für den Erfolg einer EDI-Rechnungslösung ist es wichtig, dass die zuständigen Teams schnell und einfach auf Daten zugreifen können – idealerweise über eine Benutzeroberfläche, mit der sie bereits vertraut sind. Ist der Zugriff auf wenige Personen beschränkt oder sind die Daten nur schwer auffindbar, blockiert das zunehmend die Rechnungsstellungs-Prozesse.
Zum Glück kann eine gute Rechnungslösung all diese Herausforderungen meistern. Wie wir im folgenden Abschnitt sehen werden, bietet sie außerdem viele Vorteile.
Wieso sollten Unternehmen die Einführung der EDI-Rechnung überhaupt in Erwägung ziehen?
Egal, ob die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen bereits obligatorisch ist oder nicht, die Einführung eines effizienten EDI-Rechnungssystems ist aufgrund der zahlreichen Vorteile, die diese Technologie bietet, auf jeden Fall eine gute Idee!
- Gesteigerte Effizienz: Die Automatisierung des Rechnungsprozesses führt zu einer schnelleren Bearbeitung und Zahlung und reduziert manuelle Fehler.
- Kosteneinsparungen: Die EDI-Rechnung ermöglicht es Unternehmen, Geld zu sparen, indem sie Prozesse strafft, Papierkram reduziert und Fehler minimiert.
- Verlässlichkeit: Die automatisierte Rechnungsstellung gewährleistet die Standardisierung von Informationen und verringert das Risiko von Nachrichtenverlust erheblich.
- Verbesserte Datentransparenz: Die elektronische B2B-Rechnungsstellung erleichtert das Auffinden und Speichern von Rechnungsdaten. Die besten Lösungen nutzen auch APIs, damit die Benutzer den Status der Nachrichten in Echtzeit sehen können.
- Bessere Beziehungen zu Partnern: Je fortschrittlicher das System ist, desto besser sind Sie in der Lage, auf die Bedürfnisse Ihrer Partner einzugehen und zusätzliche Daten von ihnen anzufordern.
Eine genauere Übersicht über die Vorteile, die mit der elektronischen Rechnung verbunden sind, finden Sie in unserer Infografik mit Statistiken zu diesem Thema.
Was sind die häufigsten Fehler bei der Einführung der EDI-Rechnung?
Das Implementieren einer EDI-Rechnung ist kompliziert. Bei so viel technischer Arbeit kann eine Menge schief gehen. Die meisten Probleme lassen sich jedoch auf einen der folgenden drei Fehler zurückführen:
- Fehlende Planung: Leider besteht der häufigste Fehler bei der Einführung eines neuen EDI-Rechnungssystems darin, die Einführung so lange wie möglich hinauszuzögern und das endgültige Projekt dann zu übereilen. Es überrascht nicht, dass dies keine erfolgreiche Strategie ist. Statt sich den Zeitplan von externen Faktoren vorgeben zu lassen, ist es besser, die eigenen Anforderungen zu ermitteln und proaktiv zu recherchieren.
- Überschätzung der internen Fähigkeiten: Die Einrichtung und Pflege einer erfolgreichen EDI-Rechnungslösung erfordert sowohl Zeit als auch technisches Fachwissen. Viele Unternehmen gehen einfach davon aus, dass ihr IT-Team die Aufgabe schon bewältigen wird. In der Folge hat das Team jedoch mit Fehlern und Problemen bei der Erfüllung der Vorschriften zu kämpfen.
- Flexibilität hat keine Priorität: Angesichts des raschen Wandels bei der Automatisierung von B2B-Prozessen und insbesondere bei der Automatisierung der Rechnung ist eine Lösung, die sich flexibel anpassen lässt, von entscheidender Bedeutung. Es reicht nicht mehr aus, dass Ihre Lösung Ihre aktuellen Anforderungen an die Rechnungserstellung erfüllen kann. Sie muss auch in der Lage sein, die sich ändernden Anforderungen Ihrer Partner, die geografische Entwicklung, neue Gesetze und technische Entwicklungen zu berücksichtigen. Ohne diese Flexibilität wird Ihre EDI-Rechnungslösung schnell zu einem Hindernis.
Welche Branchen profitieren am meisten von der EDI-Rechnung?
Auch wenn praktisch jeder Wirtschaftszweig von der EDI-Rechnung profitieren kann, so sind es doch die Branchen, in denen täglich eine große Anzahl von Bestellungen und Rechnungen abgewickelt werden, die den größten finanziellen Vorteil daraus ziehen. So schätzt GS1 UK, dass allein die britische Lebensmittelindustrie dank EDI jedes Jahr rund 650 Millionen Pfund einspart.
Die Kostenvorteile sind jedoch nicht die einzigen Vorteile, die zählen. So ist die Zuverlässigkeit und Effizienz der EDI-Rechnung für viele Branchen von unschätzbarem Wert, insbesondere für die Automobil-, Pharma- und Logistikbranche. Auch die Nachrichten-Rückverfolgung, die EDI bietet, ist für bestimmte Branchen von hohem Nutzen.
Wie kann die EDI-Rechnung integriert werden?
Es gibt drei Möglichkeiten, wie Unternehmen die EDI-Rechnung in ihre bestehenden Systeme integrieren können. Sie können sich für eine lokale EDI-Software, ein Software-as-a-Service-Konzept (SaaS) oder eine Fully Managed-„E-Invoicing-as-a-Service“-Lösung entscheiden.
Welche Option für Sie am besten geeignet ist, hängt weitgehend davon ab, wie viel EDI-Arbeit Sie intern erledigen können. Weitere Infos darüber, wie viel interne Arbeit für den Betrieb jeder dieser drei Lösungstypen erforderlich ist, finden Sie in unserer Infografik zu diesem Thema (Englisch).
Ist die EDI-Rechnung sicher?
Ja, die EDI-Rechnung ist sicher. Sie ist sogar sicherer als praktisch jede andere Methode der B2B-Kommunikation! Ein wichtiger Grund dafür ist, dass die EDI-Rechnung auf Verschlüsselung und Authentifizierung beruht, um den Datenschutz zu gewährleisten. Das bedeutet, dass die Absender sich darauf verlassen können, dass die Nachrichten von niemandem außer dem vorgesehenen Empfänger abgerufen werden können.
Insbesondere digitale Signaturen spielen eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Datenvertraulichkeit und der Sicherstellung der Authentizität, Integrität und Unverfälschbarkeit der Informationen in EDI-Rechnungen.
Digitale Signaturen verwenden die asymmetrische Schlüsselkryptographie, bei der ein privater Schlüssel zur Erstellung der Signatur und ein entsprechender öffentlicher Schlüssel zur Überprüfung der Authentizität der Signatur verwendet wird.
Darüber hinaus bieten die gängigsten EDI-Protokolle, die zum Austausch der Nachrichten verwendet werden, wie AS2 und SFTP2, ebenfalls hervorragende Sicherheitseigenschaften.
Was sind die wichtigsten Merkmale einer erfolgreichen EDI-Rechnung?
Auf den ersten Blick ist die Aufgabe einer EDI-Rechnung ganz einfach: Daten schnell, genau und sicher von A nach B zu übertragen. Einige Rechnungslösungen erfüllen diese Aufgabe jedoch weitaus besser als andere. Die drei wichtigsten Bereiche, in denen sich gute und schlechte Rechnungslösungen unterscheiden, sind folgende:
- Technische Kompetenz. Da jedes Unternehmen andere Anforderungen hat, sollte eine gute EDI-Rechnungslösung in der Lage sein, Nachrichten über eine Vielzahl von Protokollen und Formaten zu senden und zu empfangen. Insbesondere ist es wichtig, dass Ihre Lösung Nachrichten über das Peppol-Netzwerk austauschen kann, da die Nutzung von Peppol von Jahr zu Jahr zunimmt und von vielen Ländern für die E-Rechnung vorgeschrieben ist.
- Integration des ERP-Systems: Die besten EDI-Rechnungssysteme können direkt in Ihr bestehendes ERP-System integriert werden. Dies erleichtert nicht nur die Nutzung der Lösung (da das System den Anwendern bereits vertraut ist), sondern verbessert auch die Datentransparenz und macht die Fehlerkorrektur einfacher. Die E-Rechnungs-Lösung von ecosio beispielsweise nutzt eine API-Verbindung, um den Benutzern eine vollständige Transparenz der Nachrichten zu ermöglichen. Darüber hinaus können die Benutzer dank der Art der Integration Nachrichten über eine leistungsfähige Volltext-Suchfunktion sofort auffinden.
- Flexibilität: Wie bereits erwähnt, ist einer der häufigsten Fehler, den Unternehmen bei der Auswahl einer EDI-Rechnungslösung machen, dass sie nicht auf Flexibilität achten. Es ist praktisch unmöglich zu wissen, wie Ihre technischen Anforderungen in ein oder zwei Jahren aussehen werden, geschweige denn in der weiteren Zukunft. Von gesetzlichen Entwicklungen und sich weiterentwickelnden Industriestandards bis hin zu einer sich verändernden Partnerlandschaft. Eine Rechnungslösung, die dem gewachsen ist, kann den Unterschied zwischen Wachstum und Stillstand ausmachen. Eine branchenweit führende Lösung wie die von ecosio kann nicht nur das Wachstum unterstützen, sondern aktiv vorantreiben.
Wie sieht die Zukunft der EDI-Rechnung aus?
Mit der zunehmenden Automatisierung von Geschäftsprozessen und der Einführung komplizierterer E-Invoicing-Vorschriften in den einzelnen Ländern wird eine zuverlässige EDI-Rechnungslösung in Zukunft äußerst wertvoll sein.
Doch die Rechnungsstellung ist nur ein kleiner Teil der B2B-Kommunikation. Letztlich ist es nur eine Frage der Zeit, bis die Automatisierung in allen B2B-Prozessen, von der Bestellung bis zur Logistik, Einzug hält. Und auch wenn es unmöglich ist, genau zu sagen, wie sich neue Technologien wie Blockchain, KI und RPA (Robotic Process Automation) auf die Entwicklungen im Bereich der B2B-Integration auswirken werden, so ist doch eines sicher: EDI und E-Invoicing werden in absehbarer Zeit keine Rolle spielen.
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