Unternehmen aller Branchen streben ständig danach, den Austausch von geschäftskritischen Informationen zu vereinfachen, um ihre Lieferketten zu straffen und Kosten zu senken. Eine der beliebtesten Methoden, dies zu realisieren, ist der elektronische Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI). Hier tauschen Unternehmen untereinander automatisch Daten in Form strukturierter elektronischer Nachrichten aus, um die Eingabe durch den Menschen (und somit Fehler) zu minimieren und die Geschwindigkeit und Effizienz zu maximieren. In diesme Artikel beleuchten wir die Bedeutung von Peppol und wie Unternehmen davon profitieren können.
Obwohl EDI-Verbindungen für die beteiligten Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich bringen, kann die Einrichtung verschiedener Verbindungen mit vielen Partnern sehr kompliziert und zeitaufwendig sein. Dienstleister können diesen Prozess enorm vereinfachen. Doch auch der beste Anbieter kann nicht verhindern, dass sich Unternehmen und Branchen hinsichtlich ihrer präferierten Prozesse und Anforderungen deutlich voneinander unterscheiden. Zum Beispiel:
- Jede Branche hat ihre eigenen Standards und Protokolle
- Jeder Partner kann eigene Dokumentenformate besitzen
- Jeder Partner kann unterschiedliche Austauschprotokolle verwenden
- Jeder Partner hat andere Methoden, um ein EDI-Projekt aufzusetzen
- Außerdem testet jeder Partner Nachrichten während des Onboarding-Prozesses auf verschiedene Art und Weise
Bei derart vielen Unterschieden ist es zeitaufwändig und mühsam, allein die spezifischen Anforderungen der einzelnen Partner festzustellen, ganz zu schweigen von der Einrichtung der Verbindung.
Peppol will diese Probleme beseitigen und den Aufbau von EDI-Verbindungen mit Partnern wesentlich einfacher und schneller gestalten. Die Vorteile von Peppol:
- Die technischen Details, die für den Austausch von Nachrichten mit Partnern erforderlich sind, stehen sofort bereit (Sie müssen nur die Peppol-ID des Empfängers kennen)
- Die Formate für den Dokumentenaustausch sind standardisiert
- Alle Nachrichten werden automatisch validiert, bevor sie an die Partner gesendet werden, wodurch sichergestellt wird, dass keine ungültigen Daten ausgetauscht werden
Was ist eigentlich Peppol?
Auch wenn Peppol für die Vereinfachung von E-Procurement-Prozessen von großem Nutzen ist, ist Peppol keine E-Procurement-Plattform. Vielmehr liefert Peppol die Methodik und die technischen Spezifikationen sowie einen Vertragsrahmen für den Versand von Dokumenten zwischen E-Procurement-Partnern.
Letztlich lassen sich die Vorzüge von Peppol auf drei Faktoren (die so genannten drei Säulen von Peppol) zusammenfassen:
- Das Peppol-Netzwerk
- Die Dokument-Spezifikationen von Peppol
- Den Peppol-Vertragsrahmen
Wenn wir jede dieser Säulen kurz einzeln betrachten, erkennen wir, was Peppol leistet. Schauen wir uns zunächst das eDelivery Network von Peppol an.
So funktioniert Peppol
Säule 1: Das Netzwerk
Peppols Netzwerk basiert auf einem Vier-Ecken-Modell. Um zu verstehen, worum es sich dabei handelt, müssen wir zunächst einmal wissen, was Zwei- und Drei-Ecken-Modelle sind. Ein Zwei-Ecken-Modell erfordert eine direkte Verbindung zwischen Ihnen und Ihrem Partner. Der Nachteil dieses Modells liegt darin, dass für jede Verbindung mit einem Partner zeitintensive individuelle Mappings notwendig sind.
Bei einem Drei-Ecken-Modell tauschen sowohl Sie als auch Ihr Partner EDI-Nachrichten über denselben Anbieter aus. Der Nachteil dieses Modells: Obwohl die Nutzung eines Anbieters für EDI einen großen Vorteil bedeutet, kann es schnell zu einer komplizierten EDI-Landschaft führen. Denn viele Partner werden unterschiedliche Anbieter haben. Dadurch müssen, wie beim Zwei-Ecken-Modell, weiterhin mehrere Verbindungen aufrechterhalten werden.
Beim Vier-Ecken-Modell von Peppol dagegen können Unternehmen jeden zertifizierten Peppol Access Point nutzen, um sich mit ALLEN Peppol-fähigen Partnern zu verbinden. Die „Vier Ecken“ in diesem Modell sind Sie, Ihr Peppol Access Point, der Peppol Access Point Ihres Partners und Ihr Partner selbst. Wenn Sie das Peppol-Netz nutzen, ist es egal, ob Ihre Partner verschiedene Anbieter nutzen, Sie brauchen nur eine Verbindung, um mit allen in Verbindung zu treten.
Sobald eine Verbindung zu einem Peppol Access Point aufgebaut ist, werden die Voraussetzungen dieser Organisation für den Empfang von automatisierten Nachrichten (z. B. E-Invoices) über einen Service Metadata Publisher (SMP) veröffentlicht. Damit die Details des SMPs automatisch abgerufen werden können, werden diese Details über einen Service Metadata Locator (oder SML) zugänglich gemacht. Im Wesentlichen funktionieren SMP und SML als einfache, vollautomatische Bibliotheken mit Selbstbedienung. Das heißt, dass Access Point-Anbieter nicht mit den Empfängern oder deren Dienstleistern in Kontakt treten müssen, um diese Informationen zu erhalten. Auf diese Weise wird die Geschwindigkeit der Partnerverbindung erhöht.
Säule 2: Dokument-Spezifikationen
Für die Formatierung von Dokumenten, die zwischen Peppol-Access-Points ausgetauscht werden, müssen alle Nachrichten den Peppol Business Interoperability Specifications 3.0 (bekannt als Peppol BIS) entsprechen. Die Liste der Peppol-Codes umfasst Standards für mehr als 100 Nachrichtentypen (die meisten davon sind Peppol BIS). Peppol erlaubt auch benutzerdefinierte Dokumenttypen innerhalb eines Landes, sofern diese offiziell anerkannt sind.
So muss jeder Access Point lediglich in der Lage sein, diese genehmigten Nachrichten zu verarbeiten. Systeme, die mit dem Peppol Access Point verbunden sind, müssen also nur vom BIS-Format in das interne Format konvertieren und andersherum. Sobald das Mapping eingerichtet ist, gilt es für alle Geschäftspartner. Das ist wesentlich einfacher, als für jede Partnerverbindung eigene Mappings zu erstellen.
Säule 3: Transport Infrastructure Agreements (TIAs)
Abschließend wird durch das Bestehen von Transport Infrastructure Agreements (oder TIAs) gewährleistet, dass alle Parteien die erforderlichen Peppol-Vorschriften einhalten. Dies schützt die Zuverlässigkeit des Dokumentenaustauschs über Peppol. Die Peppol-Autoritäten, die Anbieter von Peppol-Access-Points und die Anbieter von Peppol-Service-Metadaten sind verpflichtet, diese Vereinbarungen zu unterzeichnen.
Die Vorteile von Peppol auf den Punkt gebracht
Peppol beruht auf dem elektronischen Austausch von Dokumenten. Unternehmen, die Peppol nutzen, genießen natürlich alle Vorteile, die mit dem automatisierten Dokumentenaustausch verbunden sind. Diese reichen von Kosten- und Zeiteinsparungen bis hin zu reduzierten Risiken und größeren Wettbewerbsvorteilen.
Verglichen mit dem Dokumentenaustausch über klassische EDI-Kanäle bietet Peppol zudem schnellere Verbindungen, geringere Verbindungskosten für die Partner, eine höhere Zuverlässigkeit der Nachrichten und einen einfacheren Prozess für alle Beteiligten.
In Anbetracht dieser erheblichen Vorteile ist es nicht überraschend, dass die Nutzung von Peppol in den letzten zehn Jahren kontinuierlich zugenommen hat. Heutzutage wird Peppol nicht nur in den meisten europäischen Ländern eingesetzt, sondern auch in Ländern wie Australien, Kanada, Neuseeland, Singapur, den USA und Japan. All diese Länder vertrauen inzwischen auf Peppol.
So starten Sie mit Peppol durch
Was müssen Sie also tun, um Peppol-fähig zu werden? Zum Glück ist es ziemlich einfach, die Voraussetzung für den Austausch von Nachrichten über Peppol zu erfüllen, denn es bedarf nur zweier wichtiger Schritte.
Der erste ist die Einrichtung Ihrer internen Prozesse. Damit Sie die Vorteile von Peppol nutzen können, müssen die internen Prozesse auf die neuen Anforderungen abgestimmt werden. Beispielsweise ist es notwendig, dass Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem so konfiguriert wird, dass strukturierte elektronische Rechnungen verarbeitet werden können. Dazu sind vielleicht Workflow-Add-ons oder ein Konverterdienst erforderlich. Letzterer kann das Format Ihres ERP-Systems in das Peppol-BIS-Format umwandeln und umgekehrt.
Der zweite und wichtigste Schritt ist die Wahl einer Peppol-Access-Point-Strategie. Sie können selbst ein Peppol Access Point werden oder den Peppol Access Point eines Managed Service Providers in der Cloud einsetzen. Wenn Sie selbst ein Access Point werden wollen, müssen Sie die gesamte Messaging-Infrastruktur inhouse aufsetzen, durchführen und den offiziellen Zertifizierungsprozess von Peppol durchlaufen. Wegen der hohen technischen und operativen Anforderungen entscheiden sich die meisten Unternehmen jedoch für eine vollständig gemanagte Peppol-Lösung.
Bei einem Managed Service Provider für Peppol hilft eine standardisierte Projektabwicklung bei der Anbindung von Kunden und Lieferanten. Das verkürzt die Projektlaufzeit und führt zu einem schnelleren ROI.
Nach der Wahl Ihres Anbieters und der Verbindung mit ihm werden Sie die Vorteile von Peppol voll ausschöpfen und mit den an Peppol angeschlossenen Unternehmen auf der ganzen Welt Nachrichten austauschen können.
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