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Was ist eine Masterdaten-Synchronisation und warum ist sie wichtig?

Masterdaten und deren Synchronisation sind entscheidend für Unternehmenserfolg.

Zuverlässige, konsistente Masterdaten, oft auch Stammdaten genannt, sind für eine reibungslos funktionierende Lieferkette unerlässlich. Leider verfügen viele Unternehmen über unzureichende Verfahren zur Sicherung ihrer Masterdaten und laufen dadurch Gefahr, kostspielige Fehler zu begehen.

Zum Glück ist es möglich, durch eine Masterdaten-Synchronisation (oder Master-Data-Sync) Datenfehler bei einzelnen Partnerverbindungen zu beseitigen. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Mastedaten-Synchronisation ist, warum sie notwendig ist, was oft falsch gemacht wird und wie man sie richtig durchführt.

Was ist eine Mastedaten-Synchronisation?

Ein Master-Data-Sync ist ein Prozess, bei dem Sie und Ihr Geschäftspartner Ihre Stammdaten überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie beide die gleichen Masterdaten-Elemente und die gleichen Informationen für jedes Element verwenden.

Die Daten müssen in jedem einzelnen Nachrichtenaustausch und über mehrere Austauschvorgänge hinweg konsistent sein, um eine reibungslose B2B-Integration zu gewährleisten. In der Regel stützt sich EDI stark auf eindeutige Identifikationsnummern für alle Beteiligten, Waren und Dienstleistungen und nicht auf “Beschreibungen in natürlicher Sprache” (Nature Language Description). So wird z. B. ein Lieferant nicht als „Lieferant GmbH A“ oder ein Kunde nicht als „Kunde B AG“ bezeichnet. Stattdessen werden eindeutige Identifikationen verwendet, die allen beteiligten Parteien bekannt sein müssen. Wenn Sie beispielsweise einen Lieferanten mit „A“ und einen Kunden mit „B“ bezeichnen, muss Ihr Partner den gleichen Identifizierung-Ansatz verfolgen, um zu vermeiden, dass Ihr ERP-System (und das des Partners) die falschen Informationen aus den EDI-Nachrichten herauszieht.

In der Regel ist es der größere Partner – das heißt der „onboard-er“ und nicht der „onboard-ee“ – der vorgibt, was verwendet werden soll.

Warum ist die Synchronisierung von Masterdaten wichtig?

EDI-Nachrichten sparen den Unternehmen viel Zeit und Geld, da sie die B2B-Prozesse durch Automatisierung optimieren. Sind die Masterdaten jedoch nicht aufeinander abgestimmt, kommt es zu Datenfehlern – und schlimmer noch: diese Fehler sind möglicherweise nicht sofort erkennbar.

Werden sie entdeckt, lassen sie sich durch zeitaufwändige manuelle Eingriffe beheben. Bleiben sie unentdeckt, können einfache Fehler wie eine falsche Lieferadresse für eine große Bestellung die gesamte Lieferkette stören und Ihr Unternehmen letztlich viel Geld kosten.

Die Synchronisierung von Masterdaten gibt Ihnen also Sicherheit und trägt dazu bei, dass Ihre Lieferkette reibungslos funktioniert.

Wann sollte ich eine Masterdaten-Synchronisation durchführen?

Masterdaten sollten immer vor dem Onboarding eines Partners und bei jeder Änderung/Aktualisierung von Masterdaten auf der Seite eines Partners, die für den anderen Partner relevant sind, synchronisiert werden. Auf diese Weise wird das Risiko von Fehlern deutlich verringert, sobald die Verbindung hergestellt ist und läuft. Der Mapping-Prozess ist auch viel schneller und einfacher, wenn die Stammdaten im Voraus synchronisiert wurden.

Welches sind die am häufigsten verwendeten Masterdaten-Elemente?

Auch wenn Masterdaten beliebig erweitert werden können, sind die geläufigsten Arten von Masterdaten im Zusammenhang mit EDI die folgenden:

Mailbox-IDs (entspricht Technischen Absender-/Empfängerinformationen)

Dabei handelt es sich um die ID des Postfachs, an das die Rechnung (oder eine andere Nachricht) gesendet wird. Sie ist nicht identisch mit dem Rechnungsempfänger oder der Lieferstelle. Obwohl sie oft übersehen wird, ist die Mailbox-ID ein wichtiges Masterdaten-Element und sollte im ERP-System zusammen mit den oben genannten Elementen gespeichert werden.

In der Regel werden eindeutige IDs wie Global Location Numbers (GLN) oder DUN & Bradstreet Numbers (DUNS) verwendet. Es sind jedoch auch bilateral vereinbarte IDs möglich.

Das folgende Beispiel zeigt zwei Mailbox-IDs in einer EDIFACT-Bestellnachricht in Aktion:

UNA:+.? ‘

UNB+UNOC:3+7810029032309:14+7347339003422:14+211025:1750+138841++ORDERS+++4711′

UNH+1+ORDERS:D:01B:UN:EAN010′

Im obigen Beispiel identifiziert 7810029032309 eindeutig die Mailbox des Absenders und 7347339003422 die Mailbox des Empfängers. Beide IDs sind Global Location Numbers (GLN).

Beteiligte Geschäftspartner und ihre IDs

Wie bei Mailbox-IDs werden eindeutige IDs wie GLN- oder DUNS-Nummern zur Identifizierung von Geschäftspartnern verwendet. In einigen Szenarien können auch benutzerdefinierte IDs, wie z.B. die Geschäftspartner-IDs des Kunden, verwendet werden (wovon EANCOM jedoch abrät).

Das folgende Beispiel zeigt zwei Geschäftspartner in einer EDIFACT-Nachricht.

NAD+BY+7870037600032::9′

NAD+SU+7365339000045::9′

Die erste Zeile identifiziert den Käufer mit einer GLN und die zweite Zeile den Lieferanten mit einer GLN.

In der Regel enthalten EDI-Dateien einige der folgenden Rollen (nicht abschließende Liste):

  • Lieferant – Die Seite, die den/die zu kaufenden Artikel liefert.
  • Kunde / Käufer – Die Seite, die den/die Artikel kauft.
  • Lieferort / Lieferadresse – Die Lieferadresse (nicht zu verwechseln mit einer anderen Adresse, die mit dem Kunden verbunden ist).
  • Endempfänger – Die Seite, die den/die Artikel letztendlich erhalten wird.
  • Rechnungsempfänger – Die Seite, die die Rechnung erhält. Dabei handelt es sich nicht unbedingt um den Kunden. Wenn z. B. ein Geschäft etwas kauft, kann der Rechnungsempfänger durchaus der Hauptsitz sein und nicht das betreffende Geschäft.

Weitere Informationen zu den verschiedenen in EDIFACT verwendeten Beteiligten finden Sie in unserem Blogbeitrag über die korrekte Verwendung von EDIFACT-Partnern (Englisch).

Gewöhnlich besteht ein EDI-Nachrichtenaustausch aus mehreren verschiedenen Nachrichten, z. B. im Falle von EDIFACT:

  • ORDERS ( Bestellung)
  • ORDRSP (Antwort auf Bestellung)
  • DESADV (Lieferavis)
  • INVOIC (Rechnung)

In einem solchen Fall ist es wichtig, dass die verwendeten IDs zwischen den ausgetauschten Dokumentenarten konsistent bleiben. Wird der Käufer in der ursprünglichen ORDERS-Nachricht z. B. wie folgt identifiziert …

NAD+BY+7870037600032::9′

… dann muss die gleiche GLN 7870037600032 wie die NAD+BY auch in allen anderen Folgemeldungen (ORDRSP, DESADV, INVOIC) angegeben werden.

Austausch von Material- und Dienstleistungskennzeichen

Die mit einer EDI-Nachricht verbundenen Materialien oder Dienstleistungen werden ebenfalls durch eine eindeutige Nummer gekennzeichnet. Anstatt die Artikelnummern des Lieferanten oder des Kunden zu verwenden, wird in der Regel ein weltweit akzeptiertes und eindeutiges System verwendet. Ähnlich wie Global Location Numbers (GLN) zur Identifizierung der beteiligten Parteien und Mailbox-IDs in EDI, können Global Trade Identification Numbers (GTIN) zur eindeutigen Identifizierung der ausgetauschten Waren und Dienstleistungen verwendet werden. Oft wird eine Kombination aus beidem verwendet – z. B. werden GTINs zusammen mit den Artikelnummern der Lieferanten verwendet. So kann das Empfangssystem auf einer der beiden Nummern aufbauen.

Das folgende Beispiel zeigt eine Position aus einer EDIFACT-Nachricht.

LIN+1++4347256156543:SRV’

PIA+1+3345005260:BP‘

PIA+1+34559560323:SA’

IMD+F++:::STRAWBERRIES 5X1KG RB‘

Die erste Zeile ist die GTIN des ausgetauschten Produkts. Darüber hinaus enthält die zweite Zeile die Artikelnummer des Käufers und die dritte Zeile die Artikelnummer des Lieferanten. Zeile vier enthält die Freitext-Beschreibung des Produkts, die nur zu Informationszwecken dient.

Dies ist nur eine Auswahl der vielen möglichen Masterdaten-Partner. Unterschiedliche Branchen haben unterschiedliche notwendige Masterdaten-Partner. Einige Unternehmen bevorzugen den Austausch von noch detaillierteren Daten als andere. Hier finden Sie zum Beispiel die vollständige Codeliste für EDIFACT-Partner.

Bitte beachten Sie, dass verschiedene EDI-Standards unterschiedliche Codes/Namen für Masterdaten-Partner verwenden.

Was die Anwender falsch machen

Wie IT-Systeme und EDI-Lösungen in der Regel mit der Zeit wachsen und sich weiterentwickeln, sind auch Masterdaten oft langfristig gewachsen. Im Laufe der Jahre kommt es regelmäßig vor, dass bestimmte Masterdaten-Felder miteinander vermischt werden. Das wohl bekannteste Beispiel ist die Vermischung von Firmenadresse und Lieferort.

Ein anderes sehr häufiges Problem betrifft die Verwendung des Elements „Technischer Absender/Empfänger“ (auch bekannt als „Mailbox-ID“). Dieses kann, muss aber nicht unbedingt mit den in der EDI-Nachricht verwendeten IDs identisch sein.

Masterdaten-Fehler können jedoch bei hunderten von verschiedenen Masterdaten-Partnern auftreten. Mehr noch, diese Fehler werden sich mit der Zeit vervielfachen, wenn nicht die notwendigen Maßnahmen ergriffen werden. Der bei weitem größte Masterdaten-Fehler, den Unternehmen machen, ist daher, dass sie vor einer neuen Onboarding-Maßnahme keine gründliche Masterdaten-Synchronisation durchführen.

Wer sollte eine Masterdaten-Synchronisation durchführen?

Es mag zwar den Anschein haben, dass Ihr EDI-Anbieter der naheliegendste Kandidat für die Masterdaten-Synchronisation wäre, doch in Wirklichkeit ist die beste Person für ein solches Projekt diejenige, die am besten mit den Daten und deren Verwendung in Ihrem Unternehmen vertraut ist. Auch wenn Ihr EDI-Anbieter sehr gut über Ihre Partnerverbindungen Bescheid weiß, würde er bei einem Master-Data-Sync-Projekt nur als Mittelsmann fungieren. Er ist nämlich nicht in der Lage, wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen, wenn es darum geht, wie Ihre Daten verwendet/gespeichert werden sollen. Der schnellste und effizienteste Weg, ein solches Projekt durchzuführen, ist die direkte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern mit der größten Erfahrung. Und das sowohl in Ihrem Unternehmen als auch in dem Ihres Partners.

Ihr EDI-Anbieter kann Ihnen allerdings bei der Entscheidung helfen, wie und wo Sie die EDI-IDs in Ihrem ERP-System hinterlegen. Insbesondere dann, wenn tiefe EDI/ERP-Integrationslösungen eingesetzt werden, wie beispielsweise die ecosio-Integrationen für ERP-Systeme wie SAP, Microsoft, Infor und dergleichen.

Möchten Sie weitere Informationen?

Wenn Sie Hilfe oder Tipps zu Masterdaten, Partner-Onboarding oder anderen EDI-Themen benötigen, setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung.

Eine große Auswahl an Artikeln, Webinaren, Whitepapers und Infografiken finden Sie auch in unserem Ressourcen-Bereich.

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