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EDI Checkliste für die erfolgreiche Projektabwicklung

EDI-Projekte werden üblicherweise in Unternehmen nur alle paar Jahre durchgeführt – meistens dann, wenn EDI neu im Unternehmen eingeführt wird oder eine alte EDI-Software abgelöst wird. Für die beteiligten Projektverantwortlichen ist es dabei oft schwierig zu bewerten, welche Punkte berücksichtigt werden sollen und in welcher Reihenfolge vorgegangen werden soll. Im heutigen Beitrag stellen wir daher eine Checkliste vor, die in fünf Punkten aufzeigt welche Schritte für ein erfolgreiches EDI-Projekt notwendig sind.

EDI-Checkliste

In der folgenden Checkliste zeigen wir die wichtigsten Punkte auf, die es im Rahmen eines EDI-Projekts zu berücksichtigen gilt. Die Checkliste ist dabei ein guter Startpunkt um sich einen Überblick darüber zu verschaffen, was alles durchgeführt werden muss und in welcher Reihenfolge.

Infografik 5 Schritte zu einer erfolgreichen EDI-Umsetzung

Schritt 1 – Was sind meine Anforderungen?

Diese Fragen sollten Sie sich stellen:

  • Welche Prozesse möchte ich automatisieren (Bestellung, Lieferabruf, Lieferschein, Rechnung, etc.)?
  • Wie sind die technischen Möglichkeiten meines ERP-Systems? Wird bereits EDI eingesetzt?
  • Habe ich Kapazität und Know-How inhouse oder will ich an einen EDI-Dienstleister auslagern?

Jetzt haben Sie:

  • Grundsätzlichen Überblick darüber, was das eigene ERP-System bezüglich EDI kann
  • Anforderungsprofil für den EDI-Prozess
  • Klarheit über Kapazitäten im Unternehmen

Schritt 2 – Wer sind meine EDI-Partner?

Diese Fragen sollten Sie sich stellen:

  • Tausche ich Daten mit Kunden, Lieferanten oder mit beiden aus? Und mit wie vielen?
  • Nutzen meine Partner bereits EDI-Funktionalitäten?
  • Um welche Dokumenttypen und Dateiformate handelt es sich?

Jetzt haben Sie:

Vollständige Partner-Übersicht als Matrix über:

  • Alle Partner und gewünschte Dokumenttypen (EDI-Fähigkeit, Protokoll(e) & Sonderanforderungen)
  • Anzahl der Nachrichten und/oder erwartete Datenmenge

Nun haben Sie alle Parameter um Angebote für Inhouse- und Managed EDI-Lösungen zu vergleichen.

Schritt 3 – Angebote vergleichen

Diese Fragen sollten Sie sich stellen:

Wie ist das Angebot aufgebaut?

  • Leistungsumfang vergleichbar und vollständig?
  • Preiskalkulation pauschal oder nach Aufwand?
    (ev. höhere Kosten bei aufwandsbasierter Abrechnung!)
  • Projektmanagement inkludiert?
  • Einschränkungen bei Formaten oder Protokollen?

Gibt es Referenzen der Anbieter?

Habe ich alle Kosten sowie die Auslastung meiner Mitarbeiter im Falle einer Inhouse-Lösung bedacht?

Jetzt haben Sie:

  • Entscheidung: Umsetzung Inhouse oder mit EDI-Dienstleister
  • Auswahl eines Anbieters

Schritt 4 – Planung der Umsetzung (mit dem EDI-Dienstleister)

Ihre nächsten Schritte:

  • Projektorganisation & -Terminplanung, Priorisierung der Partner für das Onboarding
  • Aufbau der IT-Infrastruktur für ein Test- und ein
    Produktivsystem
  • Abgleich Partneranforderungen zu Formaten mit eigenen Rahmenbedingungen
  • Prozessdefinition und Partneransprache für Stammdatenübertragung

Jetzt haben Sie:

  • Projektplan mit klarer Priorisierung und Timeline
  • Zeitplan & Reihenfolge der Anbindungen
  • Standardprozess zur Stammdatenübertragung

Schritt 5 – Projektdurchführung (übernimmt der EDI-Dienstleister)

Für jede Partneranbindung:

  • Abstimmung Übertragungskanal/-protokoll, Verbindungsaufbau, Nachrichtenformat
  • Austausch Testbelege für alle Belegstufen, Konvertierung und Einlesen in das Empfängertestsystem, Prüfung durch die Fachabteilung
  • Parallelbetrieb EDI und altes System für ca. 2 Wochen, Erhebung von Optimierungspotentialen
  • Livebetrieb – vollautomatischer Nachrichtenaustausch, alte Systeme werden abgeschaltet

Jetzt haben Sie:

  • Ein erfolgreich umgesetztes EDI-Projekt

Fragen?

Sie haben noch Fragen zum Thema elektronischer Datenaustausch oder überlegen eine EDI-Lösung einzuführen? Zögern Sie nicht und nehmen Sie mit uns Kontakt auf oder benutzen Sie unseren Chat — wir helfen Ihnen gerne weiter!

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