Die Auswahl der richtigen EDI-Lösung für Ihr Unternehmen kann ein komplexer Prozess sein. Viele Anbieter bieten mehr oder weniger unterschiedliche Pakete, Produkte und Services an. Vom Ort, an dem die Lösung gehostet wird, bis hin zu den Funktionen, die in Ihrem Paket enthalten sind, gibt es eine Vielzahl von Faktoren, die bei der Auswahl der besten EDI-Lösung für Ihr Unternehmen zu berücksichtigen sind. Eine der wichtigsten Entscheidungen jedoch betrifft den Terminus “Managed EDI” selbst – also in welchem Grad Sie möchten, dass Ihre EDI-Lösung von einem Anbieter verwaltet wird (vom Onboarding über den Betrieb hin zu Monitoring und Fehlerbehebung).
Nun wird der Begriff “Managed EDI” von verschiedenen Anbietern im tatsächlichen Service-Ausmaß unterschiedlich interpretiert, was zu Missverständnissen bei der Auswahl führen und unangenehme Folgen haben kann. Ist der Anbieter-Support beispielsweise weit weniger umfangreich als anfangs gedacht, drohen hohe Kosten, um überforderte interne Teams mit EDI-Know-how und -Technik zu unterstützen.
Um Ihnen dabei zu helfen, den Begriff des Managed EDI einordnen zu können und was EDI-Anbieter damit wirklich meinen, sehen wir uns in diesem Artikel genau die Bereiche an, in denen managed nicht gleich managed bedeutet. Dazu ist es wichtig, zuerst die drei unterschiedlichen Optionen bei Cloud-basierten Anwendungen zu verstehen.
Sie möchten auf einen Blick wissen, wieviel interner Aufwand eine EDI-Lösung wirklich bedeutet? Laden Sie hier unser Radar Chart über den internen Aufwand der drei üblichsten EDI-Lösungen herunter.
Drei Cloud-basierte Lösungen und was sie für Managed EDI bedeuten
Alle Cloud-basierten Lösungen fallen im Allgemeinen in eine der folgenden drei Kategorien: Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) oder Software as a Service (SaaS):
1) IaaS – Infrastructure as a Service
Nutzer von IaaS müssen kein physisches Equipment kaufen (z. B. Server) und erhalten meist Zugriff auf Betriebssysteme, Speicherplatz oder andere Ressourcen. Entschließt man sich für IaaS, statt beispielsweise für eine inhouse Lösung, entfallen die on-premise Setup-Kosten und man vermeidet das Risiko des Single-Point-of-Failure.
Auch wenn IaaS-Lösungen hohe Eigenkontrolle bieten, ist der Anwender vollständig für die Installation und den Betrieb der eigenen Software verantwortlich – das betrifft auch die Wartung und regelmäßig fällige Updates.
2) PaaS – Platform as a Service
PaaS-Modelle versorgen unternehmensinterne Entwickler mit der notwendigen Infrastruktur und Software, um eigene Anwendungen zu erstellen. Eine direkte Nutzung der Software über das Internet ist nicht möglich. Stattdessen wird der Zugang zu einer Plattform geboten, auf der die nötigen Software-Anwendungen selbst programmiert werden müssen. Ein Beispiel für eine Platform as a Sevice Lösung ist beispielsweise ein LAMP-Stack im Bereich des Webhostings oder ein JRE (Java Runtime Environment) in Verbindung mit einem Tomcat-Applikationsserver und einer MySQL-Datenbank.
Im Bereich des elektronischen Datenaustausches versteht man darunter eine Integrationslösung die zwar technisch zur Verfügung gestellt wird, bei der alle Integrationsaktivitäten (Mappings, Routing, Onboardings, Mappings, etc.) aber durch das Unternehmen selbst umgesetzt werden müssen.
3) SaaS – Software as a Service
Hier wird der Zugang zu Cloud-basierter Software ermöglicht. Damit ist es nicht mehr notwendig, eigene Anwendungen zu programmieren oder externe Software umständlich auf allen benötigten Geräten herunterzuladen und zu installieren.
SaaS ist flexibel skalierbar und schneller einsetzbar als IaaS- oder PaaS-Lösungen, da die Integrationslösungen durch den externen Anbieter schlüsselfertig verwendbar zur Verfügung gestellt werden. Dadurch verringert sich der interne Aufwand von Unternehmen bei der Umsetzung stark. Auch im laufenden Betrieb übernimmt der externe Partner die Überwachung des Datenaustausches und stellt eine proaktive Fehlerbehebung zur Verfügung.
Managed EDI Platform oder Managed EDI Service – ein erfolgskritischer Unterschied
Von den drei möglichen Cloud-basierten Modellen ist also nur SaaS ohne hohen internen Aufwand umsetzbar – nur hier versorgt Sie der Anbieter mit allen notwendigen IT- und Service-Elementen für die erfolgreiche EDI-Umsetzung. Bei IaaS und PaaS bezieht man zwar auch ein „Service“, bekommt dafür aber nur eine Plattform zur Verfügung gestellt, mit derer die Lösung selber realisiert werden muss. Nur bei einer SaaS-Lösung wird EDI wirklich „as a Service“ zur Verfügung gestellt.
Doch auch hier lohnt es sich genauer hinzusehen, denn nicht alle SaaS-Lösungen sind gleich. Jeder mit etwas EDI-Erfahrung weiß, dass erfolgreich umgesetztes EDI mehr ist, als nur Grundfunktionen aufzusetzen. Hier gilt es dann auch schon aufzupassen: “Managed EDI” wird von vielen Anbietern bereits als Begriff für ihre SaaS-Lösung verwendet, auch wenn dabei lediglich der Zugriff auf die notwendigen EDI-Elemente über die Cloud gemeint ist. Damit ist nicht gleich automatisch auch die Unterstützung bei anderen erfolgskritischen EDI-Elementen, wie dem Onboarding von neuen B2B-Partnern oder dem Nachrichten-Monitoring, gemeint. Hier können Unternehmen jedoch noch mehr von EDI profitieren – besonders in der Entlastung interner Teams.
Nur Lösungen, bei denen auch diese wichtigen Elemente rund um Umsetzung, Betrieb und Wartung des EDI-Systems vom Anbieter verwaltet werden, können als “Fully Managed EDI” bezeichnet werden. Sie sehen, EDI-Lösungen haben zwar ähnliche Namen, dennoch sollten sie nicht verwechselt werden – die Unterschiede sind enorm. Übrigens: was eine EDI-Implementierung wirklich braucht, lesen Sie in diesem Artikel.
Folgende Tabelle zeigt die Unterschiede entlang des Lebenszyklusses eines typischen EDI-Projekts:
Managed EDI oder Fully Managed EDI – die drei wichtigsten Bereiche
Obige Tabelle zeigt die vielen Unterschiede von Managed und Fully Managed EDI. Drei Bereiche sind jedoch besonders zu beachten. Sehen wir uns die Unterschiede im Detail an und starten gleich mit dem wichtigsten Bereich:
1) Partner-Onboarding
Hier gibt es sicherlich die gravierendsten Unterschiede. Vor allem der Zeitfaktor spielt im Partner-Onboarding eine große Rolle – ist der gewählte EDI-Anbieter nicht proaktiv beim Prozess dabei, kann sich dieser frustrierend in die Länge ziehen.
…mit Managed EDI
Viele Anbieter von Managed EDI übernehmen nur das initiale Mapping und überlassen das Testen der Verbindung dem Kunden. Das schließt auch das Einholen von notwendigen Informationen und Dokumenten bei allen B2B-Partnern mit ein. Um diese muss sich hier das Unternehmen selbst kümmern und fungiert damit als “Mittelsmann” zwischen EDI-Anbieter und seinen B2B-Partnern. Vor allem wenn Mappings angepasst werden müssen, kostet das Zeit und führt auf Dauer zu Fehlern.
Gerade in dieser Phase ist umfangreiches Testen aller möglichen Nachrichten erfolgskritisch, inklusive aller Variationen eines Dokuments (z. B. Rechnungen mit und ohne Mehrwertsteuer oder Zu- und Abschläge). Sind sich Unternehmen dessen nicht bewusst und bekommen vom ausgewählten EDI-Anbieter nicht die notwendige Unterstützung, warten viele Fehler nach der finalen Inbetriebnahme bzw. dem Go-Live. Sind gleichzeitig viele Partner involviert oder hohe Nachrichten-Volumina der Fall, kann eine “System-Reparatur” teuer werden.
…mit Fully Managed EDI
Hier entfällt praktisch der gesamte interne Aufwand. Fully Managed EDI von ecosio unterstützt Unternehmen mit einem dedizierten Projektmanager, der sich proaktiv um alle benötigten Informationen Ihrer B2B-Partner kümmert und umfangreiche sowie vollständige Tests durchführt. Das ermöglicht nicht nur einen viel schnelleren Onboarding-Prozess – die EDI-Projektmanager sorgen mit ihrer langjährigen Erfahrung auch dafür, dass Verbindungen verlässlich und stabil sind, schon vor dem Go-Live.
2) Nachrichten-Monitoring
Während die Umsetzung stabiler und verlässlicher Verbindungen im B2B-Netzwerk der technisch entscheidendste Teil einer EDI-Lösung ist, muss auch der alltägliche operative Betrieb der Lösung sichergestellt werden.
…mit Managed EDI
Meist muss der Kunde selbst das Nachrichten-Monitoring übernehmen. Das bedeutet regelmäßiges Überprüfen, ob Nachrichten versendet sowie empfangen wurden und ob eingehende bzw. ausgehende Dokumente fehlerfrei sind.
…mit Fully Managed EDI
Fully Managed EDI entlastet Ihr Unternehmen vom ständigen Überprüfungsprozess von Übermittlungs- oder Fehlermeldungen. Der Anbieter übernimmt hier vollständig die Verantwortung über den fortlaufenden Betrieb des Systems, was automatisierte Benachrichtigungen und Meldungen für verschiedene Fälle mit einbezieht.
Des Weiteren kann ein Fully Managed EDI-Anbieter seinem Kunden hohe Datentransparenz gewähren. Der Integration Hub von ecosio ist beispielsweise direkt in das ERP-System der Kunden über eine API integriert und ermöglicht so Statusberichte entlang des gesamten Nachrichten-Transfers – sichtbar direkt im verwendeten ERP User-Interface.
3) Support & Fehlerbehandlung
Egal wie sorgfältig das System umgesetzt wird – aufgrund der sich stetig verändernden Welt der EDI-Standards, -Formate und -Protokolle sind vereinzelte Fehler unvermeidbar. Effektive Prozesse zur Fehlerbehebung sind, aufgrund des potenziell hohen negativen Einflusses auf B2B-Beziehungen und Umsatz, erfolgskritisch. Fehler müssen nicht nur schnell erkannt, sondern auch schnell beseitigt werden.
…mit Managed EDI
Bei den meisten Managed EDI-Lösungen ist die Fehlerbehandlung im besten Fall reaktiv. Der Kunde muss jedoch selbst Fehler bemerken, identifizieren und seinen Anbieter kontaktieren sowie mit Informationen versorgen.
Der entgegenkommende Support fällt dann sehr unterschiedlich aus. Oft findet sich nicht sofort die richtige Person, die Erfahrungen für den speziellen Fehler oder Anwendungsfall hat oder man erhält lediglich generische Email-Adressen, ohne zeitnahe Rückmeldung. Das kostet Zeit, Nerven und Geld.
…mit Fully Managed EDI
Fully Managed EDI-Anbieter sind in der Fehlerbehandlung und mit ihrem Support proaktiv. Eine perfekte EDI-Lösung ermöglicht eine rasche Ortung des Fehlers und den sofortigen Beginn eines Lösungsprozesses. Idealerweise so schnell, dass Fehler beseitigt werden, bevor sie im Unternehmen bemerkt werden.
Wenn beispielsweise eine eingehende Bestellung aufgrund eines Fehlers nicht zugestellt wird, muss der Kunde weder den Fehler selbst bemerken bzw. finden, noch extra den Anbieter kontaktieren. Stattdessen wird der EDI-Dienstleister, der für den EDI-Betrieb 24/7 verantwortlich ist, bei einem Fehler automatisch benachrichtigt. Dieser kann dann selbstständig mit dem Empfänger Kontakt aufnehmen und alle Maßnahmen treffen, damit die Bestellung korrekt ankommt. Der Kunde muss hier nicht selbst aktiv werden.
Auch der Support ist bei Fully Managed EDI-Anbietern umfassender. Der Kunde kann sich direkt an den zugewiesenen Projektmanager wenden, der mit dem jeweiligen Fall bereits vertraut und für eine schnelle Problemlösung bestens vorbereitet ist. Weiters wird die laufende Wartung auch bei neuen Releases von Middleware wie beispielsweise SAP PI der PO sichergestellt.
Zusammenfassung
Sie sehen, Managed und Fully Managed EDI bergen einige wichtige Unterschiede. Manchmal sind Lücken im EDI-Service schwierig zu entdecken – Unternehmen finden sich dann mit Anbietern und unvorteilhaften Service-Verträgen wieder, die hohen internen Aufwand und viel mehr Ressourcen im laufenden Betrieb benötigen, als zuerst klar war. Dann müssen, da EDI-Verträge meist langfristig abgeschlossen werden, entweder inhouse EDI-Kapazitäten aufgebaut werden, oder für den zusätzlichen Support des Anbieters extra bezahlt werden.
Während also nicht alle Managed EDI-Lösungen denselben Service bieten, können Sie sich nur bei einer Fully Managed EDI-Lösung darauf verlassen, dass Ihre internen Teams wirklich entlastet werden.
Da Sie nun die Unterschiede von Managed EDI und Fully Managed EDI wissen, können Sie potentiellen EDI-Anbietern die richtigen Fragen stellen. Sie sind in der Lage, besser abzuschätzen, wie Ihr Unternehmen von EDI optimal profitieren kann.
Sie möchten alle Vorteile von EDI umsetzen – mit minimalem Aufwand?
Ambitionierte Unternehmen in Lieferketten vertrauen auf effizientes EDI. Die Integration, der Betrieb und die Wartung einer erfolgreichen EDI-Lösung benötigen jedoch viel Zeit und Expertise – Ressourcen, die Unternehmen meist nicht haben. Deshalb bieten wir bei ecosio Fully Managed EDI.
Wir haben eine Vielzahl von Unternehmen miteinander verbunden und wissen genau, was erfolgreiches EDI braucht. Mit einer einzigen Verbindung zu unserem einzigartigen Integration Hub profitieren unsere Partner von Ende-zu-Ende-Datentransparenz. Unsere erfahrenen Projektmanager und EDI-Experten kümmern sich um jede einzelne Verbindung, damit Sie sich voll und ganz Ihrem Kerngeschäft widmen können.
Kurz: Wir kümmern uns umfassend um alle Ihre EDI-Bedürfnisse – vom Mapping, über das Testen und Nachrichten-Monitoring, bis hin zur Fehlerbehandlung und allem dazwischen. So können Sie und Ihr Unternehmen sich wieder voll darauf fokussieren, was Sie selbst am besten machen.
Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie mehr Information erhalten möchten.
SAP ERP und SAP S/4HANA sind die Marken oder eingetragenen Marken der SAP SE oder ihrer verbundenen Unternehmen in Deutschland und mehreren anderen Ländern.
