Die Verwendung von e-Rechnungen in der Schweiz ist keinesfalls neu – bereits seit über 20 Jahren sind verschiedenste e-Rechnungsstandards in B2C, B2B und B2G in Verwendung. Die Schweiz liegt dabei in der derzeitigen Verbreitung im globalen Vergleich im Mittelfeld. Allerdings hat bis dato ein gemeinsamer Standard für Hybridrechnungen gefehlt.
Das will die Schweiz nun ändern. Seit Beginn 2020 wird von offiziellen Stellen die Verwendung eines hybriden Rechnungsformates auf der Basis des deutsch-französischen ZUGFeRD/Factur-X-Standards empfohlen.
Was bedeutet das konkret?
Hybride e-Rechnungen – für Mensch und Maschine
e-Rechnungen auf hybrider Basis sind leicht zu verstehen. Solche Dokumente können sowohl von Menschen gelesen und archiviert sowie maschinell automatisch verarbeitet werden. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um eine e-Rechnung im PDF-Format, in der strukturierte Rechnungsdaten in Form einer XML-Datei eingebettet sind. Das ermöglicht dem Empfänger:
- PDFs auszudrucken und als Papierrechnung zu verarbeiten
- PDF-Belege in vorhandene Workflow-Prozesse zu integrieren
- XML-Dateien automatisiert zu verarbeiten
ZUGFeRD/Factur-X wurde in einer deutsch-französischen Zusammenarbeit Anfang 2018 als Standard für hybride e-Rechnungen in Deutschland und Frankreich eingeführt und ist international kompatibel einsetzbar. ZUGFeRD 2.0 (der bisherige deutsche Standard) und Factur-X sind dabei technisch ident.
Aktuell wird das PDF/A-3-Format mit einer eingebetteten XML-Datei basierend auf UN/CEFACT Cross Industry Invoice verwendet. Das bietet folgende Vorteile:
- Geeignet für Langzeitarchivierung (mind. 10 Jahre Aufbewahrungsfrist)
- EU-Konformität (EN Norm 16931 wird erfüllt)
- Internationale Kompatibilität
- Für KMU und große Konzerne gleichermaßen verwendbar
- ZUGFeRD wird bereits seit 2014 in verschiedenen Branchen eingesetzt
ZUGFeRD/Factur-X-Rechnungen können sowohl direkt als auch über Service-Provider wie ecosio versendet werden. Dieser übernimmt dann die gesicherte elektronische Zustellung der Rechnungsdaten an alle Kunden, sowie die Validierung und etwaige Konvertierung in Empfängerformate. Auf Empfängerseite werden die Rechnungen validiert und geprüft, in das Inhouse-Format konvertiert und archiviert.
ZUGFeRD/Factur-X jetzt auch in der Schweiz
Eine eigens geschaffene Arbeitsgruppe von GS1 Switzerland kam zu dem Schluss, dass mit den oben genannten Vorteilen von ZUGFeRD/Factur-X auch in der Schweiz alle erforderlichen Kriterien für ein gemeinsames hybrides Rechnungsformat erfüllt sind.
Dieser Standard wird nun offiziell empfohlen.
Dabei wird jedoch nicht beabsichtigt, bestehende EDI-Verfahren abzulösen. In der Schweiz ist nach wie vor der EANCOM EDIFCAT-Standard bei Warenwirtschafts- und Betriebskostenrechnungen beliebt. Kann dieser jedoch nicht verwendet werden, soll ZUGFeRD/Factur-X als einfache Alternative und Hybridrechnung angewendet werden, um langfristig Papierrechnungen abzulösen.
Die Vorteile von ZUGFeRD/Factur-X für Unternehmen
Sowohl für Rechnungssteller (Lieferanten bzw. Leistungserbringer) als auch für Rechnungsempfänger ergeben sich so einige spannende Vorteile. Dabei wird nicht einfach nur an Papier- sowie Portokosten und Bearbeitungsaufwand gespart.
Nutzen für Rechnungssteller:
- Einsparungen bei den Prozesskosten (kein Druck, Verpacken, Versand von Rechnungen, kein Porto)
- Quotenerhöhung der automatisierten Zuordnung von Zahlungen an die entsprechenden Rechnungen
- Zahlungseingang erfolgt aufgrund des effizienten Rechnungsprüfprozesses früher beim Kunden
- Geringerer Mahn- bzw. Abklärungsaufwand
- Gesetzeskonforme Rechnungsarchivierung
- Erhöhte Kundenbindung aufgrund der Prozess- und Systemintegration
In Zahlen kann dies ein Einsparungspotential von CHF 1,50 bis 4,00 pro Rechnung bedeuten.*
Nutzen für Rechnungsempfänger
- Einsparung bei den Prozesskosten (automatisierte Bestellungszuordnung)
- Auspacken und Stempeln von Papierrechnungen entfallen
- Keine manuelle Rechnungserfassung (bzw. Scanning oder OCR) notwendig
- Rechnungsprüfung, Zahlungsprozesse und Kontierung werden effizienter
- Reduzierte Liegezeiten
- Schnellere Verfügbarkeit der Daten
- Kein physisches Archiv notwendig
Hier sind Einsparungen von CHF 5,00 bis hin zu 50,00 pro Rechnung möglich – je nach der Komplexität der Rechnungskontrollprozesse und der Anzahl an Freigabestufen.*
Weiterführende Informationen finden Sie übrigens auch auf der Website von GS1 Switzerland.
*Quelle: Elektronische Hybridrechnung PDF mit XML. GS1 Switzerland.
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