Verpflichtende e-Rechnung
Bereits seit 2012 sind alle Verwaltungseinheiten in der schweizerischen Bundesverwaltung in der Lage eingehende e-Rechnungen zu verarbeiten. Die damit erzielten Effizienzgewinne haben die schweizerische Regierung nun dazu veranlasst, die e-Rechnungsbestimmung weiter zu verschärfen.
e-Rechnungs-Initiative Schweiz
Ab dem 1. Januar 2016 müssen Rechnungen ab einem Vertragswert von 5.000 Franken verpflichtend in elektronischer Form gestellt werden. Mit dieser Begrenzung kommt man Klein- und Mittelunternehmen entgegen, die bei Kleinbeschaffungen (< 5.000 Franken) weiterhin Papierrechnungen stellen dürfen.
Jährlich werden in der Schweiz rund 700.000 Rechnungen an die öffentliche Verwaltung gestellt, die größtenteils in Papierform eingeliefert werden. Auf Seiten des Bundes müssen diese Rechnungen erst mühsam gescannt und anschließend in eine digitale Form übergeführt werden. Aktuell werden nur rund 14 Prozent der Rechnungen in digitaler Form eingeliefert. Das Verzeichnis der schweizerischen Verwaltungseinheiten gibt einen Überblick darüber, welche Teile der schweizerischen Bundesverwaltung bereits in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Möglichkeiten für e-Rechnungen
In der Vergangenheit haben wir bereits ausführlich die verschiedenen Möglichkeiten der elektronischen Rechnung an den Bund in Österreich vorgestellt. Welche Möglichkeiten bietet die schweizerische Bundesverwaltung an?
Möglichkeit A: ERP
Viele Unternehmen haben bereits heute ERP-Systeme im Einsatz, die in der Lage sind strukturierte Rechnungsdaten zu exportieren. Die exportierten Rechnungsdaten werden an einen Service-Provider übermittelt, der anschließend eine gesetzeskonforme e-Rechnung samt Signatur erstellt. Diese Möglichkeit bietet ein hohes Maß an Automatisierung und ist mit der österreichischen Web Service Variante vergleichbar.
Möglichkeit B: PDF
Für Unternehmen ohne ERP-System bietet sich die Übermittlung per PDF an. In diesem Fall wird eine reguläre PDF-Rechnung erzeugt, die anschließend im Portal eines Service-Providers hochgeladen wird. Der Service-Provider erzeugt aus der hochgeladenen PDF-Rechnung eine gesetzeskonforme Rechnung inklusive Signatur und übermittelt diese an die entsprechende Bundesdienststelle.
Vom Konzept her ist die Variante mit dem österreichischen ebInterface XML-Upload vergleichbar. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass in Österreich keine PDF-Rechnungen hochgeladen werden können, sondern bereits fertige XML-Dokumente zur Verfügung gestellt werden müssen.
Möglichkeit C: Web
Alternativ können Unternehmen alle notwendigen Rechnungsdaten direkt in einem Online-Formular erfassen. Das Online-Formular wird dabei von einem der verschiedenen Service-Provider zur Verfügung gestellt, welche von der schweizerischen Verwaltung beauftragt wurden.
Die im Online-Formular erfassten Daten werden vom Service-Provider in eine gesetzeskonforme Rechnung umgewandelt und an den Bund übermittelt.
Zusammenfassung
Die schweizerische Bundesverwaltung setzt mit ihrer Initiative e-Rechnung für die öffentliche Verwaltung in der Schweiz auf ähnliche Ansätze, wie sie auch in Österreich mit der e-Rechnung an den Bund (ER>B) Initiative verfolgt werden. Im Unterschied zu Österreich, wo das Bundesrechenzentrum (BRZ) den größten Teil der e-Rechnungsinfrastruktur umgesetzt hat, setzt die Schweiz stärker auf die Integration von Service-Providern. Dabei übernehmen diese Aufgaben, die in Österreich direkt vom Bund, in der Rolle des Bundesrechenzentrums, übernommen werden.
Weitere Infos
Detaillierte Informationen zum Thema elektronische Rechnung in der Schweiz finden Sie unter der Eidgenössische Finanzverwaltung EFV Website.
