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Elektronische Rechnung an den Bund - Teil I: Einführung


e-Rechnung an den Bund Logo
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Nachdem das Thema e-Rechnung an den Bund (ER>B) nun immer aktueller wird, widmen wir in den nächsten Wochen diesem Thema besondere Aufmerksamkeit.

Teil I: Mit den Services des Bundes elektronische Rechnungen an den Bund stellen. Vor- und Nachteile der verschiedenen Services

Für die Fakten-Checker, die Fakten…

Ab 1.1.2014 gilt die verpflichtende elektronische Rechnungslegung an die Republik Österreich.

  • Einlieferungsmöglichkeiten an den Bund entweder per
    • Webformular,
    • Web-Upload,
    • SOAP/WSDL Web-Service oder über PEPPOL
  • Achtung Programmierer: Geringfügige Unterschiede zwischen dem ER>B ebInterface-Format und Standard ebInterface-Format
  • Genauere Infos unter http://www.erb.gv.at

Und für die, die es genauer wissen wollen…

Nun kommt sie also verpflichtend – die elektronische Rechnung an den Bund. Ab 1.1.2014 akzeptiert die Republik Österreich Rechnungen nur mehr ausschließlich in elektronischer Form. Wichtig zu wissen ist dabei, dass eine PDF-Rechnung oder eine per Email verschickte Rechnung dabei keine elektronische Rechnung darstellt. Rechnungen werden ausschließlich im XML-Format ebInterface akzeptiert. Wer also von den geschätzt 70.000 Lieferanten des Bundes ab 1.1.2014 keine ebInterface Rechnungen parat hat, bekommt kein Geld mehr. Zeit also, sich mit dem Thema als betroffenes Unternehmen auseinander zu setzen.

Warum tut mir die Republik das an und warum kann ich nicht weiterhin Papier-Rechnungen senden?

Laut Auskunft des e-Rechnung-Leitfadens des Bundesministeriums für Finanzen (verfügbar auf https://www.erb.gv.at), bekommen die österreichischen Bundesdienststellen im Moment von ihren Vertragspartnern rund 2 Millionen Rechnungen pro Jahr. Die Bearbeitung dieser großen Menge an Papier-Rechnungen verursacht dabei einen hohen Aufwand – sowohl auf der Sender- als auch auf der Empfängerseite.

Werden diese 2 Millionen Rechnungen jedoch elektronisch übermittelt, reduziert sich die Bearbeitungszeit einer einzelnen Rechnung erheblich und die Kosten können sowohl auf Sender-, als auch auf Empfängerseite wesentlich gesenkt werden. Übrigens: einen aufschlussreichen Einblick in die hohen Einsparungspotentiale bietet die Studie „E-Invoicing Krönung einer effizienten Rechnungsbearbeitung“ der Deutschen Bank.

Das heißt konkret: Sowohl bei der Verwaltung als auch bei der Rechnungserstellung werden Kosten gesenkt. Das Erstellen der Papier-Rechnung, der Ausdruck sowie die manuelle Übermittlung entfallen. Rechnungen werden einfach und schnell an die richtige Dienststelle des Bundes weitergeleitet und Formalfehler in der Rechnung bereits bei der Einlieferung erkannt und korrigiert.

Am Ende des Tages heißt das für Sie, dass der Bund Ihre Rechnung schneller bezahlt.

Bevor wir uns nun im Detail den verschiedenen Möglichkeiten zur Einlieferung widmen, werfen wir einen kurzen Blick auf XML und ebInterface.

Was genau sind XML und ebInterface?

XML (eXtensible Markup Language) ist eine Auszeichnungssprache zur Beschreibung von Daten, die vereinfacht gesagt aus zwei Komponenten besteht: dem Auszeichnungstext (das sog. Markup) und dem eigentlichen Inhalt. XML ist plattformunabhängig, also nicht spezifisch an ein Betriebssystem, eine Programmiersprache oder ein Programm gebunden und eignet sich daher u. a. für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen.

Aus der Rechnungsinformation

Max Mustermann
Musterweg 12
A-1020 Wien

wird in XML beispielsweise:

<address>
  <name>Max Mustermann</name>
  <street>Musterweg 12</street>
  <zip>1020</zip>
  <city country="AT">Wien</city>
</address>

Wie man leicht erkennen kann, ist die eigentliche Information in Markup-Elementen (z. B. <name>) und -Attributen (z. B. country="AT") eingefasst. Die Trennung in Markup und Inhalt macht die XML-Datei auch für Nicht-Programmierer einigermaßen lesbar. Das Argument „XML ist auch für Menschen lesbar“ sollten Sie aber lieber nicht im Smalltalk mit Technikern bringen, es sei denn Sie wollen Kopfschütteln ernten. XML wird von Maschinen für Maschinen erzeugt.

Die oben angeführte XML-Struktur wurde beliebig gewählt. Damit verschiedene Systeme immer dieselbe XML-Struktur generieren und verwenden, gibt es das Konzept XML-Schema. Dieses beschreibt, wie eine konkrete XML-Instanz (also z. B. eine XML-Rechnung) auszusehen hat. Auch das vom Bund geforderte XML-Format ist mit Hilfe eines XML-Schema definiert und zwar mit Hilfe des ebInterface XML Schemas.

ebInterface wird seit 2004 von AustriaPRO, einem Verein der Wirtschaftskammer Österreich, entwickelt und gewartet. Aktuell liegt das Format in Version 4.0 vor, wobei vom Bund die Formate 3.0, 3.02 und 4.0 akzeptiert werden. Die offiziellen ebInterface XML-Schemata sowie die Schema-Dokumentationen finden Sie auf der ebInterface Webseite.

Für Programmierer wichtig zu wissen: Das vom Bund verwendete XML-Schema für ebInterface 3.0, 3.02 und 4.0 ist eine leicht adaptierte Form des offiziellen XML-ebInterface-Schemas. Genauere Infos finden Sie auf den offiziellen Seiten des Bundes.

Voraussetzungen für die Einlieferung von elektronischen Rechnungen an den Bund

Damit Sie elektronische Rechnungen an den Bund einliefern können, müssen Sie sich zuerst im Unternehmens­service­portal (USP) anmelden. Im USP steht Ihnen anschließend die Anwendung e-Rechnung an den Bund zur Verfügung.

Möglichkeiten zur Übermittlung von XML-Dateien

Welche Möglichkeiten stehen den Unternehmen nun also zur Verfügung, um XML-Rechnungen an die Republik Österreich zu senden und zu ihrem Geld zu kommen? Welche Vor- und Nachteile gibt es? Schauen wir uns das im Detail gemeinsam an:

Möglichkeit 1 – Übermittlung per Webformular

Die einfachste Variante zur Einlieferung von ebInterface-Rechnungen bietet das Webformular, in dem Rechnungsdaten manuell erfasst werden. Wie die folgende Abbildung zeigt, erfasst der Lieferant dabei die relevanten Rechnungsdaten mit Hilfe eines Webformulars auf der offiziellen ER>B Webseite. Nach Absenden des Formulars werden die eingegebenen Werte automatisch in das vom Bund geforderte Format konvertiert und von der ER>B Schnittstelle verarbeitet.


Übermittlung per Webformular
Übermittlung per Webformular

Vorteile

Diese Möglichkeit eignet sich vor allem für Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen. Es fallen keine Investitionskosten in neue Software an, da einfach das Webformular des Bundes verwendet werden kann.

Nachteile

Bei höherem Rechnungsvolumen wird die Webschnittstelle schnell ineffizient, da sehr viele Daten manuell eingegeben werden müssen. Zusätzlich steigt durch den Medienbruch (das manuelle Übertragen der Rechnungsdaten vom unternehmensinternen Format in die Webschnittstelle) die Gefahr von fehlerhaften Eingaben. Weiters können keine Artikel-Daten oder Rechnungsvorlagen gespeichert werden, was die Eingabe von vielen (potentiell ähnlichen) Rechnungen zusätzlich erschwert.

Möglichkeit 2 – Upload einer XML-Rechnung per Webformular

Wenn Sie bereits über eine Software verfügen, die in der Lage ist, ebInterface-Instanzen zu erzeugen, so können Sie diese mit Hilfe der Uploadschnittstelle auf der offiziellen ER>B Webseite in das System des Bundes übertragen.


Übermittlung mittels Webupload
Übermittlung mittels Web-Upload

Vorteile

Hauptsächlich ersparen Sie sich hier die doppelte Eingabe der Rechnungsdaten (einmal in ihrer internen Software und einmal in der Webschnittstelle). Zusätzlich ist dieses Verfahren auch für eine höhere Anzahl von Rechnungen geeignet, da Sie die Rechnungsdaten nicht manuell eingeben müssen, sondern die XML-Dateien automatisch aus Ihrer Software ausgegeben werden. Wenn Sie noch über keine Software zur Erstellung von ebInterface-Rechnungen verfügen, bietet das Word-Plugin für ebInterface einen schnellen Einstieg.

Nachteile

Obwohl ein Medienbruch im Vergleich zu Möglichkeit 1 hier entfällt, kann es dennoch zu Fehlern kommen – vor allem bei einer größeren Anzahl von Rechnungen bei der ein Benutzer schnell durcheinander kommen kann. Weiters brauchen Sie in diesem Fall eine Software, die in der Lage ist, ebInterface-konforme Rechnungen zu erzeugen. Es gibt zwar bereits eine ganze Reihe von günstigen Lösungen, die das können (siehe hierzu die Übersicht auf der offiziellen ebInterface Webseite) – im schlimmsten Fall betreiben Sie am Ende des Tages jedoch zwei Softwareprodukte. Eines wie bisher und eines zum Erzeugen von ebInterface-konformen Rechnungen.

Möglichkeit 3 – Automatische Übermittlung mittels Web-Service

Den höchsten Automatisierungsgrad bietet die Einlieferung mittels Web-Service. In diesem Fall wird zwischen Ihrer ERP- oder FIBU-Software und dem Web-Service des Bundes eine Verbindung hergestellt, über die mittels SOAP-Nachrichten die einzelnen ebInterface-Nachrichten direkt von Maschine zu Maschine übertragen werden. Für die Aktivierung der Web-Service-Schnittstelle sind einige weitere Einstellungen im Unternehmens­service­portal notwendig.


Übermittlung mittels Web Service
Übermittlung mittels Web Service

Vorteile

Durch die direkte Verbindung zwischen ihrem ERP-System und der ER>B-Schnittstelle können auch große Rechnungsmengen schnell und ohne menschliche Interaktion übermittelt werden.

Nachteile

Die Nachteile der direkten Anbindung mittels Web-Service sind vorrangig in den Anpassungskosten für die ERP-Software zu sehen. Sofern diese noch über keine Schnittstelle zum ER>B-Web-Service verfügt, müssen Anpassungen an der Software vorgenommen werden, die sich unter Umständen hohe Kosten verursachen.
Hier gilt es für jedes Unternehmen abzuwägen, ob der Aufwand für die Anpassung der ERP-Software im Vergleich zur Ersparnis durch die elektronische Rechnung gerechtfertigt ist.

Weitere Möglichkeit der Einlieferung

Eine weitere Einlieferungsmöglichkeit besteht über das PEPPOL-Netzwerk. Relevant ist diese Möglichkeit daher vor allem für Unternehmen die bereits über einen PEPPOL-Zugang im Rahmen eines Service Providers verfügen oder sich gegebenenfalls selbst einen PEPPOL Access Point einrichten.

Zusammenfassung

Mit der Initiative e-Rechnung an den Bund (ER>B) setzt die Republik Österreich ein wichtiges Signal im Bereich des e-Government und hilft mit, das Thema e-Invoicing weiter zu forcieren. Für die betroffenen Unternehmen stehen je nach Automatisierungsgrad und Integrationstiefe unterschiedliche Möglichkeiten zur Einlieferung zur Verfügung.

Ein offenes Thema bleibt jedoch die Anbindung von bestehenden ERP- und FIBU-Systemen an die Web-Service-Schnittstelle des Bundes. Insbesondere dann, wenn man auf teure Anpassungen in der ERP-Software verzichten möchte.

Im kommenden Teil II dieser Reihe beleuchten wir einen weiteren Ansatz zur automatischen Übermittlung von ebInterface-Dateien aus ERP-Systemen an den Bund, der ohne teure Anpassungskosten wie bei der direkten Einbindung des ER>B Web Services auskommt.

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