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Elektronische Rechnung an den Bund - Teil I - Einführung


e-Rechnung an den Bund Logo
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Nachdem das Thema e-Rechnung an den Bund (ER>B) nun immer aktueller wird, widmen wir in den nächsten Wochen diesem Thema besondere Aufmerksamkeit.

Teil I – Mit den Services des Bundes elektronische Rechnungen an den Bund stellen – Vor- und Nachteile der verschiedenen Services

Für die Faktenchecker – die Fakten…

Ab 1.1.2014 verpflichtende elektronische Rechnungslegung an die Republik Österreich

  • Einlieferungsmöglichkeiten an den Bund entweder per
    • Webformular,
    • Web-Upload,
    • SOAP/WSDL Web Service oder über PEPPOL
  • Achtung Programmierer: Geringfügige Unterschiede zwischen ER>B ebInterface Format und Standard ebInterface-Format
  • Genauere Infos unter http://www.erb.gv.at

Und für die, die es genauer wissen wollen…

Nun kommt sie also verpflichtend – die elektronische Rechnung an den Bund. Ab 1.1.2014 akzeptiert die Republik Österreich Rechnungen nur mehr ausschließlich in elektronischer Form. Wichtig zu wissen ist dabei, dass eine PDF-Rechnung oder eine per Email verschickte Rechnung dabei keine elektronische Rechnung darstellt. Rechnungen werden ausschließlich im XML-Format ebInterface akzeptiert. Wer also von den geschätzten 70.000 Lieferanten des Bundes ab 1.1.2014 keine ebInterface Rechnungen parat hat, bekommt kein Geld mehr. Zeit also, sich mit dem Thema als betroffenes Unternehmen auseinander zu setzen.

Warum tut mir die Republik das an und warum kann ich nicht weiterhin Papierrechnungen senden?

Laut Auskunft des e-Rechnung Leitfadens des Bundesministeriums für Finanzen (verfügbar auf https://www.erb.gv.at, bekommen die österreichischen Bundesdienststellen im Moment von ihren Vertragspartnern rund 2 Millionen Rechnungen pro Jahr. Die Bearbeitung dieser großen Menge an Papierrechnungen verursacht dabei einen hohen Aufwand – sowohl auf der Sender- als auch auf der Empfängerseite.

Werden diese 2 Millionen Rechnungen jedoch elektronisch übermittelt, reduziert sich die Bearbeitungszeit einer einzelnen Rechnung erheblich und die Kosten können sowohl auf Sender, als auch auf Empfängerseite wesentlich gesenkt werden. (Wenn Sie dieses Thema genauer interessiert: einen aufschlussreichen Einblick in die hohen Einsparungspotentiale bietet die Studie "E-Invoicing Krönung einer effizienten Rechnungsbearbeitung" der Deutschen Bank).

Das heißt auf der einen Seite hilft die elektronische Rechnung bei der Reduktion der Verwaltungskosten und auf der anderen Seite reduziert die elektronische Rechnung auf Seiten des Rechnungsersteller die Kosten. Das Erstellen der Papierrechnung, der Ausdruck sowie die manuelle Übermittlung entfallen. Rechnungen werden einfach und schnell an die richtige Dienststelle des Bundes weitergeleitet und Formalfehler in der Rechnung bereits bei der Einlieferung erkannt und korrigiert. Am Ende des Tages heißt das für Sie, dass der Bund ihre Rechnung schneller bezahlt.

Bevor wir uns im Detail den verschiedenen Möglichkeiten zur Einlieferung widmen, werfen wir einen kurzen Blick auf XML und ebInterface.

Was genau ist XML und ebInterface?

XML (eXtensible Markup Language) ist eine Auszeichnungssprache zur Beschreibung von Daten, die vereinfacht gesagt aus zwei Komponenten besteht – Auszeichnungstext (das so genannte Markup) und dem eigentlichen Inhalt. XML ist plattformunabhängig – das heißt nicht spezifisch an ein Betriebssystem, Programmiersprache oder Programm gebunden und eignet sich daher unter anderem für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen.

Aus der Rechnungsinformation:

Max Mustermann
Musterweg 12
A-1020 Wien

wird in XML beispielsweise

<address>
  <name>Max Mustermann</name>
  <street>Musterweg 12</street>
  <zip>1020</zip>
  <city country="AT">Wien</city>
</address>

Wie man leicht erkennen kann, ist die eigentliche Information in Markupelementen (z.B. <name>) und -attributen (z.B. country="AT") eingefasst. Die Trennung in Markup und Inhalt macht die XML Datei auch für Nicht-Techniker einigermaßen lesbar. Das Argument "XML ist auch für Menschen lesbar" sollten Sie aber lieber nicht beim nächsten Smalltalk mit Technikern vorbringen, es sei denn Sie wollen Kopfschütteln ernten. XML wird von Maschinen für Maschinen erzeugt.

Die oben angeführte XML Struktur wurde beliebig gewählt. Damit verschiedene Systeme immer dieselbe XML Struktur generieren und verwenden, gibt es das Konzept von XML Schema. Ein XML Schema beschreibt dabei wie eine konkrete XML Instanz (also z.B. eine XML Rechnung) auszusehen hat. Auch das vom Bund geforderte XML Format ist mit Hilfe eines XML Schema definiert und zwar mit Hilfe des ebInterface XML Schemas.

ebInterface wird seit 2004 von AustriaPRO, einem Verein der Wirtschaftskammer Österreich, entwickelt und gewartet. Aktuell liegt das Format in Version 4.0 vor, wobei vom Bund die Formate 3.0, 3.02 und 4.0 akzeptiert werden. Die offiziellen ebInterface XML Schemata sowie die Schemadokumentationen finden Sie auf der ebInterface Webseite.

Für Programmierer wichtig zu wissen – das vom Bund verwendete XML Schema für ebInterface 3.0, 3.02 und 4.0 ist eine leicht adaptierte Form des offiziellen XML ebInterface Schemas! Genauere Infos finden Sie auf den offiziellen Seiten des Bundes.

Voraussetzungen für die Einlieferung von elektronischen Rechnungen an den Bund

Damit Sie elektronische Rechnungen an den Bund einliefern können, müssen Sie sich zuerst im Unternehmens­service­portal (USP) anmelden. Im USP steht ihnen anschließend die Anwendung "e-Rechnung an den Bund" zur Verfügung.

Möglichkeiten zur Übermittlung von XML Dateien

Welche Möglichkeiten stehen den Unternehmen nun also zur Verfügung, um XML Rechnungen an die Republik Österreich zu senden und zu ihrem Geld zu kommen? Im Folgenden wollen wir die einzelnen Möglichkeiten jeweils kurz beleuchten und auf die spezifischen Vor- und Nachteile der Lösungen eingehen.

Möglichkeit 1 – Übermittlung per Webformular

Die einfachste Variante zur Einlieferung von ebInterface Rechnungen bietet das Webformular, in welchem Rechnungsdaten manuell erfasst werden. Wie in der folgenden Abbildung gezeigt, erfasst der Lieferant dabei die relevanten Rechnungsdaten mit Hilfe eines Webformulars auf der offiziellen ER>B Webseite. Nach Absenden des Formulars werden die eingegebenen Werte automatisch in das vom Bund geforderte Format konvertiert und von der ER>B Schnittstelle verarbeitet.


Übermittlung per Webformular
Übermittlung per Webformular

Vorteile

Diese Möglichkeit eignet sich vor allem für Unternehmen mit einem geringen Rechnungsvolumen. Es fallen keine Investitionskosten in neue Software an, da das Webformular des Bundes verwendet werden kann.

Nachteile

Bei einem höheren Rechnungsvolumen wird die Webschnittstelle schnell ineffizient, da sehr viele Daten manuell eingegeben werden müssen. Zusätzlich steigt durch den Medienbruch (= das manuelle Übertragen der Rechnungsdaten vom unternehmensinternen Format in die Webschnittstelle) die Gefahr von fehlerhaften Eingaben. Des Weiteren können keine Artikeldaten oder Rechnungsvorlagen gespeichert werden, was die Eingabe von vielen (potentiell ähnlichen) Rechnungen zusätzlich erschwert.

Möglichkeit 2 – Upload einer XML Rechnung per Webformular

Wenn Sie bereits über eine Software verfügen, die in der Lage ist ebInterface Instanzen zu erzeugen, so können Sie die erzeugten ebInterface Instanzen mit Hilfe der Uploadschnittstelle auf der offiziellen ER>B Webseite in das System des Bundes übertragen.


Übermittlung mittels Webupload
Übermittlung mittels Webupload

Vorteile

Bei diesem Verfahren ersparen Sie sich im Vergleich zu Möglichkeit 1 die doppelte Eingabe der Rechnungsdaten (einmal in ihrer internen Software und einmal in der Webschnittstelle). Zusätzlich ist diese Verfahren auch für eine höhere Anzahl von Rechnungen geeignet, da Sie die Rechnungsdaten nicht manuell eingeben müssen, sondern die XML Dateien automatisch aus ihrer Software ausgegeben werden. Wenn Sie noch über keine Software zur Erstellung von ebInterface Rechnungen verfügen, bietet das Word Plugin für ebInterface einen schnellen Einstieg.

Nachteile

Obwohl der Medienbruch im Vergleich zu Möglichkeit 1 hier wegfällt, kann es dennoch zu Fehlern kommen – vor allem bei einer größeren Anzahl von Rechnungen bei der ein Benutzer schnell durcheinander kommen kann. Des Weiteren brauchen Sie in diesem Fall eine Software, die in der Lage ist ebInterface-konforme Rechnungen zu erzeugen. Es gibt zwar bereits eine ganze Reihe von günstigen Lösungen die dies können (siehe hierzu die Übersicht auf der offiziellen ebInterface Webseite) – im schlimmsten Fall betreiben Sie am Ende des Tages jedoch zwei Softwareprodukte. Eines wie bisher und eines zum Erzeugen von ebInterface-konformen Rechnungen.

Möglichkeit 3 – Automatische Übermittlung mittels Web Service

Den höchsten Automatisierungsgrad bietet die Einlieferung mittels Web Service. In diesem Fall wird zwischen Ihrer ERP oder FIBU Software und dem Web Service des Bundes eine Verbindung hergestellt, über die mittels SOAP Nachrichten die einzelnen ebInterface Nachrichten direkt von Maschine zu Maschine übertragen werden. Für die Aktivierung der Web Service Schnittstelle sind einige weitere Einstellungen im Unternehmens­service­portal notwendig.


Übermittlung mittels Web Service
Übermittlung mittels Web Service

Vorteile

Durch die direkte Verbindung zwischen ihrem ERP-System und der ER>B Schnittstelle können auch große Rechnungsmengen schnell und ohne menschliche Interaktion übermittelt werden.

Nachteile

Die Nachteile der direkten Anbindung mittels Web Service sind vorranging in den Anpassungskosten für die ERP Software zu sehen. Sofern Ihre ERP Software noch über keine Schnittstelle zum ER>B Web Service verfügt, müssen Anpassungen an der Software vorgenommen werden, die sich unter Umständen in nicht zu unterschätzenden Kosten niederschlagen.
Hier gilt es für jedes Unternehmen abzuwägen, ob der Aufwand für die Anpassung der ERP Software im Vergleich zur Ersparnis durch die elektronische Rechnung gerechtfertigt ist.

Weitere Möglichkeit der Einlieferung

Eine weitere Einlieferungsmöglichkeit besteht über das PEPPOL Netzwerk. Voraussetzung für die Einlieferung über PEPPOL ist ein Zugang zum PEPPOL Netzwerk. Relevant ist diese Möglichkeit daher vor allem für Unternehmen die bereits über einen PEPPOL Zugang im Rahmen eines Service Providers verfügen oder sich gegebenenfalls selbst einen PEPPOL Access Point einrichten.

Zusammenfassung

Mit der Initiative e-Rechnung an den Bund (ER>B) setzt die Republik Österreich ein wichtiges Signal im Bereich des e-Government und hilft mit, das Thema e-Invoicing weiter zu forcieren. Für die betroffenen Unternehmen stehen je nach Automatisierungsgrad und Integrationstiefe unterschiedliche Möglichkeiten zur Einlieferung zur Verfügung.

Ein offenes Thema bleibt jedoch die Anbindung von bestehenden ERP und FIBU Systemen an die Web Service Schnittstelle des Bundes. Insbesondere dann, wenn man auf teure Anpassungen in der ERP Software verzichten möchte.

In kommenden Teil II dieser Reihe beleuchten wir einen weiteren Ansatz zur automatischen Übermittlung von ebInterface Dateien aus ERP-Systemen an den Bund, der ohne teure Anpassungskosten wie bei der direkten Einbindung des ER>B Web Services auskommt.

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