Zunehmend mehr Länder führen konkrete Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung ein. Das stellt viele Unternehmen vor eine ganz neue Herausforderung: die Wahl einer passenden E-Rechnungs-Software.
Denn während es bisher Usus war, Papier- oder PDF-Rechnungen mit Geschäftspartnern auszutauschen, ist das heute nicht mehr ausreichend. Der Grund ist, dass Regierungen auf der ganzen Welt von Unternehmen verlangen, elektronische Rechnungen senden und empfangen zu können. Das soll der Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs dienen und gleichzeitig die Zuverlässigkeit der B2B-Kommunikation erhöhen.
Kurzfristig betrachtet, können die Suche nach einer Lösung für die elektronische Rechnungsstellung sowie deren Implementierung eine stressige Angelegenheit sein. Hinzu kommt, dass dieser Prozess häufig durch eine kurzfristige terminliche Deadline getrieben ist. Deswegen nehmen sich viele Unternehmen in der Regel nur wenig Zeit, um alle bestehenden Lösungsoptionen zu prüfen – und verteufeln die Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse. Dabei muss das gar nicht sein. Denn auf lange Sicht gesehen, kann der automatisierte Austausch von Nachrichten mit Partnern über eine E-Rechnungs-Software viele Vorteile mit sich bringen.
Um Ihnen bei der Wahl der passenden E-Rechnungs-Software zu helfen, haben wir in diesem Artikel den Auswahlprozess sowie die Anforderungen der einzelnen Lösungstypen für Sie aufgeschlüsselt.
Was kann eine E-Rechnungs-Software?
Eine E-Rechnungs-Software bietet Unternehmen die Möglichkeit, Bestell- und Rechnungsinformationen als automatische Nachrichten an ihre Geschäftspartner zu senden. Diese Nachrichten sind in bestimmten computerlesbaren Sprachen formatiert, die es dem System des Empfängers ermöglichen, alle relevanten Informationen ohne ein menschliches Eingreifen zu extrahieren. Damit sorgt dieser sogenannte elektronische Datenaustausch (EDI) dafür, dass der Nachrichtenempfänger direkt sämtliche übermittelte Informationen in seinem ERP-System oder seiner Buchhaltungssoftware sieht. Dank des hohen Grades an Automatisierung steigert die Nutzung einer E-Rechnungs-Software nicht nur die Effizienz der Rechnungsverarbeitung, sondern auch die Genauigkeit. Denn durch den Wegfall manueller Prozesse sinkt die Fehlerwahrscheinlichkeit.
Die beiden wichtigsten technischen Aufgaben, die jede E-Rechnungs-Software erfüllen muss, sind Mapping und Routing.
Mapping
Das Mapping ist der Konvertierungsprozess der Rechnungsinformationen (bzw. der Informationen anderer Geschäftsdokumente wie z. B. einer Bestellung) in ein bestimmtes kodiertes Dateiformat. Zu den gängigen Formaten gehören EDIFACT, ANSI ASC X12, TRADACOMS, VDA und UBL. In der Regel gibt der Kunde das gewünschte Dateiformat vor, das er über eine sogenannte „Message Implementation Guideline“ (MIG) kommuniziert.
Routing
Das Routing beinhaltet den Versand der kodierten Nachricht über eine ebenfalls vorher vereinbarte Übertragungsmethode, das sogenannte Protokoll. Dieses stellt sicher, dass die Nachricht erfolgreich empfangen werden kann. Zu den gängigen E-Rechnungs-Protokollen gehören HTTP, AS2, OFTP2 und REST API. Wie auch bei den Dateiformaten wird das Protokoll in der Regel vom Kunden in seiner MIG angegeben.
Welche Möglichkeiten bietet die Nutzung einer E-Rechnungs-Software?
Generell gibt es zwei Varianten für E-Rechnungs-Software: die interne und die externe Lösung.
Interne E-Rechnungs-Software
Als Inhouse-Lösung ist eine interne E-Rechnungs-Software auf Ihrem internen Server installiert. Das ist auf der einen Seite mit geringeren Vorlaufkosten verbunden, auf der anderen Seite erfordert sie allerdings einen hohen internen Aufwand. Denn bei dieser Variante müssen interne Teams alle Zuordnungen, Weiterleitungen und laufenden Aufgaben wie z.B. die Überwachung von Nachrichten oder die Fehlerbehebung verwalten. Damit ist die Nutzung einer internen E-Rechnungs-Software eher für Unternehmen sinnvoll, die über ausreichend interne Ressourcen und umfangreiche EDI-Kenntnisse verfügen.
Externe E-Rechnungs-Software
Anders als bei einer internen E-Rechnungs-Software erfordert eine externe Lösung kaum internen Aufwand. Denn eine externe E-Rechnungs-Software braucht keine lokale Installation, wird sie doch über eine Cloud angebunden. Dabei übernimmt der Anbieter alle technischen Aufgaben für das Unternehmen, während letzteres einen lückenlosen Überblick über alle relevanten Daten erhält.
Bei ecosio müssen Sie sich weder um das Mapping noch um das Routing kümmern. Ihre einzige Aufgabe ist es, uns mitzuteilen, mit welchem Kunden oder Geschäftspartner Sie verbunden sein möchten. Alles weitere übernehmen wir für Sie – vom Onboarding bis zum laufenden Betrieb.
Ein zusätzlicher Vorteil, den Sie mit der Nutzung einer externen E-Rechnungs-Software bekommen, ist die „24/7“-Unterstützung von E-Rechnungs-Experten, die jederzeit ansprechbar sind und schnell auf mögliche Fehler reagieren können. Außerdem sind Sie mit einer externen Lösung immer auf neuestem Stand der Technik, lässt sich diese doch flexibel an Ihre Bedürfnisse und die sich stetig verändernden Anforderungen in der E-Rechnungsstellung anpassen.
Diese Fragen sollten Sie bei der Auswahl einer E-Rechnungs-Software berücksichtigen
1) Verfügen Sie über ausreichende interne Ressourcen, um den Betrieb einer Inhouse-Lösung zu stemmen?
Zwar sind einige lokale Lösungen für E-Rechnungs-Softwares sicherlich benutzerfreundlicher als andere, aber eine Sache haben sie alle gemein: Jede von ihnen erfordert ein gewisses Maß an technischem Know-how, um einen erfolgreichen Betrieb zu garantieren. Nehmen Sie zum Beispiel das Onboarding. Hier geht es nicht nur um die Einrichtung von Mapping und Routing für jeden einzelnen Partner, sondern auch um die Durchführung gründlicher Tests, bevor die Verbindungen überhaupt in Betrieb genommen werden. Nur so lassen sich Fehler vermeiden. Und mit der Inbetriebnahme der Verbindungen ist es noch lange nicht getan. So erfordert der Nachrichtenaustausch neben der Überwachung auch mögliche Fehlerbehebungen und gegebenenfalls die Installation von Updates.
All diese Aufgaben setzen ein detailliertes technisches Wissen sowie große zeitliche Kapazitäten voraus. Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr internes Team in der Lage ist, diese Anforderungen zu stemmen? Dann sind Sie mit der Entscheidung für eine externe Softwarelösung für die elektronische Rechnungsstellung eher auf der sicheren Seite.
2) Ist es wichtig, dass verschiedene Teams problemlos auf die Daten zugreifen können?
Angesichts der Bedeutung der Daten in elektronischen Rechnungen kann es durchaus nützlich sein, dass mehrere interne Abteilungen einen Einblick in die ausgetauschten Daten bekommen. Bei einer internen E-Rechnungs-Software kann sich das schnell zu einer Herausforderung entwickeln, weil der Zugriff auf diese Daten möglicherweise eine Anmeldung bei einer separaten, unbekannten Schnittstelle voraussetzt. Und schon kann es zu einem Engpass in der IT-Abteilung kommen.
Ganz anders ist es bei einer guten externen E-Rechnungs-Software. Hier kann nämlich jedes (autorisierte) Team direkt auf die relevanten Daten im bestehenden ERP-System des Unternehmens zugreifen. Dabei kann insbesondere der Überblick über den Nachrichtenstatus in Echtzeit für verschiedene Teams äußerst wertvoll sein.
3) Werden sich Ihre Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung im Laufe der Zeit ändern?
Es gibt viele Gründe, warum sich die Anforderungen an eine E-Rechnungs-Software und die elektronische Rechnungsstellung im Laufe der Zeit ändern können: die Aufnahme neuer Partner, der Wunsch bestehender Partner nach immer detaillierteren Daten, u.v.m. Deshalb ist es wichtig für Unternehmen, sicherzustellen, dass sowohl ihre Lösung als auch ihr internes Team, das für die Überwachung der elektronischen Rechnungsstellung zuständig ist, in der Lage sind, mit den sich ändernden Anforderungen Schritt zu halten.
4) Können Sie den Überblick behalten, wenn sich die länderspezifischen Vorschriften ändern?
In den vergangenen zehn Jahren haben sich die Länder in der ganzen Welt – und insbesondere in Europa – kontinuierlich an die obligatorische elektronische Rechnungsstellung angenähert. Das Problem dabei: Es gab keinen einheitlichen Weg und jedes Land ist bei der Umstellung auf E-Rechnungen auf seine eigene Art und Weise vorgegangen. Einerseits ist dieser Mangel an Standardisierung nachvollziehbar, andererseits hat das jedoch gerade für internationale Unternehmen zu einem echten Spießrutenlauf durch die sich ständig ändernden Vorschriften geführt.
Wichtig ist deswegen, dass jedes Unternehmen, das sich für eine interne E-Rechnungs-Software entscheidet, zusätzlich die rechtlichen Entwicklungen in allen relevanten Ländern proaktiv verfolgt, um in der Lage zu sein, seine Lösung entsprechend anpassen bzw. aktualisieren zu können.
Für Unternehmen, die sich für eine cloudbasierte, externe E-Rechnungs-Software entscheiden, ist das Ganze weniger problematisch. Denn sie können darauf vertrauen, dass sämtliche Aktualisierungen direkt, automatisch und kontinuierlich vom Anbieter durchgeführt werden.
5) Wie viel Risiko sind Sie bereit einzugehen?
Klar ist, dass interne Prozesse immer mit einem gewissen Risiko verbunden sind. Eines der Hauptrisiken der E-Rechnungs-Software liegt beispielsweise darin, dass ein so wichtiger Geschäftsprozess komplett vom Fachwissen einiger weniger Mitarbeiter abhängt.
Warum? Weil die elektronische Rechnungsstellung ganz spezifisches technisches Wissen erfordert, über das oft nur eine kleine Anzahl interner Spezialisten verfügt. Fallen diese einmal aus (sei es durch Krankheit, Urlaub oder andere Gründe), steigt das Risiko dafür, dass die Prozesse ins Stocken kommen.
Eine weitere Gefahr, die mit der Nutzung einer internen E-Rechnungs-Software, einhergeht, ist das Risiko des Datenverlusts. Fehlt nämlich die erforderliche redundante Infrastruktur, kann das einen massiven Verlust von Daten bedeuten. Und angesichts der großen Bedeutung, die sämtliche ausgetauschte Daten haben, kann ihr Verlust – der z.B. wegen Serverprobleme auftritt – katastrophale Folgen haben. Für Unternehmen, die keine redundante Infrastruktur betreiben, ist es deswegen absolut empfehlenswert, sich für eine E-Rechnungs-Software zu entscheiden, die über eine solche Infrastruktur verfügt.
Welche Vorteile bietet eine effiziente externe E-Rechnungs-Software?
Unternehmen, die sich für die richtige E-Rechnungs-Software entscheiden, können von zahlreichen potenziellen Vorteilen profitieren. Neben vielen technischen Vorteilen kann die Wahl der passenden Softwarelösung Folgendes bieten…
Seelenfrieden
Sämtliche Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung einhalten, alle notwendigen Verbindungen einrichten und ständig den B2B-Austausch überwachen – das ist nicht leicht! Vor allem dann nicht, wenn es den involvierten Personen an EDI-Erfahrung fehlt. Wieso also nicht die Verantwortung für Ihre E-Rechnungs-Prozesse auslagern? Denn dann können sich Ihre internen Teams auf das konzentrieren, was sie am besten können – mit der Gewissheit, dass die Bedienung Ihrer E-Rechnungs-Software in guten Händen liegt.
Zeit- und Kostenersparnis
Entscheidet sich ein Unternehmen für eine interne E-Rechnungs-Software, übernehmen normalerweise Personen die technischen Aufgaben, die ohnehin schon sehr viele andere Aufgaben haben. Bei einer externen E-Rechnungs-Software ist das anders: Hier kümmern sich erfahrene Experten um alle anfallenden Aufgaben. Und weil die Software in diesem Fall keine interne Implementierung, Betrieb und Aktualisierung benötigt, lassen sich nicht nur Arbeitszeit, sondern auch Kosten einsparen – und das in einer nicht unerheblichen Höhe.
Bessere Sichtbarkeit
Mithilfe einer API-Verbindung lässt sich eine externe E-Rechnungs-Software so in Ihr bestehendes ERP-System integrieren, dass eine durchgängige Datentransparenz innerhalb Ihrer aktuellen Benutzeroberfläche gegeben ist. Damit sind die wichtigsten Daten Ihrer E-Rechnungen die längste Zeit eine Blackbox gewesen. Denn dank der gesteigerten Transparenz sind sie für alle Beteiligten zugänglich. Plus: Die Echtzeittransparenz des Nachrichtenstatus ermöglicht einen viel schnelleren und effizienteren Austausch zwischen den Partnern sowie eine schnellere Fehlerbehebung.
Verbesserte Geschäftsbeziehungen
Je effizienter Ihre E-Rechnungs-Software ist, umso besser können Sie sowohl neue Partner aufnehmen als auch bestehende Partnerschaften stärken. In diesem Zusammenhang sind schlanke B2B-Prozesse besonders für wachsende Unternehmen essenziell.
Mehr Flexibilität
Anpassungen von firmeneigener Software muss in der Regel immer intern verwaltet werden. Das hat zur Folge, dass lokale E-Rechnungs-Software schnell veraltet. Mit einer cloudbasierten, externen E-Rechnungs-Software ist das anders, lässt sich diese doch problemlos an Ihre Bedürfnisse anpassen und das ganz ohne internen Aufwand. Unabhängig davon, ob Sie Nachrichten über ein neues Protokoll leiten, eine Verbindung zu einem bestimmten VAN herstellen oder neue Vorschriften einhalten müssen – Ihre Lösung ist per Fernzugriff schnell aktualisiert und Ihr Unternehmen kann in Ruhe weiter wachsen.
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Wir von ecosio haben schon Hunderten von Unternehmen dabei geholfen, ihre B2B-Prozesse mit unserer zukunftssicheren Softwarelösung zu optimieren, und wissen genau, was eine erfolgreiche E-Rechnungsstellung bedeutet.
Mit dem cloudbasierten EDI-as-a-Service-Ansatz von ecosio brauchen Sie kaum einen Finger zu rühren, um umfassend von zuverlässigen, automatisierten Partneranbindungen und der vollständigen Einhaltung komplexer, länderspezifischer Vorschriften zu profitieren. Kurzum: Wir kümmern uns um alles Technische, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was Sie am besten können!
Durch die Anbindung an Ihr System via API bietet die ecosio E-Rechnung-Lösung zudem eine branchenführende Datentransparenz, die sicherstellt, dass der Lieferstatus direkt in Ihrer bestehenden ERP-Oberfläche angezeigt wird und von allen relevanten Parteien abgerufen werden kann.
Für weitere Informationen können Sie uns gerne kontaktieren. Unsere Experten helfen Ihnen gerne bei der Bewältigung aller Herausforderungen rund um das Thema E-Rechnungs-Software.
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Die Welt der E-Rechnung ist voller Fachausdrücke und Akronyme. Niemand kann erwarten, dass sich jeder alle Begriffe merken kann. Wir wollen Ihnen dabei helfen, indem wir ein neues Glossar mit Fachbegriffen aus dem Bereich EDI und E-Invoicing erstellt haben. Schauen Sie doch einmal rein.
