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Was ist eine e-Rechnung und wie funktioniert diese?

Die elektronische Rechnung, meist als E-Rechnung bezeichnet, gewinnt international bei der Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr zunehmend an Bedeutung. Dafür sind verschiedene Gründe von geänderten gesetzlichen Anforderungen im B2G- und B2B-Sektor als auch vereinfachte steuerliche Anforderungen, zunehmende Transparenz sowie Optimierung und Digitalisierung des Rechnungsprozesses verantwortlich.

Da sich das Verständnis der elektronischen Rechnung je nach Betrachtungsweise und Grundlagen unterscheiden kann, lohnt sich ein Blick auf die Frage, “Was ist eine elektronische Rechnung und wie wird diese geregelt?“. Im Anschluss gehen wir näher auf die Entwicklung und Funktionsweise der E-Rechnung sowie deren Herausforderungen und Vorteile für Unternehmen ein. 

Definition der elektronischen Rechnung (E-Rechnung)

Beginnen wir mit der Definition der elektronischen Rechnung laut EU-Richtlinie (Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen), die Rechnungsempfänger im Rahmen von öffentlichen Ausschreibungen verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen. 

Begriffsbestimmung zur e-Rechnung: “elektronische Rechnung” eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Diese EU-Richtlinie bezieht sich nur auf jene Unternehmen, die Leistungen für die öffentliche Beschaffung erbringen und im Zuge dessen auch Rechnungen stellen. Die Empfänger, in diesem Fall öffentliche Unternehmen, sind verpflichtet, die elektronische Rechnung anzunehmen. Eine Verpflichtung für den Rechnungssteller, auch eine elektronische Rechnung zu legen, besteht nicht durch die EU Richtlinie. Es steht den einzelnen Mitgliedstaaten jedoch frei, die möglichen Szenarien zu verschärfen. Nähere Informationen dazu haben wir in unserem Artikel “EU-Richtlinie für elektronische Rechnungslegung in der öffentlichen Beschaffung verabschiedet” zusammengefasst.

Während die Strukturierung der Datensätze durch die E-Rechnung Kern der EU-Richtlinie ist und weitere zentrale Elemente vorsieht, die eine elektronische Rechnung beinhalten muss, sieht die Betrachtung von einem steuerlichen Standpunkt her anders aus. Bei steuerrechtlichen Anforderungen gilt es besonders auch länderspezifische Unterschiede zu beachten, um eine rechtskonforme Umsetzung der E-Rechnung im Geschäftsverkehr zu gewährleisten. 

Aus steuerrechtlicher Sicht ist die Umsetzung der E-Rechnung nicht an eine bestimmte technische Umsetzung oder an ein bestimmtes Format gebunden, wesentlich ist hier, dass es sich um eine ordnungsgemäße Rechnung handelt, die zum Vorsteuerabzug berechtigt. Hier handelt es sich u. a. um Kriterien wie: 

  • Echtheit der Herkunft bedeutet Sicherheit der Identität des Leistungserbringers sowie Rechnungsausstellers
  • Unversehrtheit des Inhaltes
  • Lesbarkeit – in für den Menschen lesbarer Form

Auf diese Punkte gehen wir etwas später im Zusammenhang mit den Anforderungen an die E-Rechnung noch einmal ein. Wie sich bereits bei der Begriffsbestimmung der elektronischen Rechnung zeigt, gibt es aufgrund verschiedener rechtlicher Grundlagen unterschiedliche Definitionen und Anforderungen, die es einzuhalten gilt. Daher müssen Unternehmen eine Reihe rechtlicher Grundlagen und länderspezifischer Regelungen berücksichtigen, um im Hinblick auf die elektronische Rechnungsstellung konform zu sein.  

Die e-Rechnung, eine Einführung.

Der Anfang: Papierrechnung 

Auch heute werden noch viele Rechnungen als Papierrechnungen versendet, welche aus verschiedenen Gesichtspunkten zu hinterfragen sind. Neben dem Ressourcenverbrauch bedeutet dies zusätzlich auch einen nicht zu unterschätzenden Aufwand beim Sender und Empfänger der Papierrechnung. Zusätzlich zu den Kosten für das Postporto fallen auch noch Kosten für die Prozesse der manuellen Rechnungsstellung an, die sich in Personal- und Infrastrukturkosten niederschlagen und somit den papierbasierten Prozess teuer machen. 

Einen Schritt weiter – PDF-Rechnung 

Geht man nach der Papierrechnung einen Schritt weiter, landet man bei der PDF-Rechnung. Auch diese erfreut sich immer größerer Beliebtheit, da aufgrund der gesetzlichen Gleichstellung der E-Rechnung mit der Papierrechnung und dem Wegfall der verpflichtenden elektronischen Signatur vielfach Rechnungen in PDF-Format als E-Mail versendet oder zum Download zur Verfügung gestellt werden. Im Vergleich zur Papierrechnung reduziert sich der Aufwand für den Sender, wohingegen der Aufwand für den Empfänger, aufgrund des Medienbruches nicht wesentlich reduziert wird. Denn PDF-Rechnungen können nur manuell oder mittels Copy & Paste in das jeweilige ERP/FIBU-System des Empfängers übertragen werden, da das PDF-Format selbst schlecht für die Darstellung von maschinenverarbeitbaren Daten geeignet ist. Formate wie XML oder EDIFACT sind hier besser geeignet. 

Die E-Rechnung 

Da wir zu Beginn die E-Rechnung bereits definiert haben und nun genauer auf die Papier- und PDF-Rechnung Bezug genommen haben, soll die E-Rechnung nun im Detail betrachtet werden, um die wesentlichen Veränderungen, die ihr Einsatz mit sich bringt, aufzuzeigen. 

Was ist nun eine E-Rechnung im Wesentlichen und was macht Sie im Unterschied zu ihren Vorgängern der Papier- und PDF-Rechnung aus?

Im Unterschied zur Papier- oder PDF-Rechnung müssen bei der E-Rechnung keine manuellen Schritte gesetzt werden, da eine durchgehende Automatisierung des gesamten Rechnungsprozesses möglich ist. Die E-Rechnung erlaubt es Unternehmen, Rechnungsinformationen elektronisch zu übermitteln, automatisiert zu empfangen und diese im jeweiligen System des Empfängers weiterzuverarbeiten. Denn anders als bei anderen Rechnungsvarianten stellt die E-Rechnung ihre Inhalte in einem strukturierten und maschinenverarbeitbaren Datensatz dar, somit wird eine automatisierte Verarbeitung möglich. Die E-Rechnung wird auf der Senderseite beim Versand in einem maschinenverarbeitbaren Format erzeugt und anschließend direkt an das IT-System des Empfängers versendet. Dort wird die Rechnung ohne die Notwendigkeit von manuellen Eingriffen ins System übernommen und ist für die weitere Bearbeitung verfügbar. 

Rechnungsmethoden im Vergleich.

E-Rechnung Rechnungsmethoden

 

Was muss bei der E-Rechnung beachtet werden? Heraus- und Anforderungen.

  • Herausforderungen im grenzübergreifenden Handel

Aufgrund länderspezifischer Ausprägungen der e-Rechnung im Hinblick auf gängige E-Rechnungsformate und -protokolle im jeweiligen Land ergibt sich für den grenzüberschreitenden Handel die Notwendigkeit von Know-How und Flexibilität, im Hinblick auf die erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnung. Dies kann für viele Unternehmen eine Hürde darstellen, wenn es die jeweiligen Anforderungen zu erfüllen gilt, um länderübergreifende Geschäfte abzuwickeln. Hier gilt es zu evaluieren, ob diese Herausforderungen intern abgewickelt werden können oder ob es sich lohnt, einen externen Dienstleister mit entsprechendem Know-how hinzuzuziehen. 

Zusätzlich kommen mit der ViDA, erlassen durch die Europäische Kommission, weitere Herausforderungen im Hinblick auf den grenzübergreifenden Handel für Unternehmen zu. 

VAT in the Digital Age (ViDA)

Am 8. Dezember 2022 hat die Europäische Kommission im Rahmen der ViDA (VAT in the Digital Age) eine Reihe von Maßnahmen vorgeschlagen, um das Mehrwertsteuersystem (Value Added Tax (VAT)-System) zu modernisieren und vor allem auch betrugsresistenter zu machen. Denn im Jahr 2020 lagen die Einbußen durch den Entgang der Mehrwertsteuer in der EU bei ca. 93 Milliarden Euro. Schätzungen zufolge lässt sich ca. ein Viertel davon auf Mehrwertsteuerbetrug im innergemeinschaftlichen Handel zurückführen. 

Die Europäische Kommission hat die Initiative “VAT in the Digital Age” ins Leben gerufen, um die Besteuerung von grenzübergreifenden Dienstleistungen und Waren zu verbessern und an die Herausforderungen der digitalen Wirtschaft anzupassen. Dabei soll sichergestellt werden, dass Unternehmen, auch insbesondere Online-Händler, die korrekten Mehrwertssteuerzahlungen leisten. Dies beinhaltet die Schließung von Schlupflöchern und die Vereinfachung der Verfahren für Unternehmen. 

Drei Hauptänderungen die sich somit durch die ViDA ergeben:

  • Mit 2028 soll ein neues digitales Echtzeit-Meldesystem eingeführt werden, das auf der E-Rechnung basiert. In anderen Worten bedeutet das, dass die elektronische Rechnungsstellung für den grenzüberschreitenden Handel ab 2028 obligatorisch werden soll. 
  • Aktualisierte Vorschriften betreffend Mehrwertsteuer für die Plattform-Ökonomie. Plattformen zur Vermittlung von Personentransporten und kurzfristigen Unterkünften werden für die Abführung der Mehrwertsteuer an die Steuerbehörde verantwortlich sein, sofern dies nicht durch die Nutzer der Plattform passiert. 
  • Aufbauend auf dem bereits existierenden “VAT One Stop Shop”-Modells für Online Shopping-Unternehmen sollen Mehrwertssteuerzahlungen für den grenzübergreifenden Handel vereinfacht werden. Unternehmen müssen sich nur einmal für MwSt-Zwecke registrieren und können alle Pflichten im Hinblick auf die Mehrwertsteuer über ein Online-Portal und in einer Sprache erfüllen. Das bedeutet eine einmalige Registrierung der MwSt für Unternehmen, die EU-weit an Verbraucher verkaufen, ist ausreichend.

ViDA Fokus auf die elektronische Rechnungsstellung

Mit der ViDA soll ein Schritt in Richtung digitales Echtzeit-Reporting basierend auf der elektronischen Rechnung für jene Unternehmen gemacht werden, die grenzübergreifend Handel in der EU betreiben. Wesentliche Punkte, die sich daraus ergeben, beinhalten die Reduzierung der Verwaltungskosten und der Kosten, die für die Einhaltung von Compliance-Richtlinien anfallen. 

Daneben wird auch auf die Einhaltung des EU-Formats eingegangen. Dies bedeutet in jenen Fällen, in denen nationale E-Rechnungssysteme im Einsatz sind, dass diese das EU-Format unterstützen müssen. Das vorgeschlagene Format, welches hier für die elektronische E-Rechnung zum Einsatz kommen soll, ist EN16931. Auch an dieser Stelle sei somit noch einmal darauf hingewiesen, dass der Beginn der verpflichtenden E-Rechnung für den grenzüberschreitenden Handel mit 2028 festgelegt wurde. 

Nähere Informationen zur ViDA (VAT in the Digital Age) finden Sie auf der Webseite der Europäischen Kommission unter dem Punkt Taxation – Value added tax (VAT).

  • Gewährleistung der Unversehrtheit der Rechnung

Wie bei der bisherigen Rechnungsstellung gilt auch die E-Rechnung dann als unversehrt, wenn der Rechnungsinhalt nicht geändert wurde. Unversehrt bedeutet jedoch nicht, dass die Rechnung tatsächlich inhaltlich richtig ausgestellt wurde. 

  • Echtheit der Herkunft einer Rechnung

Diese ist dann gegeben, wenn die Identität der Leistungserbringer bzw. der Rechnungsaussteller sichergestellt werden kann. Die Echtheit einer Rechnung kann durch Nachverfolgbarkeit gewährleistet werden.

  • Lesbarkeit

Die Rechnung muss inhaltlich für Menschen erfassbar und verständlich sein. Im Sinne der elektronischen Rechnung lässt sich die Lesbarkeit über den vereinbarten Nachrichtenstandard ermöglichen. 

Unternehmen können sich für verschiedene Verfahren entscheiden, um die genannten Kriterien sicher zu erfüllen. Neben der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhaltes und der Lesbarkeit sind z. B. in Österreich auch folgende inhaltliche Anforderungen an die E-Rechnung, wie bei der bisherigen Stellung von Rechnungen (abhängig vom Gesamtbetrag) zu berücksichtigen:

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmen
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Menge sowie die Bezeichnung des Rechnungsgegenstandes
  • Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
  • Rechnungsbetrag und Steuersatz
  • Steuerbetrag
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Nummer
  • UID-Nummer (Für Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag von über 10.000 Euro gilt es die UID-Nummer des Rechnungsempfängers anzugeben)

Zusätzlich sind je nach Unternehmensform auch handelsrechtliche Vorschriften zu beachten:

  • Rechtsform
  • Sitz
  • Firmenbuchnummer
  • Firmenbuchgericht

Weitere Informationen dazu sind in unserem Blogartikel über die Erfordernisse der korrekten Rechnung in Österreich zu finden. 

Des Weiteren gilt es in Österreich z. B. bei der  Stellung einer E-Rechnung an den Bund besondere Inhalte (Lieferantennummer, Auftragsreferenz etc.) zu beachten. 

  • Archivierung/Aufbewahrung

Ebenfalls gilt es, sich bei der  E-Rechnung an Aufbewahrungsfristen zu orientieren. Dies gilt vor allem für das Finanzamt, das prüft, ob z. B. in Österreich lt. Bundesabgabenordnung die Abgaben korrekt entrichtet wurden. Sollte die elektronische Rechnung auch in ein anderes Format konvertiert werden, so muss zweifelsfrei aus der aufbewahrten Datei hervorgehen, dass keine Änderung vorgenommen wurde. Daher lohnt sich im Idealfall die Aufbewahrung der ursprünglichen Datei und der konvertierten Datei. 

Umsetzung der E-Rechnung

Um eine erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnung gewährleisten zu können, gilt es, zusätzliche Aspekte zu beachten. Unternehmen müssen Workflows und Systeme auf die Erstellung und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen vorbereiten. Wichtig ist es auch zu klären, wie E-Rechnungen versendet und empfangen werden können und somit auf Vorschriften der jeweiligen Behörden in Hinblick auf die Übertragung zu achten.

Um die korrekte Umsetzung der E-Rechnung zu gewährleisten, gibt es neben der Berücksichtigung der oben genannten Anforderungen auch Elemente, die eine E-Rechnung enthalten muss. Die Norm, die dies festlegt, wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelt: EN 16931. Neben den wesentlichen Elementen gibt sie auch Empfehlungen zur Umsetzung. Diese Norm gibt jedoch nur die Basis vor, die einzelnen Mitgliedsstaaten können konkrete Anforderungen in Form sog. Core Invoice Usage Specifications (CIUS) definieren. 

E-Rechnungsstandards und -formate

Da, wie soeben erwähnt, die CIUS nur die Basis vorgeben, haben sich verschiedene Ausprägungen dieser entwickelt, die wiederum in den verschiedenen Ländern zur Notwendigkeit unterschiedlicher E-Rechnungsformate führen. Die elektronische Rechnungsstellung kann daher über verschiedene Standards bzw. Spezifikationen erfolgen. In Österreich wurde beispielsweise die CIUS-AT-NAT entwickelt und auch in Deutschland gibt es eine eigene CIUS: die XRechnung.

Was genau ist nun in der EN 16931 geregelt? 

Die EN 16931 regelt Kernelemente der elektronischen Rechnung und die Anforderungen an diese sind syntaxneutral, sprich in natürlicher Sprache aufbereitet. Das CEN gibt jedoch eine Liste von zulässigen Syntaxen (XML-Schemata) vor. Welche dies konkret im Fall der XRechnung sind, werden wir im späteren Beispiel zeigen. Dies bedeutet nun für Sender und Empfänger, wenn die E-Rechnung korrekt versendet und empfangen werden soll, müssen sowohl Sender als auch Empfänger in der Lage sein, die verwendeten Formate zu verarbeiten. 

Übertragung der E-Rechnung am Beispiel Deutschland

In Deutschland gibt es zwei Rechnungseingangsplattformen (ZRE und OZG-RE), über welche E-Rechnungen an unmittelbare sowie mittelbare Teile der Bundesverwaltung übermittelt werden können. Für die korrekte Übermittlung ist festzustellen, an welche der beiden Plattformen die elektronische Rechnung übermittelt werden soll. 

Dabei können verschiedene Optionen zur Übermittlung der E-Rechnung herangezogen werden, wobei die Art der Übermittlung von der jeweiligen Behörde vorgegeben werden kann. 

  • E-Mail & De-Mail mit XML-Attachments
  • Weberfassung
  • Upload über ein Online-Formular
  • Vollautomatisch über Peppol

Müssen häufig Rechnungen an den Bund gestellt werden, lohnt sich die voll automatisierte Übermittlung über das Protokoll Peppol, welches von allen Behörden in Deutschland unterstützt wird. Wichtig hierbei ist, um mittels Peppol E-Rechnungen übermitteln zu können, ein Zugang zu Peppol, ein sog. Peppol-Access-Point, der mit dem ERP-System kommunizieren kann. 

Wenn das entsprechende ERP-System im Unternehmen vorhanden ist, lohnt sich die automatisierte Konvertierung einer Rechnung im jeweiligen ERP-System in das notwendige e-Rechnungsformat (z. B. XRechnung) um dieses auch gleich voll automatisiert über z. B. Peppol an die jeweilige Behörde zu übermitteln. Um dies zu ermöglichen, gibt es für die verschiedenen ERP-Systeme EDI-Lösungen, die diesen Konvertierungsprozess voll automatisiert übernehmen. Über standardisierte Import- und Exportschnittstellen können die EDI-Systeme mit dem jeweiligen ERP-System integriert werden und so die elektronische Rechnungslegung automatisiert abwickeln. Auch bei der Wahl des Protokolls gilt es wieder zu beachten, welche hier vom Gesetzgeber vorgeschrieben sind. 

 

Wie funktioniert die E-Rechnung nun konkret? Am Beispiel der XRechnung.

Was dies nun alles für die Funktionsweise der e-Rechnung bedeutet, sehen wir uns nun am Beispiel der XRechnung an:

Die XRechnung als verpflichtender Standard in Deutschland betrifft alle öffentlichen Einrichtungen und Behörden in Deutschland sowie alle Unternehmen, die als deren Auftraggeber Rechnungen an die Verwaltung stellen. Sie müssen beispielsweise als Lieferanten XRechnungen erstellen und versenden können. Die Behörden wiederum müssen in der Lage sein, diese zu empfangen und zu verarbeiten. 

Notwendige Schritte:

  1. Klärung, ob das Unternehmen rechtlich verpflichtet ist, die XRechnung zu erstellen oder zu empfangen (je nach Bundesland unterschiedlich)
  2. Wenn ja, Einführung des notwendigen E-Rechnungs-Standards im Unternehmen:
    1. Hinterfragen der aktuellen Rechnungsprozesse – Wie werden Aus- und Eingangsrechnungen derzeit erstellt und verarbeitet?
    2. Wenn ein ERP-System vorhanden ist, kann dieses elektronische Rechnungen erstellen oder verarbeiten?
  3. Nun gilt es die Frage der technischen Übertragung der XRechnung zu klären. Dies bedeutet, entsprechend der geltenden Norm muss die XRechnung in einer der folgenden beiden Syntaxen übermittelt bzw. verarbeitet werden können:
    1. Universal Business Language (UBL)
    2. UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)

Rechnungsausgang – die XRechnung erstellen:

Das entsprechende ERP-System muss die Rechnungsdokumente im Format UBL oder UN/CEFACT CII erstellen. Sollte dies nicht möglich sein, muss die Rechnung in das Format konvertiert werden. Wichtig ist, dass die Konvertierung automatisiert erfolgt und die entsprechenden Felder wie Artikelbezeichnung, Identifikationsnummern, Mengeneinheiten, Partner-Identifikation usw. gepflegt sind und dementsprechend konvertiert werden können. Zusätzlich ist es auch wesentlich, dass eine Empfangs-ID (im Bereich der XRechnung Leitweg-ID genannt) vorhanden ist. Ansonsten ist die Zustellung des Dokuments gefährdet. 

Rechnungseingang – XRechnung verarbeiten: 

Bevor man sich mit dem Import von XRechnungen beschäftigt, gilt es den Workflow für die Genehmigung und den Empfang der Rechnungen anzusehen (Wie strukturiert ist dieser bereits?). Ziel ist es dabei, dass XRechnungen in ein für das ERP-System verarbeitbares Format umzuwandeln und den Prozess somit nahtlos in das System zu integrieren. Neben dem Format spielt auch der Übertragungskanal (Protokoll) eine wesentliche Rolle, der benötigt wird, um Dokumente zu empfangen. 

Die verschiedenen Übertragungsmöglichkeiten und die Bedeutung des Protokolls Peppol werden in unserem Whitepaper “Praxisleitfaden XRechnung und Peppol” im Detail beleuchtet. 

White Paper - Ein Praxisleitfaden zur Einführung von XRechnung und Peppol

 

Validierung der elektronischen Rechnung

Generell gilt für Unternehmen, dass keine elektronischen Rechnungen ohne vorherige Prüfung versendet werden sollen. Dabei ergeben sich aufgrund der verschiedenen gesetzlichen Regelungen Unterschiede, welche Kriterien es für eine erfolgreiche Rechnungszustellung zu beachten gibt. Wie bereits erwähnt, verwenden die meisten Unternehmen ein ERP-System, um Prozesse abzubilden und zu automatisieren. Diese Systeme können Rechnungen auch in bestimmte Formate exportieren. Diese Export-Formate entsprechen in der Regel jedoch nicht den Anforderungen an die elektronische Rechnung, daher gilt es, diese nun entsprechend zu konvertieren bzw. zu mappen. Im Idealfall passieren diese Konvertierungen automatisiert und bedeutet jedoch nicht, dass damit auch die Korrektheit des konvertierten Dokumentes gewährleistet ist. Unterschiedliche Fehlerquellen wie z. B. bei der Eingabe oder direkt bei der Umwandlung können zu Fehlern führen, die es frühzeitig zu ermitteln gilt. Genau hier kommt die Validierung der erstellten E-Rechnung ins Spiel, damit diese frühzeitig, bevor die Rechnung übermittelt wird, behoben werden können. 

Die Validierung kann dabei intern oder durch einen externen Dienstleister passieren. Wird ein Dienstleister beauftragt, stellt dieser sicher, dass die elektronische Rechnung dem Standard entsprechend an die jeweilige Behörde übermittelt wird. 

Kostenloses Online-Tool zur Validierung von Peppol und XML-Dokumenten 

Unser kostenloses Tool zur Validierung von Peppol und XML-Dokumenten finden Sie online und frei zugänglich. Sie können Ihre Dokumente nach nach EN 16931 (z. B. XRechnung), EHF, OIOUBL, A-NZ PEPPOL BIS3, CII Cross Industry Invoice, OpenPEPPOL-Formaten, verschiedenen UBL-Typen und vielen weiteren validieren. 

 

Vorteile der E-Rechnung

Durch den Einsatz der elektronischen Rechnung ergeben sich eine Reihe von Vorteilen zur herkömmlichen Rechnungslegung, die abhängig von mehreren Faktoren, wie z. B. von der Verwendung der Übermittlungsmethode variieren können. Zusätzlich sei an dieser Stelle angemerkt, dass sich durch die Kooperation mit einem externen Spezialisten noch eine Reihe von weiteren Vorteilen abhängig von dessen Serviceangebot ergeben können. 

Kostenersparnis und Effizienzsteigerung beim Versand und Empfang

Im Vergleich zum lange gängigen Rechnungsprozess, der auf dem Versand und Empfang von Papierrechnungen beruht, entfallen die damit verbundenen Kosten durch die elektronische Rechnung gänzlich. Durch den Entfall des manuellen Papierprozesses und die automatisierte Rechnungsverarbeitung im entsprechenden ERP/FIBU-System, werden auch die dadurch gebundenen Personalressourcen frei.

Senkung der Materialkosten

Keine Kosten für Papier, Drucker, Post-Porto usw. nötig.

Schnellere Bezahlprozesse durch raschere Durchlaufzeiten

Im Gegenzug zur Papierrechnung reduziert sich die Zeit zw. Versand und Empfang der Rechnung erheblich. Nach dem Versand ist die Rechnung sofort beim Empfänger. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit von fristgerechten Zahlungen erheblich.

Minimierung von Fehlerquellen

Durch den Wegfall vieler manueller Prozesse, wie z. B. der Eingabe von Rechnungsinformationen aufgrund der Automatisierung.

Vereinfachung der Archivierung

Die Archivierung, die aufgrund der verschiedenen gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen ebenfalls eine wichtige Rolle spielt, wird durch die E-Rechnung ebenfalls vereinfacht. So ist weder eine entsprechende Räumlichkeit notwendig, um die Papierrechnungen aufzubewahren, noch ist man dem Risiko ausgesetzt, dass durch z. B. Brand die Rechnungen verloren gehen. Werden die Rechnungen digital archiviert, können diese in elektronischer Form aufgehoben und Datenspiegelungen sowie Backups erstellt werden.  

Weitere Vorteile, die sich, wie bereits erwähnt, durch den Einsatz eines externen Dienstleisters im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung ergeben:

Technische Compliance der E-Rechnungen

Externe EDI-Dienstleister wie ecosio sorgen dafür, dass die elektronischen Rechnungen unter Einhaltung der E-Rechnungsvorgaben übermittelt werden.

Kostenersparnis durch effiziente und nahtlose Automatisierung

Wird ein EDI-Dienstleister beauftragt, dann ist die Automatisierung des Rechnungsprozesses und somit die Minimierung von manuellen Prozessen gewährleistet, was erhebliche Kosteneinsparungen mit sich bringt.

Flexibel, skalierbar und zukunftssicher

Der EDI-Dienstleister als Experte im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung ermöglicht es, flexibel auf geänderte gesetzliche Anforderungen zu reagieren, Rechnungsprozesse bei Bedarf flexibel zu skalieren und diese somit zukunftssicher zu machen.

Hohe Benutzerfreundlichkeit

Wenn der Prozess der elektronischen Rechnungslegung automatisiert in ihr ERP-System durch den Dienstleister integriert wird, geht dies für Unternehmen mit dem Vorteil einher, dass sie weiterhin mit gewohnten Interfaces im ERP-System arbeiten können und die Benutzerfreundlichkeit dadurch nicht gefährdet und im Idealfall sogar verbessert wird.

Sorgenfrei und einfach

Dienstleister wie ecosio reduzieren die Komplexität in diesem Bereich weiter, da mit einer einzigen Verbindung zur Cloud alle Rechnungsprozesse abgewickelt werden können. Dies bedeutet, unabhängig vom jeweiligen Rechnungsformat und -protokoll kann die Übermittlung und der Empfang von einzelnen Partnern sorgenfrei erfolgen.

Herausforderungen der e-Rechnung

Die E-Rechnung mit unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen und vor allem Ausprägungen in unterschiedlichen Ländern stellt nicht nur international tätige Unternehmen betreffend der korrekten Rechnungslegung vor Herausforderungen, sondern unabhängig von den gesetzlichen Anforderungen ist besonders auch die technische Umsetzung initial kein einfaches Vorhaben. Wenngleich gerade die korrekte technische Integration der E-Rechnung im Unternehmen die Grundvoraussetzung für das Ausschöpfen der Menge an Vorteilen ist, die mit dem Versand von E-Invoices einhergehen. 

Daher kann die Umstellung auf EDI-Rechnungen initial und kurzfristig mit erhöhten Kosten für die korrekte Integration ins System verbunden sein, langfristig werden sich diese jedoch aufgrund der Automatisierung in Ersparnisse umkehren. 

Sind die notwendigen Entscheidungen getroffen und Standards definiert, ist dies ein erster wichtiger Schritt in der erfolgreichen Umsetzung der elektronischen Rechnung. Das heißt, es gilt, mit der E-Rechnung sowohl technische Anforderungen als auch gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und sich laufend anzupassen. Dies kann für interne IT-Abteilungen eine besondere Herausforderung bedeuten. Je nach Ressourcen-Verfügbarkeit und internem Know-how ist die Entscheidung zu treffen, ob die Anforderungen, die sich durch die elektronische Rechnung ergeben, unternehmensintern abgewickelt werden können oder ob nicht ein externer Dienstleister hier die bessere Wahl ist. 

Besonders auch bei der Auswahl externer Dienstleister gilt es zu beachten und zu hinterfragen, wie die notwendige Umstellung erfolgt und welche Services ex- oder inkludiert sind. Daher gilt es bei der Wahl des geeigneten EDI-Dienstleisters genau auf die angebotenen Services zu schauen, um die oben genannten Vorteile der E-Rechnung tatsächlich ins Unternehmen zu holen. 

Länderanforderungen

Wie bereits mehrmals erwähnt, gibt es länderspezifische Regelungen zur E-Rechnung, die es besonders für international tätige Unternehmen zu erfüllen gibt. Anschließend finden Sie eine Auflistung verschiedener Artikel, die sich konkret mit der elektronischen Rechnung im jeweiligen Land auseinandersetzen und wichtige Einblicke geben.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die elektronische Rechnung, die viele Namen von EDI-Rechnung, E-Invoice, E-Rechnung usw. trägt, zunehmend an Bedeutung im Rahmen der Rechnungslegung im Geschäftsverkehr gewinnt. Besonders durch die Entwicklung in der Gesetzgebung und vor allem durch die Einführung der EU-Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates hat sie stark an Bedeutung gewonnen. Dies stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen, bringt aber bei der richtigen Umsetzung auch eine Reihe von nachhaltigen Vorteilen mit sich. 

Wichtig hierbei ist, innerhalb des Unternehmens einen ehrlichen Blick in Richtung vorhandener Fähigkeiten und Ressourcen bzgl. der korrekten Umsetzung zu werfen. Sollte die Frage, ob die E-Rechnung intern sorgenfrei abgewickelt werden kann, nicht eindeutig mit einem “Ja” beantwortbar sein, lohnt es sich, einen externen EDI-Dienstleister und Experten auf dem Gebiet der elektronischen Rechnungsstellung hinzuzuziehen. Dieser kümmert sich nicht nur um die vollständige Automatisierung des Rechnungsprozesses im Zusammenspiel mit vorhandenen ERP-Systemen, sondern weiß auch in Hinblick auf unterschiedliche Anforderungen, worauf es zu achten gilt und wie die E-Rechnung sorgenfrei und zukunftssicher im Unternehmen umgesetzt werden kann.

Sollten Sie gerade vor einer ähnlichen Entscheidung stehen, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf, denn als Full-Service-Dienstleister im Bereich des elektronischen Datenaustausches, ist auch die elektronische Rechnung eines unserer Kernthemen. Gerne beraten wir Sie dabei mit unserer Erfahrung und Expertise. 

FAQs

Die Begriffe EDI-Rechnung, EDI-Invoice, E-Rechnung oder elektronische Rechnung lassen sich als Synonym verwenden und beziehen im Wesentlichen auf eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dabei gilt es, unterschiedliche gesetzliche und länderspezifische Anforderungen zu berücksichtigen.

Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung und meint Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Diese Art der Rechnungslegung gewinnt zunehmend im Bereich des B2G- und B2B Rechnungsaustausches an Bedeutung. Besonders im B2G wird durch gesetzliche Regelungen die elektronische Rechnung verpflichtend eingeführt, durch welche diese zunehmend an Bedeutung gewinnt.

 

Damit eine E-Rechnung funktioniert und um selbst Rechnungen im strukturierten elektronischen Format empfangen und versenden zu können, gilt es eine Reihe an Anforderungen (gesetzlicher und technischer Natur) zu erfüllen. Ein wichtiger Faktor beim Geschäftsverkehr mittels elektronischer Rechnungen ist die Art der Übermittlung sowie das genutzte Format. Sowohl für die Übermittlung als auch für das Format gibt es gewisse Basisanforderungen, die es zu erfüllen gilt. Besonders die gewählte Übermittlungsart oder auch die Umsetzung/Integration der elektronischen Rechnung im Unternehmen kann entscheidend für die Ausnutzung der Vorteile, die diese mit sich bringt, sein.

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