Die E-Rechnung in Deutschland
Im europäischen Vergleich sind die Regeln für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland ziemlich kompliziert. Das liegt daran, dass es in den 16 Bundesländern unterschiedliche Regelungen gibt.
Seit dem 18. April 2019 ist es für zentrale öffentliche Stellen in Deutschland verpflichtend, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Seit April 2020 ist es für alle Bundesländer Pflicht, dass Lieferanten des öffentlichen Sektors in Deutschland elektronische Rechnungen versenden können.
Aktueller Stand der Änderungen der deutschen Gesetzgebung zur E-Rechnung
Die deutsche Legislative hat am 23. Februar 2024 mit dem Wachstumschancen-Gesetz einen Schritt unternommen, um das Wirtschaftswachstum anzukurbeln und bürokratische Hürden abzubauen. Das Gesetz wurde vom Bundestag verabschiedet und später am 22. März 2024 vom Bundesrat gebilligt.
Ein zentraler Bestandteil des Wachstumschancen-Gesetzes ist die Einführung einer neuen E-Invoicing-Verpflichtung für inländische Geschäftstransaktionen. Diese Modernisierung soll die finanziellen Abläufe optimieren und den Verwaltungsaufwand herkömmlicher Papierrechnungsprozesse reduzieren.
Die gestaffelte Umsetzung der E-Invoicing-Verpflichtung sieht wie folgt aus:
- Januar 2025: Alle deutschen Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
- Januar 2027: Deutsche Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000€ müssen ihre Rechnungen elektronisch ausstellen.
- Januar 2028: Alle deutschen Unternehmen müssen ihre Rechnungen elektronisch ausstellen.
Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, müssen elektronische Rechnungen dem EN 16931-Standard entsprechen. Unternehmen können jedoch die EDI-Standards verhandeln, solange sich Rechnungsaussteller und -empfänger einig sind. Diese Umstellung auf E-Invoicing zeigt Deutschlands Einsatz für technologische Innovation und macht deutsche Unternehmen führend in digitalen Finanzpraktiken, was eine effizientere und transparentere Wirtschaft fördert.
Für wen gilt das?
Die Änderungen betreffen alle B2B-Transaktionen, an denen ein deutscher Lieferant beteiligt ist, sofern die betreffenden Waren oder Dienstleistungen in Deutschland steuerpflichtig sind. Sobald die E-Rechnung im B2B-Bereich obligatorisch ist, müssen alle an solchen Transaktionen beteiligten Parteien in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen, zu validieren, zu versenden und zu empfangen.
Wie sieht die E-Rechnung in Deutschland im Vergleich zu anderen europäischen Ländern aus?
Deutschland ist nicht das einzige Land, das die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich verbindlich vorschreibt. In Italien, Polen und Rumänien beispielsweise existieren bereits ähnliche Vorschriften. Andere Länder wie Frankreich und Ungarn haben öffentlich angekündigt, dass sie ähnliche Vorschriften einführen wollen. Diese Entwicklung wurde auch durch den jüngsten Vorschlag der Europäischen Kommission zur Optimierung und Verbesserung der Mehrwertsteuerverfahren in ganz Europa beschleunigt. Dieser Vorschlag, bekannt als ViDA (VAT in the Digital Age), zielt darauf ab, grenzüberschreitende Transaktionen zu vereinfachen. Dazu soll ein digitaler Binnenmarkt geschaffen werden, in dem Unternehmen nur noch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigen.
Was ist der Standard für die E-Rechnung in Deutschland?
Die XRechnung ist der bevorzugte Standard für die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich in Deutschland. Der XRechnung-Standard wurde entwickelt, um die EU-Spezifikation an die bereits bestehenden Anforderungen der deutschen öffentlichen Verwaltung anzupassen. Technisch gesehen handelt es sich bei der XRechnung um eine Anwendungsspezifikation einer Kernrechnung (Core Invoice Usage Specification, CIUS) der EN 16931. Die Spezifikation ist inzwischen in Kraft und wird von nationalen, regionalen und lokalen Stellen verwendet. Die beiden unterstützten XML-Formate von XRechnung sind (wie bei der EN 16931):
- UBL (Universal Business Language)
- CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice)
Darüber hinaus kann auf Wunsch auch der Factur-X-Standard (ZUGFeRD) verwendet werden, der sich ebenfalls an den europäischen Standard anlehnt. ZUGFeRD ist ein deutsch-französischer Standard, der vor allem für die hybride Rechnungsstellung* verwendet wird. Eine ZUGFeRD 2.1 Rechnung, die das Profil EN 16931 verwendet, ist ebenfalls eine gültige XRechnung.
*Eine hybride Rechnung verbindet zwei verschiedene Arten von Rechnungen. Ein strukturiertes Format (XML) und ein von Menschen lesbares Format (PDF). Dies ermöglicht eine Automatisierung, während gleichzeitig eine einfache manuelle Bearbeitung möglich ist, wo dies erforderlich ist. Für XRechnung kann jedoch nur der XML-Teil verwendet werden.
Gibt es eine zentrale deutsche E-Rechnungsplattform?
Die letzte Anpassung des deutschen Umsatzsteuergesetzes (UStG) für B2B-Rechnungen schreibt die Verwendung einer Infrastruktur wie Peppol nicht vor. Vielmehr wird darin nichts über das zu verwendende Austauschprotokoll gesagt. Folglich gibt es auch keine zentrale deutsche E-Rechnungsplattform.
Man geht davon aus, dass eine solche Lösung zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt wird, wenn Deutschland das obligatorische zentrale Meldesystem einführt.
Einhaltung der Vorschriften: Was Sie tun müssen
Wer auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereitet sein will, der muss in der Lage sein, Rechnungen in strukturierten Formaten zu erstellen, zu übermitteln und zu empfangen.
Wichtig ist, dass E-Rechnung nicht einfach nur bedeutet, eine Rechnung elektronisch zu versenden. Das Versenden einer Rechnung im PDF-Format an einen Kunden stellt beispielsweise keine elektronische Rechnungsstellung dar. Denn bei einem solchen Vorgang ist immer noch manueller Aufwand erforderlich, um Daten aus der Rechnung zu extrahieren und an der entsprechenden Stelle (z. B. in der Buchhaltungssoftware) zu erfassen.
Die E-Rechnung umfasst den automatisierten Austausch von Rechnungsdaten zwischen Geschäftspartnern über eine computerlesbare Sprache. Im Gegensatz zu herkömmlichen Verfahren der Rechnungsstellung ist bei der E-Rechnung keine manuelle Dateneingabe erforderlich. Die ausgetauschten Daten erscheinen direkt im ERP-System des Empfängers.
Wenn Sie sich auf die bevorstehenden Änderungen in der deutschen Gesetzgebung zur elektronischen Rechnungsstellung vorbereiten wollen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Können Sie Daten automatisch verarbeiten?
- Haben Sie genügend internes Know-How im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung, um die Anforderungen an die E-Rechnung in Deutschland und in allen anderen relevanten Ländern auch in Zukunft zu erfüllen?
- Können Sie Ihr System auf dem neuesten Stand halten, wenn sich die Rechtsvorschriften für die E-Rechnung ändern?
- Ist der Austausch von Nachrichten mit Ihren Partnern frei von Medienbruch?
Lautet die Antwort auf eine dieser Fragen “Nein”, sollten Sie Ihre bestehenden Systeme und Prozesse optimieren. Da es einige Zeit dauern kann, bis Verbesserungen umgesetzt sind, ist es wichtig, so bald wie möglich mit der Planung zu beginnen.
In Extremfällen kann es notwendig sein, ein Upgrade auf ein völlig neues ERP-System vorzunehmen. Für die meisten Unternehmen lassen sich Probleme wie veraltete Technologie oder internes Know-how allerdings mit Hilfe eines erfahrenen Anbieters von E-Rechnungs-Lösungen wie ecosio in den Griff bekommen.
Wie ecosio bei der Einhaltung der deutschen E-Rechnungs-Vorschriften helfen kann
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Bei ecosio stellen wir nicht nur Software oder den Zugang zu unserem Netzwerk zur Verfügung. Wir begleiten den gesamten Prozess der E-Rechnung für Sie, von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.
Weitere Informationen darüber, wie wir Ihnen helfen können, finden Sie auf unserer Seite über E-Rechnungs-Lösungen. Bei Fragen können Sie aber auch direkt Kontakt mit uns aufnehmen. Wir helfen Ihnen gerne weiter und freuen uns darauf, Sie bei der erfolgreichen Einführung einer E-Rechnungs-Lösung zu unterstützen.
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