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Elektronische Rechnung an den Bund - Teil II - Anbindung von ERP-Systemen

Aus unserer Serie "Elektronische Rechnung an den Bund".


e-Rechnung an den Bund Logo
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Teil II – Anbindung von ERP-Systemen

Für die schnellen Leser – die Fakten:

Zwei grundlegende Möglichkeiten ein ERP-System anzubinden:

  • Option A: Direkte Einbindung des ER>B Web Services in das ERP-System

    • Wenn der ERP-Hersteller bereits eine entsprechende Anbindung an das ER>B Web Service vorgesehen hat, können bereits Nachrichten versendet werden
    • Hat der ERP-Hersteller noch keine Anbindung an das ER>B Web Service vorgesehen, muss diese nachträglich programmiert werden (z.B. durch einen ERP Customizer). Dies ist je nach Aufwand der ERP-Anpassung mit beträchtlichen Kosten verbunden
  • Option B: Anbindung von ERP-Systemen an die ER>B Schnittstelle des Bundes durch CSV Export. In diesem Fall wird die CSV Exportschnittstelle verwendet, über die im Normalfall jedes ERP-System verfügt.

    • Export entweder im ERPEL CSV Format (am günstigsten) oder im CSV Format Ihrer Wahl (angepasstes Mapping notwendig)
    • Exportierte CSV Daten werden vom ecosio Messagingservice abgeholt, konvertiert und automatisch an den Bund zugestellt
    • Keine teuren Investitionen in ERP Anpassungen notwendig – bestehende Exportschnittstellen in den ERP-Softwareprodukten können weiterverwendet werden
    • Einfaches Monitoring der eingelieferten Daten über ein Webinterface

Sie haben noch Fragen zum Thema ERPEL CSV oder Interesse an einer Anbindung über ERPEL CSV? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf oder benutzen Sie unseren Chat – wir helfen Ihnen gerne weiter!

Und für die Detailverliebten die ganzen Details:

Einleitung

Im ersten Teil unserer Reihe Elektronische Rechnung an den Bund – Einführung wurden die drei Einlieferungsmöglichkeiten für elektronische Rechnungen des Bundes vorgestellt. Hier noch einmal kurz zusammengefasst:

  • Option 1: Einlieferung per Webformular
    Eignet sich insbesondere für Rechnungssteller, die nur sehr wenige Rechnungen an den Bund stellen.

  • Option 2: Einlieferung per XML Upload
    Eignet sich für Unternehmen, die bereits über eine Software verfügen, mit Hilfe derer valide ebInterface Dokumente erstellt werden können. Beispielhaft sind hier z.B. die Softwareprodukte Mesonic oder BMD, bzw. das Word-Plugin für ebInterface zu nennen. Ein komplette Liste von Herstellern die ebInterface unterstützen finden Sie auf der ebInterface Webseite.

  • Option 3: Einlieferung per Web Service Schnittstelle (ER>B Web Service)
    Diese Methode bietet den höchsten Automatisierungsgrad, da elektronische Rechnungen direkt aus der ERP-Software des Unternehmens an den Bund übermittelt werden können. Voraussetzung hierfür ist, dass eine entsprechende Web Service Anbindung zwischen dem ERP-System und dem ER>B Web Service besteht. Entweder diese Schnittstelle wird vom Hersteller bereits schlüsselfertig mittels eines Softwareupdates mitgeliefert, oder ein ERP-Customizer muss die ERP-Software anpassen und eine ER>B Web Service Schnittstelle programmieren.

Vor allem Unternehmen die mehrere Rechnungen pro Monat an den Bund stellen und bereits über eine ERP-Software verfügen, stellt die Einlieferung per Web Service die bevorzugte Einlieferungsmethode dar. Wesentliches Problem bei der Umsetzung von Option 3 sind jedoch die Anpassungskosten der ERP-Software. Sofern die ERP-Software nicht bereits standardmäßig mit einem ER>B Web Service Client ausgeliefert wird, muss ein entsprechender Web Service Client durch den ERP-Hersteller oder einen ERP-Customizer implementiert werden, was in vielen Fällen beträchtliche Kosten verursacht.

Beispiel:

  • Kosten für die Umsetzung der ER>B Schnittstelle und Integration in die bestehende ERP-Software: 3.000 – 5.000 EUR.
  • Versendete Rechnungen pro Woche: 5 (= 20 pro Monat, = 240 pro Jahr).
  • Kosten pro versendeter Rechnung: zwischen 12,5 EUR bis 20,83 EUR pro Rechnung im ersten Jahr. (Die Kosten pro Rechnung reduzieren sich dann natürlich mit den Jahren, in welchen die Schnittstelle in Betrieb ist. Nicht einberechnet sind auch weitere Kosten die entstehen, beispielsweise wenn die ER>B Schnittstelle aktualisiert wird und dadurch weitere Anpassungen an der ERP-Software notwendig sind).

Das oben angeführte Beispiel veranschaulicht die Problematik bei der Anbindung der ERP-Software an das ER>B Web Service des Bundes. Vor allem bei moderatem Volumen an versandten Rechnungen stehen die Kosten für die Anpassung der ERP-Software in keinem Verhältnis zu dem Nutzen, den die Anpassung stiftet.

Anforderungen an eine ERP-Anbindung


Anbindung eines ERPs an die Schnittstelle des Bundes
Anbindung eines ERPs an die Schnittstelle des Bundes

Zusammengefasst bestehenden die Anforderungen an eine ERP-Anbindung an das Web Service des Bundes in den folgenden Punkten:

  • Geringe Fixkosten für die Einrichtung der ERP-Anbindung an die ER>B Schnittstelle
  • Geringe variable Kosten für die Übermittlung von Rechnungen an die ER>B Schnittstelle
  • Investitionssicherheit für die umgesetzte Lösung. Darunter ist zu verstehen, dass durch eine Änderung auf Seiten des Bundes (z.B. durch eine Aktualisierung der ER>B Schnittstelle auf eine aktuellere ebInterface Version) die getätigte Investition nicht wertlos wird – beispielsweise dadurch, dass eine neue Schnittstelle programmiert werden muss.

Eine mögliche Lösung um die beschriebenen Anforderungen zu erfüllen, ist die Nutzung von bestehenden CSV Schnittstellen.

Nutzung bestehender CSV Exportschnittstellen durch ecosio

Die meisten ERP-Softwareprodukte, egal wie klein oder spezialisiert sie sein mögen, verfügen über eine CSV Exportschnittstelle, über die z.B. Rechnungsdaten aus dem ERP-Softwaresystem exportiert werden können. CSV steht dabei für Comma Separated Value. Darunter versteht man ein Dateiformat, bei welchem die einzelnen Datensätze und Datenfelder durch ein Trennzeichen getrennt dargestellt werden. Das Trennzeichen muss dabei nicht notwendigerweise ein Komma sein, sondern es können beliebige Trennzeichen verwendet werden. In der Praxis werden oft Zeilenumbrüche für die Trennung von Datensätzen und Semikolons (;) für die Trennung von Datenfeldern verwendet.

Aus den Daten

Max Mustermann
Musterweg 12
A-1010 Wien
Tel: 01 394839483
Rechnungsbetrag: EUR 1234,49

könnte im CSV-Format dann beispielsweise

Adresse;Max Mustermann; Mustermann;Musterweg 12;AT;1010;Wien
Telefon;01 394839483
Rechnungsbetrag;EUR;1234.49

werden. Adresse, Telefon und Rechnungsbetrag entsprechen dabei Datensätzen, die wiederum aus den einzelnen, durch Strichpunkte getrennten, Datenfeldern bestehen. Wie genau die CSV-Datei aufgebaut ist, wird in einer CSV-Beschreibung vorgegeben.

ecosio nutzt diese bestehenden CSV Exportschnittstellen und bietet eine günstige und skalierbare Lösung, mit der exportierte CSV Rechnungsdaten automatisch an den Bund geliefert werden können. Die folgende Abbildung veranschaulicht die technische Umsetzung.


Einlieferung von elektronischen Rechnungen mittels CSV Export
Einlieferung von elektronischen Rechnungen mittels CSV Export

1 – Export der Daten aus dem ERP-System

Im ersten Schritt werden die relevanten Rechnungsdaten, die an den Bund übermittelt werden sollen, mit Hilfe der CSV Exportschnittstelle der ERP- oder FIBU- (Finanzbuchhaltung) Software exportiert.


Export der CSV Daten
Export der CSV Daten

Möglichkeit A: Export im ERPEL CSV Format

Die CSV Daten werden gemäß dem ERPEL CSV Format (ERPEL = ERP Exchange Language) exportiert. In diesem Fall muss die CSV Schnittstelle des ERP/FIBU-Systems so angepasst werden, dass sie in der Lage ist ERPEL CSV Daten zu exportieren.

Möglichkeit B: Export in einem CSV Format ihrer Wahl

Ist die CSV Exportschnittstelle nicht adaptierbar, so kann alternativ auch jedes beliebige CSV Format exportiert werden, solange darin alle notwendigen Daten enthalten sind, die für eine ebInterface Rechnung notwendig sind.

Der Export der Daten sollte idealerweise automatisch in der ERP/FIBU-Software geschehen. Bei der Einrichtung hilft Ihnen der ERP/FIBU-Hersteller weiter. Im nächsten Schritt müssen die exportieren Daten an den ecosio Messaging Hub übermittelt werden.

2 – Übermittlung der Daten per SFTP oder SMTP (über EFEX Modul)

Damit die exportieren CSV Daten zum ecosio Messaging Hub gelangen, stehen zwei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.


Übermittlung mittels SFTP oder EFEX
Übermittlung mittels SFTP oder EFEX

Möglichkeit A: Passive Übermittlung

In diesem Fall stellen Sie einen SFTP Server zur Verfügung, der die exportieren Daten über das SFTP Protokoll zur Verfügung stellt. Durch die Verwendung von SSH ist die gesamte Kommunikation verschlüsselt und dadurch für Dritte nicht einsehbar. Der ecosio Messaging Hub verbindet sich in periodischen Abständen zu Ihrem SFTP Server und holt von dort neue CSV Exportdateien ab. Bereits abgeholte CSV Exportdateien werden in einen Archivordner am SFTP Server verschoben, sodass keine Datei zwei Mal übermittelt wird. Voraussetzung für die Lösung ist, dass Sie über eine fixe öffentlichen IP-Adresse verfügen, über die ihr SFTP Server erreichbar ist. Sollte dies nicht der Fall sein, so können Sie Möglichkeit B nutzen.

Möglichkeit B: Aktive Übermittlung

In diesem Fall stellt Ihnen ecosio den EFEX Client (ERPEL File Exchange Module) zur Verfügung. Der EFEX Client ist ein kleines Programm das im Hintergrund läuft und auf einen von Ihnen definierten Ordner "hört". Sobald Sie eine neue Datei in diesen Ordner verschieben, wird diese vom EFEX Client gelesen und per SMTP Protokoll an den ecosio Messaging Hub versendet. Per SMTP heißt dabei nichts anderes, als dass der EFEX Client für Sie unsichtbar die gelesene Datei an den ecosio Messaging Hub versendet. Dabei wird das selbe Protokoll verwendet, mit welchem auch reguläre Emails versendet werden. Auch hier erfolgt die Kommunikation verschlüsselt, sodass Ihre übermittelten Daten für Dritte nicht einsehbar sind. Die gelesene und versendete Datei wird anschließend auch in einen Archivordner verschoben, sodass keine Datei zwei Mal versendet werden kann.

3 – Konvertierung der Daten

Sobald die Daten am ecosio Messaging Hub eingetroffen sind, werden Sie von einem Konvertierungsservice in das vom Bund geforderte ebInterface-Format übersetzt. Aktuell wird dabei das neueste vom Bund unterstützte ebInterface-Format 4.0 verwendet.


Konvertierung von CSV zu XML
Konvertierung von CSV zu XML

Der Aufwand für die Konvertierung der Daten ist je nach Format unterschiedlich:

Wenn Sie in Schritt 1 ERPEL CSV exportiert haben:

In diesem Fall ist die Konvertierung am einfachsten. Es muss kein auf Sie zugeschnittenes Dokumentenmapping verwendet werden, sondern es kann das Standard ERPEL CSV -> ER>B ebInterface Mapping verwendet werden. Dadurch ist diese Lösung für Sie am Günstigsten.

Wenn Sie in Schritt 1 ein eigenes CSV Format exportiert haben:

In diesem Fall muss für Sie eine eigene Konvertierung geschaffen werden, die Ihr exportiertes CSV Format in das vom Bund geforderte ebInterface-Format übersetzt. Die Einrichtung dieses Dokumentenmappings umfasst dabei die Analyse Ihres bestehenden Formats, die Umsetzung in Form eines Mappings und den Test des Mappings. Die Kosten für die Einrichtung dieses Mappings liegen jedoch weit unter jenen Kosten, die die Einführung einer eigenen ER>B Web Service Schnittstelle in Ihrer ERP/FIBU-Software kosten würde.

4 – Übermittlung an den Bund


Übermittlung an den Bund
Übermittlung an den Bund

Nach erfolgter Konvertierung wird die Datei an das Web Service des Bundes übermittelt. Je nachdem ob Sie einen gültigen Inhalt übermittelt haben oder nicht, wird die Antwort des Bundes entweder aus einer Bestätigung oder aus einem Fehler inklusive Fehlerdetails bestehen.

5 – Prüfung der erfolgreichen Übermittlung


Prüfung der übermittelten Daten
Prüfung der übermittelten Daten

Mit Hilfe des webbasierten ecosio.Monitors können Sie jederzeit den Status Ihrer versendeten Nachrichten einsehen. Sollte der Bund beispielsweise eine Fehlermeldung für eine von Ihnen versendete Rechnung zurückgegeben haben, so wird Ihnen dies in Activity Monitor gemeinsam mit Ihrer ursprünglichen Nachricht angezeigt.

Zusammenfassung

Mit Hilfe des ERPEL CSV Services können Sie ohne großen Aufwand Ihre bestehende ERP-Software "ER>B-fit" machen und von der automatischen Übermittlung von Rechnungen aus Ihrer ERP/FIBU-Software an den Bund profitieren.
Die Kosten für die Umsetzung der CSV Anbindung liegen dabei weit unter den Kosten, die einen manuelle Anpassung Ihrer ERP/FIBU Software kosten würden.

Sie haben noch Fragen zu ERPEL CSV oder Interesse an einer Anbindung über ERPEL CSV? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf oder benutzen Sie unseren Chat – wir helfen Ihnen gerne weiter!

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