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e-Rechnung in Polen

Vor allem dank der EU-Richtlinie 2014/55/EU ist die e-Rechnung in den letzten Jahren für viele Länder in ganz Europa zu einem Thema von besonderem Interesse geworden. Wie anderswo ist auch in Polen einer der Hauptgründe für die Förderung der e-Rechnung die Bekämpfung von Steuerbetrug. Insbesondere war Polen sehr erfolgreich bei der Analyse der so genannten Mehrwertsteuerlücke (die Lücke zwischen erwarteter und tatsächlicher Mehrwertsteuer) und bei der Festlegung der notwendigen Maßnahmen, um diese zu reduzieren. Infolgedessen plant Polen, wie wir in diesem Artikel untersuchen werden, weiter zu gehen als viele andere Länder, wenn es um e-Rechnung geht.

Bevor wir uns jedoch mit den geplanten Änderungen in Bezug auf die e-Rechnung in Polen befassen, lassen Sie uns zunächst einen Blick auf die aktuellen Vorschriften werfen…

e-Rechnung in Polen – Aktueller Stand

Wie andere Länder auch, nutzt Polen derzeit ein Online-Portal, um die Übermittlung von e-Rechnungen zwischen privaten Unternehmen und öffentlichen Stellen zu erleichtern. Diese Plattform, „Platformy Elektronicznego Fakturowania“ (einfach PeF genannt), wurde am 1. April 2019 gestartet.

Seit dem 18. April 2019 sind alle subzentralen polnischen öffentlichen Einrichtungen verpflichtet, sich auf dieser Plattform zu registrieren und bereit zu sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen (in Polen gibt es keinen Unterschied in den Anforderungen für zentrale und nicht zentrale öffentliche Einrichtungen).

Im Jahr 2020 entschied sich Polen, sein traditionelles Mehrwertsteuersystem durch ein System zu ersetzen, das eine Standard Audit File for Tax (SAF-T) erfordert. Dies ist seit Juli 2020 verpflichtend, wobei die Steuerzahler verpflichtet sind, jeden Monat SAF-T-Berichte an die polnische Steuerbehörde zu übermitteln. Zuvor mussten alle Unternehmen sowohl SAF-T-Berichte als auch herkömmliche Umsatzsteuererklärungen einreichen. Die Berichterstattung über SAF-T erfolgt jedoch nicht in Echtzeit und beinhaltet keine automatisierte Versendung und Verarbeitung, weshalb Polen nun auf e-Rechnungen umsteigen will.

Welche Standards sind erforderlich?

Im Gegensatz zu einigen anderen europäischen Ländern hat Polen keine eigenen nationalen Core Invoicing Usage Specifications (CIUS) erstellt. Stattdessen verwendet Polen den Standard Peppol – konkret Peppol BIS Billing 3.0. Dieser ist im Wesentlichen identisch mit dem Basis-Peppol BIS 3.0, wurde aber um die relevante polnische Terminologie ergänzt.

Solange die Rechnungen mit EN-16931 und Peppol BIS Billing 3.0 konform sind, sollten alle registrierten polnischen öffentlichen Einrichtungen in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen an Peppol angeschlossenen Unternehmen zu empfangen.

E-Rechnung in Polen im Überblick

Standards Pflicht? Plattformen Archivierungspflicht
UBL 2.1UN/CEFACT CII

Peppol BIS Billing 3.0

Ja für B2G – Öffentliche Stellen müssen e-Rechnungen akzeptieren PeF 5 Jahre

Bevorstehende Änderungen

Wie der polnische Finanzminister kürzlich klarstellte, will Polen in den kommenden Jahren Italien folgen und die e-Rechnung und das e-Reporting für alle Transaktionen vorschreiben, nicht nur für solche, an denen öffentliche Stellen beteiligt sind.

„Derzeit können öffentliche Verwaltungseinheiten, d.h. Vergabestellen, die Annahme von e-Rechnungen von Auftragnehmern nicht verweigern. Für Unternehmer ist die e-Rechnung freiwillig. […] Die Italiener gingen einen ähnlichen Weg und begannen ebenfalls mit der Implementierung von e-Rechnungen in den Beziehungen zwischen Verwaltung und Unternehmen. Als diese Lösung funktionierte, stellten sie sie den Unternehmen zur Verfügung.“

Polen hat angekündigt, dass ab 2023 alle e-Rechnungen zur Genehmigung an das Nationale System für e-Rechnungen (KSeF) übermittelt werden müssen. In der Zwischenzeit werden Unternehmen ermutigt, e-Rechnungen über die neue Plattform KSeF (Continuous Transaction Control, CTC) für B2B-Transaktionen einzureichen. Obwohl die Teilnahme zunächst (ab Ende 2021) für B2B-Transaktionen freiwillig sein wird, wird dieses System letztendlich das derzeitige SAF-T-System der monatlichen Meldung ersetzen. Spezifische Details sind noch nicht verfügbar, aber es wird vorhergesagt, dass der Prozess der Ausstellung und des Empfangs von e-Rechnungen die Steuerverwaltung mit einbeziehen wird, da sich das Land in Richtung eines Abrechnungsmodells bewegt, ähnlich dem, das von Italien 2019 eingeführt wurde.

Wie kann ich die aktuellen und kommenden Vorschriften zur e-Rechnung in Polen erfüllen?

Wer in Polen Geschäfte machen will, braucht angesichts der geplanten Änderungen eine Lösung für e-Rechnungen, die zukunftssicher ist. International tätige Unternehmen benötigen flexible, zukunftssichere Lösungen, die sich an die wachsende Zahl von Ländern, die eine Gesetzgebung zur e-Rechnung einführen, anpassen können.

Es gibt zwar viele verschiedene Möglichkeiten, um die Fähigkeit zum Senden und Empfangen von e-Rechnungen zu erlangen, diese lassen sich jedoch in zwei Hauptkategorien einteilen: interne Abwicklung oder Outsourcing an einen Dienstleister.

  • Die interne Abwicklung ist typischerweise eine Option für größere Unternehmen, die über das notwendige Fachwissen und die Ressourcenstärke verfügen, um eine Lösung zu planen, zu implementieren und zu warten.
  • Das Outsourcing an einen Dienstleister hingegen ist typischerweise gut geeignet für Unternehmen, die nicht über die notwendigen Ressourcen verfügen und eine einfache, effiziente und zukunftssichere Lösung suchen. Insbesondere eine Fully Managed Lösung (wie die von ecosio) ermöglicht es Ihnen, die Anforderungen mit minimalem internen Aufwand zu erfüllen, so dass sich die internen Teams auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.Die folgenden Bilder zeigen, wie die Fully Managed Lösung von ecosio für den Versand und Empfang von e-Rechnungen funktioniert.

Dinge, die bei der Entscheidung zu beachten sind:

  • Die Realisierung einer technischen Verbindung kann eine Herausforderung sein und erfordert erhebliches Fachwissen. Insbesondere die Entscheidung Polens, Peppol zu verwenden, erfordert, dass ein Unternehmen einen Peppol-konformen Zugangspunkt betreibt, um e-Rechnungen zu senden und zu empfangen. Ähnlich wie bei der Beschaffung eines E-Mail-Dienstes von Microsoft oder Google wird ein Peppol-Zugangspunkt jedoch in der Regel von einem externen Dienstleister „als Service“ beschafft und nicht im eigenen Haus betrieben.
  • Ihre Anforderungen (und die Ihrer Partner und der Länder, in denen Sie tätig sind) werden sich im Laufe der Zeit wahrscheinlich ändern
  • Wenn Sie derzeit keine Informationen mit Partnern über elektronischen Datenaustausch (EDI) austauschen, kann es sinnvoll sein, die Implementierung einer Lösung zu erwägen, die über die einfache e-Rechnung hinausgeht (da die daraus resultierenden Einsparungen erheblich sein können)

e-Rechnung exportieren mit ecosio
e-Rechnung exportieren mit ecosio

e-Rechnung importieren mit ecosio
e-Rechnung importieren mit ecosio

Das Gesamtbild

Wie in der Abbildung unten zu sehen ist, ist Polen eines von mehreren europäischen Ländern, die große Schritte in Richtung einer verpflichtenden e-Rechnung auf breiter Front machen – bekannt als „Continuous Transaction Control“ (oder CTC).

Dank der vielen Vorteile der e-Rechnung für Sender und Empfänger (von der erhöhten Geschwindigkeit der Zahlungen über die Reduzierung des manuellen Aufwands bis hin zu erheblichen operativen Einsparungen) wird erwartet, dass andere Länder in den kommenden Jahren diesem Beispiel folgen werden. Insbesondere werden immer mehr Regierungen daran interessiert sein, umfangreiche e-Rechnungen/e-Reporting-Maßnahmen einzuführen, um die Transparenz von Steuerdaten zu erhöhen und gegen Steuervermeidung/-betrug vorzugehen.

e-Rechnung: Der Trend hin zu CTC
e-Rechnung: Der Trend hin zu CTC

Selbst wenn Sie noch keine e-Rechnung benötigen, kann es sein, dass Sie bald eine brauchen – vor allem, wenn Ihr Unternehmen wachsen und Komplikationen in der Lieferkette in Zukunft vermeiden soll.

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Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Ihnen helfen können, die aktuellen (und zukünftigen) Vorschriften zur e-Rechnung in Polen zu erfüllen, und wenn Sie wissen möchten, welche praktischen Schritte Sie in Richtung einer umfassenderen Automatisierung unternehmen können, kontaktieren Sie uns bitte. Wir freuen uns immer, Ihre Fragen zu beantworten.

Weitere Informationen zur e-Rechnung finden Sie auch hier.

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