Vor allem dank der EU-Richtlinie 2014/55/EU ist die E-Rechnung in den letzten Jahren für viele Länder in Europa zu einem Thema von besonderem Interesse geworden. Auch in Polen ist einer der Hauptgründe für die Förderung der E-Rechnung die Bekämpfung von Steuerbetrug. Insbesondere bei der Analyse der so genannten Mehrwertsteuerlücke (die Lücke zwischen erwarteter und tatsächlicher Mehrwertsteuer) war Polen sehr erfolgreich und entsprechend streng bei der Festlegung der notwendigen Maßnahmen, um diese zu reduzieren. Infolgedessen plant Polen, wie wir in diesem Artikel untersuchen werden, weiter zu gehen als viele andere Länder, wenn es um E-Rechnung geht. Dieser Artikel dient Ihnen als Übersicht über die aktuelle Lage der elektronischen B2G- und B2B-Rechnungsstellung in Polen.
Update: Verschiebung des Starts der verpflichtenden elektronischen B2B-Rechnungsstellung in Polen auf 2026
Polen ist dabei, sein nationales E-Invoicing-System (Krajowy System e-Faktur, KSeF) weiter zu optimieren. Aktuelle Diskussionen und Ankündigungen haben wichtige Änderungen und Zeitpläne offenbart.
Das polnische Finanzministerium hat demnach einen stufenweisen Ansatz für die verbindliche Umsetzung des KSeF bestätigt:
- Februar 2026: Verbindlich für „große Steuerzahler“ (Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 200 Mio. PLN im Jahr 2025)
- April 2026: Verbindlich für alle anderen Steuerpflichtigen
Dieser überarbeitete Zeitplan gibt den Unternehmen mehr Zeit, sich auf die obligatorische elektronische Rechnungsstellung vorzubereiten.
E-Rechnung in Polen: B2G
Wie auch andere Länder nutzt Polen für den B2G-Bereich derzeit ein eigenes Online-Portal, um die Übermittlung von E-Rechnungen zwischen privaten Unternehmen und öffentlichen Stellen zu erleichtern. Die „Platformy Elektronicznego Fakturowania“ (oder einfach PeF genannt) wurde am 01. April 2019 gestartet.
Seit dem 18. April 2019 sind alle subzentralen polnischen öffentlichen Einrichtungen verpflichtet, sich auf dieser Plattform zu registrieren und müssen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen (in Polen gibt es keinen Unterschied in den Anforderungen für zentrale und nicht zentrale öffentliche Einrichtungen).
Auch im Bereich der elektronischen Umsatzsteuermeldungen ist Polen früh aktiv geworden. Bereits im Jahr 2016 entschied man sich Polen, sein traditionelles System zur Umsatzsteuermeldung durch ein System zu ersetzen, das ein Standard Audit File for Tax (SAF-T) erfordert. Dieses ist seit 2020 obligatorisch, wobei betroffene Unternehmen unter anderem verpflichtet sind, jeden Monat SAF-T-Berichte zur Umsatzsteuererklärung an die polnische Steuerbehörde zu übermitteln. Zuvor mussten alle Unternehmen sowohl SAF-T-Berichte als auch herkömmliche Umsatzsteuererklärungen einreichen. Die Berichterstattung über SAF-T erfolgt jedoch nicht in Echtzeit und beinhaltet keinen automatisierten Versand oder Verarbeitung, weshalb Polen nun demnächst auf E-Rechnungen umsteigen will.
Welche Standards sind erforderlich?
Im Gegensatz zu einigen anderen europäischen Ländern hat Polen im B2G-Bereich keine eigene nationale Core Invoice Usage Specification (CIUS) erstellt. Stattdessen verwendet Polen das Standardformat auf Basis von EN16931 und Peppol BIS Billing 3.0.
Solange die Rechnungen also mit EN16931 und Peppol BIS Billing 3.0 konform sind, sollten alle registrierten polnischen öffentlichen Einrichtungen in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen an Peppol angeschlossenen Unternehmen zu empfangen.
E-Rechnung in Polen im Überblick
| Standards | Pflicht? | Plattformen |
| KSeF XML Schema | Ja, für B2B ab 1.1.2024; Nutzung auf freiwilliger Basis ab 01.01.2022 | KSeF |
| UBL 2.1UN/CEFACT CII
Peppol BIS Billing 3.0 |
Ja für B2G – öffentliche Stellen müssen E-Rechnungen akzeptieren | PeF |
Wie kann ich die aktuellen und kommenden Vorschriften zur E-Rechnung in Polen erfüllen?
Wer in Polen Geschäfte machen will, braucht angesichts der geplanten Änderungen eine Lösung für E-Rechnungen, die zukunftssicher ist. International tätige Unternehmen benötigen ebenso flexible, zukunftssichere Lösungen, die sich an die wachsende Zahl von Ländern, die eine Gesetzgebung zur E-Rechnung einführen, anpassen können.
Wie auch beim regulären elektronischen Datenaustausch (EDI) ist es prinzipiell möglich, dass interne Teams die elektronische Rechnungsstellung gemäß den polnischen Vorschriften abwickeln – das kann sich jedoch als schwierig herausstellen. So müssen interne Teams Verbindungen für die E-Rechnung nicht nur einrichten, sondern sind auch dafür verantwortlich, dass alles reibungslos läuft sowie für den notwendigen Support, wenn Fehler passieren. Des Weiteren ändern sich die Anforderungen an die Schnittstellen und verwendeten Formate regelmäßig, wie die Beispiele Italien und Ungarn zeigen. Das kann mühsam und zeitaufwendig sein und interne Teams belasten. Peppol anstelle von Web Services oder SFTP einzusetzen (sofern technisch zulässig) kann den Prozess zwar vereinfachen, aber auch das hat spezifische Anforderungen, wie die notwendige Verbindung zu einem Peppol-Access-Point. Außerdem wird die interne Abwicklung der elektronischen Rechnungsstellung zunehmend schwieriger, wenn Ihr Unternehmen eine große Anzahl an Rechnungen austauscht, viele Partner hat oder auch in weiteren europäischen Ländern tätig ist.
Wenn eine effiziente E-Rechnungs-Lösung ohne Unterbrechung Ihres Geschäftsbetriebs implementiert werden soll, muss der Prozess von jemandem geleitet werden, der genau weiß, was erforderlich ist. Für die meisten Unternehmen ist es daher die einfachste, zukunftssicherste und schlussendlich kosteneffizienteste Lösung, den Service eines erfahrenen Dienstleisters wie ecosio in Anspruch zu nehmen, der die Umstellung vollständig abwickeln und Ihre E-Rechnungs-Lösung bestmöglich für Sie verwalten kann.
Die Grafiken unten zeigen, wie der Import/Export von E-Rechnungen mit ecosio funktioniert.
Versand von E-Rechnungen mit ecosio
Empfang von E-Rechnungen mit ecosio
E-Rechnung im Kontext Europa
Wie in der Abbildung unten zu sehen ist, ist Polen eines von mehreren europäischen Ländern, die Schritte in Richtung einer verpflichtenden E-Rechnung auf breiter Front machen – bekannt als „Continuous Transaction Control“ (oder CTC).
Dank der vielen Vorteile der E-Rechnung für Sender und Empfänger (von der erhöhten Geschwindigkeit der Zahlungen über die Reduzierung des manuellen Aufwands bis hin zu erheblichen operativen Einsparungen) wird erwartet, dass andere Länder in den kommenden Jahren diesem Beispiel folgen werden. Insbesondere werden immer mehr Regierungen daran interessiert sein, umfangreiche E-Rechnungen/E-Reporting-Maßnahmen einzuführen, um die Transparenz von Steuerdaten zu erhöhen und gegen Steuervermeidung/-betrug vorzugehen.
E-Rechnung: Der Trend hin zu CTC
Die E-Rechnung bietet nicht nur Regierungen und deren Finanzämtern Vorteile, sondern auch den Unternehmen, die sie einsetzen – in unserer Infografik im Posterformat zeigen wir Ihnen die wichtigsten fünf.
Vor diesem Hintergrund macht es noch mehr Sinn, zügig in die Implementierung einer E-Rechnungs- oder einer umfassenderen EDI-Lösung zu investieren.
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Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Ihnen helfen können, die aktuellen (und zukünftigen) Vorschriften zur E-Rechnung in Polen zu erfüllen, kontaktieren Sie uns gerne. Wir freuen uns immer, Ihre Fragen zu beantworten.
Weitere Informationen zur E-Rechnung finden Sie auch hier.
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