In den letzten Jahren gab es in Spanien mehrere Vorschriften zur E-Rechnung. Diese Vorschriften haben der spanischen Regierung und vielen betroffenen Unternehmen geholfen, einige der Vorteile der Rechnungsautomatisierung zu erfahren (und gleichzeitig die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU zu erfüllen).
In diesem Artikel schauen wir uns den aktuellen Stand der Dinge an und was für Unternehmen erforderlich ist, um die spanischen Vorschriften zur E-Rechnung zu erfüllen.
Was sind die Vorschriften zur E-Rechnung in Spanien?
Lieferanten von öffentlichen Einrichtungen in Spanien müssen Rechnungen an die allgemeine elektronische Rechnungseingangsstelle PGEFe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) senden, die von allen öffentlichen Organisationen genutzt wird. Gemäß der Gesetzgebung von 2015 müssen alle Rechnungen, die an spanische öffentliche Einrichtungen gesendet werden, in einem strukturierten elektronischen Format eingereicht und mit einer elektronischen Signatur versehen werden.
Seit 2018 müssen alle Rechnungen über 5.000 Euro bei Transaktionen mit öffentlichen Auftraggebern und deren Subunternehmern über die FACeB2B-Plattform eingereicht werden. Unternehmen können diese Plattform auch für andere Transaktionen (z. B. Nicht-B2G-Transaktionen oder solche unter 5.000 Euro) nutzen, dies ist jedoch noch nicht verpflichtend.
Standards und Kommunikationsmethoden für die E-Rechnung in Spanien
Das in Spanien verwendete E-Rechnungsformat ist FacturaE – ein XML-basiertes Rechnungsformat. FacturaE verwendet XML-Signaturen und folgt dem XAdES-Standard.
Die zentrale Plattform für den Versand von E-Rechnungen an spanische öffentliche Einrichtungen ist FACe, oder „Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas“, was übersetzt „Allgemeiner Eingang für elektronische Rechnungen“ bedeutet. Für Lieferanten und öffentliche Stellen gleichermaßen dient diese Plattform als zentrale Rechnungsaustauschplattform.
Um die EU-Richtlinie 2014/55/EU zu erfüllen, hat Spanien außerdem eine nationale Core Invoice Usage Specification (CIUS) entwickelt, die Regelungen für die E-Rechnung im öffentlichen Sektor gemäß den spanischen Anforderungen festlegt.
Im Jahr 2018 wurde die Plattform für die B2B-Rechnungsstellung unter dem Namen FACeB2B erweitert. Unternehmen, die für die Verwaltung im Auftrag anderer Firmen arbeiten und Rechnungen über 5.000 Euro ausstellen, sind bereits verpflichtet, die Plattform zu nutzen. Andere spanische Unternehmen können FACeB2B auf freiwilliger Basis nutzen.
E-Rechnung in Spanien auf einen Blick
| Standards | Verpflichtend? | Plattformen | Zeitraum für Archivierungspflicht |
| FacturaE(XML)
EN 16931 |
Ja – für B2G-Rechnungen über EUR 5.000 | FACe (B2G)
FACe B2B |
5 Jahre |
Wie geht es weiter mit der E-Rechnung in Spanien?
Ab 1. Januar 2021…
- Es werden neue Validierungen und Felder im Schema eingeführt
- Die neuen Felder ermöglichen die Erfassung des Verkaufs von Waren in Konsignation
Die wahrscheinlich nächsten Schritte?
- Behörden sollten nach einer Möglichkeit suchen, Umsatzsteuererklärungen vorzupflegen
- Derzeit ist Pre303 nur für einige Steuerzahler verfügbar
Seit der Einführung der EU-Richtlinie 2014/55/EU haben die europäischen Länder kontinuierlich Regeln und Vorschriften für die E-Rechnung eingeführt und geändert, um die Anforderungen der EU-Richtlinie zu erfüllen. Angesichts des Potenzials für Kosteneinsparungen durch die Automatisierung und Optimierung der MwSt.-Berichterstattung sind viele Länder dazu übergegangen, die e-Rechnung sowohl für B2B- als auch für B2G-Transaktionen vorzuschreiben.
In der nachstehenden Grafik, die zeigt, wie sich die jüngsten und geplanten Gesetzesänderungen auf die Anforderungen der Unternehmen in bestimmten Schlüsselländern auswirken, können wir einen klaren Trend erkennen. Die Regierungen in ganz Europa bewegen sich langsam in Richtung eines vollständigen Abrechnungsmodells. Einige, wie z. B. Italien, sind sogar schon so weit. Obwohl die Regierung noch keine Pläne angekündigt hat, in naher Zukunft zu einem solchen Modell überzugehen, scheint es wahrscheinlich, dass in den kommenden Jahren zusätzliche Vorschriften eingeführt werden, die den Umfang der obligatorischen E-Rechnung in Spanien erhöhen.
E-Rechnung – Der Trend hin zu CTC
Wie kann ich die Vorschriften zur E-Rechnung in Spanien erfüllen?
Wie bei jedem Informationsaustausch über elektronischen Datenaustausch (EDI) ist es möglich, dass interne Teams die Übertragung von E-Rechnungen gemäß der spanischen Gesetzgebung abwickeln. Die interne Abwicklung kann jedoch schwierig sein. Da es sich bei FACe um einen proprietären Web-Service handelt, muss Ihr internes Team die Verbindungs- und Signaturroutinen einrichten. Weitere interne Teams werden dafür verantwortlich sein, dass alles reibungslos läuft und den notwendigen Support leisten. All diese Aufgaben sind mühsam und zeitaufwändig, insbesondere wenn Ihr Unternehmen eine große Anzahl von Rechnungen austauscht, eine große Anzahl von Partnern hat oder Geschäfte in anderen europäischen Ländern mit unterschiedlichen Anforderungen an die E-Rechnung tätigt.
E-Rechnung exportieren mit ecosio
Selbst wenn Sie in der Lage sind, die aktuellen Anforderungen zu erfüllen, ist es eine Überlegung wert, wie lange dies noch der Fall sein wird, wenn neue Vorschriften eingeführt werden und Ihr Unternehmen in neue Märkte expandiert.
Da die Komplexität der E-Rechnung in Spanien nicht unerheblich ist (und im Laufe der Zeit wahrscheinlich noch zunehmen wird), ist es für viele Unternehmen die praktischste, kostengünstigste und zukunftssicherste Lösung, die Hilfe eines erfahrenen Dienstleisters wie ecosio in Anspruch zu nehmen, der diesen Prozess vollständig abwickeln kann und sicherstellt, dass Ihre Datenaustauschprozesse zuverlässig bleiben, egal was passiert.
Mehr Informationen?
Wir bei ecosio sind Experten für E-Rechnung und elektronischen Datenaustausch. Im Laufe der Jahre haben wir Tausenden von Unternehmen geholfen, ihre Lieferkette zu rationalisieren und Schlüsselprozesse zu verbessern, während wir gleichzeitig den Druck auf die internen Teams minimierten.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Ihnen helfen können, die Vorschriften zur E-Rechnung in Spanien zu erfüllen, und wenn Sie wissen möchten, welche Schritte Sie in Richtung Automatisierung unternehmen können, kontaktieren Sie uns bitte. Wir freuen uns immer, Fragen zu beantworten.
Weitere Informationen zur E-Rechnungs-Lösung von ecosio finden Sie auch hier.
Kennen Sie unser Online-Validierungstool für XML-/Peppol-Dokumente?
Um denjenigen zu helfen, die eine einfache und unkomplizierte Möglichkeit suchen, Formate und Dateitypen für Spanien zu validieren, von CII (Cross-Industry Invoice) bis UBL und FacturaE, haben wir einen kostenlosen Online-Validator erstellt.
Hinweis: Der Validator unterstützt auch alle anderen europäischen E-Rechnungsformate!
