In dem Bestreben, signifikante Einsparungen zu erzielen, beschlossen die EU-Behörden im Jahr 2014 die Einführung neuer gesetzlicher Regelungen für das öffentliche Beschaffungswesen. Insbesondere um die Kostenvorteile eines automatisierten Austauschs von Rechnungsdaten in einem strukturierten Format zu nutzen, einigten sich das Europäische Parlament und der Rat der Europäischen Union am 16. April 2014 auf die Verabschiedung der Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung, die alle europäischen Regierungsbehörden dazu verpflichtet, eine strukturierte E-Rechnung von Lieferanten zu erhalten. Damit ist auch Belgien betroffen.
Die Richtlinie wurde vorgeschlagen, um die Effizienz des öffentlichen Beschaffungswesens auf dem gesamten Kontinent zu erhöhen und damit den Regierungsstellen erhebliche Einsparungen zu ermöglichen. Schätzungen der Europäischen Kommission zufolge geben jedes Jahr über 250 000 öffentliche Behörden in der EU rund 14 % des BIP für den Erwerb von Lieferungen, Bauleistungen und Dienstleistungen aus – dies entspricht jährlichen Ausgaben in Höhe von rund 2 Billionen Euro. Man ging davon aus, dass eine Effizienzsteigerung von nur 1% den EU-Staaten potenziell 20 Milliarden Euro pro Jahr einsparen könnte.
Wie andere EU-Länder hat Belgien in den letzten Jahren in Übereinstimmung mit der Richtlinie 2014/55/EU daran gearbeitet, sicherzustellen, dass bei allen Beschaffungen zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) nun elektronische Rechnungen anstelle von unstrukturierten oder Papierrechnungen verwendet werden.
Übrigens: ecosio bietet eine ganze Reihe an Artikeln zu den E-Rechnungs-Gesetzen in verschiedenene Ländern, wie beispielsweise die Umsetzung von Peppol in Kroatien, FacturaE in Spanien oder XRechnung in Deutschland.
Der Verlauf der E-Rechnung in Belgien
Trotz der Tatsache, dass die Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung teilweise initiiert wurde, um den B2B-Dokumentenaustausch zu standardisieren und die Komplexität für Lieferanten und Kunden zu reduzieren, haben unabhängige Regionen dank der föderalen Rechtslandschaften verschiedener Länder oft getrennte Regelungen bzw. Zeitvorgaben. Dies ist in Belgien wie auch in mehreren anderen europäischen Ländern der Fall.
Im Norden hat die flämische Regierung die Einhaltung der elektronischen Rechnungsstellung besonders schnell vorgeschrieben. In dieser Region sind alle öffentlichen Einrichtungen seit Januar 2015 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu erhalten. In der Zwischenzeit müssen die Lieferanten der zentralen öffentlichen Einrichtungen dort seit Januar 2017 elektronische Rechnungen senden, wobei Papierrechnungen über 135 000 Euro ab 2018 abgelehnt werden. Im Gegensatz dazu haben Brüssel und die Wallonische Region länger gebraucht, um diese Anforderungen umzusetzen.
Auf nationaler Ebene haben Lieferanten seit Januar 2017 die Möglichkeit, elektronische Rechnungen an jede Regierungsstelle zu senden, während alle belgischen öffentlichen Einrichtungen seit April 2019 elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen.
Hier eine Zeitleiste der wichtigsten Meilensteine in Bezug auf die E-Rechnung in Belgien:
Wie werden E-Rechnungen in Belgien versendet?
Die gesamte elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich in Belgien erfolgt über die Mercurius-Plattform. Diese wurde von der belgischen Regierung entwickelt und ist an das Peppol-Netzwerk angeschlossen. Rechnungen und Gutschriften, die über Mercurius ausgetauscht werden, müssen dem Peppol BIS 3.0 Dokumentenformat entsprechen.
Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Einrichtungen in Belgien senden möchten, können dies über zwei verschiedene Wege tun:
1 ) Manuelle Eingabe über Mercurius
Die grundlegendste Methode ist die Verwendung des manuellen Rechnungseinreichformulars auf der Mercurius-Plattform. Die Schnittstelle von Mercurius ermöglicht es Unternehmen in Belgien nicht nur, eine strukturierte E-Rechnung und Gutschriften zu versenden, sondern ermöglicht es Absendern, Empfängern und Zwischenhändlern auch, den Status der versandten Dokumente zu überprüfen.
Während diese Option bei denjenigen Lieferanten beliebt ist, die derzeit nicht über EDI-Fähigkeiten verfügen und/oder keine Mehrfachbestellungen von belgischen öffentlichen Einrichtungen haben, ist sie für andere Unternehmen aufgrund des hohen manuellen Aufwands weniger praktisch. Außerdem ist diese Methode nur für belgische Unternehmen verfügbar.
2 ) Peppol
Im Gegensatz zur direkten Übermittlung über die Mercurius-Plattform erfolgt der Austausch von Dokumenten über Peppol vollständig automatisiert. Folglich können Unternehmen, die Rechnungen über Peppol versenden, von den Kosten- und Zeitvorteilen des vollautomatischen Nachrichtenaustauschs profitieren.
Um Dokumente über Peppol zu versenden, benötigen Sie lediglich eine Verbindung zu einem Peppol-Zugangspunkt, wie z. B. ecosio.
Peppol verwendet das 4-Corner-Modell – die „Ecken“ sind der Absender, der Anbieter des Zugangspunktes des Absenders, der Anbieter des Zugangspunktes des Empfängers und der Empfänger selbst, wie unten dargestellt. Durch die Verwendung dieser Methode entfällt die Notwendigkeit für mehrere Verbindungen oder Dienstanbieter, unabhängig davon, mit wie vielen an Peppol angeschlossenen Unternehmen Sie Dokumente austauschen möchten. Anstatt Punkt-zu-Punkt-Verbindungen einzurichten oder Sender und Empfänger beide den gleichen EDI-Dienstleister haben müssen, erlaubt das Vier-Ecken-Modell jedem Peppol-fähigen Unternehmen, Dokumente mit jedem anderen angeschlossenen Unternehmen mit minimalem Aufwand zu tauschen.
Wie beim Versand strukturierter elektronischer Dateien kann der Empfang der E-Rechnung in Belgien auf zwei Arten erfolgen:
1 ) Über Peppol
Diejenigen Unternehmen, die eine Verbindung zu einem Peppol-Zugangspunkt haben, müssen sich um den Empfang strukturierter Dokumente keine Sorgen machen. Der von ihnen gewählte Dienstleister sollte sicherstellen, dass die notwendige Abbildung vorhanden ist, um die eingehenden Dokumente in ein Format zu übersetzen, das das ERP-System des Empfängers versteht.
Es ist jedoch darauf hinzuweisen, dass nicht alle Peppol-Zugangspunkte den gleichen Dienst anbieten. Beispielsweise sind noch nicht alle Anbieter AS4-kompatibel. Außerdem bieten viele keine API-Anbindung an, was eine Reihe von Vorteilen bietet, darunter eine erheblich verbesserte Datensichtbarkeit und eine einfache Fehlerbehebung.
2 ) Über Hermes
Als Ergänzung zu Mercurius hat die belgische Regierung auch eine Plattform namens Hermes entwickelt, die Peppol-BIS-Dokumente in menschenlesbare Form (XML im PDF-Format) übersetzt und per E-Mail versendet.
Wie beim direkten Versand von Rechnungen über Mercurius erfordert auch diese Methode vom Empfänger manuellen Aufwand, um die Rechnung zu verarbeiten. Es wurde jedoch angenommen, dass öffentliche Einrichtungen durch die Bereitstellung einer solchen Plattform schneller zur elektronischen Rechnungsstellung übergehen könnten.
Die E-Rechnung in Belgien – aktuelle Situation
Heute wird Mercurius (direkt oder indirekt über Peppol) von rund 25 000 Wirtschaftsakteuren und fast 2 000 öffentlichen Auftraggebern genutzt. Über eine Million Rechnungen sind bereits über die Plattform versandt worden.
Wie sieht die Zukunft von E-Rechnung und EDI in Belgien aus?
Da Belgien nun vorschreibt, dass Lieferanten die E-Rechnung für alle B2G-Transaktionen bereitstellen müssen, ist das Land in Bezug auf die Automatisierung im B2G-Bereich weiter fortgeschritten als viele andere europäische Länder.
Angesichts der Vorteile, die Organisationen (sowohl Lieferanten als auch Kunden) bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung erfahren haben, wollen viele dieser Unternehmen nun die Automatisierung des Datenaustauschs auf andere Dokumentenflüsse, wie z. B. Bestellungen, ausweiten. Tatsächlich testet die flämische Regierung zum Zeitpunkt der Abfassung dieses Artikels bereits ein neues E-Ordering-Pilotprojekt.
Da immer mehr öffentliche und private Organisationen die Fähigkeit erlangen, strukturierte elektronische Dokumente auszutauschen, werden EDI und insbesondere die elektronische Rechnungsstellung zweifellos sowohl im B2B- als auch im B2G-Austausch immer beliebter werden. Kurz gesagt, da ein immer größerer Prozentsatz der Lieferketten vom automatisierten Nachrichtenaustausch abhängig ist, wird das Leben für diejenigen Organisationen, die sich gegen den zukunftsorientierten Schritt zur Einführung von EDI sträuben, schwieriger werden.
Möchten Sie mehr Informationen über die elektronische Rechnungsstellung in Belgien?
Wir bei ecosio sind Experten auf dem Gebiet der elektronischen Rechnungsstellung und haben Tausenden von Unternehmen geholfen, die Vorteile des strukturierten Dokumentenaustauschs zu nutzen. Wenn Sie weitere Informationen über die elektronische Rechnungsstellung in Belgien wünschen, kontaktieren Sie uns noch heute. Wir informieren Sie gerne, damit Ihr Unternehmen in der Lage ist, die geltenden Vorschriften zu erfüllen.
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