In diesem Artikel gehen wir auf den derzeitigen Stand der E-Rechnung in Spanien ein und geben einen Ausblick darüber, was bei einer Ausweitung des Gesetzes auf alle Unternehmen in Spanien zu erwarten ist.
Der Stand der E-Rechnung in Spanien
Spanien hat die Pflicht zur E-Rechnung an Verwaltungen bereits im Jahr 2015 eingeführt. Damit soll die Verbreitung der E-Rechnung gefördert werden und der Austausch von Rechnungen zwischen Behörden und Unternehmen verbessert werden.
Rechnungen müssen in einem bestimmten Format und mit einer elektronischen Signatur versehen übermittelt werden. Zur Übertragung kommt die Plattform FACe (“Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas”, auf Deutsch in etwa “allgemeiner Einstiegspunkt für elektronische Rechnungen”) zum Einsatz. Nach der Gesetzgebung 9/2017, welche auch die EU-Richtlinien 2014/23/EU und 2014/24/EU umsetzt, wurde 2018 dieses System für B2B unter dem Namen FACeB2B ausgeweitet.
Unternehmen, die im Auftrag anderer Firmen für die Verwaltung arbeiten und Rechnungen über 5.000 Euro ausstellen, sind verpflichtet, die Plattform zu nutzen. Anderen spanischen Firmen wird seitdem die Möglichkeit geboten, FACeB2B freiwillig zu verwenden. Dadurch soll die Sicherheit und Rückverfolgbarkeit elektronischer Rechnungen gefördert werden.
Wie sieht eine spanische E-Rechnung aus?
Das zum Einsatz kommende Format ist FacturaE – ein XML-basiertes Rechnungsformat. Die spanischen Behörden stellen eine Vielzahl an Ressourcen zur Verfügung, unter anderem auch Beispiele für FacturaE-Rechnungen. Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt einer FacturaE-Rechnung.
Auszug einer Beispielrechnung im FacturaE-Format (Anklicken für größere Darstellung
Dabei ist zu beachten, dass eine Rechnung nur valide ist, wenn sie den Vorgaben des FacturaE-Formats entspricht und auch alle verpflichtenden Angaben enthält. Von besonderer Bedeutung sind: Name der Körperschaft, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Rechts- oder Steueranschrift. Eine Beschreibung aller Felder und welche Daten erwartet werden, finden sich in diesem Dokument.
Zur Validierung und Visualisierung der Rechnungen stellen die spanischen Behörden nützliche Online-Tools zur Verfügung, die Unternehmen bei der Umsetzung unterstützen.
Was ist FACeB2B?
Mit FACeB2B können Unternehmen das Versenden und Empfangen von Rechnungen automatisieren, indem der Prozess an das ERP-System angebunden wird.
Offizielle Webseite der Plattform FACeB2B
Dazu stellt FACeB2B, anders als bei FACe, kein Portal zur Verfügung, das den Upload von Dokumenten erlaubt. Stattdessen gibt es ein Webservice, über welches Unternehmen verschiedene Funktionen ansprechen können – beispielsweise:
- Rechnungen versenden
- Rechnungsinformationen einholen
- Rechnungen stornieren
- Herunterladen von Rechnungen
- etc.
Technisch bedeutet dies, dass die Unternehmen das Webservice in ihre eigene Software – üblicherweise ERP-Software – integrieren müssen. Statt eine direkte Integration vorzunehmen, wird zumeist auf einen spezialisierten Dienstleister zurückgegriffen, welcher die Anbindung der ERP-Software an das Webservice durchführt. Dadurch muss keine Programmierung auf Seiten des Unternehmens vorgenommen werden.
Nach erfolgter Anbindung an die Unternehmenssoftware ist ein nahtloser Rechnungsdatenaustausch mit dem spanischen Webservice möglich.
Wie kann ich Rechnungen über FACeB2B versenden?
Um FACeB2B nutzen zu können, wenn auch freiwillig, gibt es einige technische und organisatorische Schritte zu tätigen.
Für FACeB2B registrieren
Möchte ein Unternehmen FACeB2B nutzen, muss sich dieses zunächst registrieren. Hierfür wird der DIRe-Code der Firma benötigt, der einzigartig ist und der automatisierten Zuordnung dient. Diesen Code erhält man durch die Eintragung in das Directorio de Entidades (DIRe), was in etwa “Verzeichnis der Körperschaften heißt.
Anders als bei FACe, sollte ein Dienstleister vom Unternehmen beauftragt werden, um FACeB2B mit all seinen Vorteilen nutzen zu können. Dieser muss ebenfalls auf DIRe, sowie FACeB2B eingetragen sein. Außerdem muss das Unternehmen diesen Dienstleister bei der Registrierung als ESF (Empresa de Servicios de Facturación) autorisieren.
Anforderungen an die Rechnung
Alle E-Rechnungen müssen dem Format FacturaE entsprechen. Momentan müssen B2B-Benutzer ihre Rechnungen jedoch nicht elektronisch signieren. Allerdings könnte sich das in Zukunft ändern, weswegen sich Unternehmen über die Möglichkeiten bezüglich elektronischer Signaturen erkundigen sollten. Informationen zum momentanen Stand, sowie Dokumente, die diesen beschreiben, können auf der Webseite der spanischen Behörden gefunden werden.
Rechnungen generieren
Typischerweise können Rechnungen aus einem ERP-System, wie beispielsweise von SAP oder Microsoft, nur in bestimmten Formaten exportiert werden. Das bedeutet, dass diese Dokumente in einem weiteren Schritt in ein valides FacturaE-Format umgewandelt werden müssen. Andersherum ist es genauso: erhält ein Unternehmen eine Rechnung, muss diese in ein gängiges Format des verwendeten ERP-Systems konvertiert werden, um eingelesen und verarbeitet werden zu können.
Für die Erstellung der FacturaE-Rechnungen sowie die Übertragung von und zum FACeB2B-Webservice empfiehlt sich die Beauftragung eines spezialisierten EDI-Dienstleisters.
Übermittlung von E-Rechnungen über FACeB2B mithilfe eines Dienstleisters
Im Folgenden zeigen wir, wie eine E-Rechnung über FACeB2B mit einem Dienstleister wie ecosio übermittelt werden kann.
Rechnungsübermittlung zur Plattform FACeB2B
Rechnungen werden vom Unternehmen wie gewohnt aus dem ERP-System in einem gängigen Format exportiert – im Falle vom SAP zum Beispiel im INVOIC02 IDoc-Format. Diese Exportdatei wird vom System an ecosio übermittelt, wo sie in ein valides FacturaE-Dokument umgewandelt wird. Voraussetzung ist, dass alle verpflichtenden Daten vorhanden sind.
Nach erfolgreicher Konvertierung sendet ecosio das Dokument an FACeB2B. Nun muss der Rechnungsempfänger die Rechnung von FACeB2B abholen. Dies funktioniert nur, wenn dieser auch für der Plattform registriert ist! Das lässt sich im Vorhinein feststellen, indem beispielsweise auf der Website von FACeB2B der DIRe-Code des Empfängers eingegeben und somit dessen Verfügbarkeit geprüft wird. Nachdem die E-Rechnung angenommen wurde, wird der jeweilige Status von ecosio an das ERP-System des Unternehmens weitergeleitet.
Wenn ein Unternehmen Rechnungsempfänger ist, sieht der Ablauf ähnlich aus. Sobald eine neue Rechnung in FACeB2B eingegangen ist, wird diese von ecosio abgeholt und von FacturaE in ein verarbeitbares Format des ERP-Systems konvertiert. Nachdem das Dokument an das Unternehmen versendet wurde, wird auch hier wieder ein Status von ecosio über das Webservice übermittelt, den auch der Rechnungssteller abfragen kann.
Durch die Beauftragung eines Dienstleisters spart sich das Unternehmen die technische Umsetzung für FacturaE und FACeB2B und muss nur darauf achten, dass alle verpflichtenden Rechnungsdaten im ERP-System vorhanden sind.
Zusammenfassung
Unternehmen mit einem Sitz in Spanien (dazu zählen auch alle Tochterunternehmen von Firmen aus Deutschland, der Schweiz und Österreich mit einem Sitz in Spanien) sollten jedenfalls die dortigen Entwicklungen der E-Rechnungsverordnungen im Auge behalten. Noch ist unbekannt wann und in welcher Form die Gesetzgebung vorsieht, alle Unternehmen zur Rechnungsversendung über FACeB2B zu verpflichten. Firmen, die sich frühzeitig mit dem Thema beschäftigen, können auf Veränderungen im Bereich der Rechnungsstellung schneller reagieren und mithilfe eines Dienstleisters die notwendigen Schritte setzen.
Noch Fragen?
Sie haben noch Fragen zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen in Spanien über FACeB2B? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf oder benutzen Sie unseren Chat – wir helfen Ihnen gerne weiter!
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