Um die Bedeutung der Richtlinie besser zu verstehen und was sie für Großbritannien bedeutet, sollten wir uns die Definition einer E-Rechnung genauer ansehen. Im Kontext des Business-to-Business (B2B)-Handels ist die Definition einer E-Rechnung, dass sie Daten vom Lieferanten in einem Format enthalten sollte, das in das Kreditorenbuchhaltungssystem (AP), ERP oder ein anderes Backoffice-System des Käufers integriert werden kann, ohne dass zusätzliche Dateneingaben durch den AP-Administrator des Käufers erforderlich sind.
Jeder B2B-Prozess, bei dem Rechnungsdaten ausgetauscht werden, sollte standardisiert und automatisiert sein, damit eine echte E-Rechnung effizient durchgeführt werden kann. Um dies zu erreichen, sollten die Rechnungsdaten strukturiert und in einem elektronischen Format wie EDIFACT, ANSI X12 oder XML oder unter Verwendung von internetbasierten Standard-Webformularen ausgegeben werden. Zur Klarstellung: Unstrukturierte Rechnungsdaten, die im PDF- oder Microsoft-Word-Format ausgegeben werden, Papierrechnungen, die über Faxgeräte verschickt werden, oder eingescannte Papierrechnungen, die per E-Mail ausgetauscht werden, sind keine echten E-Rechnungen.
Regierungen, insbesondere die Europäische Union und ihre Mitgliedsstaaten, schreiben zunehmend die E-Rechnung vor. Damit wird die Komplexität, die durch die Verwendung unterschiedlicher E-Rechnungsformate in verschiedenen Ländern oder Unternehmen entsteht, durch die Einführung eines Standards behoben. Allzu oft verursacht die Verwendung unterschiedlicher Formate zusätzliche Betriebskosten und einen Mehraufwand für Unternehmen, öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen, der mit einem einzigen Standard überwunden werden kann. Durch die direkte Verknüpfung mit dem ERP-System eines Unternehmens macht die E-Rechnung auch die Rechnungsprüfung und die Einhaltung von Steuervorschriften genauer und effizienter.
Mehr über die Richtlinie in der Europäischen Union und die Folgen für Großbritannien
Ab Mai 2019 setzt das Vereinigte Königreich die EU-Richtlinie zur E-Rechnung im öffentlichen Auftragswesen durch die Public Procurement (Electronic Invoices etc.) Regulations 2019 um. Dies ist eine interessante Entscheidung in einer Zeit, in der das Vereinigte Königreich dabei ist, die Europäische Union zu verlassen und Artikel 7 der Richtlinie 2014/55 zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen besagt:
„Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, deren Fundstelle gemäß Artikel 3 Absatz 2 veröffentlicht wurde, und einer der Syntaxen der gemäß Artikel 3 Absatz 2 veröffentlichten Liste entsprechen.“
In der Richtlinie heißt es: „Die Verordnungen verpflichten Auftraggeber und Unternehmen, in ihre Verträge eine ausdrückliche Klausel aufzunehmen, die sie verpflichtet, unbestrittene Rechnungen, die dem technischen Standard für die E-Rechnung entsprechen, zu akzeptieren und zu verarbeiten.“
Die Anforderungen gelten für zentrale Regierungsstellen mit sofortiger Wirkung, während Kommunalverwaltungen und Versorgungsunternehmen bis zum 18. April 2020 Zeit haben, die Anforderungen zu erfüllen, „können dies aber freiwillig auch früher tun“, so die PPN.
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