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EDI und elektronische Rechnungen mit EDEKA

In diesem Beitrag stellen wir Wissenswertes rund um die EDI-Anbindung eines Unternehmens an die EDEKA Gruppe vor.

Über EDEKA

Die EDEKA Gruppe ist mit über 300.000 Mitarbeitern und einem Umsatz von über 40 Mrd. EUR ein großer Player im deutschen Einzelhandel. Strukturell besteht der EDEKA-Verbund aus sechs Regionalgesellschaften mit rund 4.500 selbständigen Einzelhändlern. Die Regionalgesellschaften sind dabei wie folgt aufgeteilt:

Diese verteilte Struktur spiegelt sich auch in den Zuständigkeiten für den elektronischen Datenaustausch wider. Anders als beispielsweise bei der Metro oder der REWE-Gruppe, wo es eine zentrale EDI-Abwicklung gibt, sind bei der EDEKA die EDI-Zuständigkeiten je nach Regionalgesellschaft teilweise unterschiedlich aufgeteilt.


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Elektronische Rechnungen mit EDEKA

Die EDEKA Gruppe arbeitet konstant daran, Prozesse rationell und wirtschaftlich zu gestalten. Aus diesem Grund hat vor allem die Abwicklung von elektronischen Rechnungen eine sehr hohe Priorität. Anstatt Papierrechnungen von den Lieferanten entgegen zu nehmen, präferiert man elektronische Rechnungen im EDIFACT-Format. Dadurch erspart sich EDEKA die manuelle Bearbeitung von Papierbelegen und kann die Rechnungsinformationen direkt aus den EDIFACT-Dateien in ihre in-house Systeme übernehmen.

Für die Lieferanten bedeutet dies im Umkehrschluss allerdings, dass Rechnungen im EDIFACT-Format erzeugt werden müssen und auch elektronisch an EDEKA übermittelt werden müssen.

Verwendetes EDIFACT Format

Die EDEKA Gruppe arbeitet mit keiner gesonderten Datensatz-Spezifikation, sondern erwartet die Rechnungsdaten entsprechend der offiziellen Guideline der GS1 Germany für den Handel. Die beiden unterstützten EDIFACT EANCOM-Formate sind dabei D96A und D01B.

Datenübermittlung

Die Übermittlung der elektronischen Rechnungsdaten an EDEKA erfolgt mit Hilfe des X.400-Protokolls. Üblicherweise beauftragt ein Lieferant für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen an EDEKA einen EDI-Dienstleister, der die X.400-Kommunikation übernimmt.

Typischer Ablauf einer EDI-Integration mit EDEKA

Nachfolgend wird der Prozess bei der Einführung der elektronischen Rechnungslegung (Lieferant sendet elektronische Rechnungen an die EDEKA) erläutert. Der EDI-Aufschaltungsprozess wird üblicherweise von einem EDI-Dienstleister und nicht vom Lieferanten direkt übernommen.

1. Testdateneingang

Im ersten Schritt werden EDI-Rechnungsdaten an die Test-X.400 Adresse der EDEKA übermittelt.

2. Schriftlicher (Syntax-)Testbericht

EDEKA erstellt einen schriftlichen Syntaxtestbericht und sendet diesen per Email retour.

3. Testdateneingang (basierend auf der Korrektur aus den Ergebnissen in Schritt 2)

Wenn in Schritt 2 syntaktische Fehler gefunden wurden, muss eine neue korrigierte EDI-Testdatei gesendet werden. Dies wird so lange wiederholt, bis die Syntaxfreigabe in Schritt 4 erfolgt.

4. Syntaxfreigabe und Weiterleitung der Testdatei zur inhaltlichen Prüfung an EDEKA

Sobald eine syntaktisch korrekte EDI-Datei an EDEKA übermittelt wurde, wird diese zur inhaltlichen Prüfung weitergeleitet. Der Zweck der inhaltlichen Prüfungbesteht in der Kontrolle der übermittelten Daten. So wird zum Beispiel kontrolliert, ob eine angegebene Abkommensnummer korrekt ist oder ob die verwendeten GLNs korrekt sind.

5. Schriftlicher Testbericht seitens der EDEKA

Das Ergebnis der inhaltlichen Prüfung in Schritt 4 ist wieder ein Testbericht, der per Email retourniert wird.

6. Testdateneingang (basierend auf der Korrektur aus den Ergebnissen von Schritt 5)

Wenn in Schritt 5 Fehler gefunden wurden, muss eine neue Testdatei übermittelt werden. Dieser Vorgang wird so lange wiederholt, bis die Produktionsfreigabe in Schritt 7 erfolgt.

7. Produktionsfreigabe

Im letzten Schritt erfolgt die offizielle EDI-Produktionsfreigabe von Seiten der EDEKA. Ab diesem Zeitpunkt dürfen Rechnungsdateien nur mehr ausschließlich in elektronischer Form übermittelt werden. Papierbelege werden nicht mehr akzeptiert.

Sonderfälle

Im Rahmen der Rechnungslegung an EDEKA müssen gegebenenfalls Sonderfälle berücksichtigt werden. Diese Sonderfälle sind
beispielsweise:

  • Valutierte Belege
  • Karton, Kiste oder Palette wird fakturiert
  • Displays (Aufsteller) werden fakturiert
  • Artikel ohne Berechnung werden fakturiert (z. B. Muster die kostenlos an den Kunden gesendet werden)
  • Gutschriften
  • Fracht
  • Wertgutschriften/Wertbelastungen
  • Transport­verpackungsvergütung
  • Werbekostenzuschuss
  • Zwei Mehrwertsteuersätze innerhalb einer Rechnung/Rechnungsliste

Bei der Behandlung der Sonderfälle und der entsprechenden Berücksichtigung in der EDIFACT-Rechnungsdatei hilft Ihnen Ihr
EDI-Dienstleister weiter.

Wie realisiere ich als Lieferant die Anbindung an EDEKA?

Die Art der Anbindung eines Lieferanten an EDEKA hängt maßgeblich von den technischen Gegebenheiten des Lieferanten ab. Je nach Entwicklungsgrad der IT eines Lieferanten, können unterschiedliche Integrationsszenarien zur Anwendung kommen. Im Folgenden werden die vier typischen Möglichkeiten einer Integration kurz skizziert:


EDI-Integrationsstufen
EDI-Integrationsstufen

Klassisches EDI mit in-house Konvertierung und eigenem Versand

Bei diesem Szenario erzeugt der Lieferant selbst das von der EDEKA geforderte EDIFACT-Format und übermittelt die EDIFACT-Dateien selbst an die X.400 Adresse der EDEKA. Beides erfordert sehr detailliertes EDI-Know-How und auch eine entsprechend entwickelte Infrastruktur im Unternehmen. In den meisten Fällen kommt dieses Szenario nur bei sehr großen Lieferanten zur Anwendung.

Klassisches EDI mit in-house Konvertierung und outgesourctem Versand

In diesem Fall erzeugt das Unternehmen das von der EDEKA geforderte EDIFACTFormat. Die Zustellung an EDEKA erfolgt jedoch unter Zuhilfenahme eines EDI-Dienstleisters. Dieser holt die EDIFACT-Dateien vom Lieferanten ab (z. B. per SFTP oder AS2) und stellt sie anschließend an EDEKA zu. Dieses Szenario kommt üblicherweise nur bei größeren Lieferanten zum Einsatz, da die Generierung von EDIFACT-Dateien ein entsprechendes Know-How und eine entsprechende IT-Infastruktur voraussetzen.

Klassisches EDI mit outgesourcter Konvertierung und outgesourctem Versand

Bei diesem Szenario exportiert der Lieferant aus seinem ERP-System die Rechnungsdaten in einem Format seiner Wahl (z. B. CSV). Üblicherweise ist das Exportformat genau jenes, das vom ERP-Hersteller angeboten wird. Die exportierten Rechnungsdateien werden anschließend vom EDI-Dienstleister abgeholt (üblicherweise über SFTP). Im nächsten Schritt konvertiert der EDI-Dienstleister die Dateien auf das von EDEKA geforderte EDIFACT Format und stellt sie zu.

Dieses Integrationsszenario eignet sich für den Großteil der Lieferanten, da keine besonderen IT-Voraussetzungen auf Seiten des Lieferanten gegeben sein müssen. Einzige Voraussetzung ist die Möglichkeit des Rechnungsdatenexports aus dem ERP-System des Lieferanten.

Webbasierte Lösung

Für Lieferanten die keine Rechnungsdaten aus dem ERP-System exportieren können, steht eine webbasierte Lösung zur
Verfügung. Nach dem Login über eine Webmaske kann der Lieferant die Rechnungen an EDEKA über ein Webformular
erfassen. Die erfassten Rechnungsdaten werden anschließend an den EDI-Dienstleister übermittelt, der wiederum die
Umwandlung in das EDEKA-Format sowie die Zustellung der Rechnungsdaten an EDEKA übernimmt.

Welches Integrationsszenario für den Lieferanten am Besten geeignet ist, lässt sich in einem Erstgespräch mit dem EDI-Dienstleister klären.

Weiterführende EDI-Konzepte – DESADV und ORDERS

Neben der elektronischen Rechnung kann EDEKA ggf. auch den elektronischen Lieferschein (DESADV) verlangen. Umgekehrt hat der Lieferant auch die Möglichkeit elektronische Bestellungen (ORDERS) von der EDEKA zu erhalten. Bei den Detailfragen zur Einführung von DESADV und ORDERS mit der EDEKA hilft Ihnen ihr EDI-Dienstleister weiter.

Interesse an einer EDI-Anbindung mit der EDEKA?

Egal ob elektronische Rechnung (INVOIC), Lieferschein (DESADV) oder Bestellung (ORDERS) – wir helfen Ihnen gerne bei allen Fragen rund um die EDI-Anbindung an EDEKA weiter. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie an der Einführung von EDI mit EDEKA interessiert sind.

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